「アップロードしたファイル名、あとで分かりやすいように日付を追加しているけど毎回手作業で面倒…」
「ファイル名の付け方にルールはあるけど、つい忘れてしまって管理がバラバラ…」
このように、ファイル名の変更作業に手間や課題を感じていませんか？
もし特定のフォルダにファイルが追加された際、ファイル名に自動で日付を追加できる仕組みがあればこうした日々の面倒な手作業から解放されますね。社内や部署内の命名規則を徹底しながら、重要な業務に集中する時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入してファイル管理をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはファイル名を自動でリネームする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐ自動化を体験してみましょう！
OneDriveにファイルが追加されたら、ファイル名をリネームし別フォルダに移動する
試してみる
■概要
日々作成されるファイルの管理、特にファイル名へ日付を追加して整理する作業は、単純ながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。手作業で行うと、ファイル名の付け忘れや移動ミスが発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルが追加されたことをきっかけに、ファイル名を自動でリネームし、指定のフォルダへ移動させることができます。手作業によるファイル管理から解放され、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveでのファイル整理、特に手動でのリネームや移動に時間をかけている方
- ファイル名へ日付などを追加する命名規則を、自動で徹底したいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル追加をトリガーに、リネームから移動までを自動化するため、手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮できます
- 手作業で起こりがちなファイル名への日付の付け忘れや、移動先の指定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが追加された場合のみ後続の処理が実行されるようにします
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルを別のフォルダに移動」アクションを設定し、新しいファイル名と移動先のフォルダを指定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、フローボットを起動させたい監視対象のフォルダを任意で設定してください
- ファイルを別のフォルダに移動するオペレーションでは、移動先のフォルダを任意で指定できます
- 同オペレーションで設定する新しいファイル名は、フローの実行日時などの動的な値や、任意のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OneDriveのファイル名に日付を追加するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、OneDriveにファイルが追加されたら、ファイル名をリネームし別フォルダに移動するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：OneDrive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OneDriveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- OneDriveのトリガー設定、分岐設定、OneDriveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
OneDriveにファイルが追加されたら、ファイル名をリネームし別フォルダに移動する
試してみる
■概要
日々作成されるファイルの管理、特にファイル名へ日付を追加して整理する作業は、単純ながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。手作業で行うと、ファイル名の付け忘れや移動ミスが発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルが追加されたことをきっかけに、ファイル名を自動でリネームし、指定のフォルダへ移動させることができます。手作業によるファイル管理から解放され、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveでのファイル整理、特に手動でのリネームや移動に時間をかけている方
- ファイル名へ日付などを追加する命名規則を、自動で徹底したいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル追加をトリガーに、リネームから移動までを自動化するため、手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮できます
- 手作業で起こりがちなファイル名への日付の付け忘れや、移動先の指定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが追加された場合のみ後続の処理が実行されるようにします
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルを別のフォルダに移動」アクションを設定し、新しいファイル名と移動先のフォルダを指定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、フローボットを起動させたい監視対象のフォルダを任意で設定してください
- ファイルを別のフォルダに移動するオペレーションでは、移動先のフォルダを任意で指定できます
- 同オペレーションで設定する新しいファイル名は、フローの実行日時などの動的な値や、任意のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：OneDriveのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
OneDriveにファイルが追加されたら、ファイル名をリネームし別フォルダに移動する
試してみる
■概要
日々作成されるファイルの管理、特にファイル名へ日付を追加して整理する作業は、単純ながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。手作業で行うと、ファイル名の付け忘れや移動ミスが発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルが追加されたことをきっかけに、ファイル名を自動でリネームし、指定のフォルダへ移動させることができます。手作業によるファイル管理から解放され、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveでのファイル整理、特に手動でのリネームや移動に時間をかけている方
- ファイル名へ日付などを追加する命名規則を、自動で徹底したいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル追加をトリガーに、リネームから移動までを自動化するため、手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮できます
- 手作業で起こりがちなファイル名への日付の付け忘れや、移動先の指定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが追加された場合のみ後続の処理が実行されるようにします
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルを別のフォルダに移動」アクションを設定し、新しいファイル名と移動先のフォルダを指定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、フローボットを起動させたい監視対象のフォルダを任意で設定してください
- ファイルを別のフォルダに移動するオペレーションでは、移動先のフォルダを任意で指定できます
- 同オペレーションで設定する新しいファイル名は、フローの実行日時などの動的な値や、任意のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：OneDriveのトリガー設定
はじめに、OneDriveの特定フォルダ内でファイルをアップロードしてください。
今回は例として「経理」フォルダを作成し、請求書のPDFファイルを追加しました。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にドライブIDを候補から選択してください。
最後にフォルダIDを選択しましょう。
フォルダ名の欄に該当のキーワード(今回でいうと「経理」)を入力すると、フォルダIDの候補が絞られます。
設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：分岐設定
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみましょう！
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。
「分岐する」をクリック。
まず、分岐対象の取得した値を設定します。
オペレーションは「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」、取得した値は「作成日時」のままで大丈夫です。
※「分岐」の設定方法もご参照ください。
次に分岐条件を設定しましょう。今回は、取得した値(作成日時)が最終更新日時と等しい場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、ファイルが新規作成された場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したら保存してください。
ステップ5：OneDriveのアクション設定
ステップ3のトリガーで取得したOneDriveのファイルを、別のフォルダに移動します。
準備として、移動先のフォルダを用意しておきましょう。今回は「バックアップ」フォルダを作成しました。
用意したらYoomの設定画面に戻り「ファイルを別のフォルダに移動」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルを別のフォルダに移動」のまま「次へ」をクリック。
まず、ステップ3と同じくドライブIDを候補から選択しましょう。
移動対象ファイルのアイテムIDには、OneDriveから取得した「アイテムID」の値が予め設定されているのでそのままで大丈夫です。
次に、移動後のファイル名を設定してください。
OneDriveの値や日付などの変数、固定のテキストを組み合わせてカスタマイズできます。
ただし、拡張子を含めるようにしましょう。
※今回は「アイテム名」の値を用いているため、この中に拡張子が含まれています。
最後に、ステップ3と同様に移動先のフォルダIDを候補から選択してテストしてください。
作成したばかりのフォルダだと表示されない場合があります。
その際は時間をおいて実行してみましょう。
成功したら保存してください。
OneDriveのファイルが、リネームされて別のフォルダに移動しました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、OneDriveにファイルが追加されたら、ファイル名をリネームし別フォルダに移動する方法でした！
OneDriveを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、OneDriveのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、定期的なファイル管理作業を効率化するために、OneDriveへのファイルアップロードやOCR処理、さらにファイル名の変更などを自動化できます。
手作業によるファイル整理の手間を省き、時間を節約できるでしょう。
Docusignで書類が締結したら、書類をOneDriveに格納する
試してみる
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしOneDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の管理や保存を頻繁に行う必要がある方
- 法務担当者や契約管理担当者
- 営業担当者や営業マネージャー
- ビジネスオーナーや事業開発担当者
2.手動での証明書ダウンロードやファイル格納作業を減らし、自動化したいと考えている方
- 業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
- 契約書の整理・保管を効率的に行いたい担当者
3.DocuSignとOneDriveを日常的に活用している方
- DocuSignを利用して契約書の締結を行っている法務チーム
- OneDriveを活用してデータの保存や共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書の管理やダウンロード作業が不要になり証明書が自動的にOneDriveに保存されるため、管理が容易になります。
・OneDriveを使用することで、メンバーはいつでもどこからでも証明書にアクセスできるようになります。
■注意事項
・DocuSign、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをOneDriveに格納する
試してみる
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをOneDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・契約業務を担当している総務、事務の方
2.OneDriveでファイル管理を担当している方
・OneDriveを使用してファイルの一元管理をしている方
・GMOサインとOneDriveを連携して効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveでファイル管理を行う場合、手動や目視で格納先のフォルダを見つける必要があります。
管理しているフォルダの数が多いと、比例して手間が増えるため効率が悪いです。
このテンプレートは、GMOサインで書類の締結が完了したファイルをOneDriveに自動的に格納します。
テンプレートをカスタマイズすると、ファイル格納後にコミュニケーションツールへ通知を出すことができ、ファイルの連携を迅速に行うことができます。
■注意事項
・GMOサイン、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
OneDriveでファイルがアップロードされたら、OCRしてGoogle スプレッドシートに表を作成する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードされた請求書や領収書などの帳票ファイルを、目視で確認しながらGoogle スプレッドシートに手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、OCR機能が自動でファイル内のテキストを読み取り、Google スプレッドシートに表を自動で作成するため、こうした転記作業の手間を省き、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDrive上のPDFや画像データからGoogle スプレッドシートへ表を作成している方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや確認作業に課題を感じている管理部門の方
- 帳票管理のような定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードを起点に、データ抽出から転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルを取得します
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ファイル内のテキスト情報を抽出します
- 次に、Google スプレッドシートの「新しいスプレッドシートを作成」や「セルに値を入力」アクションで、出力先のシートとヘッダー行を設定します
- 最後に、繰り返し処理の中でGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを一行ずつ追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、読み取り対象のファイルに合わせて、抽出したい項目（例：請求書番号、金額、支払期日など）を任意でカスタムできます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、どの列にどの情報を追加するかを、前段のOCR機能で取得した値を参照しながら自由に設定できます。
■注意事項
- OneDrive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCR、繰り返し処理オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OneDriveにファイルが作成されたら、Discordにファイルを送信する
試してみる
■概要
DiscordとOneDriveを併用する中で、ファイルの共有を手作業で行うことに手間を感じていませんか？特定のフォルダにファイルをアップロードするたびに、Discordのチャンネルに通知するのは面倒であり、共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルが作成されると自動でDiscordにファイルが送信されるため、こうした連携の手間を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DiscordとOneDrive間のファイル共有を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
- OneDriveへのファイルアップロード後、Discordへの通知漏れや遅れを防ぎたいチームリーダーの方
- 定型的なファイル共有作業を自動化し、本来の業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにファイルが作成されると自動でDiscordに送信されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや、誤ったチャンネルへのファイル送信といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの種類などの特定の条件に応じて後続の処理をコントロールします。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を任意で設定可能です。
- OneDriveのファイルダウンロード設定では、ダウンロードする対象のファイルを、前段のトリガーで取得した情報などを用いて指定します。
- Discordへのファイル送信設定では、送信先のチャンネルIDやメッセージ本文などを任意で設定でき、メッセージにはファイル名などの動的な情報を含めることも可能です。
■注意事項
- OneDrive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
OneDriveに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こしを行い結果を格納する
試してみる
■概要
OneDriveに保存した会議の録音ファイルなどを、手作業で文字起こしする業務に時間を要していませんか。
このワークフローを活用すれば、特定のOneDriveフォルダに音声ファイルがアップロードされるだけで、自動で文字起こしが実行され、その結果が格納されるため、議事録作成などの関連業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveを活用しており、音声ファイルの文字起こし作業に手間を感じている方
- 会議やインタビューの録音データを手作業でテキスト化しており、効率化を検討している方
- OneDriveにおけるデータ転記作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードを起点に、文字起こしから格納までが自動化されるため、議事録作成などの作業時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしの聞き間違いや、転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの作成日時と更新日時に応じて後続の処理を分岐させます。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、音声文字起こし機能を設定し、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。
- 最後に、書類発行機能でMicrosoft Excelを選択し、文字起こし結果を指定のフォーマットで出力するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式といった前段で取得した情報を利用し、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
- 音声文字起こし機能では、前段のオペレーションでダウンロードした音声ファイルを変数として設定します。
- 書類発行機能では、任意のMicrosoft Excelの雛形を設定でき、文字起こし結果を格納したい箇所に変数として設定することが可能です。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のOneDriveの格納先を設定可能です。
Notionのデータベース上から1クリックでOneDriveのフォルダを作成
試してみる
◼️概要
YoomのChrome拡張機能を使って、Notionのデータベース上の任意のページから1クリックでOneDriveのフォルダを作成し、作成したフォルダのURLをNotionの任意のプロパテ
ィに格納します。
Notionデータベースのプロパティの情報でフォルダ名を作成することができるので、顧客毎のフォルダや従業員毎のフォルダを自動で作成できます。
最後にNotionのデータベースにOneDriveのフォルダURLを格納しておくことで、Notionのデータベース上から簡単に作成したフォルダにアクセスすることが可能です。
◼️注意事項
・OneDriveとNotionそれぞれとYoomの連携が必要です。
・連携するNotionのデータベースやkintoneの設定は自由に変更してご利用ください。
・フローボットの起動にYoomのChrome拡張機能が必要です。
kintoneにレコードが登録されたらOneDriveにフォルダを自動で作成
試してみる
■概要
kintoneとOneDriveを連携して、kintoneにレコードが登録されたらOneDriveのフォルダを自動で作成し、作成したフォルダのURLをkintoneのレコードに格納するフローボットです。
kintoneのレコードの情報でフォルダ名も作成することができるので、顧客毎のフォルダや従業員毎のフォルダを自動で作成することが可能です。
kintoneにOneDriveのフォルダURLを格納しておくことで、kintoneのレコードから簡単にフォルダにアクセスすることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.kintoneの取引先ごとにOneDriveフォルダを作成されている方
3.kintoneとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneの新規レコードが追加される旅に顧客毎のフォルダや従業員毎のフォルダを自動で作成するので、作成の手間やミスを削減できます。
・kintoneにOneDriveのフォルダURLをレコードにをメモしておけるので、ツールの行き来もスムーズになります。
■注意事項
・OneDriveとkintoneそれぞれとYoomの連携が必要です。
・OneDriveのやkintoneの設定は自由に変更してご利用ください。
クラウドサインで締結した書類をOneDriveに格納する
試してみる
■概要
クラウドサインで締結が完了した書類をOneDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを利用している企業やチーム
- クラウドサインを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
- 契約書の締結プロセスをデジタル化している法務担当者や管理者
2.OneDriveを利用している企業やチーム
- OneDriveを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 契約書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.契約プロセスの自動化を推進している方
- 契約書の締結後に書類を手動でダウンロードして保存する手間を省きたい法務担当者
- システム連携を通じて業務プロセスの効率化を図りたいIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での書類ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・書類が安全にOneDriveに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ法務文書の管理がシンプルにより、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・クラウドサイン、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
■概要
メールで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローボットです。
Yoomで作成したメールアドレスにメールが届くと自動的にフローボットが起動します。
請求書や発注書などのファイルの自動保存にご利用いただけます。
■注意事項
・OneDriveとYoomの連携が必要です。
・メールアドレスやOneDriveの格納先のフォルダは自由に変更してご利用ください。
まとめ
OneDriveでのファイル名変更作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルへの日付追加や整理の手間を削減し、命名規則に関するヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより誰でも必要なファイルをすぐ見つけられるようになり、ファイルを探す無駄な時間をなくしてコア業務に集中する環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：PDFファイルなど、特定の種類のファイルのみを対象にできますか？
A：分岐設定をもう一つ追加することで可能です。
分岐条件を「アイテム名が.pdfという値を含む場合」などに設定することで、特定の種類のファイルのみを移動させるフローを作成することができます。
Q：移動先に同じ名前のファイルがある場合はどうなりますか？
A：Yoomの設定画面ではテスト成功と表示されますが、OneDriveでは何も起きません。
同名のファイルが重複することはないのでご安心ください。
Q：OneDrive以外のクラウドストレージでも同じことができますか？
A：例えばDropboxと連携したい場合、以下の手順で可能です。
1.OneDriveのトリガーをDropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」に変更
2.分岐設定で「分岐対象の取得した値」と「分岐条件」をDropboxの値に変更
3.OneDriveのアクションをDropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」に変更
