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「Google WorkSpaceに新しいユーザーを追加するたびに、Notionのメンバーリストにも手作業で登録している」
「両方の情報を常に最新に保つのが手間で、更新漏れや入力ミスが心配…」
このように、Google WorkSpaceとNotionを併用する中で、二重入力や手作業での情報同期に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google WorkSpaceのユーザー情報を自動的にNotionのデータベースに連携・同期する自動化の仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、より重要なプロジェクト管理やチームの生産性向上といったコア業務に集中できる時間を生み出すことが可能です。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化を諦めていた方でもすぐに導入できます。
ぜひこの記事を参考に、日々の業務を効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google WorkSpaceとNotionを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google WorkSpaceとNotionのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていたGoogle WorkSpaceのユーザー管理情報をNotionへ転記する作業を自動化できます。
これにより、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な情報をチームで共有することが可能になります。
これから具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
新入社員の追加やチームメンバーの変更があった際に、Google Workspaceにユーザーを登録するだけで、その情報が自動的にNotionのメンバー管理データベースにも追加されるため、<span class="mark-yellow">手作業による転記の手間や入力ミスを減らし、オンボーディングプロセスをスムーズに開始</span>できます。
この連携は、Google Workspaceで発生したイベントをトリガーに、直接Notionへデータを書き込むシンプルな構成です。
部署異動や役職変更などでGoogle Workspaceのユーザー情報が更新された際に、その変更内容をタイムリーにNotionのデータベースに反映させることができます。
この自動化により、<span class="mark-yellow">常に最新の組織情報がNotion上で共有され、コミュニケーションの齟齬や確認の手間を削減</span>し、チーム全体の連携を強化します！
それでは、さっそく実際にGoogle WorkSpaceとNotionを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle WorkSpaceとNotionの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！
(1)マイアプリの新規接続一覧の中から、Google Workspaceをクリックします。
※Google Workspaceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているアプリも問題なくお試しいただけますぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね！
Google Workspaceのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックします。
(2)アカウントを選択し、お持ちのアカウントにログインしましょう。
(3)次にNotionの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からNotionをクリックします。
アクセスをリクエスト画像から、「ページを選択する」をクリックします。
(4)許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogle WorkspaceとNotionが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
(1)Google Workspaceと連携して、ユーザーが登録された際の設定を行っていきましょう！
アプリトリガーの「ユーザーが登録されたら」をクリックします。これは、ユーザーが登録されたことを感知する設定となります。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、フローのタイトルは自由に変更することができます。
Google Workspaceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「ユーザーが登録されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、「テスト」をクリックする前にGoogle Workspaceにテスト用にユーザー登録をしておきましょう！
登録が終わったら「テスト」をクリックし、「次へ」をクリックします。
(4)さらに「テスト」をクリックしましょう！
「取得した値」にGoogle Workspaceの情報が反映されればテスト成功です。
※以下の画像は実際のデータに基づくアウトプットが表示されていない状態です。
【Tips】
アウトプットは各アクションで取得でき、取得したアウトプットはそれ以降のアクションで活用可能です。つまり、各アクションで取得したアウトプットをNotionに自動登録可能となります！
「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
(1)次にGoogle Workspaceの情報を基にユーザーを検索します！
「ユーザーを検索」をクリックしましょう。これは、先ほど登録されたユーザーの詳細なデータを取得する設定となります。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、先ほどと同様にアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ユーザーを検索」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、検索項目はプルダウンから選択します。
キーワードには先ほど取得した値＝アウトプットを使って入力することで都度変更することなくGoogle Workspaceの情報を引用することができます！
入力が終わったら、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、取得した値にユーザー情報が追加されていました！
「保存する」をクリックして次の工程へ進みましょう。
※以下の取得した値も実際のデータがアウトプットとして抽出されていない状態です。
(1)次にNotionと連携してレコードを追加します！
「レコードを追加する」をクリックしましょう。これは、Google WorkspaceのデータをNotionに追加する設定となります。
(2)「データベースの連携」画面から、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。
下へ進み、データベースIDを候補から選択します。
入力が終わったら「次へ」をクリックしましょう！
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、追加するレコードの値に取得した値を使って入力します。
【Tips】
このようにアウトプットを活用することで、Google Workspaceの最新のデータに基づいてフローが起動し、Notionにユーザーを自動登録可能となります。なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、アウトプットを活用せず設定を行うと毎回同じユーザーデータが追加されてしまうので注意が必要です。
入力が終わったら「テスト」をクリックします。
テストに成功するとNotionにGoogle Workspaceの情報が反映されます。
Yoomに戻り「保存する」をクリックしましょう！
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加されているかを確認してみてくださいね！
今回はGoogle WorkSpaceからNotionへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にNotionの情報を起点としてGoogle WorkSpaceの操作を自動化することも可能です。
例えば、Notionで管理している採用情報やプロジェクトメンバー情報を基に、Google WorkSpaceのユーザーアカウントを発行する、といった連携も実現できます。
Notionのデータベースに新しいメンバー情報が追加されたことをトリガーに、その情報を基にしてGoogle Workspaceに新規ユーザーアカウントを自動で作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">採用決定からアカウント発行までのプロセスをシームレスに繋ぎ、手作業によるアカウント作成の手間とミスを削減</span>できます。
Notionの採用管理データベースなどで、候補者のステータスが「採用決定」に変更されたことをきっかけに、Google Workspaceのユーザーアカウントを自動で作成するフローです。
この連携は条件分岐を用いており、<span class="mark-yellow">特定のステータス変更があった場合のみアクションを実行するため、承認フローとアカウント発行業務を連動させ、人為的な対応漏れを防ぎます。</span>
Google WorkspaceやNotionは、社内業務や情報管理を効率化する上で中心的なツールです。
Yoomを使えば、ユーザー登録やタスク管理、請求書作成などを自動化でき、業務負荷の軽減や情報共有のスピードアップが可能です。
Google Workspaceは、ユーザーや従業員の登録情報を元に、他サービスとの連携を自動化することで管理業務を効率化できます！
Google DriveやGmail、Microsoft Teams、Softr、ジョーシスとの連携により、権限付与や入社案内の通知、従業員情報の一元管理がスムーズに行えます。
Notionは情報整理やタスク管理に優れ、他ツールと連携することで業務フローをより効率化できます。
ステータス更新をトリガーに請求書を作成したり、フォーム内容を分析して自動で追加したりすることで、手作業を減らし情報の活用度を高められます。社内ミーティングの要約やタスクの同期なども自動化可能です！
Google WorkSpaceとNotionの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたアカウント情報の転記や同期作業から解放され、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は情報の正確性を担保しながら迅速に業務を進めることが可能になり、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整いやすくなります！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗したらどうなる？（エラー発生時の通知や、自動で再試行される仕組みについて）
A：アプリ連携時に「認証に失敗しました」「権限が無い」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージがYoom画面上に表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
Q：Yoomの利用にあたってセキュリティ対策はどうなっている？
A：YoomはOAuth2.0やAPIキーを利用した認証方式を採用しており、データはSSL/TLSで暗号化されています。またYoomはセキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際規格であるISO/IEC 27001の認証を取得しております。詳細については、こちらをご参照ください。
Q：Google Workspaceで更新したらNotionも自動で更新される？
A：今回は「登録されたら」という条件のものとフローが起動する設定となります。そのため、更新を反映させる場合は「Google Workspaceでユーザー情報が更新されたら、Notionも更新する」というテンプレートをご活用ください。
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