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企業の成長に伴い、入社手続きの煩雑さに頭を悩ませる人事担当者も多いのではないでしょうか？
入社申請の承認後、従業員情報を別のシステムへ手動で入力する手間は、ミスのリスクを伴い、貴重な時間を奪う可能性もあります。
そこでおすすめなのが、「コラボフロー」と「SmartHR」の連携です。コラボフローでの入社申請が承認された瞬間に、従業員情報が自動的にSmartHRへ登録されるため、業務効率の向上が期待できます。入力ミスの防止も期待でき、労務管理の課題を解決する便利なツールになるでしょう。
この記事では、この連携による具体的なメリットと連携方法を詳しく解説します。
コラボフローで入社申請が承認されると、SmartHRに自動で従業員情報が登録され、手動入力の手間を省くことが期待されます。
人事担当者は情報の二重入力に時間を取られることがなくなり、他の重要な業務に集中できるでしょう。
たとえば、入社申請が承認されるたびに人事担当者がSmartHRにログインし、基本情報や入社日、雇用形態などを入力していました。しかし、自動連携により、これらの情報は一度の入力で済むため、作業時間の短縮とともに効率的な労務管理が可能になるでしょう。
大量の入社手続きを抱える企業にとって、手続きの迅速化と正確性の向上は大きなメリットと言えます。
入社手続きで最も多い課題のひとつが入力ミスではありませんか？
誤った個人情報が登録されると、給与計算の誤差や社会保険の未加入といった重大なトラブルを引き起こす恐れがあります。
コラボフローからSmartHRへの自動連携を導入することで、従業員情報の転記ミスが起こりにくくなり、情報の正確性が保たれるでしょう。
たとえば、名前の漢字や住所の細かな表記ミス、入社日の誤入力など、ミスが許されない項目も自動化することで情報の不整合は起こりにくくなるでしょう。
複数のシステムを使用している企業では、情報が分散しやすく、必要な情報を探すのに時間がかかることがありませんか？
コラボフローとSmartHRの連携により、入社手続きに関連する従業員データが一元管理され、業務の透明性向上が期待できます。
たとえば、入社日や雇用形態、給与情報がすべてSmartHRに集約されていれば、人事担当者が個別のシステムを開く手間が省け、データの更新や確認がスムーズです。加えて、部門間の情報共有も容易になり、採用計画や人材配置の決定においても的確な判断が可能となるでしょう。
[Yoomとは]
ラボフローとSmartHRを連携させることで、入社申請が承認された際に、自動で従業員情報がSmartHRに反映されます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、コラボフローをクリックします。
(3)「コラボフローの新規登録」画面から、赤線を確認の上、お持ちのアカウント名、ユーザーID、APIキーを入力し、「追加」をクリックします。
(4)次に、SmartHRの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からSmartHR(OAuth)をクリックします。
(5)「SmartHR(OAuth)の新規登録」画面より、赤線を確認の上、サブドメインを入力し、「追加」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにコラボフローとSmartHRが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
アプリトリガーの「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
(2)コラボフローの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、コラボフローと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、コラボフローの管理画面で設定を行なってください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次にコラボフローと連携して申請内容を取得します。
「申請内容の詳細を取得」をクリックします。
(2)コラボフローの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、コラボフローと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「申請内容の詳細を取得」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、インスタンス名、アプリケーションコードを入力します。
文書IDはアウトプットから選択します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次にSmartHRと連携して従業員の登録を行います。
「従業員の登録」をクリックします。
(2)SmartHRの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、SmartHR(OAuth)と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「従業員の登録」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、必要な項目に入力を行います。
事業所ID、雇用形態ID、給与支給形態ID、カスタム項目テンプレートIDは候補から選択します。
その他の項目は直接入力もしくはアウトプットから選択します。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「コラボフローで入社申請が承認されたらSmartHRに従業員情報を登録する」フローボットの完成です。
Yoomでは他にもコラボフローやSmartHRを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.コラボフローで申請が承認されたらSmartHRの従業員情報を更新する
コラボフローで申請が承認されると、SmartHRの従業員情報が自動的に更新できます。これにより、データの二重入力や転記作業の負担を減らすことが期待できます。また、自動化することで、更新漏れを防ぐことができるでしょう。
2.コラボフローで申請が承認されたらGmailでメールを送信する
このフローはGmailで申請が承認された旨を通知する人事担当者におすすめです。自動化することで、メールを送信する手間を省き、申請者が承認状況をすぐに確認しやすくなり、承認プロセスの効率化を図ることができるでしょう。
3.コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをMicrosoft SharePointにアップロードする
このフローを活用することで、自動でMicrosoft SharePointに申請書類をアップロードでき、手動でアップロードする手間が減ります。申請書類が一元管理できるため、必要な書類が見つけやすくなります。
さらに、コラボフローやSmartHRを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
コラボフローとSmartHRの連携は、入社手続きの効率化に最適なソリューションとなりそうです！手動入力の手間を省き、ヒューマンエラーを防ぎつつ、従業員情報の一元管理ができます。これらのメリットにより、人事・総務担当者の業務負荷を軽減し、企業全体の運営効率の向上が期待できます。入社手続きのスピードアップは、新しい従業員がスムーズに業務を開始するためにも必要となるでしょう。人材管理の精度を高め、組織の成長を支えるために、ぜひコラボフローとSmartHRの導入を検討してみてください！
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