メールを受信したらkintoneでレコードを作成してZoomでミーティングを作成する方法

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 【Zoom×kintone】基本フローボットの設定方法を解説！

今回はまず、【メールを受信したらkintoneでレコードを作成し、Zoomと連携しミーティングを作成する】というフローを作成していきます。
メールの内容を自動でKintoneに登録することで、入力ミスや採番ミス防止につながる上に、手入力による手間を省き、業務効率を向上させることができます。

事前準備

‍Yoomのアカウントにログインができたら、まず使用するアプリを登録します。
1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2.登録したいアプリ(今回はZoomとkintone)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。

Zoomの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、kintoneの登録をするという流れです。
Zoomのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
kintoneのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
kintoneマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
Zoomとkintoneのアイコンが表示されたか確認をしてください。

‍具体的なフローの作成手順‍

‍では早速、フローの作成手順を説明していきます！‍

1.コピーしたテンプレートをマイプロジェクトから開きます。
2.右上の「編集する」をクリック。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように詳細も含め、変更可能です。

3.「メールトリガー　メールが届いたら」をクリックします。

4受信用のアドレスを作成して、「次へ」をクリックします。

5.条件に合致するメールを送った後に、「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。

6.フローに戻ったら、「アプリと連携する　レコードを作成」のアイコンをクリックします。

7.トリガーアクションは「レコードの登録」を選択して、「次へ」をクリックします。

8.項目を入力していきます。
サブドメイン名はkintoneのURL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」●●●●●●●の部分を取得して入力してください。
アプリIDはアプリと連携できれいれば、候補から選択することが可能です。
また、先に連携したGaroonのアウトプット情報を選択できるので、埋め込みながら入力してください。
入力したら「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。

9.フローに戻ったら、「アプリと連携する　レコードを作成」のアイコンをクリックします。

10.「抽出対象」は{{本文}}で、「抽出箇所を正規表現で指定」は(?<=\n)(.*)(?=\n▪️会議名)と入力します。
入力したら「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。

Yoomで取得したデータは、データ変換オペレーションにより 「置換」や 「抽出」 を用いてアウトプットとして取得でき、 その際、【 正規表現 】を用いた定義が必要となります。
・正規表現の設定方法についてはこちらをご確認ください。
・「テキストからデータを抽出する」の設定方法や正規表現の記載方法は、こちらの記事をご確認ください。

11.フローに戻ったら、「データを操作・変換する　日付形式の変更」のアイコンをクリックします。

12.「変更対象の日付」はアウトプット情報を選択し、{{抽出した値}}
変換対象の日付形式や変換後の日付形式を確認して、変更なければ「テスト」をクリックします。
「データを操作・変換する」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。

テストが成功したら、「保存」します。

13.フローに戻ったら、「アプリと連携する　ミーティングを作成」のアイコンをクリックします。

14.アクションは「ミーティングを作成」を選択し、「次へ」をクリックします。

15.項目を入力します。
先に連携したアウトプット情報を選択できるので、埋め込みながら入力してテスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。

‍

これで【メールを受信したらkintoneでレコードを作成し、Zoomと連携しミーティングを作成する】というフローの完成です。

16.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

Zoomやkintoneを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもZoomやkintoneのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Zoomとkintoneのその他の自動化例

レコードの登録があったら、自動でZoomでミーティングを作成しメールを送ったり、ミーティングが終了したら会議の文字起こしをしてkintoneに格納することができます。
さらに、指定の日時になったらZoomでミーティングを作成し、情報をkintoneに登録することも可能です。

kintoneを活用した自動化例

kintoneにレコードが登録されたらメールを送る

追加されたレコード内容が自動送信されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

kintoneのステータスが更新されたら通知する

ステータス更新と同時に通知を行うことでチーム内へタスクの状況報告を迅速に行えるでしょう。

kintoneにレコードが登録されたらフォルダを作成する

kintoneにレコードが登録されたら自動で新しいフォルダを作成するため、プロジェクトや顧客ごとに整理されたフォルダ管理ができます。

Zoomを活用した自動化例

Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をして通知する

議事録作成の手間から解放されて会議内容の振り返りや次のアクションに集中することが可能となります。

会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する

管理ツールから参加者を直接選択するだけで、Zoomの会議URLが自動的に生成されるため、手動でのURL入力や確認作業が不要になります。

Zoomとkintoneの連携メリット

メリット1:コミュニケーションの効率化と生産性の向上

kintoneのスケジュール機能やメールから抽出したスケジュールをZoomと連携することで、会議の設定や参加がスムーズになります。
例えば、メールを受信したら自動的にkintoneでレコードを作成し、抽出したスケジュールをもとに自動的にZoom会議のリンクが生成することが可能です。
今まで行っていた手動でのデータ入力やスケジュール調整の手間を省けるでしょう。
これにより、会議の設定や参加が効率化され、チーム全体の生産性が向上するかもしれません！

メリット2:データの一元管理

会議の記録や議事録をkintone上に保存し、必要に応じて参照できるようになるでしょう。
例えば、Zoom会議の録画データや議事録をkintoneのプロジェクト管理ツールにリンクさせることで、プロジェクトに必要な情報をまとめて管理できます。
また、過去の会議内容を簡単に検索できるので、必要な情報をすばやく見つけ出すことができるようになります！‍

メリット3:情報のスムーズな共有

‍kintone上でメンバー全員が必要なときに情報をいつでもアクセスでき、確認することが可能となるでしょう。
これにより、Zoom会議での決定事項や進捗状況を迅速に共有でき、プロジェクトの透明性アップにつながります。
会議中に共有された資料や議事録もあわせてkintoneに保存できるので、リモート勤務でも簡単に情報を共有できるようになるはずです。

まとめ

Zoomとkintoneを連携したら、会議のスケジュール管理が大幅に効率化されました！
アプリの連携で業務の自動化が実現することによって、会議スケジュールの手入力が不要になり、重複や漏れといった人的フローによるミスをなくせるはずです。
さらに通知機能を追加すれば、ミーティング相手への日程連絡も自動化することもできるでしょう。

Yoomを使えば、ノーコードで簡単にアプリの連携を行うことができます。
まずはフリープランで試してみてください。

私も、もっといろんなアプリを組み合わせて、さまざまな業務の効率化を進めてみたいと思います！
みなさんもぜひ、はじめてみてくださいね！‍‍