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みなさん、サイボウズのアプリを業務に活用されていますか？
サイボウズはkintoneやGaroonなど便利なアプリがたくさんありますよね。
全社の情報共有にはGaroon、データベース管理ではkintoneが便利ですが、実はZoomと連携することで、会議スケジュール管理の効率化を図ることができちゃうんです！
そこで、今回は、Zoomとサイボウズ(kintoneやGaroonなどのアプリ)を連携するメリットをご紹介します！
連携方法も順を追って説明するので、ぜひ参考にしてください！
では実際に2つのアプリを連携するメリットってなんでしょうか？
メリット1:コミュニケーションの効率化と生産性の向上
サイボウズのスケジュール機能やメールから抽出したスケジュールをZoomと連携することで、会議の設定や参加がスムーズになります。
例えば、メールを受信したら自動的にkintoneでレコードを作成し、抽出したスケジュールをもとに自動的にZoom会議のリンクが生成することが可能です。
今まで行っていた手動でのデータ入力やスケジュール調整の手間を省けます。
これにより、会議の設定や参加が効率化され、チーム全体の生産性が向上します。
メリット2:データの一元管理
会議の記録や議事録をサイボウズ上に保存し、必要に応じて参照できるようになります。
例えば、Zoom会議の録画データや議事録をkintoneのプロジェクト管理ツールにリンクさせることで、プロジェクトに必要な情報をまとめて管理できます。
また、過去の会議内容を簡単に検索できるので、必要な情報をすばやく見つけ出すことが可能です。
メリット3:情報のスムーズな共有
サイボウズ上でメンバー全員が必要なときに情報をいつでもアクセスでき、確認することができます。
これにより、Zoom会議での決定事項や進捗状況を迅速に共有でき、プロジェクトの透明性アップにつながります。
会議中に共有された資料や議事録もあわせてサイボウズに保存できるので、リモート勤務でも簡単に情報を共有することが可能です。
アプリの連携はノーコードでアプリ連携ができるYoomを使って行います。
一般的なアプリ連携ではプログラミング知識を求められることもありますが、Yoomは、専門的な知識がなくても、ノーコードでアプリ同士を連携できるサービスを提供しています！
また、Yoomは既存のテンプレートも豊富です！
初心者でも、このテンプレートをコピーしてフローを作成することができるので、とても簡単にはじめられます！
フローボットテンプレート｜Yoom
無料ではじめられますので、Yoomのアカウントをお持ちでない方は、ぜひアカウントを取得してくださいね！
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomの基本的な操作はこちらを参考にしてください。
初めてのYoom
今回はまず、【メールを受信したらサイボウズでレコードを作成し、Zoomと連携しミーティングを作成する】というフローを作成していきます。
メールの内容を自動でKintoneに登録することで、入力ミスや採番ミス防止につながる上に、手入力による手間を省き、業務効率を向上させることができます。
Yoomはテンプレートをコピーすれば、組み立てを一からする必要もないので、フロー作成が簡単です！
まずはテンプレートをコピーしてから連携設定をはじめてください。
Yoomのアカウントにログインができたら、まず使用するアプリを登録します。
1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2.登録したいアプリ(今回はZoomとkintone)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。
Zoomの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、kintoneの登録をするという流れです。
Zoomのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
kintoneのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
kintoneマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
Zoomとkintoneのアイコンが表示されたか確認をしてください。
では早速、フローの作成手順を説明していきます！
1.コピーしたテンプレートをマイプロジェクトから開きます。
2.右上の「編集する」をクリック。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように詳細も含め、変更可能です。
3.「メールトリガー メールが届いたら」をクリックします。
4受信用のアドレスを作成して、「次へ」をクリックします。
5.条件に合致するメールを送った後に、「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。
6.フローに戻ったら、「アプリと連携する レコードを作成」のアイコンをクリックします。
7.トリガーアクションは「レコードの登録」を選択して、「次へ」をクリックします。
8.項目を入力していきます。
サブドメイン名はkintoneのURL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」●●●●●●●の部分を取得して入力してください。
アプリIDはアプリと連携できれいれば、候補から選択することが可能です。
また、先に連携したGaroonのアウトプット情報を選択できるので、埋め込みながら入力してください。
入力したら「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。
9.フローに戻ったら、「アプリと連携する レコードを作成」のアイコンをクリックします。
10.「抽出対象」は{{本文}}で、「抽出箇所を正規表現で指定」は(?<=\n)(.*)(?=\n▪️会議名)と入力します。
入力したら「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。
11.フローに戻ったら、「データを操作・変換する 日付形式の変更」のアイコンをクリックします。
12.「変更対象の日付」はアウトプット情報を選択し、{{抽出した値}}
変換対象の日付形式や変換後の日付形式を確認して、変更なければ「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。
13.フローに戻ったら、「アプリと連携する ミーティングを作成」のアイコンをクリックします。
14.アクションは「ミーティングを作成」を選択し、「次へ」をクリックします。
15.項目を入力します。
先に連携したアウトプット情報を選択できるので、埋め込みながら入力してテスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。
これで【メールを受信したらサイボウズでレコードを作成し、Zoomと連携しミーティングを作成する】というフローの完成です。
16.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
ここまでご紹介したフロー以外にも、【kintoneにレコードの登録があったら、自動でZoomでミーティングを作成しメールを送る】というフローも作成できます。
kintoneの登録内容から自動でミーティング作成やメール送付を行うので、手作業の手間を省き、ミスを減らすことで業務効率を向上させることができます。
一連の流れが自動で完了するため、手入力による手間を省き、業務効率を向上させることができますよ！
このフローは複数の予定を一度に作成する業務の担当者の方や常にkintoneを業務に使用して、件数管理等を行っている方にとてもおすすめのフローです。
他にもYoomは連携可能なアプリがたくさんあるので、業務にあわせてさまざまなアプリを組み合わせてフローが作成できます！
テンプレートも参考にして、みなさんの業務に合ったアプリ連携にチャレンジしてください。
Zoomとサイボウズを連携したら、会議のスケジュール管理が大幅に効率化されました！
kintoneやGaroonの連携で業務の自動化が実現することによって、会議スケジュールの手入力が不要になり、重複や漏れといった人的フローによるミスをなくすことができます。
さらに通知機能を追加すれば、ミーティング相手への日程連絡も自動化することができました。
Yoomを使えば、ノーコードで簡単にアプリの連携を行うことができます。
まずはフリープランで試してみてください。
私も、もっといろんなアプリを組み合わせて、さまざまな業務の効率化を進めてみたいと思います！
みなさんもぜひ、はじめてみてください！
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