とにかく早く試したい方へ
YoomにはConfluenceとOneDriveを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Confluenceにページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceでドキュメントを作成した後、関連ファイルを保管するためにOneDriveへ手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この作業は繰り返し発生するため、手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名ミスといった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Confluenceのページ作成をトリガーとして、指定したOneDriveの場所にフォルダが自動で作成されるため、ドキュメントとファイルの連携管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ConfluenceとOneDriveを併用しており、手作業での情報管理に課題を感じている方
- Confluenceのページ作成後、OneDriveへのフォルダ作成を自動化したいと考えている方
- ドキュメント管理のルールを統一し、チーム全体の業務効率を改善したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでページが作成されると、連携したOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、作成漏れやページ名との不一致といったヒューマンエラーを防ぎ、正確なファイル管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意の場所にフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveで作成するフォルダの名称を任意で設定してください。Confluenceのページタイトルなどの情報を利用して、動的にフォルダ名を設定することも可能です
- 作成したフォルダをOneDrive内のどの場所に格納するか、格納先のフォルダを任意で指定してください
■注意事項
- ConfluenceとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「Confluenceで新しいプロジェクトページを作成したら、関連資料を保管するためにOneDriveにも同じ名前でフォルダを作っている」
「Confluenceの更新に合わせて、手動でOneDriveのフォルダ構成も変更しており、二度手間になっている…」
このように、ConfluenceとOneDriveを併用する中で、手作業によるデータやファイルの管理に手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、Confluenceにページを作成するだけで、関連するフォルダがOneDriveに自動で作成される仕組みがあれば、本来時間をかけるべき企画立案やコンテンツ作成といったコア業務に集中できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化させましょう！
新規コンテンツの登録と関連するフォルダの作成をほぼ同じタイミングで行うには
「マニュアル」や「議事録」などの新しい情報を管理する場合、チーム以外の関係者も確認しやすいように、別途ストレージサービスに専用フォルダを作成して情報を格納する手法をとる方もいるでしょう。
事前に管理体制を整えておくことで業務がスムーズに進むため、重要な作業といえますが、2つのツールの画面を何度も行き来して手動で情報を転記してフォルダ名を設定してフォルダを作成、といった作業は地味に時間がかかるものです。
単純作業ほど自動化したい！と思いませんか？
ノーコード自動化ツールYoomなら、複雑なコードを書く必要なく、自動化フローが実現します。
ConfluenceとOneDriveを連携してできること
ConfluenceとOneDriveのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両ツール間の情報更新やファイル管理を自動化できます。
例えば、Confluenceでページを作成した際に、そのページのタイトル名でOneDriveにフォルダを自動作成するといったことが可能になり、手作業による手間やヒューマンエラーを削減することができるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Confluenceにページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成する
Confluenceで新しいプロジェクトや議事録のページを作成するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをOneDriveに手動で作成する手間をなくすことが可能です。
この連携により、Confluenceのページ作成をトリガーに、ページタイトルと同じ名前のフォルダがOneDriveに自動で生成されるため、フォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎ、一貫性のある情報管理を実現できます。
Confluenceにページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceでドキュメントを作成した後、関連ファイルを保管するためにOneDriveへ手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この作業は繰り返し発生するため、手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名ミスといった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Confluenceのページ作成をトリガーとして、指定したOneDriveの場所にフォルダが自動で作成されるため、ドキュメントとファイルの連携管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ConfluenceとOneDriveを併用しており、手作業での情報管理に課題を感じている方
- Confluenceのページ作成後、OneDriveへのフォルダ作成を自動化したいと考えている方
- ドキュメント管理のルールを統一し、チーム全体の業務効率を改善したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでページが作成されると、連携したOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、作成漏れやページ名との不一致といったヒューマンエラーを防ぎ、正確なファイル管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意の場所にフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveで作成するフォルダの名称を任意で設定してください。Confluenceのページタイトルなどの情報を利用して、動的にフォルダ名を設定することも可能です
- 作成したフォルダをOneDrive内のどの場所に格納するか、格納先のフォルダを任意で指定してください
■注意事項
- ConfluenceとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成する
Confluenceで作成されるすべてのページではなく、「特定のラベルがついたページ」や「特定のプロジェクトスペースで作成されたページ」など、あらかじめ設定した条件に合致するページが作成された場合にのみ、OneDriveにフォルダを自動作成することが可能です。
このフローは条件分岐の処理を含むため、不要なフォルダの作成を防ぎ、より整理された効率的なファイル管理体制を構築できます。
Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで議事録やドキュメントを作成した後、関連ファイルを保管するために手動でOneDriveにフォルダを作成していませんか？こうした手作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れといったミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Confluenceで特定の条件に合うページが作成された際に、自動でOneDriveに関連フォルダが作成されるため、ドキュメント管理のプロセスを効率化し、整理された状態を維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ConfluenceとOneDriveを併用しており、手作業でのファイル管理に課題を感じている方
- Confluenceでのページ作成と連携して、OneDriveでのフォルダ作成を自動化したい方
- チーム内のドキュメント管理プロセスを標準化し、生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでのページ作成をトリガーに、OneDriveへ自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな作成漏れや、命名規則の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、管理体制を標準化します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件（例：特定のスペースに作成された、タイトルにキーワードを含むなど）を指定します。
- 最後に、条件を満たした場合のオペレーションとしてOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意の場所にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定のスペースにページが作成された場合や、ページタイトルに特定のキーワードが含まれる場合など、フローボットを起動させる条件を任意に設定してください。
- OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダの名前や、どの親フォルダの配下に格納するかを自由に設定することが可能です。
■注意事項
- ConfluenceとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ConfluenceとOneDriveの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にConfluenceとOneDriveを連携した自動化フローを作成してみましょう。
今回は、専門的な知識がなくても業務の自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使用して、ConfluenceとOneDriveの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／OneDrive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Confluenceにページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- ConfluenceとOneDriveをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Confluenceのトリガー設定およびOneDriveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Confluenceにページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceでドキュメントを作成した後、関連ファイルを保管するためにOneDriveへ手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この作業は繰り返し発生するため、手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名ミスといった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Confluenceのページ作成をトリガーとして、指定したOneDriveの場所にフォルダが自動で作成されるため、ドキュメントとファイルの連携管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ConfluenceとOneDriveを併用しており、手作業での情報管理に課題を感じている方
- Confluenceのページ作成後、OneDriveへのフォルダ作成を自動化したいと考えている方
- ドキュメント管理のルールを統一し、チーム全体の業務効率を改善したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでページが作成されると、連携したOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、作成漏れやページ名との不一致といったヒューマンエラーを防ぎ、正確なファイル管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意の場所にフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveで作成するフォルダの名称を任意で設定してください。Confluenceのページタイトルなどの情報を利用して、動的にフォルダ名を設定することも可能です
- 作成したフォルダをOneDrive内のどの場所に格納するか、格納先のフォルダを任意で指定してください
■注意事項
- ConfluenceとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Confluenceの連携
以下のナビを参考に操作を行ってください。
まずは、Confluenceの連携が完了です！
OneDriveの連携
こちらもナビをご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
OneDriveも連携できました！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Confluenceにページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceでドキュメントを作成した後、関連ファイルを保管するためにOneDriveへ手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この作業は繰り返し発生するため、手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名ミスといった課題にも繋がります。このワークフローを活用すれば、Confluenceのページ作成をトリガーとして、指定したOneDriveの場所にフォルダが自動で作成されるため、ドキュメントとファイルの連携管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ConfluenceとOneDriveを併用しており、手作業での情報管理に課題を感じている方
- Confluenceのページ作成後、OneDriveへのフォルダ作成を自動化したいと考えている方
- ドキュメント管理のルールを統一し、チーム全体の業務効率を改善したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでページが作成されると、連携したOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、作成漏れやページ名との不一致といったヒューマンエラーを防ぎ、正確なファイル管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意の場所にフォルダが作成されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveで作成するフォルダの名称を任意で設定してください。Confluenceのページタイトルなどの情報を利用して、動的にフォルダ名を設定することも可能です
- 作成したフォルダをOneDrive内のどの場所に格納するか、格納先のフォルダを任意で指定してください
■注意事項
- ConfluenceとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Confluenceのトリガー設定
それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルは、任意でわかりやすい名前に変更可能です。アカウント情報は、プルダウンから選択できます。トリガーとしたいアカウントを選択してください。
アクションは、テンプレート通りに「ページが作成されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら「次へ」を押してください。
画面が切り替わり、アプリトリガーのAPI接続設定になるので、下記を参考にそれぞれ設定しましょう。
- トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分で設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うのですが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定しましょう。
- クラウドID：入力欄を選択すると、候補が表示されるので対象のクラウドIDを選択してください。
次に、Yoomの連携テストを行います。架空の情報（「テスト」や「Confluence」など）で良いので、ページを作成しておきましょう。
今回は、下記のようなページを作成しました！
ページの作成が完了したら、Yoomの画面に戻りテストボタンをクリックしてみましょう。
テストが成功すると取得した値が表示され、Confluenceのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！
なお、この取得した値はこの後の設定で活用でき、OneDriveに自動登録可能なデータとなります。
ステップ4：OneDriveのアクション設定
続いて、Confluenceで抽出したデータを用いて、OneDriveにフォルダを作成する設定をしましょう。
赤枠の「フォルダを作成」をクリックしてください。
先ほどと同じようにタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、下記のように詳細を設定していきます。
- ドライブID：入力欄をクリックすると表示される候補から、フローで使用するドライブを選択してください。
- 親フォルダのアイテムID：自動作成するフォルダを格納する、親フォルダを候補から選択します。
該当のフォルダが表示されない時は、入力欄下の注釈を参考にしてもう一度試してみてください。
- 親フォルダ名：先ほど「親フォルダのアイテムID」に設定したフォルダの名前を入力しましょう。
- フォルダ名：ここでは、自動作成するフォルダの名前を設定します。
取得した値を活用することで、Confluenceの情報に合わせたフォルダ名で自動作成することができます！
なお、取得した値を活用せず手入力すると、毎回同じフォルダ名で作成されてしまうため注意が必要です。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
OneDriveの指定のフォルダに、フォルダが作成されていることを確認してみましょう。
下図のように、設定した通りのフォルダが作成されていればOKです！
確認したら「保存」をクリックして、設定完了です。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう！
OneDriveのデータをConfluenceに連携したい場合
今回はConfluenceからOneDriveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOneDriveからConfluenceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
ファイル管理の起点に合わせて、最適な自動化フローを構築しましょう。
OneDriveでフォルダが作成されたら、Confluenceにもフォルダを作成する
OneDrive側で新しいプロジェクトフォルダや顧客フォルダを作成した際に、その情報をConfluenceにも連携し、関連ページを自動で作成する連携です。
ファイル管理をOneDriveで起点としている場合に、ドキュメント管理ツールであるConfluenceとの同期を自動化し、情報の散在や反映漏れを防ぎます。
OneDriveでフォルダが作成されたら、Confluenceにもフォルダを作成する
試してみる
■概要
OneDriveでプロジェクトフォルダを作成した後、情報集約のためにConfluenceでも同じ構成のフォルダを手作業で作成していませんか？このような手作業は二度手間になるだけでなく、フォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveとConfluenceをスムーズに連携させ、フォルダ作成を自動化できるため、こうしたファイル管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ConfluenceとOneDriveを併用し、フォルダ構成の同期に手間を感じている方
- ドキュメント管理における二重入力をなくし、ヒューマンエラーを防止したい方
- プロジェクト管理で発生するファイルとナレッジの連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveでフォルダを作成するだけでConfluenceにも自動で反映されるため、手作業の時間を削減できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや名称の入力ミスを防ぎ、正確なドキュメント管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとConfluenceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にフォルダが作成または更新されたら」を設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、フォルダが「作成」された場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を元にフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガーで取得した情報をもとに、特定の条件に合致した場合のみ処理を実行するよう分岐条件を任意で設定してください
- Confluenceでフォルダを作成する際に、格納先のスペースや親フォルダ、また作成するフォルダ名を任意で設定してください
■注意事項
- OneDriveとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveにファイルが格納されたら、OCRしてConfluenceにページを作成する
OneDriveの指定フォルダに請求書や契約書などの画像・PDFファイルがアップロードされたことをトリガーに、OCR機能でファイル内のテキスト情報を自動で抽出し、その内容を基にConfluenceのページを作成する高度な自動化です。
この連携はAIによる抽出処理を含んでおり、これまで手作業で行っていた書類の転記作業を自動化し、業務効率を向上させます。
OneDriveにファイルが格納されたら、OCRしてConfluenceにページを作成する
試してみる
■概要
OneDriveに格納した議事録や報告書の内容を、都度手作業でConfluenceに転記する作業に手間を感じていませんか。この作業は情報共有に不可欠ですが、コピー＆ペーストによる転記ミスや共有漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、OneDriveとConfluenceを連携させ、特定のフォルダにファイルが格納されるだけで、OCRが内容を読み取り、Confluenceにページを自動作成するため、ドキュメント管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとConfluenceを活用し、ドキュメント管理や情報共有を行っている方
- OneDrive上のファイル内容を手作業でConfluenceに転記しており、手間を感じている方
- ファイルベースの情報共有プロセスを自動化し、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納をトリガーにConfluenceへのページ作成が自動化され、手作業での転記にかかる時間を削減できます。
- システムが自動で文字を抽出しページを作成するため、コピー＆ペーストによる転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、抽出したテキスト内容でページを自動作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- OCRで抽出したテキスト情報のうち、どの内容をConfluenceのページのタイトルや本文に反映させるかを任意で設定してください。
- Confluenceのどのスペースにページを作成するかを、チームの運用に合わせて設定してください。
■注意事項
- OneDriveとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
ConfluenceやOneDriveのAPIを使ったその他の自動化例
ConfluenceやOneDriveのAPIを活用することで、ドキュメント管理やファイル共有の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Confluenceを使った自動化例
Confluenceでの自動化を導入することで、ページ作成や更新の管理、他ツールとの連携が効率化されます。
例えば、ページが作成・更新された際に情報を他システムに追加したり解析することで、社内情報の整理や共有をスムーズに進められます。ドキュメント管理担当者や情報共有を重視するチームに特に有効です！
Confluenceでページが更新されたら、ChatGPTで解析し任意の情報をフッターコメントに追加する
試してみる
■概要
Confluenceで作成・更新されるドキュメントの数が多く、内容のキャッチアップに手間がかかると感じていませんか。このワークフローは、ConfluenceとChatGPTを連携させることで、ページの更新をトリガーにChatGPTが自動で内容を解析し、フッターにコメントを追加する作業を自動化します。手作業での確認や要約作成の手間を省き、チーム内の情報共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceをナレッジベースとして活用し、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
- ChatGPTを活用して、Confluenceのドキュメント管理をさらに便利にしたい方
- ページの更新内容を手作業で確認・要約する業務に時間を要しているチームメンバーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでページが更新されるとChatGPTが自動で解析するため、内容の確認や要約作成にかかる時間を短縮できます
- フッターに要約などが自動で追加されることで情報の見落としを防ぎ、チーム内での認識齟齬の発生を抑制します
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとChatGPTをYoomと連携します
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションに分岐機能を設け、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が進むように設定します
- 次に、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、更新されたページの内容を取得します
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得したページ内容を元に任意のテキストを生成します
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページにフッターコメントを追加」アクションを設定し、生成されたテキストをコメントとして追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceのトリガー設定では、対象とするクラウドIDを任意で設定してください
- 分岐機能では、特定のスペースでの更新のみを対象にするなど、後続の処理に進むための条件を自由にカスタマイズできます
- ChatGPTに与えるプロンプトは自由に編集可能です。「このページの内容を3行で要約して」など、目的に応じて設定してください
- Confluenceへのコメント追加時には、ChatGPTが生成したテキストだけでなく、固定の文言などを組み合わせて内容を自由に設定できます
■注意事項
- Confluence、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、Notionに追加する
試してみる
■概要
ConfluenceとNotionを併用してドキュメント管理を行う際、情報を手作業で転記する手間や更新漏れが課題になることはありませんか。例えば、Confluenceで作成した議事録を、タスク管理をしているNotionにも共有する場合、二重入力の手間が発生しがちです。このワークフローは、Confluenceで特定の条件に合うページが作成されたら、自動でNotionのデータベースに情報を追加するため、こうした情報連携の課題をスムーズに解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceで作成した情報をNotionでも管理しており、手作業での転記をなくしたい方
- ConfluenceとNotion間の情報連携を自動化し、リアルタイムでの情報共有を実現したいチーム
- ドキュメント管理のプロセスを効率化し、入力ミスや共有漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでのページ作成を起点にNotionへ自動で情報が連携されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなることで、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、トリガーで作成されたページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションの「分岐機能」を活用し、取得したページ情報が特定の条件に合致する場合のみ、後続のアクションが実行されるように設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定のデータベースにConfluenceのページ情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Notionに追加したいConfluenceページの条件を任意で設定してください。例えば、ページのタイトルやラベルに特定のテキストが含まれる場合のみ連携するといったカスタムが可能です。
- Notionにレコードを追加するアクションでは、連携先のデータベースIDを任意で設定できます。また、どの項目に何の情報を追加するかも自由に設定でき、Confluenceから取得したページタイトルやURLなどを変数として埋め込めます。
■注意事項
- Confluence、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Workspaceで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社するたびに、関連ツールへのアカウント発行や招待対応に追われることはありませんか？
特にGoogle Workspaceへの登録後、手作業でConfluenceへ招待する作業は、手間がかかる上に招待漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに従業員が登録されると、自動でConfluenceへの招待が行われます。
手作業による負担やミスをなくし、スムーズなオンボーディングを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとConfluenceを利用し、新入社員の招待を手作業で行っている方
- 従業員のオンボーディングプロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
- 手作業による招待漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、円滑な情報共有を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceに従業員が登録されると自動でConfluenceへ招待されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による招待メールの送り間違いや、招待漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の基盤を構築します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに、登録されたユーザーの情報を検索します。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ユーザーをサイトに招待」アクションを設定し、検索したユーザーのメールアドレス宛に招待を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションでは、検索の条件となる項目とキーワードを任意で設定してください。
- Confluenceの「ユーザーをサイトに招待」アクションでは、招待先のクラウドIDや、招待するユーザーのメールアドレスを任意で設定してください。
■注意事項
- Google WorkspaceとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、AIで要約してConfluenceにページを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信した重要なメールの内容を、手作業でConfluenceのページに転記・要約する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約し、Confluenceにページとして登録する一連の流れを自動化できます。手作業によるOutlookとConfluence間の情報共有プロセスを効率化し、共有漏れや転記ミスといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールを、情報共有のためにConfluenceへ手動で転記している方
- OutlookとConfluenceを連携させ、チームへの情報共有をより迅速に行いたいと考えている方
- 長文メールの要点をAIで整理し、ナレッジとしてConfluenceに蓄積したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、Confluenceへのページ作成までが自動化され、手作業による情報転記の時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業が不要になるため、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとConfluenceをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションで受信したメールの本文を要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションでConfluenceを選択し、「ページを作成」アクションで要約した内容を本文としたページを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定で、自動化の対象としたいメールの件名や差出人などを任意で指定してください。
- AIによる要約オペレーションでは、出力する文章の文字数を任意で調整することが可能です。
- Confluenceにページを作成する際、タイトルや本文に含める情報を、メールの件名や要約内容などから自由に組み合わせて設定してください。
■注意事項
- OutlookとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Confluenceでページが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで議事録やプロジェクトの資料を作成した後、関連ファイルを保管するためにMicrosoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、Microsoft SharePointに指定したフォルダが自動で作成されるようになり、こうした情報管理の課題を解消し、業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・ConfluenceとMicrosoft SharePointで情報管理を行い、手作業での連携に手間を感じている方
- ・プロジェクトごとに作成されるドキュメントと関連ファイルを紐付けて、効率的に管理したい方
- ・手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則のバラつきを防ぎ、業務を標準化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Confluenceのページ作成と同時にMicrosoft SharePointへフォルダが自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- ・手作業によるフォルダの作成忘れや命名の誤りを防ぎ、情報管理の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を抑制します。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、ConfluenceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 3.最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Confluenceで作成されたページの情報を元にフォルダが自動で作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ・Confluenceのトリガー設定では、連携の対象とするConfluenceアカウントのクラウドIDを設定してください。
- ・Microsoft SharePointのアクション設定では、フォルダを作成するサイトID、ドライブID、および親フォルダのアイテムIDをそれぞれ任意で設定してください。
OneDriveを使った自動化例
OneDriveによる自動化は、ファイル管理や通知フロー、他システムとのデータ連携を効率化します。
例えば、ファイルのアップロードや取引先ごとのフォルダ作成を自動化することで、日々の手作業を減らし、チーム間での情報共有をスムーズに行えます。
営業担当者やバックオフィス業務の効率化に役立ちます！
Docusignで書類が締結したら、書類をOneDriveに格納する
試してみる
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしOneDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の管理や保存を頻繁に行う必要がある方
- 法務担当者や契約管理担当者
- 営業担当者や営業マネージャー
- ビジネスオーナーや事業開発担当者
2.手動での証明書ダウンロードやファイル格納作業を減らし、自動化したいと考えている方
- 業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
- 契約書の整理・保管を効率的に行いたい担当者
3.DocuSignとOneDriveを日常的に活用している方
- DocuSignを利用して契約書の締結を行っている法務チーム
- OneDriveを活用してデータの保存や共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書の管理やダウンロード作業が不要になり証明書が自動的にOneDriveに保存されるため、管理が容易になります。
・OneDriveを使用することで、メンバーはいつでもどこからでも証明書にアクセスできるようになります。
■注意事項
・DocuSign、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
OneDriveに新しいファイルがアップロードされるたびに、手作業でMicrosoft Teamsに通知するのは手間がかかり、時には見落としも発生するのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダへのファイルアップロードを検知し、Microsoft Teamsへ自動で通知できます。これにより、ファイル共有の確認と通知作業の効率化が期待でき、情報共有の遅延や漏れを防ぐのに役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとMicrosoft Teamsを連携させ、ファイル共有の通知を自動化したいと考えている方
- 手作業での通知による時間的なロスや、通知漏れなどのミスを減らしたいチームの担当者の方
- ファイルの更新情報をスムーズに関係者へ共有し、業務の迅速化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードをトリガーに、Microsoft Teamsへ自動で通知されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を削減できます。
- 手動での通知作業が不要になることで、通知忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がり、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの作成か更新かで後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに通知メッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、通知の対象としたいフォルダを任意で指定することが可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルを任意に設定できます。また、通知するメッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、前のステップで取得したファイル名や更新日時などの情報を変数として埋め込むといったカスタマイズが可能です。
■注意事項
- OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.CRMツールとしてSalesforceを利用している企業
・Salesforceで顧客情報を一元管理している企業
2.ファイル管理としてOneDriveを利用している方
・ファイル管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを使うと、Salesforceに取引先が登録されたら、自動的にOneDriveにフォルダが作成されます。
これまで手動でフォルダを作成していた方は作業時間が短縮されます。
短縮できた時間は他の業務に充てることができるため、1日にこなせる仕事量が増えるでしょう。
また、手作業による業務が減るため人為的なミスも減ります。
フォルダを作成し忘れたり、重複して作成することが減るため、正確なファイル管理を実現できます。
■注意事項
・SalesforceとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zoho Formsの回答をもとにOneDriveでフォルダを作成する
試してみる
■概要
Zoho Formsで収集した問い合わせや申し込み情報をもとに、手動でOneDriveにフォルダを作成する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。
特に、顧客や案件ごとにフォルダを管理している場合、この定型的な作業は業務のボトルネックになることもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoho Formsに新しい回答が送信されると、自動でOneDriveに指定のフォルダが作成されるため、こうした課題を解消し、情報管理の効率化と迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Formsで得た回答に基づき、OneDriveでフォルダを手作業で作成している方
- フォーム回答と関連ファイルを一元管理し、チーム内の情報共有を円滑にしたいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Formsに回答が送信されると自動でOneDriveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、フォームの回答内容と異なるフォルダ名を設定してしまうといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho FormsとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、自動化の対象となるフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、Zoho Formsの回答内容をもとにフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveの「フォルダを作成」オペレーションでは、フォルダを作成したいドライブIDや、格納先となる親フォルダの場所を任意で設定してください。
- 作成するフォルダの名称には、Zoho Formsから取得した回答内容（例：会社名や氏名など）を動的に設定し、任意のフォルダ名を作成することが可能です。
■注意事項
- Zoho FormsとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoho FormsのWebhook設定方法については下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイル管理に手間を感じていませんか？重要なファイルを一つずつ手作業でダウンロードし、OneDriveにアップロードするのは時間がかかり、保存忘れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoftのメールに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方
- Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。
■注意事項
- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
まとめ
ConfluenceとOneDriveの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたConfluenceのページ作成に伴うOneDriveでのフォルダ作成といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、担当者はファイル管理の煩わしさから解放され、本来注力すべきコンテンツの作成やプロジェクトの推進といったコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もしConfluenceやOneDriveに関連する業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
関連記事：Google Workspaceと連携したフローを紹介した記事
よくあるご質問
Q：Confluenceの「ページ更新」をきっかけに連携できますか？
A：
「ページが作成または更新されたら」というトリガーを使用することで実現可能です。
また、本記事では様々なパターンのテンプレートもご紹介しているので、気になるものがあればぜひお試しください。
Confluenceのテンプレート一覧
Q：フォルダ名を自由にカスタマイズできますか？
A：
はい、可能です。
今回は、Confluenceで取得した値を活用してフォルダ名を設定しましたが、例えば【プロジェクト名】_ページタイトル」など、固定テキストを組み合わせることも可能です。
また、「日付」タブを選択することで任意の変動日付をファイル名に追加することもできます。
運用内容に合わせて、お好きにカスタマイズしてください。
Q：連携がエラーになった場合、どのように検知・対処できますか？
A：
アプリ連携時の失敗はYoomの画面で失敗したことが表示されます。
連携が失敗した原因として、ログイン情報の入力ミスなどが考えられるので、画面左側の「マイアプリ」からマイアプリ連携を再度お試しください。
また、フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
それでも解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
