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「オフィスステーションとSmartHR、両方に同じ従業員情報を手入力するのが手間…」
「入社手続きのたびに発生するデータ転記作業で、入力ミスや更新漏れが起きていないか心配…」
このように、複数のSaaS間での手作業によるデータ連携に、課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">オフィスステーションやSmartHRへの従業員情報の登録を自動化できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されます。
さらに、人事労務担当者が本来取り組むべきコア業務に専念できる時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、日々の繰り返し作業にかかる手間や時間を削減できます。
ぜひこの機会に自動化を導入して、業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">オフィスステーションとSmartHRを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
オフィスステーションとSmartHRのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた従業員情報の登録や更新作業を自動化し、業務効率を向上させることが可能です。
Yoomでは、様々なトリガーをきっかけに処理を自動化するテンプレートをご用意しており、アカウント登録後すぐに試すことができます。
登録はたったの30秒で完了するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
入社予定者などからフォームで受け取った従業員情報を、オフィスステーションとSmartHRに手動で転記しているケースは少なくありません。
このテンプレートを利用すれば、<span class="mark-yellow">フォームに情報が送信されたタイミングで、その内容を両方のシステムに自動で登録</span>できます。
これにより、二重入力の手間と入力ミスをなくし、迅速かつ正確な従業員情報の管理が実現可能です。
従業員情報を記載したファイルをメールで受け取り、その内容を各システムに手入力する作業も、自動化によって効率化できます。
この連携では、<span class="mark-yellow">特定のメールを受信したことをトリガーに、添付ファイルや本文から従業員情報を自動で抽出し、オフィスステーションとSmartHRに従業員として追加</span>します。
メールを確認して手作業で転記する一連の流れを自動化し、担当者の負担を軽減できるはずです。
それでは、さっそく実際にオフィスステーションとSmartHRを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでオフィスステーションとSmartHRの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「フォームで従業員情報が登録されたら、オフィスステーションとSmartHRに登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでオフィスステーションと検索し対象アプリをクリックしてください。
以下画面の各項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
ステーションIDの確認方法はこちらの記事をご確認ください。
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでSmartHRと検索し対象アプリをクリックしてください。
注釈に沿ってサブドメインを入力し、「追加」をクリックしましょう。
詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「従業員情報フォーム」をクリックします。
まずは、従業員情報を取得するためのフォームを作成するところから始めましょう。
このフォームに入力された情報が、後続の処理（オフィスステーションやSmartHRへの登録）にそのまま使用できます。
そのため、各システムの登録形式に合わせた項目を設定しておくと、スムーズに連携が行えますよ。
以下の質問項目があらかじめ設定されています。
フォームの詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
オフィスステーションへ従業員台帳を登録する際、「生年月日」は必須項目として設定されています。
そのため、フォームには必ず生年月日の項目を含める必要があります。
「生年月日」はデフォルトの質問項目に含まれていないため、フォーム編集画面の一番下にある 「＋質問を追加」ボタン をクリックして、項目を追加しましょう。
この他にも、部署・入社日・雇用形態など、追加で取得したい情報がある場合は、フォーム編集画面から任意の項目を自由に追加・編集できます。
取得したい情報に合わせて、必要な項目を設定してみてください。
今回は生年月日の質問項目を、下記の通り追加しました。
作成したフォームがどのように表示されるかは、画面右上の「プレビュー」ボタンから確認できます。
実際の見た目や入力項目の並びをチェックしながら、必要に応じて編集してみましょう。
フォームの編集画面に戻り、画面を下へスクロールすると、
送信完了ページのメッセージを設定するブロックが表示されます。
この設定は任意ですが、送信後に表示されるメッセージをあらかじめ用意しておくと親切です。
たとえば「ご登録ありがとうございました」や「担当者よりご連絡いたします」といった内容を表示するのがおすすめです。
フォームへのアクセス権限は、トグルの切り替えで簡単に設定できます。
IP制限を有効にすると、特定のIPアドレスからのアクセスのみに制限することができます。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
取得した値の各項目にテスト用の値を入力しておきましょう。
生年月日はYYYY-MM-DDの形式で入力してください。
ここで入力した内容は、後続のフロー内で「取得した値（＝アウトプット）」として表示され、オフィスステーションやSmartHRへの登録時にそのまま使用することができます。
今回はテスト用に下記の通り設定しました。
入力が完了したら、「保存する」をクリックします。
「従業員台帳の登録」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
オフィスステーションと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
オフィスステーションに登録する従業員台帳の設定をします。
生年月日も同様に設定しましょう。
その他の項目もお好みで設定可能です。
注釈を参考に、必要に応じて設定してみてくださいね。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でオフィスステーションに従業員台帳が登録されるか確認しましょう。
テストが成功すると、登録された情報が表示されます。
オフィスステーションを開いて、指定した内容で従業員台帳が登録されているかを確認してみてください。
今回は下記赤枠の通り登録されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
「従業員の登録」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
SmartHRと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
下記のヘルプページも参考にしてみてくださいね。
本人確認画像など、その他の項目もお好みで設定可能です。
注釈を参考に、必要に応じて設定してみましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で従業員が登録されるか確認します。
テストが成功すると、登録された従業員の情報が一覧で表示されます。
あわせて、SmartHRの画面を開き、指定した内容で従業員が登録されているかを確認してみましょう。
今回は下記の通り作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、フォームに回答が送信されたタイミングで、その内容をもとにオフィスステーションとSmartHRの両方に従業員情報が自動で登録されるようになります。
実際にフォームで回答を送信し、それぞれのサービスに正しく従業員が登録されているかを確認してみましょう。
今回はオフィスステーションとSmartHRに同時にデータを登録する方法をご紹介しましたが、逆にSmartHRでのアクションをきっかけにオフィスステーションへデータを連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
SmartHRを従業員情報管理のハブとして利用している場合、新たに従業員を登録するたびに、オフィスステーション側にも手動で情報を入力する必要があります。
この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">SmartHRに従業員が登録されたことをトリガーに、オフィスステーションに従業員台帳を自動で登録</span>できるため、システム間の情報同期にかかる手間を削減し、最新の状態でデータを保てます。
「正社員が登録された場合のみオフィスステーションに連携したい」など、特定の条件に応じて処理を実行したいケースもあるかと思います。
このテンプレートでは、<span class="mark-yellow">SmartHRに登録された従業員情報の中から、雇用形態などの特定の条件に合致するデータのみを抽出し、オフィスステーションに連携</span>することが可能です。
分岐処理を挟むことで、より柔軟で実用的な自動化フローを構築できます。
今回ご紹介した連携以外にも、オフィスステーションやSmartHRを活用することで、入社手続きや従業員情報の管理がスムーズになります。
外部システムや社内ツールと連携して、登録・通知・ファイル作成などの業務を自動化できるのが特長です。
オフィスステーションは、Google スプレッドシートやNotion、Google Workspaceと連携して、従業員情報を自動で登録可能です。
履歴書のOCRや入社申請承認をトリガーに登録を行うことで、手入力の手間と登録漏れを防げます。
SmartHRは、従業員登録をトリガーに、給与システムや勤怠管理、タレントマネジメントツールなどへ情報を自動連携できます。
さらに、Slack・Gmail通知やOneDriveでのフォルダ作成、Google スプレッドシートからの一括登録など、幅広い業務に対応しますよ！
オフィスステーションとSmartHRの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで入社手続きのたびに発生していた従業員情報の二重入力といった手作業をなくし、入力ミスや更新漏れのリスクを解消できます。</span>
これにより、人事労務担当者は面倒なデータ管理業務から解放され、採用計画の策定や従業員エンゲージメントの向上といった、より戦略的なコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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