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「複数のツール間の最新データの管理や反映が手間に感じている」「社内で使用するツールがいくつもあって使用方法が煩雑になっている」このような悩みはないでしょうか？
多くの会社では、用途に応じてさまざまなドキュメントツールが活用されています。ただ、複数のツールを使い分けていると、ツール間でのデータ変更の反映や共有がしにくく、手間に感じることもあるでしょう。
そこで本記事では、ConfluenceとGoogleドキュメントを連携し、Confluenceでページが作成された際に自動でGoogleドキュメントが生成される方法をご紹介します。普段から複数のドキュメントツールを使用する方は、ぜひ参考にしてみてください。
複数のツール間でのデータ更新・反映を手作業で行っていると、作業効率は下がってしまうでしょう。そこで、ConfluenceとGoogleドキュメントを連携させると、こういった課題を解決できます。たとえば、プロジェクトの文書データを、社内のデータベースとして使うConfluenceで作成し、それを社内共有するためにGoogleドキュメントに自動反映するということが可能です。この自動化により、社員の作業効率の向上が期待できます。
複数のツール間でのデータ反映を手作業で行っていると、どうしてもヒューマンエラーが起きる可能性があります。しかし、ConfluenceとGoogleドキュメントを連携させることでこのようなミスを減らせるでしょう。たとえば、Confluenceで、あるデータが更新されたときに、自動的にGoogleドキュメントでもデータ更新が行われます。この自動化により、手作業のミスをゼロに近づけることが期待できます。
社内で様々なツールを使用していると、社内の部署間でのデータ共有がネックになるケースもあるでしょう。ConfluenceとGoogleドキュメントの連携でこういった課題は解決できます。たとえば、新しいプロジェクトの戦略ページをConfluenceで作成すると、Googleドキュメントが自動生成され、関連するスタッフに通知されます。これにより、情報共有の漏れが解消されます。特にリモートワークや異なる部門間での連携において効果を発揮するでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Confluenceでページが作成されたらGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Confluenceでのデータ更新時にConfluenceのAPIを経由してその情報を受け取り、GoogleドキュメントのAPIを用いて新しいドキュメントを作成することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書を、別途Googleドキュメントに転記していませんか？こうした手作業でのコピー&ペーストは手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスといった問題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると自動でGoogleドキュメントが生成されるため、ドキュメント管理に関する一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ConfluenceとGoogleドキュメントをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、Confluenceのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Confluence」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
↓
下記画面でConfluenceにログインすると、マイアプリにConfluenceが追加されます。これで登録は完了です。
同様に、Googleドキュメントも登録してみましょう。
↓
Confluenceと同様に、Yoomのマイアプリメニューにアクセスし、「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Googleドキュメント」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックし、Googleにログインして完了です。
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Confluenceでページが作成されたらGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書を、別途Googleドキュメントに転記していませんか？こうした手作業でのコピー&ペーストは手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスといった問題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると自動でGoogleドキュメントが生成されるため、ドキュメント管理に関する一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
↓
クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合は、Yoomのログインができていない可能性があります。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
次にConfluenceのトリガー設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠をクリックします。
↓
最初に表示される画面では、特段操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。
↓
次は、「トリガーの起動間隔」と「クラウドID」を入力します。
「トリガー」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「クラウドID」は、欄をクリックすると選択肢のタブが出てきます。
該当するIDを選択します。
↓
最後に青いボタンの「テスト」を入力し、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、Conferenceのページ取得の設定をします。
まずは下記画面の赤枠をクリックします。
↓
最初に表示される画面では、特段操作することはありません。
記載内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。
↓
次に、「クラウドID」と「コンテンツID」を入力します。
「クラウドID」は、ステップ3で選択したConfluenceのクラウドIDを入力します。
「コンテンツID」には、下記画像のようにConfluenceからアウトプットした「ページID」を入力します。
↓
以下には、10項目ありますが、すべて任意記入となっています。
ご自身の任意の項目と内容を入力してください。
↓
最後に青いボタンの「テスト」を入力し、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、データの操作・変換を設定します。まずは下記画面に赤枠部分をクリックします。
ここはあらかじめ設定がされているため、バナー右のアイコンが「設定済み」の表示になっています。
中身を確認しましょう。
※AI機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
↓
最初に表示される画面では、特段操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。
↓
次の画面では、「対象のテキスト」と「変換ルール」を記載します。
「対象のテキスト」は、Confluenceのアウトプットから「ページ本文」を選択します。
「変換ルール」には、下記画像のような指示を記載します。
↓
次に、Googleドキュメント作成の設定をします。
下記画面に赤枠部分をクリックします。
↓
最初に表示される画面では、特段操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。
↓
次に、「ドキュメントのタイトル」を入力します。
欄をクリックすると、選択肢の画面が表示されます。
下記画面のように、Confluenceからアウトプットされた「ページタイトル」を入力します。
↓
最後に青いボタンの「テスト」を入力し、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、Googleドキュメントのテキスト追加の設定を行います。
まずは、下記の赤枠部分をクリックします。
↓
最初に表示される画面では、特段操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。
↓
次に、「ドキュメントID」を入力します。
欄をクリックすると下記画面のように選択のタブが出てくるため、該当するものを選択します。
↓
次に入力するのは「追加するテキスト」です。
ステップ5で取得した「変換後のテキスト」のアウトプットを入力します。
↓
最後に青いボタンの「テスト」を入力し、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
↓
最後にトリガーをONにしてすべてのステップが完了です。
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書を、別途Googleドキュメントに転記していませんか？こうした手作業でのコピー&ペーストは手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスといった問題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると自動でGoogleドキュメントが生成されるため、ドキュメント管理に関する一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもConfluenceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Confluenceにページを作成するテンプレート
プロジェクトの立ち上げ、リード獲得、新規顧客との取引開始時に、プロジェクトや顧客、案件ごとにページを自動作成し、情報管理を効率化できます。自動同期により転記作業が不要となり、作業時間を短縮できるほか、入力ミスやページ作成漏れ、作成先スペースの誤りなどの防止が期待できます。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Confluenceにページを作成するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 業務でGoogle スプレッドシートを利用している方
・プロジェクトや顧客、商談などの情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・Google スプレッドシートの情報を効率的に他のアプリに反映させたい方
2. Confluenceを情報共有に利用している方
・ページの作成を自動化し、作業負担を軽減したい方
・チーム間の情報共有プロセスを効率化し、プロジェクトをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入すれば、Google スプレッドシートに情報が追加されると、Confluenceに自動でページを作成できます。
プロジェクト立ち上げ、リード獲得、新規顧客との取引開始時に、プロジェクトや顧客、案件ごとにページを自動作成し、情報管理を効率化できます。
自動同期により転記作業が不要となり、作業時間を短縮できるほか、入力ミスやページ作成漏れ、作成先スペースの誤りなどを防止できます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Confluenceでページが作成されたらNotionでページを作成するテンプレート
Confluenceでページが作成された際に、Notionでページが作成される自動化を導入することで、ドキュメントの一元管理が容易になります。また、更新情報を複数のプラットフォームで確認する手間が省け、情報の最新性の確保ができるでしょう。
■概要
Confluenceで作成した議事録やドキュメントを、別途Notionでも管理している場合、手作業での転記に手間を感じていませんか？情報の二重入力は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや更新漏れの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成された際その内容が自動でNotionにも作成されるため、情報連携の手間を省いて業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.Confluenceでページが作成されたらSlackに通知するテンプレート
この自動化により、Confluenceにアクセスしてページ作成の確認の手間を省くことで、業務効率を改善することが期待できます。また、チームメンバー間での連携がスムーズになることで共同作業の効率も向上するでしょう。
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書などのページを、都度Slackで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
手作業での共有は、対応の遅れや連絡漏れが発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されたことをトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できます。
これにより、情報共有の抜け漏れを防ぎ、チーム内の連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以上、Confluenceでページが作成されたらGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成する方法をご紹介しました。
用途に応じて様々なドキュメントツールを活用している会社は多くあります。ただ、複数のツールを使い分けているとツール間での最新データの反映や更新がしにくく、手間に感じるケースもあるでしょう。
ConfluenceとGoogleドキュメントによる自動化の連携は、こういった課題の解決を実現します。この自動化により、作業効率の向上、データベースのデータ精度の維持、社内の連携強化といったメリットがあります。ぜひ、この連携を業務プロセスに導入してみてください。
