Confluenceにページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで議事録や仕様書を作成した後、関連ファイルを保管するためにDropboxへ手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Confluenceに新しいページが作成されたタイミングで、Dropboxに任意のフォルダが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、DropboxとConfluenceの連携をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceでのページ作成後、Dropboxへのフォルダ作成を手作業で行っている方
・DropboxとConfluenceを連携させ、情報管理の効率化や標準化を図りたいと考えている方
・ドキュメントと関連ファイルの一元管理におけるヒューマンエラーを減らしたい方
■注意事項
・ConfluenceとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Confluenceで議事録や仕様書を作成したら、関連ファイルを格納するためにDropboxに手動でフォルダを作っている…」
「ページ名とフォルダ名を揃えたり、毎回同じ場所にフォルダを作ったりするのが地味に面倒で、たまに忘れてしまう…」
このように、ConfluenceとDropboxを併用する中で、手作業による情報管理の煩わしさや、それに伴うヒューマンエラーに悩まされてはいませんか？
もし、Confluenceに新しいページが作成されたタイミングを検知して、対応するフォルダをDropboxに自動で作成する仕組みがあれば、より重要なドキュメント作成やプロジェクト管理といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはConfluenceとDropboxを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Confluenceにページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
Confluenceで議事録や仕様書を作成した後、関連ファイルを保管するためにDropboxへ手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Confluenceに新しいページが作成されたタイミングで、Dropboxに任意のフォルダが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、DropboxとConfluenceの連携をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceでのページ作成後、Dropboxへのフォルダ作成を手作業で行っている方
・DropboxとConfluenceを連携させ、情報管理の効率化や標準化を図りたいと考えている方
・ドキュメントと関連ファイルの一元管理におけるヒューマンエラーを減らしたい方
■注意事項
・ConfluenceとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ConfluenceとDropboxを連携してできること
ConfluenceとDropboxのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたアプリケーション間の情報連携を自動化し、業務を効率化できます。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Confluenceにページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
Confluenceで議事録やプロジェクトのドキュメントページを作成した際に、関連資料を保管するためのフォルダを都度Dropboxに手動で作成する手間を省くことが可能です。
この連携により、ページ作成と同時にファイル保管場所が自動で確保されるため、管理の手間が削減され、資料の格納忘れやフォルダの作成ミスを防ぐことができます。
Confluenceにページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
Confluenceで議事録や仕様書を作成した後、関連ファイルを保管するためにDropboxへ手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Confluenceに新しいページが作成されたタイミングで、Dropboxに任意のフォルダが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、DropboxとConfluenceの連携をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceでのページ作成後、Dropboxへのフォルダ作成を手作業で行っている方
・DropboxとConfluenceを連携させ、情報管理の効率化や標準化を図りたいと考えている方
・ドキュメントと関連ファイルの一元管理におけるヒューマンエラーを減らしたい方
■注意事項
・ConfluenceとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
特定のプロジェクト名やラベルが付いたConfluenceページが作成された時だけ、Dropboxにフォルダを自動作成したい、といったより詳細なニーズに応える自動化です。
例えば、「プロジェクトA」というスペースに作成されたページの場合のみフォルダを作成するよう設定することで、不要なフォルダの自動生成を防ぎ、本当に必要な情報だけを整理して管理することが可能になります。
Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
Confluenceで議事録やプロジェクト資料を作成した後、関連ファイルを保管するために都度Dropboxにフォルダを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この手作業は、フォルダの作成忘れや命名規則の不統一といったミスにも繋がりがちです。このワークフローは、Confluenceでのページ作成をトリガーに、自動でDropboxへフォルダを作成します。DropboxとConfluence間の手作業をなくし、ファイル管理の効率化と標準化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・日常的にConfluenceとDropboxを利用し、ファイル管理を手作業で行っている方
・ConfluenceのドキュメントとDropboxのファイルを紐付けて管理を効率化したい方
・チーム内のDropboxとConfluenceを活用した業務フローを標準化したい方
■注意事項
・ConfluenceとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ConfluenceとDropboxの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にConfluenceとDropboxを連携した自動化フローを作成する手順を見ていきましょう。
今回は、プログラミング不要で様々なSaaSを連携できるハイパーオートメーションツール「Yoom」を使用して設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Dropbox
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Confluenceにページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- ConfluenceとDropboxをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Confluenceのトリガー設定およびDropboxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Confluenceにページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで議事録や仕様書を作成した後、関連ファイルを保管するためにDropboxへ手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Confluenceに新しいページが作成されたタイミングで、Dropboxに任意のフォルダが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、DropboxとConfluenceの連携をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceでのページ作成後、Dropboxへのフォルダ作成を手作業で行っている方
・DropboxとConfluenceを連携させ、情報管理の効率化や標準化を図りたいと考えている方
・ドキュメントと関連ファイルの一元管理におけるヒューマンエラーを減らしたい方
■注意事項
・ConfluenceとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Confluenceのマイアプリ登録
以下の動画を再生して、登録手順を確認してください。
Dropboxのマイアプリ登録
こちらも同じように、動画を確認して登録しましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Confluenceにページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで議事録や仕様書を作成した後、関連ファイルを保管するためにDropboxへ手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Confluenceに新しいページが作成されたタイミングで、Dropboxに任意のフォルダが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、DropboxとConfluenceの連携をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceでのページ作成後、Dropboxへのフォルダ作成を手作業で行っている方
・DropboxとConfluenceを連携させ、情報管理の効率化や標準化を図りたいと考えている方
・ドキュメントと関連ファイルの一元管理におけるヒューマンエラーを減らしたい方
■注意事項
・ConfluenceとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Confluenceのトリガー設定
それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。タイトルは、任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アカウント情報は、プルダウンから選択できます。トリガーとしたいアカウントを選択してください。
アクションは、テンプレート通りに「ページが作成されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら「次へ」を押してください。
画面が切り替わり、アプリトリガーのAPI接続設定になるので、下記を参考にそれぞれ設定しましょう。
- トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分で設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うのですが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定しましょう。
- クラウドID：入力欄を選択すると、候補が表示されるので対象のクラウドIDを選択してください。
上手く候補が表示されないときは、前の画面に戻ってアカウント情報が正しく設定されているか確認しましょう。
設定が完了したら、Confluenceでテスト用のページを作成してください。
今回は下記のようなページを作成しましたが、記載する内容は架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです。
テスト用ページの準備ができたら、フローボットに戻りテストをクリックしてみましょう。成功すると、「取得した値」にConfluenceの情報が追加されているはずです。
ここで取得した値は、この後のステップで使用します！
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご覧ください。
最後に、「保存する」を選択し次のステップへ進みましょう。
ステップ4：Dropboxの設定
次に、前のステップで取得したConfluenceの情報を用いて、Dropboxにフォルダを作成しましょう。
まずは、赤枠をクリックしてください。
適宜「タイトル」を変更し、連携アカウントとアクションに間違いがないか確認してください。
問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
「フォルダのパス」には、入力欄下の注釈を参考にしながら、フォルダの作成先となるパスとフォルダ名を設定してください。
入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので、前のステップで取得した値を活用しましょう。
取得した値を用いて以下のように設定することで、Confluenceでページが作成されるごとに、異なるフォルダをDropboxへ動的に反映できます。
なお、取得した値を活用せず手入力すると、毎回同じフォルダがDropboxへ作成されてしまうため注意が必要です。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Dropboxの指定したパスに新しいフォルダが作成されているはずです。
Dropboxで期待通りにフォルダが作成されていることを確認できたら、Yoom画面にもどり「保存」をクリックしてください。
ステップ5：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
すぐにフローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックしてみましょう。
DropboxのデータをConfluenceに連携したい場合
今回はConfluenceからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDropboxからConfluenceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
例えば、Dropboxに格納した請求書や契約書などのPDFファイルを自動でOCR処理し、その内容をConfluenceにナレッジとして蓄積するといった、さらに高度な自動化も可能です。
Dropboxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
契約書や請求書、手書きメモなどの画像ファイルをDropboxにアップロードするだけで、その内容を自動でテキスト化し、Confluenceに新規ページとして登録する連携です。
この仕組みにより、紙媒体や画像ファイルの内容を手作業で文字起こしする手間がなくなり、重要な情報をスピーディに検索・共有可能なナレッジとして蓄積できます。
Dropboxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
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■概要
「Dropboxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する」ワークフローは、ドキュメント管理と情報共有の効率化を実現する業務ワークフローです。
Dropboxに保存されたファイルの内容をOCR技術で自動的に読み取り、Confluenceに新しいページとして反映させることで、情報の整理や検索が容易になります。
このプロセスにより、チーム内での情報共有がスムーズになり、業務の生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとConfluenceを日常的に活用しているチームリーダーの方
・大量のドキュメント管理に手間を感じている情報管理担当者の方
・OCR技術を導入して業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・情報共有の効率化を目指しているプロジェクトマネージャーの方
・業務フローの見直しと改善を検討している経営者の方
■注意事項
・Dropbox、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRしてConfluenceにフォルダを作成する
Dropbox内の特定のフォルダ（例：「請求書」フォルダ）にファイルが追加された場合のみ、OCR処理を実行してConfluenceにページを作成する自動化です。
この連携を活用することで、処理対象のファイルを限定し、意図しない情報がConfluenceに登録されるのを防ぎながら、特定の業務プロセスに特化したナレッジの自動蓄積が可能になります。
Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRしてConfluenceにフォルダを作成する
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■概要
Dropboxに保存された請求書や契約書などの書類を一つひとつ開き、手作業でConfluenceに転記・整理する業務に手間を感じていませんか？このワークフローは、DropboxとConfluenceを連携させることで、こうした定型的な情報整理の自動化を実現します。特定のファイルがDropboxに格納されると、AI OCRが自動で内容を読み取り、その情報に基づいてConfluenceにフォルダを自動作成するため、書類管理業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxに格納した書類を、手動でConfluenceに整理・転記している方
・DropboxとConfluenceを連携させ、請求書や契約書などの書類管理を効率化したいと考えている方
・定型的な書類整理業務を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・DropboxとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ConfluenceやDropboxのAPIを使ったその他の自動化例
ConfluenceやDropboxのAPIを活用することで、ファイル管理や情報共有の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Confluenceを使った自動化例
Confluenceでの自動化は、ページ作成や外部ツールとの連携を効率化します。
例えば、GitHubの更新内容を自動でドキュメント化したり、他のナレッジ管理ツールや会議ツールと連携させることで、情報共有や会議準備がスムーズになります。
エンジニアチームやバックオフィスでのドキュメント管理に特に有効です。
Confluenceでページが作成されたらNotionでページを作成する
試してみる
Confluenceでページが作成されたらNotionでページを作成するフローです。
GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する
試してみる
■概要
「GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する」フローは、開発プロセスにおける情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubとConfluenceを併用している開発チームのリーダー
・Issue管理とドキュメント作成に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・情報共有の効率化を図りたいソフトウェアエンジニア
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームメンバー
・プロジェクトの透明性を高めたい経営者
■注意事項
・GitHub、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する
試してみる
Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待するフローです。
Confluenceにページが作成されたら、Zoomにミーティングを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで議事録やプロジェクト計画をまとめた後、改めてZoomを開いて関連ミーティングを設定する作業に、手間を感じてはいないでしょうか。手作業での情報転記は、入力ミスや設定漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、その内容をもとに自動でZoomミーティングを作成します。ConfluenceとZoom間での繰り返しの定型業務を自動化し、スムーズなプロジェクト進行を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとZoomを頻繁に利用し、手作業でのミーティング設定に手間を感じている方
・ConfluenceのページからZoomミーティングを作成する際の、情報の転記ミスや漏れを防ぎたい方
・プロジェクト管理を効率化するため、ツール間の連携による自動化を検討している方
■注意事項
・ConfluenceとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
Confluenceでページが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Confluenceでページが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する」フローは、チームの情報共有とファイル管理をスムーズに行う業務ワークフローです。Confluenceで新しいページが生まれるたびに、対応するフォルダが自動的にSharePointに作成されることで、情報の一元管理と整理が簡単になります。これにより、チームメンバーは必要な資料や情報に迅速にアクセスでき、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
ConfluenceとMicrosoft SharePointを両方活用しているチームリーダーの方
情報共有とファイル管理のプロセスを自動化したいIT担当者の方
複数のプロジェクトで効率的なドキュメント管理を目指しているプロジェクトマネージャーの方
手動でのフォルダ作成による時間の無駄を感じている企業の経営者の方
■注意事項
・Confluence、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Dropboxを使った自動化例
Dropboxによる自動化を導入することで、書類の格納やフォルダ作成、ファイル通知が効率化されます。
例えば、契約書や請求書を自動的に整理したり、アップロードされたファイルを解析して表形式にまとめることも可能です。
法務担当者や営業チームの情報管理をスムーズにし、作業負担を軽減できます。
Dropboxでファイルがアップロードされたら、OCRしてGoogle スプレッドシートに表を作成する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や領収書の内容を、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、定期的に発生する業務であれば、その負担は決して小さくありません。
このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Google スpreッドシートに表を作成するため、面倒なデータ入力作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとGoogle スプレッドシート間で発生する手作業での表作成に課題を感じている方
・請求書や各種書類のデータをOCRで読み取り、データ入力業務を効率化したいと考えている方
・定期的なデータ転記作業におけるヒューマンエラーをなくし、正確なデータ管理を目指している方
■注意事項
・Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCR、繰り返し処理オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、LINE WORKSに通知する
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入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してLINE WORKSに通知するフローです。
HubSpotで会社が作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
HubSpotに新しい会社情報を登録した後、関連書類を保管するためにDropboxへ手動でフォルダを作成する作業に、手間を感じてはいないでしょうか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく、フォルダ名の付け間違いといったミスにも繋がりがちです。このワークフローは、`Dropbox API`を利用した連携をノーコードで実現し、HubSpotで会社が作成されたタイミングで、自動的にDropbox内に指定のフォルダを作成します。こうした定型業務を自動化し、よりコアな業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotとDropboxを利用しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
・Dropbox APIを活用した連携に関心があり、ノーコードで業務を自動化したい方
・顧客ごとの情報管理を効率化し、手作業によるミスをなくしたいと考えている方
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する
試してみる
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、完了証明書を手動でダウンロードし、Dropboxの指定フォルダに保存する作業は手間がかかる上に、失念するリスクも伴います。
特に契約件数が多い場合、この単純作業が大きな負担になることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープが完了したタイミングをトリガーに、完了証明書を自動でDropboxにアップロードできます。
手作業による契約管理の非効率を解消し、重要な書類を確実に保管します。
■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignで締結した契約の完了証明書をDropboxで管理している法務・総務担当者の方
・手作業でのファイルダウンロードやアップロードに時間を取られ、非効率だと感じている方
・契約関連書類の保存漏れを防ぎ、管理体制を強化したいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・Docusign、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
まとめ
ConfluenceとDropboxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたドキュメント作成後のフォルダ作成やファイル管理といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、ドキュメント管理とファイル管理という密接に関連する業務がシームレスに繋がり、担当者は情報整理の煩わしさから解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしConfluenceとDropboxの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：フォルダ名を「ページタイトル＋日付」のように自由に設定できますか？
A：はい、可能です。
「フォルダを作成」アクションで、取得した値だけでなく「日付」タブから下記のように設定することで、任意の日付をファイル名に追加することができます。
Q：フォルダ作成後、Slackのチャンネルに通知できますか？
A：はい、可能です。
下記画像のように、フローの最後にSlackの「チャンネルにメッセージを送る」というアクションを追加してください。
このように設定することで、フォルダが作成されるとSlackの指定したチャンネルに通知が届くようになります。
Q：連携がエラーになった場合、どのように検知・対処できますか？
A：アプリ連携時の失敗はYoomの画面で失敗したことが表示されます。
連携が失敗した原因として、ログイン情報の入力ミスなどが考えられるので、画面左側の「マイアプリ」からマイアプリ連携を再度お試しください。
また、フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
エラー時の対応方法についてはこちらをご覧ください。
それでも解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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