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複数のチームでそれぞれ業務を進行する中で、データの管理や共有は欠かせません。
そこで今回は、Confluenceにデータが登録された際に、自動的にNotionにも反映させる自動化をご紹介します。
これにより、データの共有プロセスが容易になり、チーム内の連携を強化できるかもしれません。
また、メンバー全員が最新のデータにアクセスできるため、業務の透明性向上が期待できます。
ConfluenceとNotionを連携することで、チーム間での情報共有が容易になるでしょう。
たとえば、開発チームがConfluenceのページに新製品の詳細をまとめると、自動的にNotionに反映されるので、他のチームはデータの確認がしやすくなります。
この自動化により、マーケティングチームは販促資料の準備を開始できるでしょう。
また、手作業で他のチームに共有する手間が省けるため、意思決定のスピードを向上できるかもしれません。
Confluenceに記録したデータを手作業でNotionに転記する作業は、ヒューマンエラーのリスクが高まります。
たとえば、NotionにConfluenceのデータを間違って記録した場合、間違ったデータを引用してしまったり、修正作業に時間がかかったりします。
そういった問題を解消するためは、ConfluenceのデータをNotionに同期する自動化を活用するのがおすすめです。
これにより、手動入力による転記ミスや漏れを防ぎ、従業員は付加価値の高い業務に集中できるでしょう。
複数の部門がかかわるプロジェクトの進行は、データの透明性が重要になります。
たとえば、技術部がConfluenceに最新の設計資料を記録すると、Notionにも反映されるため、どの部門のメンバーもデータにアクセスしやすくなります。
この自動化により、進行中のプロジェクトのデータを全員が確認できるため、他チームへの確認作業が不要になるでしょう。
また、プロジェクトの進捗確認も容易になり、業務の透明性向上が期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Confluenceでページが作成されたらNotionでページを作成する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Confluenceのページ作成をAPIを介して受け取り、NotionのAPIを活用してページを作成することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ConfluenceとNotionをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録をすることで、自動化設定をスムーズに進められます。
まず、Confluenceのマイアプリ登録を行ってください。
Yooｍ画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧が表示されるので、そこからConfluenceを探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されるので、右下の「Accept」をクリックしましょう。
続いて、Notionのマイアプリ登録を行ってください。
先ほどと同じように一覧からNotionを探すか、「アプリ名で検索」機能を活用して検索しましょう。
最初に以下の画面が表示されるので、「ページを選択する」をクリックします。
続いて以下の画面が表示されたら、アクセスを許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックしましょう。
ConfluenceとNotionがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、以下のページで変更してください。
最初に、Confluenceの設定を行うため、「ページが作成されたら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、注意してください。
スクロールし、「クラウドID」を候補から選択します。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、該当するIDを選択しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、Confluenceのページを取得する設定を行うため、「ページを取得」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、先ほどと同様に候補から「クラウドID」を設定してください。
スクロールして、「コンテンツID」を設定しましょう。
「ページが作成されたら」のアウトプットを活用して、コンテンツIDを設定します。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると、表示されます。
以下のように設定しましょう。
他にも必要な項目の設定を行い、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、Confluenceのページ本文はHTML形式で取得されるため、HTMLのタグを削除する設定を行います。
「データを操作・変換する」をクリックしてください。
※AIオペレーションは一部有料プランでご利用いただける機能です。
他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるため、注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができます。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、「対象のテキスト」を設定してください。
「ページを取得」のアウトプットから「ページの本文」を選択します。
以下の画面が表示されたら、「変換ルール」を設定しましょう。
すでに記載があるので、そのままで問題ありません。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、Notionの設定を行うため、「ページを作成」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、設定を行いましょう。
次に、「ページタイトル」を設定してください。
「ページを取得」のアウトプットから「ページタイトル」を選択します。
最後に「コンテンツ」の設定を行います。
「データを操作・変換する」のアウトプットから「変換後のテキスト」を選択しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
1.Notionデータベースにレコードが追加されたら、Confluenceでページを自動作成するフローです。
今回のテンプレートとは反対に、NotionのデータをConfluenceに自動同期できます。
手作業でデータを転記する手間から解放され、担当者の負担を軽減できるでしょう。
2.Notionで従業員が登録されたら、自動的にConfluenceへ招待するフローです。
Notionに従業員情報を登録するだけで、Confluenceに招待できるので、招待漏れを防ぐことができます。
新入社員が入社するたびにConfluenceに招待する手間が省けます。
3.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Confluenceのページを自動削除するフローです。
Google スプレッドシートに特定の項目を更新することで、Confluenceのページを削除できるため、作業負担を軽減できます。
完了したプロジェクトや中止が決まったプロジェクトデータを削除する際におすすめの自動化です。
ConfluenceとNotionを連携することで、情報共有が容易になり、信頼性向上が期待できます。
データの自動同期により、異なる部門間での情報共有がスムーズになり、手作業のミスを防げます。
また、全メンバーが最新のデータを取得できるので、プロジェクトの透明性が高まり、意思決定がしやすくなるでしょう。
今回ご紹介した自動化は、作業効率を向上させるだけでなく、担当者の作業負担軽減にもつながります。
Yoomを活用した自動化は誰でも簡単に導入できるので、ぜひ試してみてください。
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