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コラボフローとSlackを日常業務で利用している皆さん、申請完了の通知をもっと効率的にできたらなと思いませんか?
本記事では、コラボフローとSlackを連携し、申請が完了した際にSlackへ自動通知を送る方法をご紹介します。
この自動化により、承認プロセスが迅速化され、チーム全体の業務効率が向上するでしょう。
ノーコードで設定可能なので、ぜひお試しください。
コラボフローとSlackを連携することで、申請の承認プロセスがスムーズに進行します。
通常、申請を確認するために、コラボフローの画面を何度も確認したり、申請者が個別に連絡を取ったりすることが必要です。
しかし、申請内容がSlackに自動通知されることで、承認者はリアルタイムで状況を把握し、承認アクションに取り掛かれます。
例えば、経費精算申請された際、承認者がSlackで通知を受け取ることで、承認までのスピードが向上するでしょう。
このフローを活用することで、確認漏れや情報伝達のミスを防ぐことができます。
申請完了を関係者全員にリアルタイムで通知できるため、手動での確認作業や連絡の手間が不要になります。
また、メールベースの通知では見落としが発生しやすいですが、Slackならすべての関係者が同時に通知を受け取れるため、重要な情報共有が期待できます。
例えば、従業員の休暇申請の場合、チーム全体に通知されることで、担当者がスケジュール調整を行い、業務の混乱を防ぐことが見込めます。
申請完了時にSlackへ通知を送ることで、関係者全員が現在のフローの進捗を即座に把握でき、次の行動に迅速に移れます。
例えば、大規模なプロジェクトで予算申請された際、その通知がSlackでチーム全員に共有され、承認された後プロジェクトリーダーはすぐに実行段階に進み、経理担当者は支出の準備を始めることが可能です。
また、各フローのステータスが明確になり、ボトルネックを特定しやすくなるため、改善策のデータとしても活用できます。
さらに、通知履歴が残るため、過去の進捗を振り返りやすくなり、意思決定の透明性が向上するでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、コラボフローで申請が完了したらSlackに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
コラボフローのAPIを利用して申請内容を受け取り、SlackのAPIを用いてその内容を通知することで、これを実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
■概要
コラボフローで申請が完了したら、自動的にSlackに通知します。
■設定方法
1.「経路のWebhookを受信したら」というトリガーでWebhookURLを取得し、コラボフローの経路設定ページでWebhookURLを設定します。
※詳細はこちらの記事をご確認ください。
2.「申請内容の詳細を取得」アクションで「インスタンス名」「アプリケーションコード」を設定します。
3.「メッセージを送る」アクションで送信先のチャンネルを設定します。
■注意事項
・フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・コラボフローとSlackそれぞれで、Yoomと連携を行う必要があります。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のコラボフローとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
コラボフローと検索し、必須項目の設定をお願いします。
APIキーの確認方法を説明します。
コラボフローページのトップ→システム管理エリアに進みます。
環境設定を選択します。
下にスクロールし、REST API欄の下部にクライアント名を入力する箇所があります。
任意の名前を設定し、APIキーを発行してYoomの該当欄に入力してください。
続いてSlackと連携します。
下記の画面でサインインしてください。
コラボフローとSlackがマイアプリに連携されていればOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
コラボフローで申請が完了したら、自動的にSlackに通知します。
■設定方法
1.「経路のWebhookを受信したら」というトリガーでWebhookURLを取得し、コラボフローの経路設定ページでWebhookURLを設定します。
※詳細はこちらの記事をご確認ください。
2.「申請内容の詳細を取得」アクションで「インスタンス名」「アプリケーションコード」を設定します。
3.「メッセージを送る」アクションで送信先のチャンネルを設定します。
■注意事項
・フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・コラボフローとSlackそれぞれで、Yoomと連携を行う必要があります。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」を選択します。
アカウント情報を確認し、次に進みます。
こちらのページを参考にWebhookを設定してください。
コラボフローに移動し、アプリ設定→経路設定に進みます。
該当の経路をクリックし、表示された画面でWebhookを設定しましょう。
以下の画面はサンプルです。
設定が終わったら、サンプル申請してください。
フローボットに戻り、テストします。
アウトプットに内容が反映したら保存しましょう。
続いて「申請内容の詳細を取得」をクリックしましょう。
次に進み、必須項目の設定をお願いします。
以下の2つはアウトプットから選択してください。
こちらもテストし、アウトプットが取得できたら保存します。
続いて「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
こちらもアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目の設定をお願いします。
メッセージはアウトプットを活用して作成しました。
赤枠はアウトプットを利用した箇所です。
こちらもテストし、成功したら保存します。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
■概要
コラボフローで申請が完了したら、自動的にSlackに通知します。
■設定方法
1.「経路のWebhookを受信したら」というトリガーでWebhookURLを取得し、コラボフローの経路設定ページでWebhookURLを設定します。
※詳細はこちらの記事をご確認ください。
2.「申請内容の詳細を取得」アクションで「インスタンス名」「アプリケーションコード」を設定します。
3.「メッセージを送る」アクションで送信先のチャンネルを設定します。
■注意事項
・フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・コラボフローとSlackそれぞれで、Yoomと連携を行う必要があります。
その他にも、Yoomにはコラボフロー・Slackを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.コラボフローで承認が完了したら、Google スプレッドシートのレコードを更新するフローです。
こちらは承認が完了した申請を、自動でGoogle スプレッドシートに転記してくれます。
これまで時間を見つけてこまめに行っていた作業は自動化しましょう。
■概要
コラボフローで承認が完了したら、Googleスプレッドシートのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、Googleスプレッドシートのレコードと連携させたい方
・承認完了後のGoogleスプレッドシートレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにGoogleスプレッドシートに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローでの承認完了をトリガーに、Googleスプレッドシートのレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・承認状況がGoogleスプレッドシートにリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握することができます。
・コラボフローとGoogleスプレッドシートの連携により、承認プロセス全体を可視化し、ボトルネックの特定や改善に役立ちます。
■注意事項
・コラボフロー、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
2.コラボフローで申請が行われたらTrelloにタスクを追加するフローです。
承認作業が多い方は、申請されるたびに可視化できれば効率的に行えます。
このフローを活用して、承認作業をスムーズにしましょう。
■概要
コラボフローで申請が行われたらTrelloにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・申請や承認処理を自動化している総務部担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Trelloによるタスク管理を行う企業
・チームでプロジェクトを管理している部門の担当者
・チームメンバーでタスク共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローは業務プロセスの可視化により透明性が高まり、業務進行をスムーズにするアプリです。
さらにTrelloを併せて活用することでプロジェクトの進捗を視覚的に把握することができます。
しかしコラボフローの内容を毎回Trelloに手作業で入力することは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
このフローを活用することで自動でTrelloにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きます。
入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、業務効率化に繋げることができます。
また内容を引用することで情報の正確性を保ち、入力ミスなどのヒューマンエラーを未然に防ぎます。
■注意事項
・コラボフロー、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
3.コラボフローで入社申請が承認されたらfreee人事労務に従業員情報を登録するフローです。
入社申請の承認を手動で行っている場合、承認タイミングがバラバラになり、その後freee人事労務の登録を行うと時間と手間がかかります。
このフローなら承認後に自動でfreee人事労務のアカウント作成を行うため、承認作業に集中できます。
■概要
新しいメンバーの入社に伴う手続きは、喜ばしい一方で人事労務担当者の負担になりがちではないでしょうか。特にコラボフローで申請を管理し、freee人事労務に従業員情報を登録している場合、手作業での情報転記に手間がかかり、ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、コラボフローで入社申請が承認されると、自動でfreee人事労務に従業員情報が登録できます。これにより、こうした定型業務を効率化し本来のコア業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回は「コラボフローで申請が完了したらSlackに通知する」フローボットを紹介しました。
このフローを活用することで、承認プロセスが効率化され、見落としやミスを防ぐことが期待できます。
また、業務プロセスの透明性も向上し、チーム全体の生産性アップに貢献するでしょう。
ぜひ本記事の手順を参考に、ノーコードでの自動化を試してみてください。
