コラボフローで入社申請が承認されたらSmartHRに従業員情報を登録する

■概要

新しいメンバーの入社に伴う手続きは、喜ばしい反面、人事労務担当者にとっては煩雑な作業ではないでしょうか。特に、コラボフローで承認された申請内容を、手作業でSmartHRへ転記する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの入社申請が承認されると同時に、SmartHRに従業員情報が自動で登録されるため、こうした一連の作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローとSmartHRを使った入社手続きに手間を感じている人事担当者の方
• 複数SaaS間の手作業によるデータ入力に課題を感じているマネージャーの方
• バックオフィス業務のDXを推進し、定型業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローで申請が承認されると、SmartHRへ自動で従業員情報が登録されるため、手入力にかかっていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、コラボフローとSmartHRをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでコラボフローを選択し、特定の申請が承認された際にフローが起動するよう設定します。
3. 次に、オペレーションでコラボフローの「申請情報を取得する」アクションを設定し、承認された申請の詳細内容を取得します。
4. 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員情報を登録する」アクションを設定し、取得した情報を基にデータを登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• コラボフローのトリガー設定では、特定の申請フォームや条件でフィルターをかけることで、特定の申請が承認された場合のみワークフローを起動させることが可能です。
• SmartHRに従業員情報を登録する際、氏名や部署、役職など、登録したい項目を任意で選択・カスタマイズすることが可能です。
• コラボフローから取得した申請者の氏名や入社日などの情報を、SmartHRに登録する各項目にマッピング（紐付け）して自動で入力することができます。

■注意事項

• コラボフローとSmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。