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「複数のデータベース間で情報を同期するのが手間で、更新漏れや入力ミスが発生しがち…」
「営業リストを管理しているけれど、他の分析ツールにも手動でデータを移すのが面倒…」
このように、日々の業務で扱うデータベースの管理や、システム間のデータ連携作業に課題を感じていませんか？
特に、顧客情報や商品情報など、ビジネスの根幹をなす重要なデータを複数のシステムで扱っている場合、手作業での連携は非効率であるだけでなく、ヒューマンエラーによるデータの不整合を引き起こすリスクも伴いますよね。
そんな課題の解決に、データベースに蓄積された顧客データや商品リストなどを、他のシステムやデータベースに自動で同期する仕組みがおすすめ！
これらの悩みから解放され、データ入力や確認作業に費やしていた時間を大幅に節約でき、より戦略的な分析や企画立案といったコア業務に集中できるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できます。この機会にぜひ自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはCRMサービスのコンタクト情報を他のデータベースへ自動で連携する業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
■概要
HubSpotに登録されたコンタクト情報を自動的に取得し、Notionデータベースに格納します。
取得する情報は名前、メールアドレス、電話番号、会社名、役職などで、これらの情報を自動的にNotionデータベースに登録することが可能です。
■設定方法
・HubSpot、NotionそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・Notionの「レコードを追加」というオペレーションで、Hubspotから取得した情報をもとに、対象のデータベースやプロパティ情報を設定してください。
・設定が完了したら最後にトリガーをONに変更してください。
■注意事項
・HubSpotアカウントとの連携設定が必要です。
・Notionアカウントとの連携設定が必要です。
・Notionのオペレーションの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
ここでは、様々なデータベースの情報を他のツールへ自動で連携し、業務効率を向上させる具体的な自動化の例をテンプレートと共に紹介します！
これらのテンプレートを活用することで、データ入力の重複作業をなくし、常に最新の情報に基づいたアクションを取ることが可能になるはずです。
気になるテンプレートがあれば、気軽にクリックして試してみてくださいね！
HubSpotのようなCRMサービスや各種データベースに保存されている顧客情報や取引データを、他のアプリケーションやデータベースに自動で連携することができます。
情報の一元管理を実現し、データ入力の手間を大幅に削減しながら、部門間の情報共有をスムーズにできるでしょう。
これにより、常に最新の情報に基づいた迅速な意思決定をサポートします。
■概要
HubSpotに登録されたコンタクト情報を自動的に取得し、Notionデータベースに格納します。
取得する情報は名前、メールアドレス、電話番号、会社名、役職などで、これらの情報を自動的にNotionデータベースに登録することが可能です。
■設定方法
・HubSpot、NotionそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・Notionの「レコードを追加」というオペレーションで、Hubspotから取得した情報をもとに、対象のデータベースやプロパティ情報を設定してください。
・設定が完了したら最後にトリガーをONに変更してください。
■注意事項
・HubSpotアカウントとの連携設定が必要です。
・Notionアカウントとの連携設定が必要です。
・Notionのオペレーションの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
Zendeskのようなヘルプデスクツールに蓄積される顧客からの問い合わせや対応履歴を、Google スプレッドシートのようなデータベースに自動で追加することも可能です。
サポート実績の可視化や分析が容易になり、顧客満足度の向上やサポート業務の質の改善にも期待できます。
■概要
Zendeskで管理しているお問い合わせを、都度Google スプレッドシートに手作業でコピーアンドペーストしていませんか？
この作業は時間がかかる上に、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Zendeskの新規チケット作成時に、情報がGoogle スプレッドシートの指定したシートへ自動で追加されるため、業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Googleフォームなどで収集したアンケート回答やイベントの申込情報などを、Airtableのようなデータベースにタイムリーに自動登録することもできます。
データ収集から集計、そしてその後のアクションまでのリードタイムを大幅に短縮し、迅速な顧客対応やマーケティング施策の展開を実現できるはず！
■概要
「Google フォームで回答が送信されたら、Airtableのデータベースに自動追加する」ワークフローは、回答内容の整理や管理を効率化します。
入力された情報が自動反映されるため、記録作業の手間を省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Google フォームとAirtableを組み合わせた自動化フローを利用することで、フォームに記入された内容がスピーディにAirtableのデータベースへ反映されます。
これにより、手動入力の必要がなくなり、素早いデータ反映が実現します。
入力作業が自動で完了するため、日常業務の負担を軽減でき、空いた時間を他の重要なタスクに振り分けることが可能です。
また、データ転記の手作業が減ることで、入力ミスなどのヒューマンエラーを予防し、より正確な情報管理につながります。
それではここから代表的な例として、「HubSpotに登録されたコンタクト情報をNotionデータベースへ自動で格納する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
HubSpotに登録されたコンタクト情報を自動的に取得し、Notionデータベースに格納します。
取得する情報は名前、メールアドレス、電話番号、会社名、役職などで、これらの情報を自動的にNotionデータベースに登録することが可能です。
■設定方法
・HubSpot、NotionそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・Notionの「レコードを追加」というオペレーションで、Hubspotから取得した情報をもとに、対象のデータベースやプロパティ情報を設定してください。
・設定が完了したら最後にトリガーをONに変更してください。
■注意事項
・HubSpotアカウントとの連携設定が必要です。
・Notionアカウントとの連携設定が必要です。
・Notionのオペレーションの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」をしていきます。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【HubSpotのマイアプリ登録】
検索窓にHubSpotと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in to your HubSpot account」をクリックしてください。
Yoomと連携するアカウントを選択したら連携完了です！
【Notionのマイアプリ登録】
※マイアプリ登録をする前に、フローで使用するデータベースを作成しておきましょう！
マイアプリ登録後にフローで使用するデータベースを作成した場合は、マイアプリ登録を再度行う必要があるのでご注意ください。
先ほどと同様に検索窓にNotionと入力し、表示された候補から選択します。
Yoomと連携するアカウントのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。
Notionで作成されているデータベースの一覧が表示されるので、フローで使用するデータベースにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックして連携完了です！
ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
HubSpotに登録されたコンタクト情報を自動的に取得し、Notionデータベースに格納します。
取得する情報は名前、メールアドレス、電話番号、会社名、役職などで、これらの情報を自動的にNotionデータベースに登録することが可能です。
■設定方法
・HubSpot、NotionそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・Notionの「レコードを追加」というオペレーションで、Hubspotから取得した情報をもとに、対象のデータベースやプロパティ情報を設定してください。
・設定が完了したら最後にトリガーをONに変更してください。
■注意事項
・HubSpotアカウントとの連携設定が必要です。
・Notionアカウントとの連携設定が必要です。
・Notionのオペレーションの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「新しいコンタクトが作成されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択しましょう！
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
HubSpotの画面に移り、テスト用に新しくコンタクトを作成しましょう！
今回は下図のようなコンタクトを作成しました。
テスト用なので、情報は架空の内容（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです！
コンタクトを作成したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、「取得した値」に先ほど作成したコンタクト情報がアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後は「保存する」をクリックして、次の設定に進みます。
続いて、ステップ3で取得したコンタクト情報を、Notionのデータベースに追加する設定です。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
先ほどと同様に、タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
データベースの連携では、HubSpotのレコード情報を登録するNotionのデータベースとの連携設定を行います。
「データベースID」欄をクリックして表示される候補から選択するか、注釈を参照してIDを手入力してください。
次に、追加するレコードの詳細を設定していきます。
ここでは各項目をクリックして表示される、アウトプットを使って設定していきましょう！
たとえば、「会社名」欄には、取得した値の「新しいコンタクトが作成されたら」内にある、「会社名」を設定します。
このようにアウトプットを使って設定することで、HubSpotから取得した情報をそのまま引用してNotionに反映することができますよ！
※ここで手入力してしまうと、フロー起動時に毎回同じ内容が登録されてしまうので必ずアウトプットから選択するようにしてください。
その他の項目も、同じように適切なアウトプットを選択して設定してみてくださいね！
※「追加するレコードの値」の各項目は、連携しているNotionのデータベースに紐づいて表示されています。
項目を編集したい場合は、Notionのデータベースを編集してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、実際にNotionに情報が反映されているかチェックしてみてくださいね！
確認後、「保存する」をクリックしたら設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしましょう！
以上が、「HubSpotに登録されたコンタクト情報をNotionデータベースへ自動で格納する」フローの作成手順でした！
今回ご紹介した自動化以外にも、様々なツールと連携することで多様な業務フローを自動化することが可能です。
テンプレートは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に近いテンプレートを探して最適なフローをぜひ構築してみてください。
■概要
Notionに新しいページを作成するたび、その情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Notionでページが作成された際に、その内容をGoogle スプレッドシートへ自動で入力することが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でNotionのデータベースに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、自動的にNotionへデータが登録されるため、こうした手作業による手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
いかがでしたか？HubSpotとNotionデータベースの連携をはじめとするデータベース自動化は、これまで手作業で行っていたデータの転記や同期にかかる膨大な時間と手間を削減し、ヒューマンエラーのリスクを大幅に軽減します。
これにより、常に正確で最新の情報に基づいた業務遂行が可能となり、データの入力や確認作業から解放されることで、より創造的で付加価値の高い業務に注力できるようになるでしょう。
Yoomを使えば、一見複雑そうな自動化設定もノーコードで誰でも簡単にできるのは魅力ですよね！
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
この機会にぜひ自動化を取り入れて、日々の業務がどれだけ効率化されるのかを体験してみてくださいね！
