DeepLでメール翻訳を自動化！Gmail受信後、すぐに翻訳＆担当者へ依頼する方法をご紹介！

テンプレートを使用することで、フロー作りを簡単に行うことができます。

コピーが完了すると、以下画面が出現します。

そのまま「OK」をクリックして、次の画面に進んで下さい。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

次にGmailの設定を行います。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。

以下、項目を設定していきます。

特定のラベルとは、Gmailのラベル（フォルダ）のことです。
ここでは、特定のラベルに受信したらフローが機能する設定を行っていきます。

「トリガーアクション」は、プルダウンの以下の2択から選択可能です。

• 特定のラベルのメールを受信したら→例えば、ラベル別でメールの振り分けを行っている方におすすめ
• 特定のキーワードに一致するメールを受信したら→例えば、海外チームからのメールのみ翻訳したい方や「問合せ」のメールのみ翻訳したい方などにおすすめ

トリガーアクションに合わせて、トリガーのタイトルも必要に応じて変更してくださいね。

次にAPI設定を行います。

トリガーの起動間隔とラベルを選択しましょう。

※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

ラベルは、候補から選択して選びましょう。

今回のフロー用にラベルを作成するのもおすすめです。

ラベルの作成の仕方はこちらです。

テストボタンをクリックして、実際にメールを受信できるかどうか確認してみてくださいね。

ステップ4：DeepLのトリガー設定

次にDeepLの設定です。
「テキスト翻訳」をクリックしてください。

以下、項目を設定します。

テキストを翻訳するアクション設定です。

次にAPI設定です。

設定する項目が多いため、まとめましたので、以下を参考にしてみてください。

• 翻訳する本文→アウトプットから「本文」を選択
• 元の言語→よく使う言語を選択
• 文脈→必要であれば入力
• 請求文字数を表示→請求文字数を表示する場合は「はい」を入力
• 分の分割→「分割する」を選択
• 書式を保持→プルダウンから「はい」を選択
• 翻訳の形式→候補から選択、「よりフォーマル」がおすすめ
• モデルタイプ→候補から選択、「品質最適化」がおすすめ
• グロサリーID→使用するグロサリーIDを指定
• タグ処理→プルダウンから「XMLタグ」か「HTMLタグ」を選択。おすすめは「HTMLタグ」です
• アウトライン検出を無効化→アウトライン検出を無効化する場合は「はい」を入力

「翻訳するテキスト」は「本文」を選択することで、受信したメールの本文を翻訳してくれます。
件名も翻訳して欲しい場合は「件名」も選択しましょう。

ステップ5：担当者への対応依頼設定

次に「担当者への対応を依頼する」をクリックしてください。

以下項目を設定します。

• タイトル→必要に応じて変更
• 担当者→プルダウンから選択
• 対応を依頼する内容の詳細→設定例を参考に入力

「担当者」はプルダウンから選択できます。

担当者が決まっている場合は、「特定の担当者を指定」がおすすめです。
外部の方を選択したい場合は「外部ユーザー指定可のメールアドレスで担当者を指定」を選択するのがおすすめです。

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「対応を依頼する内容の詳細」は、以下設定例を参考に作成してみてください。

{{二重カッコ}}のものは、アウトプットから入力できます！

担当者へ依頼を送るメッセージのため、誰から届いたメールなのか（{{FROM}}）を入れるのはおすすめです。
担当者になるべくわかりやすいメッセージ内容を作成することを心がけてくださいね。

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「翻訳されたテキスト」は、アウトプットの「テキスト翻訳」から選択できます。

翻訳テキストのみがいい方は「翻訳されたテキスト」のみを設定するのでも問題はありませんので、自身でカスタムして設定してみてくださいね。

ステップ6：トリガーの自動化を確認する

全ての設定が終わったら、以下の画像画面が出現します。
右側の「トリガーON」をクリックして、自動化の確認を行ってください。

以上で、全ての設定が完了です！

今回使用したテンプレートは以下です。

Gmailで問い合わせを受信したら、DeepLで自動翻訳しTrelloにカードを追加する方法

Gmailで問い合わせを受信したら、DeepLで自動翻訳したのちに「Trello」にカードを追加するフローです。
‍Trelloを普段から使用している方にもおすすめです。‍

ここまでご紹介したフローの手順同様、まずは以下のテンプレートをコピーしてください。
「試してみる」をクリックしてください。

ステップ4までは、「Gmailでメールを受信したら、DeepLで翻訳し担当者に依頼する方法」の手順は同じです。
その後のTrelloのアプリ設定の連携からフローの説明をしていきます。

「テキストを翻訳」の設定が終わったら、3つめの「新しいカードを作成」をクリックしてください。

以下のような画面が出現します。

Trelloで新しいカードを作成してくれる設定になります。

次にAPI接続設定です。

設定する事項が多いので、以下まとめました。参考にしてみてください。

• キー→TrelloからAPIキーを設定
• トークン→Trelloから手動でトークンを生成し、入力
• ボードID→TrelloのURLから確認して入力。「https://trello.com/b/●●●●/yoom」の「●●●●」部分がボードIDです
• リストID→ID記載。「ボードのリスト一覧を取得」アクションから取得可能
• タイトル→設定例を参考に入力
• 追加位置→プルダウンから選択
• 期日→お好みで日時を設定
• メンバーID→必要な場合は「メンバーの一覧を取得」アクションで取得したIDを入力
• ラベルID→必要な場合は「ラベルの一覧を取得」アクションで取得したIDを入力
• 説明→設定例を参考に入力

タイトルの設定例は以下です。
タイトル例は「件名」だけでもいいですし、入力例のように「問い合わせ対応」後のアウトプットはお好みのものを選択しましょう。

ここで設定したものがTrelloのカードのタイトルになります。

説明も設定例を参考に入力してください。

Trelloのカードに説明が転記されることを考えながら、設定してくださいね。

翻訳のアウトプットは以下から選択しましょう。

設定が完了したら、「トリガーをON」にして、自動化を確認してください。

Gmailで受信したメールをDeepLで翻訳し、Slackに通知する方法

担当者への依頼ではなく、Slackに通知する方法をご紹介します。

まずは以下のテンプレートをコピーしてください。

ステップ1からステップ4までは同じ手順なので、それ以降の手順から説明します。

以下3つ目の「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

以下を設定してください。
すでに入力されているままの設定でOKです。

次にAPI接続設定です。

投稿先のチャンネルIDとメッセージを設定します。

チャンネルIDは、候補から選んでください。

メッセージは設定例を参考に入力してください。
Slackに通知される時にチャンネルに投稿されるメッセージなので、情報が簡潔な方がおすすめです。

翻訳結果は以下から設定可能です。

日本語のみのメッセージ共有がいい方は「本文（原文）」はなしで「翻訳のみ」の設定にするのもいいかもしれませんね。

テストに成功したら、設定完了です！

DeepLを使ったその他の自動化例

他にもDeepLとGmailを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームでの回答をDeepLで翻訳しGmailに送信するフロー

Googleフォームでの回答をDeepLで翻訳しGmailに送信してくれます。
海外からの問合せの翻訳を手動で行っているカスタマー担当者におすすめです。

2.Googleフォームの外国語レビューをDeepLで翻訳し、Gmailに通知するフロー

Googleフォームの外国語レビューをDeepLで翻訳し、Gmailに通知してくれます。
海外ユーザーのレビューを自動翻訳して、Gmailに通知してくれるため、翻訳を手間に感じているカスタマー担当者におすすめです。

3．メールで契約書を受信したら、OCRで読み取りDeepLで翻訳しGoogle スプレッドシートに追加するフロー

メールで契約書を受信後、OCRで読み取り、DeepLで翻訳後Google スプレッドシートに自動で追加してくれます。
契約書の管理の効率化を考えている事務担当者や法務担当者におすすめです。

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まとめ

Gmailでメールを受信したら、DeepLで翻訳し担当者に依頼する方法をご紹介しました！

本記事のフローを活用すれば、今まで時間をかけて行っていた翻訳の手間を省くことができますよ。翻訳にかけていた時間を本来の集中したい業務に割くことが叶うため、業務がスムーズに進み、業務効率もアップさせられます。また、Trelloと連携フローもご紹介したので、Trelloでタスク管理をしている方はぜひ参考にしてみてくださいね。

今回ご紹介したフローを参考に、ぜひYoomの自動化を体験してみてください！
日々の業務がスムーズになり、業務の生産性のアップが期待できますよ。

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