Gmailでメールを受信したら、DeepLで翻訳し担当者に依頼する
試してみる
■概要
海外からの問い合わせなど、外国語のメール対応に手間取っていませんか？
一つひとつ内容を翻訳ツールにかけて担当者に対応を依頼する作業は時間もかかり、対応漏れのリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールをDeepLが翻訳し、指定の担当者に対応を依頼するまでの流れを自動化できます。
外国語のメール対応をスムーズに行い、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する海外からのメール対応に手間を感じているカスタマーサポートの方
- DeepLを使い手動で翻訳し、海外の取引先とのやり取りをしている営業担当の方
- 外国語でのメール対応フローを効率化し、対応漏れを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信後、DeepLで翻訳し担当者に依頼するまでの一連の流れが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による翻訳内容の転記ミスや、担当者への依頼漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な対応を実現します。
■フローボットの流れ
- GmailとDeepLをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDeepLの「テキストを翻訳」アクションを設定して、受信したメール本文を翻訳します。
- オペレーションで担当者依頼機能の「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、翻訳結果などを添えて担当者に依頼を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのラベルにメールが追加されたらフローボットを起動するかを指定してください。
- DeepLの翻訳オペレーションでは、翻訳元の言語と翻訳先の言語を指定することが可能です。
- 担当者への依頼オペレーションでは、依頼先の担当者を指定し、依頼内容のメッセージに翻訳後のテキストなど、フロー内で取得した値を埋め込むことができます。
■注意事項
- Gmail、DeepLのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
近年はリモートワークの方も増え、海外チームとのやり取りが増えたという方も多いのではないでしょうか。海外チームとのやり取りが増える中で、「英語のメールを毎回翻訳するのが大変だな…」「翻訳後の共有に手間がかかっているな…」と頭を抱えている方もいるかと思います。今回はそのような悩みを抱えている方に「Gmailで受信したメールを自動でDeepL翻訳し、担当者に依頼する方法」をご紹介します。
Gmailで海外チームとのやり取りをしているという方や、海外からの問い合わせの翻訳をしているというカスタマー担当者などにおすすめの業務効率化フローです。ぜひ本記事をチェックして、業務の便利化や効率化を目指してくださいね。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Gmailメールを受信したら、DeepLで翻訳し担当者に依頼する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Gmailでメールを受信したら、DeepLで翻訳し担当者に依頼する方法
Gmailでメールを受信したことをGmailのAPIを用いて検知し、DeepLのAPIを用いて、DeepLで翻訳し、担当者に依頼することで実現可能です。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
手順は以下を参考にしてください。
- GmailメールとDeepLのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- トリガー設定とオペレーション設定
- トリガーをONにして、自動連携の確認
すでにYoomに登録済みの方はログインして、フロー準備を進めてください。
まだ登録していない方は、まずはこちらから無料登録を行いましょう。
ステップ1：GmailメールとDeepLのマイアプリ連携
まずは、GmailとDeepLのマイアプリ登録を行います。
Yoomの左側の「マイアプリ」を選択後、「新規接続」をクリックしてください。
まずは、Gmailのマイアプリ登録です。
「新規接続」から「Gmail」を検索して、クリックしてください。
以下、画面が出てきますので、権限の許可を行ってください。
次に「DeepL」のマイアプリ登録です。
先ほどと同じ手順で「新規接続」から「DeepL」を検索してください。「DeepL API」というものです。
以下、項目を入力しましょう。
- アカウント名→使用しているアカウント名を入力してください
- API Key→DeepL APIから取得したAPIキーを入力してください
- ドメイン→フリープランの場合は「api-free.deepl.com」、有料プランをご使用の方は「api.deepl.com」を入力してください
マイアプリ欄に「Gmail」と「DeepL」が表示されていれば、マイアプリ登録完了です。
ステップ2:テンプレートをコピーする
次にテンプレートをコピーしましょう。
以下の「試してみる」をクリックしてください。
Gmailでメールを受信したら、DeepLで翻訳し担当者に依頼する
試してみる
■概要
海外からの問い合わせなど、外国語のメール対応に手間取っていませんか？
一つひとつ内容を翻訳ツールにかけて担当者に対応を依頼する作業は時間もかかり、対応漏れのリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールをDeepLが翻訳し、指定の担当者に対応を依頼するまでの流れを自動化できます。
外国語のメール対応をスムーズに行い、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する海外からのメール対応に手間を感じているカスタマーサポートの方
- DeepLを使い手動で翻訳し、海外の取引先とのやり取りをしている営業担当の方
- 外国語でのメール対応フローを効率化し、対応漏れを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信後、DeepLで翻訳し担当者に依頼するまでの一連の流れが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による翻訳内容の転記ミスや、担当者への依頼漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な対応を実現します。
■フローボットの流れ
- GmailとDeepLをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDeepLの「テキストを翻訳」アクションを設定して、受信したメール本文を翻訳します。
- オペレーションで担当者依頼機能の「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、翻訳結果などを添えて担当者に依頼を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのラベルにメールが追加されたらフローボットを起動するかを指定してください。
- DeepLの翻訳オペレーションでは、翻訳元の言語と翻訳先の言語を指定することが可能です。
- 担当者への依頼オペレーションでは、依頼先の担当者を指定し、依頼内容のメッセージに翻訳後のテキストなど、フロー内で取得した値を埋め込むことができます。
■注意事項
- Gmail、DeepLのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートを使用することで、フロー作りを簡単に行うことができます。
コピーが完了すると、以下画面が出現します。
そのまま「OK」をクリックして、次の画面に進んで下さい。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
次にGmailの設定を行います。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
以下、項目を設定していきます。
特定のラベルとは、Gmailのラベル（フォルダ）のことです。
ここでは、特定のラベルに受信したらフローが機能する設定を行っていきます。
「トリガーアクション」は、プルダウンの以下の2択から選択可能です。
- 特定のラベルのメールを受信したら→例えば、ラベル別でメールの振り分けを行っている方におすすめ
- 特定のキーワードに一致するメールを受信したら→例えば、海外チームからのメールのみ翻訳したい方や「問合せ」のメールのみ翻訳したい方などにおすすめ
トリガーアクションに合わせて、トリガーのタイトルも必要に応じて変更してくださいね。
次にAPI設定を行います。
トリガーの起動間隔とラベルを選択しましょう。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ラベルは、候補から選択して選びましょう。
今回のフロー用にラベルを作成するのもおすすめです。
ラベルの作成の仕方はこちらです。
テストボタンをクリックして、実際にメールを受信できるかどうか確認してみてくださいね。
ステップ4：DeepLのトリガー設定
次にDeepLの設定です。
「テキスト翻訳」をクリックしてください。
以下、項目を設定します。
テキストを翻訳するアクション設定です。
次にAPI設定です。
設定する項目が多いため、まとめましたので、以下を参考にしてみてください。
- 翻訳する本文→アウトプットから「本文」を選択
- 元の言語→よく使う言語を選択
- 文脈→必要であれば入力
- 請求文字数を表示→請求文字数を表示する場合は「はい」を入力
- 分の分割→「分割する」を選択
- 書式を保持→プルダウンから「はい」を選択
- 翻訳の形式→候補から選択、「よりフォーマル」がおすすめ
- モデルタイプ→候補から選択、「品質最適化」がおすすめ
- グロサリーID→使用するグロサリーIDを指定
- タグ処理→プルダウンから「XMLタグ」か「HTMLタグ」を選択。おすすめは「HTMLタグ」です
- アウトライン検出を無効化→アウトライン検出を無効化する場合は「はい」を入力
「翻訳するテキスト」は「本文」を選択することで、受信したメールの本文を翻訳してくれます。
件名も翻訳して欲しい場合は「件名」も選択しましょう。
ステップ5：担当者への対応依頼設定
次に「担当者への対応を依頼する」をクリックしてください。
以下項目を設定します。
- タイトル→必要に応じて変更
- 担当者→プルダウンから選択
- 対応を依頼する内容の詳細→設定例を参考に入力
「担当者」はプルダウンから選択できます。
担当者が決まっている場合は、「特定の担当者を指定」がおすすめです。
外部の方を選択したい場合は「外部ユーザー指定可のメールアドレスで担当者を指定」を選択するのがおすすめです。
「対応を依頼する内容の詳細」は、以下設定例を参考に作成してみてください。
{{二重カッコ}}のものは、アウトプットから入力できます！
担当者へ依頼を送るメッセージのため、誰から届いたメールなのか（{{FROM}}）を入れるのはおすすめです。
担当者になるべくわかりやすいメッセージ内容を作成することを心がけてくださいね。
「翻訳されたテキスト」は、アウトプットの「テキスト翻訳」から選択できます。
翻訳テキストのみがいい方は「翻訳されたテキスト」のみを設定するのでも問題はありませんので、自身でカスタムして設定してみてくださいね。
ステップ6：トリガーの自動化を確認する
全ての設定が終わったら、以下の画像画面が出現します。
右側の「トリガーON」をクリックして、自動化の確認を行ってください。
以上で、全ての設定が完了です！
今回使用したテンプレートは以下です。
Gmailでメールを受信したら、DeepLで翻訳し担当者に依頼する
試してみる
■概要
海外からの問い合わせなど、外国語のメール対応に手間取っていませんか？
一つひとつ内容を翻訳ツールにかけて担当者に対応を依頼する作業は時間もかかり、対応漏れのリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールをDeepLが翻訳し、指定の担当者に対応を依頼するまでの流れを自動化できます。
外国語のメール対応をスムーズに行い、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する海外からのメール対応に手間を感じているカスタマーサポートの方
- DeepLを使い手動で翻訳し、海外の取引先とのやり取りをしている営業担当の方
- 外国語でのメール対応フローを効率化し、対応漏れを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信後、DeepLで翻訳し担当者に依頼するまでの一連の流れが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による翻訳内容の転記ミスや、担当者への依頼漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な対応を実現します。
■フローボットの流れ
- GmailとDeepLをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDeepLの「テキストを翻訳」アクションを設定して、受信したメール本文を翻訳します。
- オペレーションで担当者依頼機能の「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、翻訳結果などを添えて担当者に依頼を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのラベルにメールが追加されたらフローボットを起動するかを指定してください。
- DeepLの翻訳オペレーションでは、翻訳元の言語と翻訳先の言語を指定することが可能です。
- 担当者への依頼オペレーションでは、依頼先の担当者を指定し、依頼内容のメッセージに翻訳後のテキストなど、フロー内で取得した値を埋め込むことができます。
■注意事項
- Gmail、DeepLのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで問い合わせを受信したら、DeepLで自動翻訳しTrelloにカードを追加する方法
Gmailで問い合わせを受信したら、DeepLで自動翻訳したのちに「Trello」にカードを追加するフローです。
Trelloを普段から使用している方にもおすすめです。
ここまでご紹介したフローの手順同様、まずは以下のテンプレートをコピーしてください。
「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで問い合わせを受信したら、DeepLで自動翻訳しTrelloにカードを追加する
試してみる
■概要
海外からの問い合わせメールがGmailに届くたび、手作業で翻訳し、タスク管理ツールに入力していませんか。
この一連の作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけでDeepLでの自動翻訳、Trelloへのカード追加までを自動化できます。
迅速かつ正確な多言語対応によって、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する海外からの問い合わせ対応に、時間や手間を感じている方
- DeepLでの翻訳結果をTrelloに手作業で転記し、タスク管理を行っている方
- 多言語での顧客対応を効率化し、チームでの情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信から翻訳、Trelloへのカード作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのコピー＆ペーストや情報転記が不要になるため、翻訳ミスや入力漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- Gmail、DeepL、TrelloをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDeepLを選択し、「テキストを翻訳」のアクションを設定して、受信したメール本文などを翻訳します。
- オペレーションでTrelloを選択し、「新しいカードを作成」のアクションを設定し、翻訳したテキスト情報をもとにカードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでのトリガー設定では、フローボットを起動するトリガーとなるメールのラベルを設定してください。
- DeepLのテキスト翻訳では、翻訳元・翻訳先の言語をそれぞれ設定することが可能です。
- Trelloでのカード作成では、カードを作成するリストを指定してください。
また、カードのタイトルや期日、説明などには、GmailやDeepLで取得した値を埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Gmail、DeepL、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ4までは、「Gmailでメールを受信したら、DeepLで翻訳し担当者に依頼する方法」の手順は同じです。
その後のTrelloのアプリ設定の連携からフローの説明をしていきます。
「テキストを翻訳」の設定が終わったら、3つめの「新しいカードを作成」をクリックしてください。
以下のような画面が出現します。
Trelloで新しいカードを作成してくれる設定になります。
次にAPI接続設定です。
設定する事項が多いので、以下まとめました。参考にしてみてください。
- キー→TrelloからAPIキーを設定
- トークン→Trelloから手動でトークンを生成し、入力
- ボードID→TrelloのURLから確認して入力。「https://trello.com/b/●●●●/yoom」の「●●●●」部分がボードIDです
- リストID→ID記載。「ボードのリスト一覧を取得」アクションから取得可能
- タイトル→設定例を参考に入力
- 追加位置→プルダウンから選択
- 期日→お好みで日時を設定
- メンバーID→必要な場合は「メンバーの一覧を取得」アクションで取得したIDを入力
- ラベルID→必要な場合は「ラベルの一覧を取得」アクションで取得したIDを入力
- 説明→設定例を参考に入力
タイトルの設定例は以下です。
タイトル例は「件名」だけでもいいですし、入力例のように「問い合わせ対応」後のアウトプットはお好みのものを選択しましょう。
ここで設定したものがTrelloのカードのタイトルになります。
説明も設定例を参考に入力してください。
Trelloのカードに説明が転記されることを考えながら、設定してくださいね。
翻訳のアウトプットは以下から選択しましょう。
設定が完了したら、「トリガーをON」にして、自動化を確認してください。
Gmailで受信したメールをDeepLで翻訳し、Slackに通知する方法
担当者への依頼ではなく、Slackに通知する方法をご紹介します。
まずは以下のテンプレートをコピーしてください。
Gmailで受信したメールをDeepLで翻訳し、Slackに通知する
試してみる
■概要
海外の取引先や顧客から届くメールの対応のために、一つひとつ翻訳ツールにかけるのに手間を感じていませんか。
こうした作業は時間がかかるだけでなく、翻訳漏れやチームへの共有忘れといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールをDeepLで翻訳し、その内容をSlackへ自動で通知することが可能になります。
情報共有の課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外からの問い合わせなど、外国語のメール対応を日常的に行っている担当者の方
- 海外のニュースレターや情報収集メールの内容を、チームで迅速に共有したい方
- 手作業による翻訳や通知作業をなくし、コミュニケーションを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信から翻訳、Slackへの通知までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 翻訳漏れや、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- Gmail、DeepL、SlackをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
これにより、指定したラベルが付いたメールを受信した際にフローが起動します。 - オペレーションでDeepLを選択し、「テキストを翻訳」アクションを設定します。
トリガーで取得したメールの本文などを翻訳対象として指定します。 - オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。
DeepLで翻訳されたテキストを指定のチャンネルに送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与するラベルを設定してください。
例えば「翻訳依頼」などのラベルを作成することで、対象のメールを絞り込めます。 - DeepLのテキスト翻訳オペレーションでは、翻訳元と翻訳先の言語を設定できます。
英語から日本語への翻訳だけでなく、様々な言語の組み合わせに対応可能です。 - Slackへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルやメンション先、メッセージ内容を自由にカスタマイズしてください。
メッセージには翻訳結果のテキストだけでなく、メールの件名や送信元アドレスといった動的な情報を埋め込むこともできます。
■注意事項
- Gmail、DeepL、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1からステップ4までは同じ手順なので、それ以降の手順から説明します。
以下3つ目の「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
以下を設定してください。
すでに入力されているままの設定でOKです。
次にAPI接続設定です。
投稿先のチャンネルIDとメッセージを設定します。
チャンネルIDは、候補から選んでください。
メッセージは設定例を参考に入力してください。
Slackに通知される時にチャンネルに投稿されるメッセージなので、情報が簡潔な方がおすすめです。
翻訳結果は以下から設定可能です。
日本語のみのメッセージ共有がいい方は「本文（原文）」はなしで「翻訳のみ」の設定にするのもいいかもしれませんね。
テストに成功したら、設定完了です！
DeepLを使ったその他の自動化例
他にもDeepLとGmailを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Googleフォームでの回答をDeepLで翻訳しGmailに送信するフロー
Googleフォームでの回答をDeepLで翻訳しGmailに送信してくれます。
海外からの問合せの翻訳を手動で行っているカスタマー担当者におすすめです。
Googleフォームでの回答をDeepLで翻訳しGmailで送信する
試してみる
■概要
海外からの問い合わせや多言語アンケートで、Googleフォームに届いた回答を手動で翻訳していませんか？
回答をコピーして翻訳ツールに貼り付け、その結果をメールで共有する作業は手間がかかるうえ、対応の遅れに繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、自動でDeepLが内容を翻訳しGmailで関係者に共有するため、こうした翻訳に関わる一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外からの問い合わせ対応で、Googleフォームの回答を手動で翻訳している担当者の方
- 多言語アンケートの結果を収集し、関係者へ迅速に共有したいと考えている方
- GoogleフォームやGmailを利用した定型業務の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの回答をコピーし翻訳してメールを作成する一連の手作業が自動化され、本来注力すべき業務の時間を創出できます。
- 手作業による翻訳内容の転記ミスや、メールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、DeepL、GmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでDeepLを選択し、「テキストを翻訳」アクションを設定して、フォームから受け取った回答内容を翻訳します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、翻訳されたテキストを本文に含めて指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- DeepLのオペレーションでは、翻訳の対象としたいフォームの質問項目や、翻訳先の言語などを任意で設定します。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文の内容などを自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、DeepL、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
2.Googleフォームの外国語レビューをDeepLで翻訳し、Gmailに通知するフロー
Googleフォームの外国語レビューをDeepLで翻訳し、Gmailに通知してくれます。
海外ユーザーのレビューを自動翻訳して、Gmailに通知してくれるため、翻訳を手間に感じているカスタマー担当者におすすめです。
Googleフォームの外国語レビューをDeepLで翻訳し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
海外からのレビューがGoogleフォームに届いた際、その都度内容を翻訳するのは手間ではありませんか？特に、多言語でのフィードバックが増えると、確認漏れや対応の遅れにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけでDeepLが自動でテキストを翻訳し、Gmailで担当者に通知できます。これにより、外国語のレビューにも迅速に対応できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した外国語のレビューを手作業で翻訳しているご担当者の方
- 海外顧客からのフィードバックを迅速にチームへ共有したいと考えている方
- 多言語でのアンケート対応や顧客サポートの業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答から翻訳、通知までが自動化されるため、手作業での翻訳に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による翻訳漏れやコピー＆ペーストのミスを防ぎ、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、DeepL、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでDeepL APIを選択し、「テキストを翻訳」アクションでフォームの回答内容を翻訳するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、翻訳結果を記載したメールを担当者へ自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームのIDを指定し、回答をチェックする起動間隔を任意で設定してください。
- DeepL APIの翻訳アクションでは、Googleフォームの回答の中から翻訳したいテキスト項目を指定し、翻訳先の言語（日本語など）を設定してください。
- Gmailでの通知アクションでは、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズできます。DeepLの翻訳結果などを本文に差し込む設定が可能です。
■注意事項
3．メールで契約書を受信したら、OCRで読み取りDeepLで翻訳しGoogle スプレッドシートに追加するフロー
メールで契約書を受信後、OCRで読み取り、DeepLで翻訳後Google スプレッドシートに自動で追加してくれます。
契約書の管理の効率化を考えている事務担当者や法務担当者におすすめです。
メールで契約書を受信したら、OCRで読み取りDeepLで翻訳しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
海外との取引で受信する外国語の契約書を、都度翻訳ツールにコピー＆ペーストし、その結果を管理表に手入力する作業は手間がかかる上に、転記ミスなどの懸念もあります。このワークフローは、特定のメールアドレスで契約書ファイルを受信するだけで、OCRが自動で文字を読み取り、DeepLで翻訳し、その結果をGoogle スプレッドシートに記録するため、一連の定型業務を自動化し、手作業による課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外との取引が多く、外国語の契約書を扱う法務や営業、バックオフィス担当の方
- 手作業による翻訳やデータ転記に時間がかかり、ヒューマンエラーを減らしたい方
- 複数のツールをまたぐ定型業務から解放され、本来のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信を起点に、文字の読み取りから翻訳、転記までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 人の手によるコピー＆ペーストやデータ入力が不要になるため、転記漏れや翻訳ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DeepLとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を設定し、Yoomで発行される専用メールアドレスにメールが送信されるとフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、メールに添付されたPDFなどのファイルから文字情報を読み取ります。
- 次に、オペレーションでDeepL APIを設定し、OCR機能で読み取ったテキストを任意の言語に翻訳します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、翻訳されたテキストを指定のシートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、メールの件名や本文の内容を抽出し、後続のオペレーションで利用する情報として設定できます。
- 分岐機能では、メールに特定のファイルが添付されているか否かなど、前段のアクションで取得した情報をもとに処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルや抽出したい項目、使用するAIモデルや言語を任意に設定することが可能です。
- DeepL APIでは、OCR機能で取得したテキストを翻訳対象に設定し、翻訳先の言語も日本語や英語など自由に指定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する設定では、出力先のスプレッドシートIDやシート名、テーブル範囲を自由に指定し、どのセルにどの情報を追加するかを細かく設定できます。
■注意事項
- DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「分岐する」はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
まとめ
Gmailでメールを受信したら、DeepLで翻訳し担当者に依頼する方法をご紹介しました！
本記事のフローを活用すれば、今まで時間をかけて行っていた翻訳の手間を省くことができますよ。翻訳にかけていた時間を本来の集中したい業務に割くことが叶うため、業務がスムーズに進み、業務効率もアップさせられます。また、Trelloと連携フローもご紹介したので、Trelloでタスク管理をしている方はぜひ参考にしてみてくださいね。
今回ご紹介したフローを参考に、ぜひYoomの自動化を体験してみてください！
日々の業務がスムーズになり、業務の生産性のアップが期待できますよ。
