【ノーコードで実現】Confluenceにユーザーを自動で招待する方法

「新しいメンバーが増えるたびに、Confluenceへの招待を手作業で行うのが面倒…」
「申請内容を確認して、一人ひとり招待メールを送るのは時間がかかるし、招待漏れや権限設定のミスも心配…」
このように、Confluenceへのユーザー招待の作業に手間や課題を感じていませんか？

もし、申請フォームが送信されたタイミングで、その情報をもとにConfluenceへユーザーを自動で招待できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要なプロジェクト業務に集中できる時間を作り出せます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはConfluenceにユーザーを自動で招待する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

GoogleフォームからConfluenceにユーザーを自動招待する

試してみる

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■概要
新しいメンバーや外部の協力会社をプロジェクトに招待する際、Confluenceへの手動でのユーザー追加作業に手間を感じていませんか。
一件ずつメールアドレスを入力し招待するのは時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに招待情報を入力するだけで、Confluenceへのユーザー招待が自動で実行されるため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceの管理画面から手作業でユーザー招待を行っている管理者の方
・プロジェクト参加メンバーの招待プロセスを自動化し、工数を削減したいチームリーダーの方
・Googleフォームを活用して、Confluenceへの招待申請フローを構築したいと考えている方

■注意事項
・Googleフォーム、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Confluenceへのユーザー招待を自動化する方法

普段お使いのフォームツールなどから、Confluenceへのユーザー招待を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

フォームの情報を元にConfluenceにユーザーを招待する

Googleフォームなどのフォームツールに情報が入力されたら、その内容をもとにConfluenceへユーザーを自動で招待することができるので、これまで手作業で行っていた招待業務の手間を削減し、申請から招待までの時間を短縮できます！

GoogleフォームからConfluenceにユーザーを自動招待する

試してみる

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■概要
新しいメンバーや外部の協力会社をプロジェクトに招待する際、Confluenceへの手動でのユーザー追加作業に手間を感じていませんか。
一件ずつメールアドレスを入力し招待するのは時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに招待情報を入力するだけで、Confluenceへのユーザー招待が自動で実行されるため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceの管理画面から手作業でユーザー招待を行っている管理者の方
・プロジェクト参加メンバーの招待プロセスを自動化し、工数を削減したいチームリーダーの方
・Googleフォームを活用して、Confluenceへの招待申請フローを構築したいと考えている方

■注意事項
・Googleフォーム、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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GoogleフォームからConfluenceにユーザーを招待するフローを作ってみよう

それでは例として、Googleフォームに申請があった際に、その情報をもとにConfluenceへユーザーを自動で招待するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GoogleフォームとConfluenceのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Googleフォームのトリガー設定とConfluenceのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

GoogleフォームからConfluenceにユーザーを自動招待する

試してみる

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■概要
新しいメンバーや外部の協力会社をプロジェクトに招待する際、Confluenceへの手動でのユーザー追加作業に手間を感じていませんか。
一件ずつメールアドレスを入力し招待するのは時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに招待情報を入力するだけで、Confluenceへのユーザー招待が自動で実行されるため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceの管理画面から手作業でユーザー招待を行っている管理者の方
・プロジェクト参加メンバーの招待プロセスを自動化し、工数を削減したいチームリーダーの方
・Googleフォームを活用して、Confluenceへの招待申請フローを構築したいと考えている方

■注意事項
・Googleフォーム、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ステップ1：GoogleフォームとConfluenceをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

GoogleフォームとYoomのマイアプリ登録 

マイアプリから「新規接続」を押した後、Googleフォームを検索し、クリックしてください。

以下の画面から、「Sign in with Google」をクリックします。

サインインをした後、以下の画面にチェックを入れて「続行」をクリックしましょう。
これでGoogleフォームのアプリ連携は完了です！

ConfluenceとYoomのマイアプリ登録 

以下の手順をご参照ください。 

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。

GoogleフォームからConfluenceにユーザーを自動招待する

試してみる

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■概要
新しいメンバーや外部の協力会社をプロジェクトに招待する際、Confluenceへの手動でのユーザー追加作業に手間を感じていませんか。
一件ずつメールアドレスを入力し招待するのは時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに招待情報を入力するだけで、Confluenceへのユーザー招待が自動で実行されるため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceの管理画面から手作業でユーザー招待を行っている管理者の方
・プロジェクト参加メンバーの招待プロセスを自動化し、工数を削減したいチームリーダーの方
・Googleフォームを活用して、Confluenceへの招待申請フローを構築したいと考えている方

■注意事項
・Googleフォーム、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！

コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。

ステップ3：Googleフォームのトリガー設定

Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここではGoogleフォームに回答が送信されたらフローボットが起動する設定をしていきましょう。

この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。

• タイトル：任意で変更可能です。
• アプリ：Googleフォーム
• Googleフォームと連携するアカウント情報：マイアプリ連携したアカウントが記載されています。
• トリガーアクション：Googleフォームに回答が送信されたら起動します。

トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

ここでテスト用にGoogleフォームを準備し、回答を送信しましょう！
今回準備したGoogleフォームは以下のとおりです。
項目は、Confluenceにユーザーを招待するためにメールアドレスが必要です。

注釈に従ってフォームIDを入力したら、「テスト」をクリックしてください。

テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。

なお、Googleフォームではデフォルトで取得できる値は、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっており、ユーザーの回答内容を取得するためには、手動でアウトプットを追加する必要があります。

今回の例では、メールアドレスの値が空だった場合、「取得する値を追加」をクリックし、追加することが可能です。
詳しくは以下のヘルプページもご参照ください。
Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法

ステップ4：ユーザーをサイトに招待

次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Confluenceにユーザーを招待する設定を行いましょう。

先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。

クラウドIDは候補から選択してください。

メールアドレスは前項で取得した値から選択しましょう。
取得した値を使用することで、メールアドレスが固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。

この時、「←Googleフォームのアウトプットを設定してください」というテキストは削除しましょう。
入力したら「テスト」をクリックしてください。

テストに成功すると、以下のように表示され、Confluenceへユーザーが招待されていますね！
確認し「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5（最終）：アプリトリガーをONにする

すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。

これですべての設定が完了しました！
Googleフォームに申請があった際に、その情報をもとにConfluenceへユーザーを自動で招待する方法は以上です。

Confluence APIを使ったその他の自動化例

Confluence APIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Confluenceを使った自動化例

Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待したり、Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加したりできます。また、GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成したり、Microsoft Teamsメッセージが投稿されたら、Confluenceでページを作成したりすることも可能です。さらに、Confluenceでページが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するといった自動化も行えます。

Confluenceでページが作成されたら、ページ内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要
「Confluenceでページが作成されたら、ページ内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、チーム内の情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
Confluenceで新しいページが作成されるたびに、その内容を自動的に要約し、Microsoft Teamsに通知できます。
これにより、チームメンバー全員が最新の情報をスムーズに把握でき、コミュニケーションの効率が向上します。
また、手動での情報共有の手間を省くことで、作業時間の節約にもつながります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceを活用して情報管理を行っているが、通知が手動で煩雑に感じているチームリーダーの方
・Microsoft Teamsでの情報共有を効率化し、最新情報を迅速に届けたいプロジェクトマネージャーの方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を自動化し、チームの生産性を向上させたいIT担当者の方

■注意事項
・Confluence、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

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Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。

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Confluenceでページが作成されたらNotionでページを作成する

試してみる

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Confluenceでページが作成されたらNotionでページを作成するフローです。

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GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する

試してみる

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■概要
「GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する」フローは、開発プロセスにおける情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubとConfluenceを併用している開発チームのリーダー
・Issue管理とドキュメント作成に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・情報共有の効率化を図りたいソフトウェアエンジニア
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームメンバー
・プロジェクトの透明性を高めたい経営者

■注意事項
・GitHub、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する

試してみる

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Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待するフローです。

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GoogleフォームからConfluenceにユーザーを自動招待する

試してみる

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■概要
新しいメンバーや外部の協力会社をプロジェクトに招待する際、Confluenceへの手動でのユーザー追加作業に手間を感じていませんか。
一件ずつメールアドレスを入力し招待するのは時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに招待情報を入力するだけで、Confluenceへのユーザー招待が自動で実行されるため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceの管理画面から手作業でユーザー招待を行っている管理者の方
・プロジェクト参加メンバーの招待プロセスを自動化し、工数を削減したいチームリーダーの方
・Googleフォームを活用して、Confluenceへの招待申請フローを構築したいと考えている方

■注意事項
・Googleフォーム、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Googleフォームの内容をもとに、Confluenceでページを作成する

試してみる

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■概要
「Googleフォームの内容をもとに、Confluenceでページを作成する」ワークフローは、フォームのデータを自動的にConfluenceのページに反映させることで、情報管理の効率化を実現します。
Googleフォームの入力内容を使って自動的にConfluenceのページを作成できるため、情報の一元管理がスムーズになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで収集したデータをConfluenceで管理しているが、手作業に時間を取られている方
・チーム内での情報共有を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
・Confluenceの新規ページ作成を自動化したいコンテンツ管理担当者の方
・データ入力のミスを減らし、正確な情報管理を目指している企業のIT担当者の方

■注意事項
・Googleフォーム、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft Teamsメッセージが投稿されたら、Confluenceでページを作成する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsメッセージが投稿されたら、Confluenceでページを作成する」フローは、コミュニケーションとドキュメント管理を効率的に連携させる業務ワークフローです。
Microsoft Teamsでの重要な会話や情報を自動的にConfluenceに記録し、情報の一元管理を実現します。
これにより、チーム全体での情報共有がスムーズになり、業務の透明性が向上します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとConfluenceを日常的に使用しているチームリーダー
・情報共有やドキュメント管理に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・コミュニケーション履歴を体系的に保存したいIT担当者
・業務の自動化を検討している中小企業の経営者
・チーム内の情報共有を効率化したいと考えているメンバー

■注意事項
・Microsoft Teams、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する

試してみる

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■概要
「フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する」フローは、受信したファイルの自動処理と情報共有を効率化する業務ワークフローです。
フォームを通じて送信された文書や画像ファイルをOCR技術で解析し、必要なデータを抽出します。
抽出された情報はConfluenceに新規ページとして自動作成されるため、手動でのデータ入力やページ作成の手間を省き、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceを活用してチーム内での情報共有を強化したいプロジェクトマネージャーの方
・フォーム経由で多くのファイルを受け取り、手作業でのデータ整理に時間を取られている業務担当者の方
・OCR技術を導入して文書データのデジタル化を進め、自動化を図りたいIT担当者の方
・業務プロセスの自動化を検討しており、API連携を活用した効率化を目指す経営者の方
・Yoomを使って既存のSaaSアプリと連携し、業務ワークフローの最適化を図りたい方

■注意事項
・ConfluenceとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Confluenceでページが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
「Confluenceでページが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する」フローは、チームの情報共有とファイル管理をスムーズに行う業務ワークフローです。Confluenceで新しいページが生まれるたびに、対応するフォルダが自動的にSharePointに作成されることで、情報の一元管理と整理が簡単になります。これにより、チームメンバーは必要な資料や情報に迅速にアクセスでき、作業効率が向上します。
‍
■このテンプレートをおすすめする方
ConfluenceとMicrosoft SharePointを両方活用しているチームリーダーの方
情報共有とファイル管理のプロセスを自動化したいIT担当者の方
複数のプロジェクトで効率的なドキュメント管理を目指しているプロジェクトマネージャーの方
手動でのフォルダ作成による時間の無駄を感じている企業の経営者の方

■注意事項
・Confluence、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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まとめ

Confluenceへのユーザー招待を自動化することで、これまで手作業で行っていた招待業務の手間を削減し、申請から利用開始までのリードタイムを短縮できます。
これにより、担当者は面倒な定型業務から解放され、プロジェクト管理やコンテンツ作成といった、よりコアな業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：申請内容を上長が承認してから招待できますか？

A：可能です。今回の場合、Googleフォームのアクションの後に、「担当者へ対応を依頼」もしくは「承認を依頼」アクションを追加してみましょう。
詳しくは以下のヘルプページもご参照ください。
「担当者へ対応を依頼する」の設定方法
「承認を依頼する」の設定方法

Q：Googleフォーム以外のツールとも連携できますか？

A：可能です。Googleフォームのトリガーアクションを削除し、お使いのツールをトリガーとしてお試しください。
その他のフォームツールやSlackなどと連携できます。

Q：招待に失敗した場合、通知は来ますか？

A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知されます。

• Slack・Chatworkへの通知設定

なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。

• エラー時の対応方法について

ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。