コラボフローで申請が承認されたらSmartHRの従業員情報を更新する

■概要

コラボフローで各種申請が承認された後、SmartHRの従業員情報を手作業で更新していませんか？この定型的な作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの申請承認をトリガーに、SmartHRの従業員情報を自動で更新し、人事労務に関わる業務の効率化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローでの承認情報をSmartHRへ手入力しており、手間を感じている人事担当の方
• 従業員情報の転記作業における入力ミスや更新漏れを防止したいと考えている管理部門の方
• SaaS間のデータ連携を自動化し、組織全体の業務効率化を推進したいDX担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローでの承認完了後、SmartHRへの情報更新が自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で情報を更新するため、手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、コラボフローとSmartHRをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、トリガーを起動した申請の詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員情報の更新」アクションを設定し、取得した申請内容を元に従業員情報を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• コラボフローのトリガー設定では、自動化の対象としたい申請フォームや、フローを起動させる承認ステータスを任意で設定してください。
• SmartHRの更新アクションでは、更新対象となる従業員の特定方法や、コラボフローから取得したどの情報をどの項目に割り当てるかを自由に設定できます。

■注意事項

• コラボフローとSmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。