・
「Confluenceで議事録や仕様書を作成したら、関連ファイルを格納するためにDropboxに手動でフォルダを作っている…」
「ページ名とフォルダ名を揃えたり、毎回同じ場所にフォルダを作ったりするのが地味に面倒で、たまに忘れてしまう…」
このように、ConfluenceとDropboxを併用する中で、手作業による情報管理の煩わしさや、それに伴うヒューマンエラーに悩まされてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Confluenceに新しいページが作成されたタイミングを検知して、対応するフォルダをDropboxに自動で作成する仕組み</span>があれば、より重要なドキュメント作成やプロジェクト管理といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ConfluenceとDropboxを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ConfluenceとDropboxのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたアプリケーション間の情報連携を自動化し、業務を効率化できます。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Confluenceで議事録やプロジェクトのドキュメントページを作成した際に、関連資料を保管するためのフォルダを都度Dropboxに手動で作成する手間を省くことが可能です。
この連携により、<span class="mark-yellow">ページ作成と同時にファイル保管場所が自動で確保されるため、管理の手間が削減され、資料の格納忘れやフォルダの作成ミスを防ぐ</span>ことができます。
特定のプロジェクト名やラベルが付いたConfluenceページが作成された時だけ、Dropboxにフォルダを自動作成したい、といったより詳細なニーズに応える自動化です。
例えば、「プロジェクトA」というスペースに作成されたページの場合のみフォルダを作成するよう設定することで、<span class="mark-yellow">不要なフォルダの自動生成を防ぎ、本当に必要な情報だけを整理して管理することが可能に</span>なります。
それでは、実際にConfluenceとDropboxを連携した自動化フローを作成する手順を見ていきましょう。
今回は、プログラミング不要で様々なSaaSを連携できるハイパーオートメーションツール「Yoom」を使用して設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Dropbox
[Yoomとは]
今回は「Confluenceにページが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の動画を再生して、登録手順を確認してください。
こちらも同じように、動画を確認して登録しましょう。
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。タイトルは、任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アカウント情報は、プルダウンから選択できます。トリガーとしたいアカウントを選択してください。
アクションは、テンプレート通りに「ページが作成されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら「次へ」を押してください。
画面が切り替わり、アプリトリガーのAPI接続設定になるので、下記を参考にそれぞれ設定しましょう。
設定が完了したら、Confluenceでテスト用のページを作成してください。
今回は下記のようなページを作成しましたが、記載する内容は架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです。
テスト用ページの準備ができたら、フローボットに戻りテストをクリックしてみましょう。成功すると、「取得した値」にConfluenceの情報が追加されているはずです。
ここで取得した値は、この後のステップで使用します！
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご覧ください。
最後に、「保存する」を選択し次のステップへ進みましょう。
次に、前のステップで取得したConfluenceの情報を用いて、Dropboxにフォルダを作成しましょう。
まずは、赤枠をクリックしてください。
適宜「タイトル」を変更し、連携アカウントとアクションに間違いがないか確認してください。
問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
「フォルダのパス」には、入力欄下の注釈を参考にしながら、フォルダの作成先となるパスとフォルダ名を設定してください。
入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので、前のステップで取得した値を活用しましょう。
取得した値を用いて以下のように設定することで、Confluenceでページが作成されるごとに、異なるフォルダをDropboxへ動的に反映できます。
なお、取得した値を活用せず手入力すると、毎回同じフォルダがDropboxへ作成されてしまうため注意が必要です。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Dropboxの指定したパスに新しいフォルダが作成されているはずです。
Dropboxで期待通りにフォルダが作成されていることを確認できたら、Yoom画面にもどり「保存」をクリックしてください。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
すぐにフローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックしてみましょう。
今回はConfluenceからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDropboxからConfluenceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
例えば、Dropboxに格納した請求書や契約書などのPDFファイルを自動でOCR処理し、その内容をConfluenceにナレッジとして蓄積するといった、さらに高度な自動化も可能です。
契約書や請求書、手書きメモなどの画像ファイルをDropboxにアップロードするだけで、その内容を自動でテキスト化し、Confluenceに新規ページとして登録する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">紙媒体や画像ファイルの内容を手作業で文字起こしする手間がなくなり、重要な情報をスピーディに検索・共有可能なナレッジとして蓄積</span>できます。
Dropbox内の特定のフォルダ（例：「請求書」フォルダ）にファイルが追加された場合のみ、OCR処理を実行してConfluenceにページを作成する自動化です。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">処理対象のファイルを限定し、意図しない情報がConfluenceに登録されるのを防ぎながら、特定の業務プロセスに特化したナレッジの自動蓄積</span>が可能になります。
ConfluenceやDropboxのAPIを活用することで、ファイル管理や情報共有の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Confluenceでの自動化は、ページ作成や外部ツールとの連携を効率化します。
例えば、GitHubの更新内容を自動でドキュメント化したり、他のナレッジ管理ツールや会議ツールと連携させることで、情報共有や会議準備がスムーズになります。
エンジニアチームやバックオフィスでのドキュメント管理に特に有効です。
Dropboxによる自動化を導入することで、書類の格納やフォルダ作成、ファイル通知が効率化されます。
例えば、契約書や請求書を自動的に整理したり、アップロードされたファイルを解析して表形式にまとめることも可能です。
法務担当者や営業チームの情報管理をスムーズにし、作業負担を軽減できます。
ConfluenceとDropboxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたドキュメント作成後のフォルダ作成やファイル管理といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、ドキュメント管理とファイル管理という密接に関連する業務がシームレスに繋がり、担当者は情報整理の煩わしさから解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしConfluenceとDropboxの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：フォルダ名を「ページタイトル＋日付」のように自由に設定できますか？
A：はい、可能です。
「フォルダを作成」アクションで、取得した値だけでなく「日付」タブから下記のように設定することで、任意の日付をファイル名に追加することができます。
Q：フォルダ作成後、Slackのチャンネルに通知できますか？
A：はい、可能です。
下記画像のように、フローの最後にSlackの「チャンネルにメッセージを送る」というアクションを追加してください。
このように設定することで、フォルダが作成されるとSlackの指定したチャンネルに通知が届くようになります。
Q：連携がエラーになった場合、どのように検知・対処できますか？
A：アプリ連携時の失敗はYoomの画面で失敗したことが表示されます。
連携が失敗した原因として、ログイン情報の入力ミスなどが考えられるので、画面左側の「マイアプリ」からマイアプリ連携を再度お試しください。
また、フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
.png)
.png)
.avif){kind=small}
.webp)
.webp)
