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ConfluenceとSlackのアプリは多くの企業で情報管理とチームコミュニケーションのツールとして、利用されていることでしょう。
Yoomを活用しConfluenceとSlackを連携することで、Confluence上でページを作成したことがSlackの特定チャンネルへ自動通知されるようになります。
これにより、新規のプロジェクトやタスクに対し、Slack上で内容を迅速に把握できるようになるので、作業のスピードアップが見込め関連メンバーへの共有プロセスも効率化できます。そのため、日々の業務で複数部署との連携が必要となる場面が多くなるなかでは、この連携は有用なものと言えるでしょう。
本記事では、Confluenceでページが作成されたらSlackに通知する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、タスクへの対応忘れ防止と状況把握までの時間短縮が実現できるのでぜひご覧ください。
Confluenceでページを作成後、Slack上でページの概要を通知することにより、担当チーム全体に情報を共有できます。
例として、Confluenceで新しいプロジェクト資料やガイドラインが作成された際に、Slackの特定チャンネルに登録されているメンバーへ資料等の大まかな概要が迅速に共有されます。
関係者それぞれが共有事項からConfluenceのページ内容を把握しやすくなるので、重要な情報を遅滞なく伝達できるようになるでしょう。
普段使い慣れたSlackでConfluenceで新しく作成されたページの通知を受け取れるようになることで、重要事項を見落とすリスクを減らせます。
例えば、日常的に情報量が多い環境では、対応すべきタスクが埋もれてしまうこともありますが、Slackの通知機能を活用することで、チームメンバーはすぐに情報を確認し、必要な対応を忘れずに行えるようになるでしょう。
ページ作成後の情報共有に対するタイムラグを減らし、メンバーはそれに基づいた適切なアクションを素早く行えるようになるかもしれません。
Slackの自動通知で直接Confluenceのページにアクセスできるよう、Yoom上で通知内容を設定することで、情報検索の時間削減が期待できます。
例えば、新しいタスクがConfluenceでページとして作成された際、各担当者はSlackの通知から直接ページへアクセスし、すぐに情報を把握できるようになります。
さらに、Slack上でメンバー同士がページの内容に対しコメントや意見交換を行えるので、情報の一元化が実現します。
では、「Confluenceでページが作成されたらSlackに通知する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
Confluenceでページが新規作成されたことをConfluenceのAPIを利用して受け取り、Slackの提供するAPIを用いてSlackの特定のチャンネルにConfluence上でページが新規作成されたことを任意の内容で通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはConfluenceをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からConfluenceを検索してください。
(2)Confluenceのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(3)Confluenceのログイン画面に移行するので、アカウントに登録しているメールアドレスを入力し、パスワードを入力した後、［ログイン］をクリックします。
(4)次の画面の「2段階認証を有効化する」は、任意で設定してください。
まずは、1つ目のConfluenceが接続できました。
(5)次にSlackを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でSlackのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(6)移行後の画面で連携したいワークスペースが表示されていることを確認します。
ワークスペースの変更は、右上のプルダウンから設定できます。
(7)アクセスに関する表示内容を確認し、画面最下部で投稿先のチャンネルを指定します。
プルダウンからチャンネルを指定後、［許可する］をクリックします。
これで2つ目のSlackのアプリ連携が完了しました。
Slackのマイアプリ登録方法については、こちらのページもご確認ください。
SlackのチャンネルIDの確認方法はこちらのページに詳細が記載されています。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは3つです。
(1)まず、Confluenceのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Confluenceでページが作成されたらSlackに通知する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「ページが作成されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定します。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(5)「クラウドID」は、入力バーをクリックすると連携したアカウントの内容に基づいた情報が『候補』に展開されますので、該当するIDを選択しましょう。
(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(7)次に、2つめのアクション「ページを取得」をクリックします。
(8)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(9)次の画面で「クラウドID」や「コンテンツID」などの項目に情報を入力していきます。
以下の画像のように入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
(10)「ドラフトを取得」や「ステータス」は、プルダウンから運用に適したものを選択しましょう。
(11)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)最後に、3つ目のアクション「Slackに通知する」をクリックしましょう。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「投稿先のチャンネルID」を指定します。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいたチャンネルが『候補』に表示されます。
なお、Slackで任意のチャンネルにメッセージを送信する場合、該当のチャンネルにYoomアプリを事前にインストールしておく必要があります。
詳細はこちらのページをご確認ください。
(4)チャンネルIDを指定した後、「メッセージ」に通知したい内容を入力していきます。
以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットも引用可能です。
メッセージにリンクを添付したい場合、こちらのページを参考に設定をお試しください。
(5)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもConfluenceを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Confluenceでページが作成されたことをMicrosoft Teamsですぐに把握することができ、関連メンバーへ迅速に情報を共有できます。
情報の共有やコミュニケーションを促進し、チーム全体の連携強化を図りたい方におすすめです。
Confluenceのページ作成をChatworkで通知することで、重要な情報の見逃しを防げます。
また、チームメンバー間での連携がスムーズになることで、共同作業の効率化が期待できます。
普段Confluenceで情報共有を行い、Discordでチーム間のコミュニケーションを行っているチームや部署のメンバーにおすすめのフローです。
チーム内の情報共有プロセスが円滑になることで、全体の作業効率向上が見込めます。
今回紹介したConfluenceとSlackのアプリ連携を業務に取り入れることで、チーム間の情報共有時のプロセスがより円滑になります。
普段使い慣れているSlackで、Confluence上でページを新規作成した旨を自動通知することで、情報の見落としや対応忘れを防止できるので、チーム全体の生産性向上につなげられるでしょう。
ノーコードで簡単に設定できるため、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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