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「毎日アップロードされるファイルの名前を、いちいち手動で変更するのが面倒…」
「どのファイルがどの内容なのか分からず、探すだけで時間がかかる…」
このように、OneDrive上のファイル管理にストレスを感じていませんか？
特にチームでファイルを共有している場合、「誰が」「いつ」「何のために」保存したファイルなのか分からず、作業効率が下がってしまうこともあります。
もし、<span class="mark-yellow">OneDriveにファイルが保存されたタイミングで、ファイル名を自動でリネームする仕組み</span>があれば、手作業の手間や人為的ミスを減らし、資料作成やチームマネジメントなどのより重要な業務に集中できるようになるでしょう。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。
この機会にファイル管理の自動化を進め、日々の作業をスマートにしていきましょう。
Yoomでは、<span class="mark-yellow">OneDriveのファイル名を自動でリネームする業務フローのテンプレート</span>をご用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
ここから代表的な例として、OneDriveにファイルが保存された際にファイル名を自動でリネームするフローを解説します！
ここではYoomを使用してノーコードで設定します。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：OneDrive
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、YoomとOneDriveを連携して操作が行えるようにします。
OneDriveのマイアプリ連携方法は、以下の手順をご確認ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ここからは、OneDriveにファイルが保存された際にファイル名を自動でリネームするフローを作成します。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ここでは、フロー起動のきっかけとなるトリガーを設定します。
マイプロジェクトから、「【コピー】OneDriveにファイルが格納されたら、ファイル名をリネームする」を選んでください。
テンプレートを開いたら、最初に表示される「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックします。
まずは、連携するアカウントとアクションを設定します。
設定を確認したら、次へ進みます！
次は、アプリトリガーのAPI接続設定です。
まず、トリガーアクションの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかから選べます。
ただし、料金プランによって設定できるトリガーの最短間隔が異なるので、注意してください。
基本的には、そのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ドライブIDは入力欄をクリックすると、アカウントに紐づいたドライブの候補が表示されます。
今回のフローで使用したいドライブを選択してください。
続いて、フォルダ名とフォルダIDを設定します。
まず、監視したいフォルダの名前をフォルダ名に入力してください。
すると、入力した名前に一致するフォルダがフォルダIDの候補に表示されます。
その中から、連携したいフォルダを選びましょう。
ここで、先ほど指定したフォルダにテスト用のファイルを1つアップロードしておきます。
すべての設定が完了したら、テストを実行します。
トリガーアクションが直近1時間以内に実行されていない場合、テスト時にエラーが発生します。
その場合は、ファイルをアップロードしてからもう一度テストを実行してください。
テストに成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータのことを指します。
この値は、後続のオペレーション設定時に利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
必要に応じて、「＋取得する値を追加」ボタンから他のデータを取得することも可能です。
ここで取得したファイル情報は、後続のステップで使用します。
必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
このステップでは、ファイルが新しく作成されたものかどうかを判定する条件を設定します。
まずは、フロー内の「分岐する」をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
タイトルはあらかじめ入力されていますが、必要に応じて変更可能です。
次に、分岐対象の取得した値を設定します。
今回は新しく作成されたファイルかどうかを判断するため、以下のように設定します。
続いて、分岐条件を設定します。
新規作成されたファイルのみ処理を継続したいため、条件は以下となります。
この設定により、「作成日時と最終更新日時が同じ＝新しく作成されたファイル」の場合のみ、後続の処理が実行されます。
分岐条件の設定が完了したら、保存して次に進みます！
このステップでは、ファイル名を自動でリネームする設定を行います。
フロー内の「フォルダやファイル名を変更する」をクリックしてください。
まず、連携アカウントとアクションを設定します。
入力内容を確認し、次へ進みましょう。
API接続設定画面が開いたら、はじめにドライブIDを入力します。
入力欄をクリックして、リネームしたいファイルが格納されているドライブIDを選択してください。
リネーム対象のファイルのアイテムIDには、ステップ3で取得したデータが自動で入力されています。
ファイルの名前は、「取得した値」から選択してください。
次に、変更後のファイル名を設定しましょう。
ファイル名は、固定の文字列や取得した値、日付などを自由に組み合わせて設定可能です。
ここでは、毎月の「売上報告書」をリネームする想定で、変更後のファイル名は「{今月}分_{アイテム名}」という形式にしました。
すべての設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
ここでOneDriveの対象フォルダを開き、ファイル名がリネームされているか確認してみましょう！
設定したファイル名にリネームされていれば成功です。
必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。
これでフローの作成は完了です。
実際に、OneDriveにファイルを保存したら、ファイル名が自動でリネームされるかを確認してみましょう！
OneDriveを活用した自動化は、今回ご紹介した「OneDriveにファイルが保存されたら、ファイル名を自動でリネームする」フロー以外にも様々な業務に応用できます。
例えば、Gmail、Outlook、Slackに投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を自動で更新し、OneDriveに格納することで、効率的にファイル管理ができます。
これにより、ファイル名の一貫性が保たれ、後で検索する際の手間を減らすことができるでしょう。
OneDriveに保存されたファイルのリネームを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手動で行っていたファイル名の編集作業が減るだけでなく、あらかじめ設定した命名規則に沿った名前付けができるため、命名のばらつきや入力ミスの防止も期待できます。</span>
これにより、無駄な作業を減らして、資料作成や企画立案などの重要な業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：リネーム完了後、Slackなどに通知できますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは、SlackやChatwork、Google Chatといった各種チャットツールと連携できます。
例えば、今回ご紹介したテンプレートで「フォルダやファイル名を変更する」アクションの後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを追加すれば、リネーム完了後に自動で通知できます。
Yoomでは様々なチャットツールアプリと連携が可能です。
下記リンクより連携可能なアプリを確認できますので、ぜひチェックしてみてください。
Q：フローボットでエラーが発生した場合はどうなりますか？
A：エラーが発生すると、Yoomの画面上に「認証に失敗しました」「権限がありません」「設定内容に誤りがあります」といったエラーメッセージが表示されます。
また、事前に通知設定をすることで、メールやチャットツール（Slack・Chatworkなど）で通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、迅速に原因を把握できます。
なお、エラーが発生した場合、フローは自動で再実行されません。手動での対応が必要になります。
エラー発生時の詳しい対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
Q：OneDrive以外のストレージでも同じことはできますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは、OneDriveのほかにも、BoxやGoogle Driveなどのクラウドストレージサービスと連携してリネーム処理を自動化できます。
対応テンプレートもご用意していますので、ぜひご確認ください。
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