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Google WorkspaceとDropboxを連携することで、Google Workspaceに従業員が登録された際に自動でDropboxにフォルダを作成することができます。これは、急成長中の企業やリモートワークを導入している企業にとって、フォルダ作成の自動化によって、作業負担の軽減と情報管理の精度向上が期待できます。また、従業員一人ひとりに専用フォルダが自動生成されるため、入社時のオンボーディングもスムーズに進むでしょう。
この記事では、Google WorkspaceとDropboxを連携することで得られるメリットと連携方法を紹介します。
・業務の標準化を進めたい人事・総務部門の担当者
・Dropboxを使って資料を一元管理したい方
・従業員が多数いる企業
Google WorkspaceとDropboxを連携することで、Google Workspaceに従業員が登録されるたびに、Dropboxにフォルダが自動で作成されます。これにより、手動でフォルダを作成する手間を省け、人事担当者やIT管理者の業務負担の軽減が期待できます。たとえば、企業が定期的に新規採用を行う場合、フォルダ作成にかかる時間が積み重なり、大きなコストとなります。しかし、連携を導入することでこの作業を減らすことができるでしょう。結果、管理部門はより重要な業務に集中することが可能となるでしょう。
Google WorkspaceとDropboxの連携により、従業員データを一元的に管理できるようになります。新入社員がGoogle Workspaceに登録されると、Dropboxにその従業員用のフォルダが自動生成され、データの分散を防ぐことが期待できます。例えば、従業員の個別フォルダを全社共通のテンプレートで整備することで、必要な書類やファイルを一箇所にまとめ、業務開始時からスムーズなスタートを切れるようになるでしょう。このように、組織全体のデータ管理がよりスムーズに行えることが、管理効率の向上につながるでしょう。
この連携により、自動で作成される従業員ごとのフォルダには、必要なメンバーだけがアクセス権を持つように設定できます。特にGoogle Workspaceで役職や部門に応じたアクセスレベルを管理し、Dropboxに反映させることで、不正アクセスや情報漏洩リスクの低減につながるでしょう。たとえば、人事関連資料や給与明細など機密性の高い資料も、アクセス制限を自動化することで、意図しない情報漏洩を防止できるため、情報管理の信頼性向上が期待できます。
[Yoomとは]
それでは、実際にテンプレートを使用して「Google Workspaceで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する」フローを一緒に作っていきましょう！
今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを業務に活用している方
・複数のGoogle関連ツールを業務で使用している方
2.Dropboxを業務に活用している方
・業務に関連する資料の一元管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはファイル共有の効率化によって、業務進行の円滑化が期待できるツールです。
フォルダを個人別に作成し各々の業務に活用することで、ファイルの保管をスムーズに行うことができ情報の一元管理が可能となります。
しかしGoogle Workspaceに従業員が登録されるたびにフォルダを手作業で作成するのは、貴重な時間を浪費することになります。
手作業にかかる時間を省いて業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、Google Workspaceで登録があった従業員の情報を引用してDropboxへ自動でフォルダ作成を行ます。
フォルダの自動作成によって手作業にかかる手間や時間を省いて、業務の進行をスムーズにします。
■注意事項
・Google Workspace、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。
それでは、一緒に始めましょう！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。
(2) マイアプリの新規接続一覧から、Google Workspaceをクリックします。
※Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
(3)下の画面の「Sign in with Google」をクリックします。
(4)アカウントを選択し、お持ちのアカウントにログインしましょう。
(5)次はDropboxをマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からDropboxをクリックします。
(6)Dropboxのログイン画面がでてくるので、GoogleもしくはAppleのIDでログインするか、メールアドレスを入力して「続行」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogle WorkspaceとDropboxが登録されます。
これで、マイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを業務に活用している方
・複数のGoogle関連ツールを業務で使用している方
2.Dropboxを業務に活用している方
・業務に関連する資料の一元管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはファイル共有の効率化によって、業務進行の円滑化が期待できるツールです。
フォルダを個人別に作成し各々の業務に活用することで、ファイルの保管をスムーズに行うことができ情報の一元管理が可能となります。
しかしGoogle Workspaceに従業員が登録されるたびにフォルダを手作業で作成するのは、貴重な時間を浪費することになります。
手作業にかかる時間を省いて業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、Google Workspaceで登録があった従業員の情報を引用してDropboxへ自動でフォルダ作成を行ます。
フォルダの自動作成によって手作業にかかる手間や時間を省いて、業務の進行をスムーズにします。
■注意事項
・Google Workspace、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
アプリトリガーの「ユーザーが登録されたら」をクリックします。
(2)Google Workspaceの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Google Workspaceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「ユーザーが登録されたら」のままで、「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「次へ」をクリックします。
(4)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次に、Dropboxと連携してフォルダの作成を行います。
「フォルダを作成」をクリックします。
(2)Dropboxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Dropboxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「フォルダを作成」のままで「次へ」をクリックします。
(2)「API接続設定」画面から、フォルダのパスを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、下部にある「保存する」をクリックします。
(3)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「Google Workspaceで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する」フローボットの完成です。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを業務に活用している方
・複数のGoogle関連ツールを業務で使用している方
2.Dropboxを業務に活用している方
・業務に関連する資料の一元管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはファイル共有の効率化によって、業務進行の円滑化が期待できるツールです。
フォルダを個人別に作成し各々の業務に活用することで、ファイルの保管をスムーズに行うことができ情報の一元管理が可能となります。
しかしGoogle Workspaceに従業員が登録されるたびにフォルダを手作業で作成するのは、貴重な時間を浪費することになります。
手作業にかかる時間を省いて業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、Google Workspaceで登録があった従業員の情報を引用してDropboxへ自動でフォルダ作成を行ます。
フォルダの自動作成によって手作業にかかる手間や時間を省いて、業務の進行をスムーズにします。
■注意事項
・Google Workspace、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Yoomでは他にもGoogle WorkspaceとDropboxを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Gmailにメールを送付する
このフローを使用することで、Google Workspaceのユーザー情報が更新された際に、自動でメールが送られます。これにより、情報共有がスムーズになるでしょう。データの正確性を重視する事務職員におすすめです。
■概要
Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Google Workspaceのユーザー情報が更新されたら、Gmailにメールを送付するので情報連携を迅速に行うことができます。
・Google Workspaceのユーザー情報の更新に関する通知が自動化されるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加する
このフローを使用することで、Google Workspaceへ手動入力を減らすことができ、転記ミスを防ぐことが期待できます。また、コミュニケーションツールと連携することで、追加したユーザー情報の共有も自動化することが可能です。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを用いて業務を行う方
・Google スプレッドシートでメンバー情報を一元管理しているバックオフィス担当者
・Google スプレッドシートに入力された内容を使って、自動的に複数の処理を実行したいチーム管理者
2.Google Workspaceを日常的に活用している方
・Google Workspaceへのユーザー登録に手間を感じている人事担当者
・新しいチームメンバーをGoogle Workspaceに招待し忘れてしまったことがある方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceは、複数のメンバーで共同作業をする上で効果的なツールです。
しかし、ユーザー追加の度に対応が必要となり、効率化を図りたいと考えているかもしれません。
このテンプレートは、Google スプレッドシートにユーザー情報が追加されたら自動でGoogle Workspaceにユーザーを追加することができます。
Google Workspaceでの手動による対応が不要となるため、重要な作業に注力することができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで、追加したユーザー情報の共有も自動化することが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3.freee人事労務で従業員が登録されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する
新規従業員のユーザー登録作業が自動化されることで、手動入力の手間を省くことが期待できます。また、従業員のオンボーディングが効率化され、他の重要な業務に集中することができるでしょう。
■概要
freee人事労務で従業員が登録される度に、Google Workspaceにも新規ユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員のオンボーディング作業を頻繁に行う必要がある方
2.手動での新規ユーザー登録作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.freee人事労務とGoogle Workspaceを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・新規従業員のユーザー登録作業が自動化されることで、手動での作業の手間を省くことができます。
・従業員のオンボーディングが効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・freee人事労務、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
さらに、Google WorkspaceとDropboxを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
Google Workspaceを使用したフローボットテンプレート一覧
Google WorkspaceとDropboxの連携により、従業員ごとにフォルダが自動で作成される仕組みは、企業に多くのメリットをもたらすでしょう。
手動作業の削減による効率化、データ管理の一元化、アクセス管理の強化、オンボーディングのスムーズ化、業務プロセスの標準化など、さまざまな場面で役立つことが期待できます。人員が多い企業や急成長中の企業では、データ管理の負担軽減と業務スピード向上のための有効な手段となるでしょう。このように、この二つの連携は、多様な働き方に対応しつつ、業務のスムーズな進行をサポートするでしょう。
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