Google WorkspaceとDropboxを連携してGoogle Workspaceで従業員が登録されたらDropboxに従業員

Google WorkspaceとDropboxを連携することで、Google Workspaceに従業員が登録されたら自動でDropboxにフォルダを作成することができます。
これは、急成長中の企業やリモートワークを導入している企業にとって、フォルダ作成の自動化によって、作業負担の軽減と情報管理の精度向上が期待できます。
また、従業員一人ひとりに専用フォルダが自動生成されるため、入社時のオンボーディングもスムーズに進むでしょう。
この記事では、Google WorkspaceとDropboxを連携することで得られるメリットと連携方法を紹介します。

こんな方におすすめ

• 業務の標準化を進めたい人事・総務部門の担当者
• Dropboxを使って資料を一元管理したい方
• 従業員が多数いる企業

Google WorkspaceとDropboxの連携メリットと具体例

メリット1：手動作業の削減による効率化

Google WorkspaceとDropboxを連携することで、Google Workspaceに従業員が登録されるたびに、Dropboxにフォルダが自動で作成されます。
これにより、手動でフォルダを作成する手間を省け、人事担当者やIT管理者の業務負担の軽減が期待できます。
たとえば、企業が定期的に新規採用を行う場合、フォルダ作成にかかる時間が積み重なり、大きなコストとなります。
しかし、連携を導入することでこの作業を減らすことができるでしょう。

メリット2：データ管理の一元化と整備

Google WorkspaceとDropboxの連携により、従業員データを一元的に管理できるようになります。
新入社員がGoogle Workspaceに登録されると、Dropboxにその従業員用のフォルダが自動生成され、データの分散を防ぐことが期待できます。
例えば、従業員の個別フォルダを全社共通のテンプレートで整備することで、必要な書類やファイルを一箇所にまとめ、業務開始時からスムーズなスタートを切れます。
このように、組織全体のデータ管理がよりスムーズに行えることが、管理効率の向上につながるでしょう。

メリット3：アクセス管理の強化

この連携により、自動で作成される従業員ごとのフォルダには、必要なメンバーだけがアクセス権を持つように設定できます。
特にGoogle Workspaceで役職や部門に応じたアクセスレベルを管理し、Dropboxに反映させることで、不正アクセスや情報漏洩リスクの低減につながるでしょう。
たとえば、人事関連資料や給与明細など機密性の高い資料も、アクセス制限を自動化することで、意図しない情報漏洩を防止できるため、情報管理の信頼性向上が期待できます。

Google WorkspaceとDropboxの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「Google Workspaceで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する」フローを一緒に作っていきましょう！
[Yoomとは]

フローの作成方法

• マイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google WorkspaceトリガーとDropboxのアクション設定
• トリガーをONにして動作確認

Google Workspaceで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する

試してみる

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■概要

新しい従業員が入社するたびに、Dropboxで個別のフォルダを手作業で作成するのは手間がかかり、管理も煩雑になりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しい従業員が登録されると、その情報を基にDropboxへ自動で専用フォルダが作成されるため、入社準備に伴う定型業務を効率化できます。手作業による作成漏れや命名ミスを防ぎ、スムーズな情報管理体制を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google WorkspaceとDropboxで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
• 新入社員の入社対応が多く、関連する手作業を自動化したいと考えている方
• 従業員ごとのデータ管理を効率化し、属人化を防ぎたい情報システム部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceに従業員が登録されると自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、管理体制の標準化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザー情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した従業員情報をもとにフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxでフォルダを作成する際に、フォルダ名に使用するGoogle Workspaceの従業員情報を任意に設定できます。例えば、「氏名」や「従業員ID」などを組み合わせて、管理しやすいフォルダ名にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Google Workspace、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

ステップ1：Google WorkspaceとDropboxをマイアプリ連携

まずは基本的なナビをご覧ください。
Google WorkspaceはGoogle スプレッドシートと同様の手順で連携できます。
※Google Workspaceは、ミニプラン以上をご利用の方向けのアプリです。フリープランやパーソナルプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
※有料プラン（パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているアプリも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。

Dropboxと連携

ステップ2：テンプレートをコピー

今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

Google Workspaceで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する

試してみる

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■概要

新しい従業員が入社するたびに、Dropboxで個別のフォルダを手作業で作成するのは手間がかかり、管理も煩雑になりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しい従業員が登録されると、その情報を基にDropboxへ自動で専用フォルダが作成されるため、入社準備に伴う定型業務を効率化できます。手作業による作成漏れや命名ミスを防ぎ、スムーズな情報管理体制を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google WorkspaceとDropboxで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
• 新入社員の入社対応が多く、関連する手作業を自動化したいと考えている方
• 従業員ごとのデータ管理を効率化し、属人化を防ぎたい情報システム部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceに従業員が登録されると自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、管理体制の標準化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザー情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した従業員情報をもとにフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxでフォルダを作成する際に、フォルダ名に使用するGoogle Workspaceの従業員情報を任意に設定できます。例えば、「氏名」や「従業員ID」などを組み合わせて、管理しやすいフォルダ名にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Google Workspace、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

ステップ3：Google Workspaceと連携してユーザーが登録された際の設定

アプリトリガーの「ユーザーが登録されたら」をクリックします。

「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Google Workspaceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「ユーザーが登録されたら」のままで、「次へ」をクリックします。

次に進み、WebhookURLを登録をクリックします。
成功したら次に進みましょう。

Google Workspaceで新たにユーザーを登録します。
下記の画面に戻りテストし、成功したら完了をクリックします。

ステップ4：Dropboxと連携してフォルダを作成する

Dropboxと連携してフォルダの作成を行います。
「フォルダを作成」をクリックします。

「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Dropboxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「フォルダを作成」のままで「次へ」をクリックします。

「API接続設定」画面から、フォルダのパスを入力します。
自動リネームについては任意で設定してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、成功したら「完了」をクリックします。

ステップ5：トリガーをONにして動作確認

Google WorkspaceとDropboxを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもGoogle WorkspaceとDropboxを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Gmailにメールを送付する

このフローを使用することで、Google Workspaceのユーザー情報が更新された際に、自動でメールが送られます。これにより、情報共有がスムーズになるでしょう。データの正確性を重視する事務職員におすすめです。

Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Gmailでメールを送付する

試してみる

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■概要

Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Gmailにメールを送付するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方

・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者

・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者

・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方

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2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方

・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方

・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント

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3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務自動化を目指している中小企業の経営者

・データの正確性を高めたい事務職員

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■このテンプレートを使うメリット

・Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Gmailにメールを送付するので情報連携を迅速に行うことができます。

・Google Workspaceのユーザー情報の更新に関する通知が自動化されるため、業務の効率化を図ることができます。

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■注意事項

・Gmail、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

2.Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加する

このフローを使用することで、Google Workspaceへ手動入力を減らすことができ、転記ミスを防ぐことが期待できます。また、コミュニケーションツールと連携することで、追加したユーザー情報の共有も自動化することが可能です。

Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Google スプレッドシートを用いて業務を行う方

・Google スプレッドシートでメンバー情報を一元管理しているバックオフィス担当者

・Google スプレッドシートに入力された内容を使って、自動的に複数の処理を実行したいチーム管理者

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2.Google Workspaceを日常的に活用している方

・Google Workspaceへのユーザー登録に手間を感じている人事担当者

・新しいチームメンバーをGoogle Workspaceに招待し忘れてしまったことがある方

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■このテンプレートを使うメリット

Google Workspaceは、複数のメンバーで共同作業をする上で効果的なツールです。
しかし、ユーザー追加の度に対応が必要となり、効率化を図りたいと考えているかもしれません。

このテンプレートは、Google スプレッドシートにユーザー情報が追加されたら自動でGoogle Workspaceにユーザーを追加することができます。
Google Workspaceでの手動による対応が不要となるため、重要な作業に注力することができます。

また、コミュニケーションツールと連携することで、追加したユーザー情報の共有も自動化することが可能です。

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■注意事項

・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

3.freee人事労務で従業員が登録されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

新規従業員のユーザー登録作業が自動化されることで、手動入力の手間を省くことが期待できます。また、従業員のオンボーディングが効率化され、他の重要な業務に集中することができるでしょう。

freee人事労務で従業員が登録されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

試してみる

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■概要

新しい従業員の入社に伴うアカウント発行業務は、人事や情報システム担当者にとって重要なタスクですが、freee人事労務とGoogle Workspaceそれぞれに情報を手入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員が登録されると、その情報を基にGoogle Workspaceへ新規ユーザーが自動で追加されるため、入社手続きに関する業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• freee人事労務とGoogle Workspaceを利用し、入社手続きを手作業で行っている人事担当者の方
• 従業員のアカウント発行業務を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたい情報システム部門の方
• ノンコア業務を効率化し、より戦略的な業務に集中したいと考えている管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• freee人事労務に従業員情報が登録されると、自動でGoogle Workspaceにユーザーが追加されるため、アカウント発行の手作業にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、アカウントの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な従業員管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、freee人事労務とGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、登録された従業員の詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、前段で取得した従業員情報を紐付けてユーザーを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• freee人事労務から従業員情報を取得する際に、事業所IDや従業員ID、対象年、対象月などを指定し、特定の条件に合致する情報のみを対象とすることが可能です。
• Google Workspaceで新規ユーザーを追加する際に、freee人事労務から取得した従業員の氏名やメールアドレスなどの値を、任意のフィールドに自由に割り当てて設定できます。

■注意事項

• freee人事労務、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
• freee人事労務、Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

詳細を見る 試してみる

さらに、Google WorkspaceとDropboxを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のページをご覧ください。

Google Workspaceを使用したフローボットテンプレート一覧

Dropboxを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

Google WorkspaceとDropboxの連携により、従業員ごとにフォルダが自動で作成される仕組みは、企業に多くのメリットをもたらすでしょう。
手動作業の削減による効率化、データ管理の一元化、アクセス管理の強化、オンボーディングのスムーズ化、業務プロセスの標準化など、さまざまな場面で役立つことが期待できます。
人員が多い企業や急成長中の企業では、データ管理の負担軽減と業務スピード向上のための有効な手段となるでしょう。