Confluenceでページが作成されたらMicrosoft Teamsに自動通知する方法

プロジェクトをスムーズに進めるためには、スピーディーな情報共有が欠かせません。
しかし、手動で作成されたプロジェクトデータを通知するのは、通知ミスや漏れが起こるリスクが高まります。
そこで、ConfluenceとMicrosoft Teamsを連携し、Confluenceのページ作成をMicrosoft Teamsに通知することで、その問題を解決できるかもしれません。
この自動化により、重要なデータの見逃しを防ぎ、チーム間の連携強化にもつながるでしょう。

こんな方におすすめ

ConfluenceとMicrosoft Teamsを活用していて、効率的に情報共有を行いたい方
重要な情報の見逃しを防ぎたい方
チーム間でのコミュニケーションを円滑にし、連携を強化させたい方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

[Yoomとは]

ConfluenceとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

Confluenceのページ作成をAPIで受け取り、Microsoft TeamsのAPIを介して通知することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

ConfluenceとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるConfluenceのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、ConfluenceとMicrosoft Teamsの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:ConfluenceとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録

ConfluenceとMicrosoft TeamsをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませると、自動化設定が容易になります。

まず、Confluenceのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧からConfluenceを探すか、「アプリ名で検索」で検索してください。

以下の画面が表示されたら、右下の「Accept」をクリックします。

続いて、Microsoft Teamsのマイアプリ登録を行ってください。
先ほどと同様に、「アプリ名で検索」でMicrosoft Teamsを検索するか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されたら、Microsoft Teamsにサインインします。

ConfluenceとMicrosoft Teamsがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更してください。
最初にConfluenceの設定を行うので、「ページが作成されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるConfluenceのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自身で変更可能
「Confluenceと連携するアカウント情報」→合っているか確認
「トリガーアクション」→ページが作成されたら

以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を設定します。
5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意しましょう。

次に、「クラウドID」を候補から選択します。
枠内をクリックして、候補から該当するIDを選択してください。
設定ができたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、Confluenceのページを取得する設定を行うので、「ページを取得」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

「タイトル」→自身で変更可能
「Confluenceと連携するアカウント情報」→合っているか確認
「アクション」→ページを取得

以下の画面が表示されるので、「クラウドID」を候補から選択しましょう。

スクロールし、「コンテンツID」を設定してください。
「ページが作成されたら」のアウトプットから、「ページID」を選択しましょう。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
他にも必要な項目があれば設定をし、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次に、Microsoft Teamsの設定を行うので、「Microsoft Teamsに通知する」をクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自身で変更可能
「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」→合っているか確認
「アクション」→チャネルにメッセージを送る

以下の画面が表示されるので、「チームID」を設定します。
候補から該当するIDを選択してください。

次に、「チャネルID」を先ほどと同様に設定しましょう。

スクロールし、「メッセージ」を設定してください。
Microsoft Teamsに通知したいConfluenceのページ内容を設定しましょう。
以下は例ですので、任意で設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、ConfluenceとMicrosoft Teamsの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認しましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

ConfluenceやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもConfluenceやMicrosoft TeamsのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Confluenceを活用した自動化例

Confluenceでページが作成されたら追加する

プロジェクトや顧客、案件などの情報を一覧で確認できるため、重複や作成漏れのチェック、利用状況の把握に役立ちます。

‍

Confluenceでページが作成されたら通知する

チームメンバー間での連携がスムーズになることで共同作業の効率化を図ることが可能になります。

Confluenceでページが作成されたらコンテンツを作成する

ページを作成したら、ドキュメントやタスクなどのコンテンツを作成します。
チームの作業効率が向上し、他の業務に集中できる時間を確保できるようになるかもしれません。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら追加する

手動での転記作業が不要になることで、時間の節約とヒューマンエラーの防止につながります。

申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する

連絡作業の負担なく、承認後すぐにMicrosoft Teamsでスムーズに情報を共有できます。

内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する

状況に応じた適切な対応を行うことで、チームの協力体制が強化され、プロジェクトの進行がスムーズになるでしょう。

ConfluenceとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

メリット1:情報共有がしやすくなる

ConfluenceとMicrosoft Teamsを連携することで、情報共有がしやすくなるでしょう。
たとえば、Confluenceのページに新規プロジェクトのデータを登録すると、自動的にMicrosoft Teamsに通知が可能です。
これにより、Microsoft Teamsで通知を受け取ったメンバー全員がConfluenceのページ内容を確認できます。
そのため、Confluenceでページが作成されるたびに、Microsoft Teamsに通知する必要がなくなるので、通知ミスや漏れを避けられるはずです。

メリット2:情報の見逃しを防ぐ

日々の業務の中で新規登録された情報を見逃してしまうと、業務をスムーズに進められません。
そこで、ConfluenceとMicrosoft Teamsを連携し、Confluenceに作成されたデータをMicrosoft Teamsに自動通知することでその問題を解決できるでしょう。
たとえば、新製品に関する資料がConfluenceのページに作成されると、Microsoft Teams上でも内容を確認できます。
これにより、新たに作成されたページを見逃すことなく、データを取得することが見込めます。
さらに、Microsoft TeamsでConfluenceのページを確認できるので、システム間の移動を減らせそうです。

メリット3:チーム間の連携を強化できる

ConfluenceとMicrosoft Teamsの連携は、チーム間の連携を強化させるかもしれません。
Confluenceでのページ作成をMicrosoft Teamsに自動通知することで、Microsoft Teams上で登録された内容に基づいたディスカッションを開始できます。
たとえば、開発チームが新商品の仕様書をConfluenceのページに作成した際に、他部署のメンバーとMicrosoft Teamsで意見を交わすことが可能です。
このように、他部署のメンバーにも情報共有を行うことで、スピーディーに意思決定ができるでしょう。
その結果、情報共有が容易になるだけでなく、チーム間の連携も強化できます。

まとめ

ConfluenceとMicrosoft Teamsの連携により、情報共有が円滑になり、チーム間の連携を強化できるでしょう。
Confluenceに新規ページが作成されるたびに、Microsoft Teamsに通知が届くので、スピーディーにデータを確認できます。
そして、その内容に基づいた議論がMicrosoft Teamsでできるため、スムーズな意思決定が行えるようになるはずです。
その結果、異なる部門間での情報共有が容易になり、チーム全体の連携強化にも役立つでしょう。