【ノーコードで実現】データベースの情報を自動で同期する方法

ヘルプデスクツールの情報をデータベースに連携する

<span class="mark-yellow">Zendeskのようなヘルプデスクツールに蓄積される顧客からの問い合わせや対応履歴を、Google スプレッドシートのようなデータベースに自動で追加する</span>ことも可能です。

サポート実績の可視化や分析が容易になり、顧客満足度の向上やサポート業務の質の改善にも期待できます。

フォームの回答をデータベースに連携する

<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで収集したアンケート回答やイベントの申込情報などを、Airtableのようなデータベースにタイムリーに自動登録する</span>こともできます。

データ収集から集計、そしてその後のアクションまでのリードタイムを大幅に短縮し、迅速な顧客対応やマーケティング施策の展開を実現できるはず！

HubSpotのコンタクト情報をNotionデータベースへ自動連携するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、「HubSpotに登録されたコンタクト情報をNotionデータベースへ自動で格納する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• HubSpotとNotionのマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• HubSpotのトリガー設定とNotionのアクション設定
• トリガーをONにしてフローの動作確認

ステップ1：HubSpotとNotionのマイアプリ登録

はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」をしていきます。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！

マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。

【HubSpotのマイアプリ登録】

検索窓にHubSpotと入力し、表示された候補から選択します。

「Sign in to your HubSpot account」をクリックしてください。

Yoomと連携するアカウントを選択したら連携完了です！

‍【Notionのマイアプリ登録】

※マイアプリ登録をする前に、フローで使用するデータベースを作成しておきましょう！
マイアプリ登録後にフローで使用するデータベースを作成した場合は、マイアプリ登録を再度行う必要があるのでご注意ください。

先ほどと同様に検索窓にNotionと入力し、表示された候補から選択します。

Yoomと連携するアカウントのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。

Notionで作成されているデータベースの一覧が表示されるので、フローで使用するデータベースにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックして連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！

ステップ3：HubSpotのトリガー設定

最初の設定です！
まずは、HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、フローボットが起動するように設定していきます。

コピーしたテンプレートの、「新しいコンタクトが作成されたら」をクリックしてください。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択しましょう！
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。

HubSpotの画面に移り、テスト用に新しくコンタクトを作成しましょう！
今回は下図のようなコンタクトを作成しました。
テスト用なので、情報は架空の内容（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです！

コンタクトを作成したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、「取得した値」に先ほど作成したコンタクト情報がアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう！

※アウトプットとは？
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。

確認後は「保存する」をクリックして、次の設定に進みます。

ステップ4：Notionのレコード追加設定

続いて、ステップ3で取得したコンタクト情報を、Notionのデータベースに追加する設定です。
「レコードを追加する」をクリックしてください。

先ほどと同様に、タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

データベースの連携では、HubSpotのレコード情報を登録するNotionのデータベースとの連携設定を行います。
「データベースID」欄をクリックして表示される候補から選択するか、注釈を参照してIDを手入力してください。

次に、追加するレコードの詳細を設定していきます。
ここでは各項目をクリックして表示される、アウトプットを使って設定していきましょう！
たとえば、「会社名」欄には、取得した値の「新しいコンタクトが作成されたら」内にある、「会社名」を設定します。
このようにアウトプットを使って設定することで、HubSpotから取得した情報をそのまま引用してNotionに反映することができますよ！

※ここで手入力してしまうと、フロー起動時に毎回同じ内容が登録されてしまうので必ずアウトプットから選択するようにしてください。

その他の項目も、同じように適切なアウトプットを選択して設定してみてくださいね！

※「追加するレコードの値」の各項目は、連携しているNotionのデータベースに紐づいて表示されています。
項目を編集したい場合は、Notionのデータベースを編集してください。

設定が完了したら「テスト」をクリックします。

「テスト成功」と表示されたら、実際にNotionに情報が反映されているかチェックしてみてくださいね！

確認後、「保存する」をクリックしたら設定完了です！

ステップ5：トリガーをONにしてフローの動作確認

これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしましょう！

以上が、「HubSpotに登録されたコンタクト情報をNotionデータベースへ自動で格納する」フローの作成手順でした！

データベースに関するその他の便利な自動化例

今回ご紹介した自動化以外にも、様々なツールと連携することで多様な業務フローを自動化することが可能です。

テンプレートは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に近いテンプレートを探して最適なフローをぜひ構築してみてください。

まとめ

いかがでしたか？HubSpotとNotionデータベースの連携をはじめとするデータベース自動化は、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータの転記や同期にかかる膨大な時間と手間を削減し、ヒューマンエラーのリスクを大幅に軽減します。</span>

これにより、常に正確で最新の情報に基づいた業務遂行が可能となり、データの入力や確認作業から解放されることで、より創造的で付加価値の高い業務に注力できるようになるでしょう。

Yoomを使えば、一見複雑そうな自動化設定もノーコードで誰でも簡単にできるのは魅力ですよね！
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。

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この機会にぜひ自動化を取り入れて、日々の業務がどれだけ効率化されるのかを体験してみてくださいね！