ConfluenceとMicrosoft Teamsを連携して、Confluenceでページが作成されたらMicrosoft Teamsに自動通知する方法

プロジェクトをスムーズに進めるためには、スピーディーな情報共有が欠かせません。
しかし、手動で作成されたプロジェクトデータを通知するのは、通知ミスや漏れが起こるリスクが高まります。
そこで、ConfluenceとMicrosoft Teamsを連携し、Confluenceのページ作成をMicrosoft Teamsに通知することで、その問題を解決できるかもしれません。
この自動化により、重要なデータの見逃しを防ぎ、チーム間の連携強化にもつながるでしょう。

こんな方におすすめ

ConfluenceとMicrosoft Teamsを活用していて、効率的に情報共有を行いたい方
重要な情報の見逃しを防ぎたい方
チーム間でのコミュニケーションを円滑にし、連携を強化させたい方

ConfluenceとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

メリット1:情報共有がしやすくなる

ConfluenceとMicrosoft Teamsを連携することで、情報共有がしやすくなるでしょう。
たとえば、Confluenceのページに新規プロジェクトのデータを登録すると、自動的にMicrosoft Teamsに通知が可能です。
これにより、Microsoft Teamsで通知を受け取ったメンバー全員がConfluenceのページ内容を確認できます。
そのため、Confluenceでページが作成されるたびに、Microsoft Teamsに通知する必要がなくなるので、通知ミスや漏れを避けられます。

メリット2:情報の見逃しを防ぐ

日々の業務の中で新規登録された情報を見逃してしまうと、業務をスムーズに進められません。
そこで、ConfluenceとMicrosoft Teamsを連携し、Confluenceに作成されたデータをMicrosoft Teamsに自動通知することでその問題を解決できるでしょう。
たとえば、新製品に関する資料がConfluenceのページに作成されると、Microsoft Teams上でも内容を確認できます。
これにより、新たに作成されたページを見逃すことなく、データを取得することが見込めます。
さらに、Microsoft TeamsでConfluenceのページを確認できるので、システム間の移動を減らせそうです。

メリット3:チーム間の連携を強化できる

ConfluenceとMicrosoft Teamsの連携は、チーム間の連携を強化させるかもしれません。
Confluenceでのページ作成をMicrosoft Teamsに自動通知することで、Microsoft Teams上で登録された内容に基づいたディスカッションを開始できます。
たとえば、開発チームが新商品の仕様書をConfluenceのページに作成した際に、他部署のメンバーとMicrosoft Teamsで意見を交わすことが可能です。
このように、他部署のメンバーにも情報共有を行うことで、スピーディーに意思決定ができるでしょう。
その結果、情報共有が容易になるだけでなく、チーム間の連携も強化できます。

それではここからノーコードツールYoomを使って、「Confluenceでページが作成されたらMicrosoft Teamsに通知する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

ConfluenceとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

Confluenceのページ作成をAPIで受け取り、Microsoft TeamsのAPIを介して通知することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

ConfluenceとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるConfluenceのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、ConfluenceとMicrosoft Teamsの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:ConfluenceとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録

ConfluenceとMicrosoft TeamsをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませると、自動化設定が容易になります。

まず、Confluenceのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧からConfluenceを探すか、「アプリ名で検索」で検索してください。

以下の画面が表示されたら、右下の「Accept」をクリックします。

続いて、Microsoft Teamsのマイアプリ登録を行ってください。
先ほどと同様に、「アプリ名で検索」でMicrosoft Teamsを検索するか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されたら、Microsoft Teamsにサインインします。

ConfluenceとMicrosoft Teamsがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更してください。
最初にConfluenceの設定を行うので、「ページが作成されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるConfluenceのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自身で変更可能
「Confluenceと連携するアカウント情報」→合っているか確認
「トリガーアクション」→ページが作成されたら

以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を設定します。
5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意しましょう。

次に、「クラウドID」を候補から選択します。
枠内をクリックして、候補から該当するIDを選択してください。
設定ができたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、Confluenceのページを取得する設定を行うので、「ページを取得」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

「タイトル」→自身で変更可能
「Confluenceと連携するアカウント情報」→合っているか確認
「アクション」→ページを取得

以下の画面が表示されるので、「クラウドID」を候補から選択しましょう。

スクロールし、「コンテンツID」を設定してください。
「ページが作成されたら」のアウトプットから、「ページID」を選択しましょう。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
他にも必要な項目があれば設定をし、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次に、Microsoft Teamsの設定を行うので、「Microsoft Teamsに通知する」をクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自身で変更可能
「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」→合っているか確認
「アクション」→チャネルにメッセージを送る

以下の画面が表示されるので、「チームID」を設定します。
候補から該当するIDを選択してください。

次に、「チャネルID」を先ほどと同様に設定しましょう。

スクロールし、「メッセージ」を設定してください。
Microsoft Teamsに通知したいConfluenceのページ内容を設定しましょう。
以下は例ですので、任意で設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、ConfluenceとMicrosoft Teamsの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認しましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のConfluenceを使った自動化の例

他にもConfluenceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Confluenceでページが作成されたら、Googleドキュメントで新しいドキュメントを自動作成するフローです。
Confluenceで作成されたページをGoogleドキュメントに自動的に転記できるので、手作業が不要になります。
ヒューマンエラーのリスクを防ぎ、正確なデータ転記が可能です。

2.Google スプレッドシートで行が追加されたら、自動的にConfluenceにページを作成するフローです。
Confluenceのページ作成が自動化され、ページ作成の手間が省けます。
プロジェクトごとにページを作成する方におすすめの自動化です。

3.Notionで従業員が登録されたら、自動的にConfluenceへ招待するフローです。
Notionに従業員情報が登録されると、Confluenceに自動的に招待されるため、招待の手間を省きたい方におすすめです。
手作業が不要になるので、招待ミスを防ぐことができます。

まとめ

ConfluenceとMicrosoft Teamsの連携により、情報共有が円滑になり、チーム間の連携を強化できるでしょう。
Confluenceに新規ページが作成されるたびに、Microsoft Teamsに通知が届くので、スピーディーにデータを確認できます。
そして、その内容に基づいた議論がMicrosoft Teamsでできるため、スムーズな意思決定が可能になります。
その結果、異なる部門間での情報共有が容易になり、チーム全体の連携強化にも役立つでしょう。

今回ご紹介したテンプレートを活用し、データの共有やディスカッションをスムーズに行いましょう。