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「アップロードしたファイル名、あとで分かりやすいように日付を追加しているけど毎回手作業で面倒…」
「ファイル名の付け方にルールはあるけど、つい忘れてしまって管理がバラバラ…」
このように、ファイル名の変更作業に手間や課題を感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">特定のフォルダにファイルが追加された際、ファイル名に自動で日付を追加できる仕組み</span>があればこうした日々の面倒な手作業から解放されますね。社内や部署内の命名規則を徹底しながら、重要な業務に集中する時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入してファイル管理をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ファイル名を自動でリネームする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐ自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、OneDriveにファイルが追加されたら、ファイル名をリネームし別フォルダに移動するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：OneDrive
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
はじめに、OneDriveの特定フォルダ内でファイルをアップロードしてください。
今回は例として「経理」フォルダを作成し、請求書のPDFファイルを追加しました。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にドライブIDを候補から選択してください。
最後にフォルダIDを選択しましょう。
フォルダ名の欄に該当のキーワード(今回でいうと「経理」)を入力すると、フォルダIDの候補が絞られます。
設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみましょう！
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。
「分岐する」をクリック。
まず、分岐対象の取得した値を設定します。
オペレーションは「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」、取得した値は「作成日時」のままで大丈夫です。
※「分岐」の設定方法もご参照ください。
次に分岐条件を設定しましょう。今回は、取得した値(作成日時)が最終更新日時と等しい場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、ファイルが新規作成された場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したら保存してください。
ステップ3のトリガーで取得したOneDriveのファイルを、別のフォルダに移動します。
準備として、移動先のフォルダを用意しておきましょう。今回は「バックアップ」フォルダを作成しました。
用意したらYoomの設定画面に戻り「ファイルを別のフォルダに移動」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルを別のフォルダに移動」のまま「次へ」をクリック。
まず、ステップ3と同じくドライブIDを候補から選択しましょう。
移動対象ファイルのアイテムIDには、OneDriveから取得した「アイテムID」の値が予め設定されているのでそのままで大丈夫です。
次に、移動後のファイル名を設定してください。
OneDriveの値や日付などの変数、固定のテキストを組み合わせてカスタマイズできます。
ただし、拡張子を含めるようにしましょう。
※今回は「アイテム名」の値を用いているため、この中に拡張子が含まれています。
最後に、ステップ3と同様に移動先のフォルダIDを候補から選択してテストしてください。
作成したばかりのフォルダだと表示されない場合があります。
その際は時間をおいて実行してみましょう。
成功したら保存してください。
OneDriveのファイルが、リネームされて別のフォルダに移動しました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、OneDriveにファイルが追加されたら、ファイル名をリネームし別フォルダに移動する方法でした！
今回ご紹介した連携以外でも、OneDriveのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、定期的なファイル管理作業を効率化するために、OneDriveへのファイルアップロードやOCR処理、さらにファイル名の変更などを自動化できます。
手作業によるファイル整理の手間を省き、時間を節約できるでしょう。
OneDriveでのファイル名変更作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルへの日付追加や整理の手間を削減し、命名規則に関するヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより誰でも必要なファイルをすぐ見つけられるようになり、ファイルを探す無駄な時間をなくしてコア業務に集中する環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：PDFファイルなど、特定の種類のファイルのみを対象にできますか？
A：分岐設定をもう一つ追加することで可能です。
分岐条件を「アイテム名が.pdfという値を含む場合」などに設定することで、特定の種類のファイルのみを移動させるフローを作成することができます。
Q：移動先に同じ名前のファイルがある場合はどうなりますか？
A：Yoomの設定画面ではテスト成功と表示されますが、OneDriveでは何も起きません。
同名のファイルが重複することはないのでご安心ください。
Q：OneDrive以外のクラウドストレージでも同じことができますか？
A：例えばDropboxと連携したい場合、以下の手順で可能です。
1.OneDriveのトリガーをDropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」に変更
2.分岐設定で「分岐対象の取得した値」と「分岐条件」をDropboxの値に変更
3.OneDriveのアクションをDropboxの「指定のフォルダにファイルを移動」に変更
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