Google スプレッドシートの情報からConfluenceのフォルダを一括作成する
試してみる
■概要
プロジェクトや部署が増えるたびにConfluenceで手動でフォルダを作成するのは、手間がかかる上に命名規則のミスなども発生しやすい業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとにConfluenceのフォルダ作成を自動化できるため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceで複数のプロジェクトを管理しており、フォルダ作成の手間を削減したい方
・Google スプレッドシートの情報をもとに、Confluenceのフォルダを自動で作成したいと考えている方
・手作業によるフォルダ作成での命名ミスや作成漏れを防ぎ、業務を標準化したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
プロジェクトが開始されるたびに、Confluenceで毎回同じような構成のページツリーやフォルダ構造を手作業で作成している、といった定型業務に時間を奪われていませんか？
手作業でのフォルダ作成は、時間がかかるだけでなく、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを引き起こす原因にもなり、プロジェクトのスムーズな進行を妨げてしまうことも少なくありません。
もし、プロジェクト情報をまとめたスプレッドシートの行が追加されるだけで、Confluenceに決められた構成のフォルダやページが自動で一括作成される仕組みがあれば、こうした悩みから解放されることも可能です！
そのうえ、プロジェクトの立ち上げを迅速化し、より本質的な企画やコンテンツ作成といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはConfluenceのフォルダを自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートの情報からConfluenceのフォルダを一括作成する
試してみる
■概要
プロジェクトや部署が増えるたびにConfluenceで手動でフォルダを作成するのは、手間がかかる上に命名規則のミスなども発生しやすい業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとにConfluenceのフォルダ作成を自動化できるため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceで複数のプロジェクトを管理しており、フォルダ作成の手間を削減したい方
・Google スプレッドシートの情報をもとに、Confluenceのフォルダを自動で作成したいと考えている方
・手作業によるフォルダ作成での命名ミスや作成漏れを防ぎ、業務を標準化したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Confluenceのフォルダを自動作成するフローを作ってみよう
それではここからConfluenceのフォルダを自動作成する
今回はより業務に近い代表的な例として、Google スプレッドシートにプロジェクト情報が追加された際に、Confluenceにフォルダ（ページ）を自動で一括作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシートとConfluenceのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートの情報からConfluenceのフォルダを一括作成する
試してみる
■概要
プロジェクトや部署が増えるたびにConfluenceで手動でフォルダを作成するのは、手間がかかる上に命名規則のミスなども発生しやすい業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとにConfluenceのフォルダ作成を自動化できるため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceで複数のプロジェクトを管理しており、フォルダ作成の手間を削減したい方
・Google スプレッドシートの情報をもとに、Confluenceのフォルダを自動で作成したいと考えている方
・手作業によるフォルダ作成での命名ミスや作成漏れを防ぎ、業務を標準化したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Google スプレッドシートとConfluenceをマイアプリ連携
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
ナビを用意しているので、同じ手順で進めてみてくださいね。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Google スプレッドシートをマイアプリ連携
Confluenceをマイアプリ連携
事前準備
今回ご紹介するテンプレートでは、Google スプレッドシートの情報からConfluenceのフォルダを一括作成します。そのため、事前にConfluenceのフォルダを作成するための情報をGoogle スプレッドシートに追加しておく必要があります。
今回は以下のような表を準備しました。
※今回のテンプレートでは、案件名、担当者名、連絡先メールアドレス、フォルダ作成の項目を使用しますので設定するようにしてください。
メールアドレスはこのあとに実際にメールを送信するテストに使用します。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートの情報からConfluenceのフォルダを一括作成する
試してみる
■概要
プロジェクトや部署が増えるたびにConfluenceで手動でフォルダを作成するのは、手間がかかる上に命名規則のミスなども発生しやすい業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめた情報をもとにConfluenceのフォルダ作成を自動化できるため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceで複数のプロジェクトを管理しており、フォルダ作成の手間を削減したい方
・Google スプレッドシートの情報をもとに、Confluenceのフォルダを自動で作成したいと考えている方
・手作業によるフォルダ作成での命名ミスや作成漏れを防ぎ、業務を標準化したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
指定したスケジュールになったらをクリックします。
今回ご紹介するテンプレートは、テンプレートを使用する日時を事前に設定できるものです。
例えば、毎月25日に起動させたい、毎週火曜日の10時に起動させたいなど、テンプレートを起動させたい日時を指定することができます。
今回デフォルトでは毎週月曜日の朝9時に起動する状態になっています。任意で変更可能なため、修正が必要な場合は変更しましょう。
テンプレートを起動させたい日時が決まったら完了をクリックします。
スケジュールトリガーの設定方法について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
ステップ4：Google スプレッドシートの複数のレコードを取得する設定
複数のレコードを取得する（最大300件）をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
スプレッドシートIDを設定します。入力欄をクリックすると候補が表示されます。
事前準備で作成したスプレッドシートを選択してください。
スプレッドシートのタブ名を設定します。
こちらも入力欄をクリックすると候補が表示されます。候補の中から使用しているものを選択してください。
テーブル範囲を設定します。データが入っている範囲を入力してください。
ここまで設定できたら次へをクリックします。
取得したいレコードの条件を設定します。
今回はスプレッドシートのフォルダ作成項目が、未作成になっているものを対象にフォルダを作成します。
取得したいレコードの条件の左端の項目には、Google スプレッドシートから取得した項目名が表示されますので、フォルダ作成を選択しましょう。
真ん中の項目は等しい、右端の項目は未作成となるように設定できたらテストをクリックしてください。
※今回は以下のように取得したいレコードの条件を設定しましたが、条件は自由に設定可能ですので、ご自身の状況に合わせて設定を行ってください。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されGoogle スプレッドシートのデータが確認できます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
ステップ5：処理を繰り返す設定
処理繰り返しコマンドオペレーションをクリックします。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
- 詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
複数取得したレコードに対して、繰り返しコマンドを使用して順番に一つずつ処理を行う方法
今回ご紹介するテンプレートは自動で一括作成するものです。一括作成するには、対象となるデータがある限り同じ処理を繰り返す必要があります。
処理繰り返しコマンドオペレーションでは、先ほど取得したスプレッドシートの情報をもとに繰り返し処理を行います。
今回は繰り返し対象の取得した値として、案件名、担当者名、連絡先メールアドレスを使用しました。
確認できたら完了をクリックしましょう。
ステップ6：Confluenceにフォルダを作成する設定
フォルダを作成をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
クラウドIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいものを選択してください。
スペースIDを設定します。
クラウドIDと同様に入力欄をクリックすると候補が表示されますので、使用したいものを選択してください。
フォルダのタイトルを設定します。
コマンドオペレーションの案件名のループ変数がデフォルトで設定されていますが、以下のように取得した値から選択することも可能です。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。なお、取得した値を活用せず直接入力した箇所は固定値となります。
※ループ変数を利用することで、一括作成した際もスプレッドシートに設定されている個別のタイトルを設定できます。
フォルダ名に案件名を設定したい場合は、コマンドオペレーションの案件名のループ変数を設定するようにしてください。
親フォルダID項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認しご入力ください。
※入力欄に直接記入すると、入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのフォルダに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際にフォルダが作成されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にConfluenceにフォルダが作成されていますので確認しておきましょう。
ステップ7：Google スプレッドシートのレコードを更新する設定
レコードを更新するをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ4と同じアカウントになっていることを確認したら次へ進みます。
スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲はステップ4で設定したものと同じものを設定します。
設定できたら次へをクリックしましょう。
更新したいレコードの条件を設定します。
先ほどと同様に左端の項目はスプレッドシートから取得した項目名を設定できます。更新対象として使用したい項目名を選択してください。
今回は、フォルダ作成項目が未作成となっているレコードを対象にフォルダ作成を行いました。再度フォルダを作成しないよう、フォルダ作成が完了したことをGoogle スプレッドシートに記入します。
そのため、更新したいレコードの条件には、ステップ4で取得したいレコードの条件として設定したものと同じものを設定します。
次に、更新後のレコードの値を設定します。
今回はフォルダ作成項目を未作成から作成済みとなるよう、以下のように設定しました。ほかの項目を設定したい方は注釈を確認し入力してください。
※入力欄に直接記入すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して更新される全てのレコードに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際にスプレッドシートのレコードが更新されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にGoogle スプレッドシートのレコードが更新されていますので、確認しておきましょう。
ステップ8：メールを送る設定
メールを送るをクリックします。
次に、Yoomのメール機能を利用して、Google スプレッドシートの連絡先メールアドレスの項目に入力しているアドレスへ、フォルダを作成したことを通知します。
Toを設定します。
デフォルトで連絡先メールアドレスのループ変数が設定されています。
今回はそのまま使用しますが、入力欄をクリックすることで取得した値から変更することも可能です。
※作成したフォルダごとに連絡先メールアドレスへメールしたい場合は、連絡先メールアドレスのループ変数を選択する必要がありますのでご注意ください。
件名を設定します。
デフォルトで設定されていますが、自由に変更可能です。入力欄をクリックし取得した値を利用することもできます。
また、直接入力すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのメールの件名に反映されますのでご注意ください。
次に本文を設定します。
こちらもデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。以下のように取得した値から設定することも可能です。
また件名と同様に、直接入力すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのメール本文に反映されますのでご注意ください。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
使用しない場合は空欄でも問題ありません。
※入力欄に直接記入すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのメールに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
メールの送信内容が表示されます。
内容を確認し、問題なければテストをクリックしてください。
※テストをクリックすると、実際にメールが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にメールが送信されていますので確認しておきましょう。
ステップ9：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がGoogle スプレッドシートにプロジェクト情報が追加された際に、Confluenceにフォルダ（ページ）を自動で一括作成するフローでした！
Confluenceを使った自動化例
Confluenceでの自動化を導入することで、情報共有やナレッジ管理の効率化が実現します。
例えば、ページ作成時に他のツールへ通知を送ったり、外部アプリでのタスク生成やファイル整理を自動化することで、チーム全体の連携をスムーズに行えます。
また、メールやフォームの入力内容からページを自動生成することで、情報の集約や更新作業の手間を削減できるはずです！
Confluenceでページが作成されたら詳細をAIで取得し、Asanaにタスクを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで議事録や仕様書を作成した後、関連するタスクをAsanaに手動で作成する作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスやタスクの作成漏れといった課題に繋がりがちです。
このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、ページ内容をAIが解析し、Asanaにタスクを自動で作成するため、こうした情報連携の手間やヒューマンエラーを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとAsanaを利用し、ドキュメントとタスク管理の連携に課題を感じている方
・ドキュメント作成後のタスク化が漏れがちで、プロジェクトの進行を改善したい方
・手作業による情報連携を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Confluence、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、Notionに追加する
試してみる
■概要
ConfluenceとNotionを併用してドキュメント管理を行う際、情報を手作業で転記する手間や更新漏れが課題になることはありませんか。例えば、Confluenceで作成した議事録を、タスク管理をしているNotionにも共有する場合、二重入力の手間が発生しがちです。このワークフローは、Confluenceで特定の条件に合うページが作成されたら、自動でNotionのデータベースに情報を追加するため、こうした情報連携の課題をスムーズに解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceで作成した情報をNotionでも管理しており、手作業での転記をなくしたい方
・ConfluenceとNotion間の情報連携を自動化し、リアルタイムでの情報共有を実現したいチーム
・ドキュメント管理のプロセスを効率化し、入力ミスや共有漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
・Confluenceでのページ作成を起点にNotionへ自動で情報が連携されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
・人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなることで、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■注意事項
・Confluence、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Confluenceにページが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで新しいページを作成するたびに、関連ファイルを保管するためのフォルダをGoogle Driveに手動で作成していませんか？この作業は単純ですが、作成漏れや命名規則の間違いといったミスが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceにページが作成されたタイミングでGoogle Driveに自動でフォルダが作成されるため、こうした手間やミスをなくし、効率的な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとGoogle Driveを併用し、情報管理を手作業で行っている方
・ドキュメント作成とファイル保管の連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の統一に課題を感じているチームの方
■注意事項
・ConfluenceとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceでページが作成されたらOutlookに通知する
試してみる
■概要
「Confluenceでページが作成されたらOutlookに通知する」フローは、チーム内での情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
新しいページがConfluenceに作成された際に、自動的にOutlookへ通知が送られるため、重要な更新情報を見逃す心配がありません。また、複数のSaaSアプリを連携させることで、手作業による通知の手間を省き、業務効率を向上させます。このワークフローを活用すれば、チーム全体のコミュニケーションが円滑になり、プロジェクトの進行がスムーズに進むことでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceを活用しているが、ページ更新の通知が行き届かないと感じているチームリーダーの方
・Outlookを主に使用しており、重要な情報を一元管理したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
・情報共有の効率化を図り、業務の自動化を進めたいと考えているIT担当者の方
■注意事項
・Confluence、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceでページが作成されたらSlackに通知する
試してみる
Confluenceでページが作成されたらSlackに通知するフローです。
Confluenceでページが作成されたらGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書を、別途Googleドキュメントに転記していませんか？こうした手作業でのコピー&ペーストは手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスといった問題も起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると自動でGoogleドキュメントが生成されるため、ドキュメント管理に関する一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceで作成した情報をGoogleドキュメントでも管理している方
・複数のツール間での情報転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるドキュメント作成で発生する、転記ミスなどの課題を解消したい方
■注意事項
・Confluence、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する
試してみる
■概要
「GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する」フローは、開発プロセスにおける情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubとConfluenceを併用している開発チームのリーダー
・Issue管理とドキュメント作成に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・情報共有の効率化を図りたいソフトウェアエンジニア
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームメンバー
・プロジェクトの透明性を高めたい経営者
■注意事項
・GitHub、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
試してみる
■概要
「Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する」フローは、メール添付のドキュメントを自動的にデジタルデータ化し、Confluenceに整理して保存する業務ワークフローです。
Gmailで受信したファイルを自動的にOCR処理し、必要な情報を抽出してConfluenceに新しいページとして登録するため、効率的かつ正確な情報管理が可能になります。
業務のスピードアップとミスの削減が期待でき、チーム全体の生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に使用し、多くの添付ファイルを管理しているビジネスパーソン
・ドキュメントのデジタル化や情報整理を効率化したいチームリーダー
・Confluenceを活用してナレッジベースを構築・管理している企業のIT担当者
・OCR機能を利用して紙ベースの資料をデジタル化し、共有したい方
・業務プロセスの自動化を進め、生産性を向上させたい経営者やマネージャー
■注意事項
・Gmail、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
GoogleフォームからConfluenceにユーザーを自動招待する
試してみる
■概要
新しいメンバーや外部の協力会社をプロジェクトに招待する際、Confluenceへの手動でのユーザー追加作業に手間を感じていませんか。
一件ずつメールアドレスを入力し招待するのは時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに招待情報を入力するだけで、Confluenceへのユーザー招待が自動で実行されるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Confluenceの管理画面から手作業でユーザー招待を行っている管理者の方
・プロジェクト参加メンバーの招待プロセスを自動化し、工数を削減したいチームリーダーの方
・Googleフォームを活用して、Confluenceへの招待申請フローを構築したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Trelloのカードが特定のリストに移動されたらConfluenceにページを作成する
試してみる
■概要
「Trelloのカードが特定のリストに移動されたらConfluenceにページを作成する」フローは、プロジェクト管理とドキュメント作成の連携を自動化する業務ワークフローです。
Trelloでカードのステータスが変わるたびに手動でConfluenceにページを作成するのは手間がかかります。
複数のチームで効率的に情報共有を行うために、このワークフローを活用して自動化を実現しましょう。
これにより、作業の効率化とミスの防止が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Trelloでプロジェクト管理を行い、ステータス更新時にドキュメント化を自動化したい方
・Confluenceを活用してチーム内で情報を共有しているが、手動部分に時間を取られている方
・業務フローの効率化を図り、作業の標準化を目指しているチームリーダーやマネージャー
・TrelloとConfluenceの連携を強化して、プロジェクトの透明性を高めたい企業のIT担当者
■注意事項
・TrelloとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Confluenceのフォルダ作成を自動化することで、これまで手作業で行っていたプロジェクト開始時のフォルダ作成やページ設定の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、プロジェクトメンバーはいつでも整理された環境で作業を開始でき、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：作成に失敗した場合の挙動はどうなりますか？
A：運用中に作成に失敗した場合は、フローボットが停止しYoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。通知メールには、エラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。
また、再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Google スプレッドシート以外のアプリを起点にできますか？
A：はい、できます。
Yoomではさまざまなアプリを起点とした自動化が可能です。
連携アプリ一覧
Q：フォルダ名に日付など動的な情報を加えることは可能ですか？
A：はい、可能です。
例えばフローボットを起動した日付を入力する場合、入力欄をクリックし日付タブから今日を選択することで今日の日付をフォルダ名に追加できます。
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