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プロジェクトが開始されるたびに、Confluenceで毎回同じような構成のページツリーやフォルダ構造を手作業で作成している、といった定型業務に時間を奪われていませんか？
手作業でのフォルダ作成は、時間がかかるだけでなく、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを引き起こす原因にもなり、プロジェクトのスムーズな進行を妨げてしまうことも少なくありません。
もし、<span class="mark-yellow">プロジェクト情報をまとめたスプレッドシートの行が追加されるだけで、Confluenceに決められた構成のフォルダやページが自動で一括作成される仕組み</span>があれば、こうした悩みから解放されることも可能です！
そのうえ、プロジェクトの立ち上げを迅速化し、より本質的な企画やコンテンツ作成といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Confluenceのフォルダを自動作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここからConfluenceのフォルダを自動作成する
今回はより業務に近い代表的な例として、Google スプレッドシートにプロジェクト情報が追加された際に、Confluenceにフォルダ（ページ）を自動で一括作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
ナビを用意しているので、同じ手順で進めてみてくださいね。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
今回ご紹介するテンプレートでは、Google スプレッドシートの情報からConfluenceのフォルダを一括作成します。そのため、事前にConfluenceのフォルダを作成するための情報をGoogle スプレッドシートに追加しておく必要があります。
今回は以下のような表を準備しました。
※今回のテンプレートでは、案件名、担当者名、連絡先メールアドレス、フォルダ作成の項目を使用しますので設定するようにしてください。
メールアドレスはこのあとに実際にメールを送信するテストに使用します。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
指定したスケジュールになったらをクリックします。
今回ご紹介するテンプレートは、テンプレートを使用する日時を事前に設定できるものです。
例えば、毎月25日に起動させたい、毎週火曜日の10時に起動させたいなど、テンプレートを起動させたい日時を指定することができます。
今回デフォルトでは毎週月曜日の朝9時に起動する状態になっています。任意で変更可能なため、修正が必要な場合は変更しましょう。
テンプレートを起動させたい日時が決まったら完了をクリックします。
スケジュールトリガーの設定方法について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
複数のレコードを取得する（最大300件）をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
スプレッドシートIDを設定します。入力欄をクリックすると候補が表示されます。
事前準備で作成したスプレッドシートを選択してください。
スプレッドシートのタブ名を設定します。
こちらも入力欄をクリックすると候補が表示されます。候補の中から使用しているものを選択してください。
テーブル範囲を設定します。データが入っている範囲を入力してください。
ここまで設定できたら次へをクリックします。
取得したいレコードの条件を設定します。
今回はスプレッドシートのフォルダ作成項目が、未作成になっているものを対象にフォルダを作成します。
取得したいレコードの条件の左端の項目には、Google スプレッドシートから取得した項目名が表示されますので、フォルダ作成を選択しましょう。
真ん中の項目は等しい、右端の項目は未作成となるように設定できたらテストをクリックしてください。
※今回は以下のように取得したいレコードの条件を設定しましたが、条件は自由に設定可能ですので、ご自身の状況に合わせて設定を行ってください。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されGoogle スプレッドシートのデータが確認できます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
処理繰り返しコマンドオペレーションをクリックします。
今回ご紹介するテンプレートは自動で一括作成するものです。一括作成するには、対象となるデータがある限り同じ処理を繰り返す必要があります。
処理繰り返しコマンドオペレーションでは、先ほど取得したスプレッドシートの情報をもとに繰り返し処理を行います。
今回は繰り返し対象の取得した値として、案件名、担当者名、連絡先メールアドレスを使用しました。
確認できたら完了をクリックしましょう。
フォルダを作成をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
クラウドIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいものを選択してください。
スペースIDを設定します。
クラウドIDと同様に入力欄をクリックすると候補が表示されますので、使用したいものを選択してください。
フォルダのタイトルを設定します。
コマンドオペレーションの案件名のループ変数がデフォルトで設定されていますが、以下のように取得した値から選択することも可能です。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。なお、取得した値を活用せず直接入力した箇所は固定値となります。
※ループ変数を利用することで、一括作成した際もスプレッドシートに設定されている個別のタイトルを設定できます。
フォルダ名に案件名を設定したい場合は、コマンドオペレーションの案件名のループ変数を設定するようにしてください。
親フォルダID項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認しご入力ください。
※入力欄に直接記入すると、入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのフォルダに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際にフォルダが作成されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にConfluenceにフォルダが作成されていますので確認しておきましょう。
レコードを更新するをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ4と同じアカウントになっていることを確認したら次へ進みます。
スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲はステップ4で設定したものと同じものを設定します。
設定できたら次へをクリックしましょう。
更新したいレコードの条件を設定します。
先ほどと同様に左端の項目はスプレッドシートから取得した項目名を設定できます。更新対象として使用したい項目名を選択してください。
今回は、フォルダ作成項目が未作成となっているレコードを対象にフォルダ作成を行いました。再度フォルダを作成しないよう、フォルダ作成が完了したことをGoogle スプレッドシートに記入します。
そのため、更新したいレコードの条件には、ステップ4で取得したいレコードの条件として設定したものと同じものを設定します。
次に、更新後のレコードの値を設定します。
今回はフォルダ作成項目を未作成から作成済みとなるよう、以下のように設定しました。ほかの項目を設定したい方は注釈を確認し入力してください。
※入力欄に直接記入すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して更新される全てのレコードに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際にスプレッドシートのレコードが更新されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にGoogle スプレッドシートのレコードが更新されていますので、確認しておきましょう。
メールを送るをクリックします。
次に、Yoomのメール機能を利用して、Google スプレッドシートの連絡先メールアドレスの項目に入力しているアドレスへ、フォルダを作成したことを通知します。
Toを設定します。
デフォルトで連絡先メールアドレスのループ変数が設定されています。
今回はそのまま使用しますが、入力欄をクリックすることで取得した値から変更することも可能です。
※作成したフォルダごとに連絡先メールアドレスへメールしたい場合は、連絡先メールアドレスのループ変数を選択する必要がありますのでご注意ください。
件名を設定します。
デフォルトで設定されていますが、自由に変更可能です。入力欄をクリックし取得した値を利用することもできます。
また、直接入力すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのメールの件名に反映されますのでご注意ください。
次に本文を設定します。
こちらもデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。以下のように取得した値から設定することも可能です。
また件名と同様に、直接入力すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのメール本文に反映されますのでご注意ください。
その他の項目について、今回は使用しないため設定しておりませんが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
使用しない場合は空欄でも問題ありません。
※入力欄に直接記入すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのメールに適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
メールの送信内容が表示されます。
内容を確認し、問題なければテストをクリックしてください。
※テストをクリックすると、実際にメールが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にメールが送信されていますので確認しておきましょう。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がGoogle スプレッドシートにプロジェクト情報が追加された際に、Confluenceにフォルダ（ページ）を自動で一括作成するフローでした！
Confluenceでの自動化を導入することで、情報共有やナレッジ管理の効率化が実現します。
例えば、ページ作成時に他のツールへ通知を送ったり、外部アプリでのタスク生成やファイル整理を自動化することで、チーム全体の連携をスムーズに行えます。
また、メールやフォームの入力内容からページを自動生成することで、情報の集約や更新作業の手間を削減できるはずです！
Confluenceのフォルダ作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたプロジェクト開始時のフォルダ作成やページ設定の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、プロジェクトメンバーはいつでも整理された環境で作業を開始でき、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：作成に失敗した場合の挙動はどうなりますか？
A：運用中に作成に失敗した場合は、フローボットが停止しYoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。通知メールには、エラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。
また、再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Google スプレッドシート以外のアプリを起点にできますか？
A：はい、できます。
Yoomではさまざまなアプリを起点とした自動化が可能です。
Q：フォルダ名に日付など動的な情報を加えることは可能ですか？
A：はい、可能です。
例えばフローボットを起動した日付を入力する場合、入力欄をクリックし日付タブから今日を選択することで今日の日付をフォルダ名に追加できます。
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