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「新しいメンバーが増えるたびに、Confluenceへの招待を手作業で行うのが面倒…」
「申請内容を確認して、一人ひとり招待メールを送るのは時間がかかるし、招待漏れや権限設定のミスも心配…」
このように、Confluenceへのユーザー招待の作業に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">申請フォームが送信されたタイミングで、その情報をもとにConfluenceへユーザーを自動で招待できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より重要なプロジェクト業務に集中できる時間を作り出せます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Confluenceにユーザーを自動で招待する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのフォームツールなどから、Confluenceへのユーザー招待を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームツールに情報が入力されたら、その内容をもとにConfluenceへユーザーを自動で招待する</span>ことができるので、これまで手作業で行っていた招待業務の手間を削減し、申請から招待までの時間を短縮できます！
それでは例として、Googleフォームに申請があった際に、その情報をもとにConfluenceへユーザーを自動で招待するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
GoogleフォームとYoomのマイアプリ登録
マイアプリから「新規接続」を押した後、Googleフォームを検索し、クリックしてください。
以下の画面から、「Sign in with Google」をクリックします。
サインインをした後、以下の画面にチェックを入れて「続行」をクリックしましょう。
これでGoogleフォームのアプリ連携は完了です！
ConfluenceとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここではGoogleフォームに回答が送信されたらフローボットが起動する設定をしていきましょう。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ここでテスト用にGoogleフォームを準備し、回答を送信しましょう！
今回準備したGoogleフォームは以下のとおりです。
項目は、Confluenceにユーザーを招待するためにメールアドレスが必要です。
注釈に従ってフォームIDを入力したら、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
なお、Googleフォームではデフォルトで取得できる値は、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっており、ユーザーの回答内容を取得するためには、手動でアウトプットを追加する必要があります。
今回の例では、メールアドレスの値が空だった場合、「取得する値を追加」をクリックし、追加することが可能です。
詳しくは以下のヘルプページもご参照ください。
Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Confluenceにユーザーを招待する設定を行いましょう。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
クラウドIDは候補から選択してください。
メールアドレスは前項で取得した値から選択しましょう。
取得した値を使用することで、メールアドレスが固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
この時、「←Googleフォームのアウトプットを設定してください」というテキストは削除しましょう。
入力したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のように表示され、Confluenceへユーザーが招待されていますね！
確認し「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Googleフォームに申請があった際に、その情報をもとにConfluenceへユーザーを自動で招待する方法は以上です。
Confluence APIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待したり、Confluenceでページが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加したりできます。また、GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成したり、Microsoft Teamsメッセージが投稿されたら、Confluenceでページを作成したりすることも可能です。さらに、Confluenceでページが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するといった自動化も行えます。
Confluenceへのユーザー招待を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた招待業務の手間を削減し、申請から利用開始までのリードタイムを短縮できます。</span>
これにより、担当者は面倒な定型業務から解放され、プロジェクト管理やコンテンツ作成といった、よりコアな業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：申請内容を上長が承認してから招待できますか？
A：可能です。今回の場合、Googleフォームのアクションの後に、「担当者へ対応を依頼」もしくは「承認を依頼」アクションを追加してみましょう。
詳しくは以下のヘルプページもご参照ください。
「担当者へ対応を依頼する」の設定方法
「承認を依頼する」の設定方法
Q：Googleフォーム以外のツールとも連携できますか？
A：可能です。Googleフォームのトリガーアクションを削除し、お使いのツールをトリガーとしてお試しください。
その他のフォームツールやSlackなどと連携できます。
Q：招待に失敗した場合、通知は来ますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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