2024/11/21
アプリ同士の連携方法

AKASHIとGoogle Chatを連携してAKASHIが前日の打刻漏れを検知したらGoogle Chatに通知する方法

n.fukuoka
AKASHIとGoogle Chatの連携イメージ

目次

AKASHIは、勤怠管理を効率化するのに便利なツールです。日々の出勤や退勤の記録を簡単に行えるだけでなく、労務管理もスムーズに進められます。
しかし、AKASHIを使う際に、データの管理や特に打刻漏れの確認に時間がかかると感じる場面もあるでしょう。
こうした課題に対してはより効率的な運用方法を見つけることが鍵となるかもしれません。
本記事では、AKASHIとGoogle Chatを連携する際のメリットや初期設定の流れについて解説します。

本記事はこんな方におすすめ

今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです!

・AKASHIとGoogle Chatを既に活用しているが、業務効率化をさらに進めたい方
・勤怠管理での打刻漏れ通知を自動化し、迅速に対応したい管理者
・勤怠管理の手動確認作業を減らしたい方

AKASHIとGoogle Chatの連携のメリットと具体例

メリット1:勤怠管理ミスの防止

AKASHIを利用して前日の打刻漏れをGoogle Chatで通知する仕組みを導入すれば、迅速な対応がしやすくなり、勤怠管理の精度向上が期待できます。
従来は、打刻漏れの確認が従業員の自己申告や管理者の手作業に依存するケースが多く、集計作業に支障が出ることがありました。
このような課題には、自動通知を活用することで打刻漏れに気づきやすくなることが見込まれます。
例えば、通知を通じて給与担当者が早い段階で従業員に修正依頼を行えるようになれば、給与計算時の確認作業が円滑になる可能性があります。
さらに、従業員が速やかに対応できる環境が整うことで、管理者の負担軽減や業務効率化にもつながるでしょう。

メリット2: 管理者の業務負担を軽減

勤怠記録の確認作業を管理者が手動で行う必要が減り、労務管理にかかる負担の軽減が期待できます。
特に大人数が勤務する職場では、打刻漏れが発生した場合、その確認や修正に手間がかかることがあります。
例えば、小売店舗のマネージャーがスタッフのシフト管理を担当する場合、全員の打刻状況を細かくチェックすることは非常に大変です。
AKASHIとGoogle Chatを連携することで、打刻漏れが発生した際に自動で通知が届くようになり、管理者は状況の確認や修正依頼が迅速に行いやすくなり、シフト管理の効率向上が期待できます。
結果として、管理者は他の業務に集中する時間を確保しやすくなり、職場全体の運営がスムーズになる可能性があります。

メリット3: 情報伝達ミスを防ぐ

打刻漏れをGoogle Chatで自動通知できるようになることで、社内での情報共有をスムーズに進められる可能性があります。
従来、打刻漏れが発生すると、確認した担当者が該当者に状況を問い合わせ、その後必要な対応を依頼するまでに時間がかかる場合がありました。
AKASHIとGoogle Chatを連携することで、該当者に自動で通知が送られ、関係者が迅速に状況を把握できます。
例えば、製造業の現場では、シフト間の調整が求められる場面が多くありますが、リーダーが打刻漏れを迅速に確認し、スタッフに必要な指示を出せれば、作業の進行に与える影響を最小限に抑えられる可能性があります。
結果として、現場の円滑な運営に役立つでしょう。

本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

[Yoomとは]

AKASHIとGoogle Chatの連携フローの作り方

今回は、【AKASHIで前日の打刻漏れを検知してGoogle Chatに通知する】というフローを作成します。

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

・AKASHIとGoogle Chatをマイアプリ登録
・指定したスケジュールになったら起動するトリガーの設定
・Google Chatでメッセージを送る設定
・テストと確認

ステップ1:AKASHIとGoogle Chatとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はAKASHIとGoogle Chatをそれぞれ検索して、登録していきます。

AKASHIのマイアプリ登録

まず、AKASHIから登録していきましょう。入力欄にAKASHIと入力するとAKASHIのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
アカウント名アクセストークンを入力してください。
AKASHIの詳しいマイアプリ登録方法は、以下のリンク先を参照してください。
AKASHIのマイアプリ登録方法
「追加」をクリックすると、AKASHIのマイアプリ登録は完了です。

Google Chatのマイアプリ登録

Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
Google Chatも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.Client IDとClient Secretを入力してください。
Google Chatの詳しいマイアプリ登録方法は、以下のリンク先を参照してください。
Google Chat(OAuth)のマイアプリ登録方法
入力が終わったら「登録する」をクリックしてください。

以上で、AKASHIとGoogle Chatのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にAKASHIとGoogle Chatのアイコンが表示されているか確認してください。


なお、今回紹介するフローでは分岐を行います。
分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:指定したスケジュールになったら起動するトリガーの設定

1.まず、一番上の「指定したスケジュールになったら」をクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
スケジュール設定は元から設定されています。設定内容は任意で変更可能です。
内容を確認し、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

3.フローに戻ります。次は、「特定の従業員の打刻情報を取得(日別)」のアイコンをクリックします。

4.AKASHIと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「特定の従業員の打刻情報を取得(日別)」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

5.各項目を設定してください。
取得時間の開始日時と終了日時の入力方法に注意してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存」をクリックしてください。

6.次は、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。

7.コマンドオペレーションの設定内容は元から設定されています。
内容を確認し、任意で変更してください。
問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Google Chatでトークルームにメッセージを送信する設定

1.最後に、「メッセージを送信」のアイコンをクリックしてください。

2.Google Chatと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「メッセージを送信」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.スペースのリソース名メッセージ内容を設定していきます。
入力欄をクリックすると、先ほど取得したアウトプットや候補が表示されます。
スペースのリソース名は候補から選択してください。

メッセージを作成する際にもアウトプットを活用してメッセージの作成が可能です。編集欄をクリックすると、アウトプットが表示されるので、適宜活用してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存」をクリックしてください。

4.これで、【AKASHIで前日の打刻漏れを検知してGoogle Chatに通知する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomならノーコードで簡単に設定が行えます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

AKASHIを使ったその他の自動化例

他にもAKASHIを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.kintoneで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録するフローです。
このテンプレートを活用すると、kintoneで従業員情報を登録した際に、自動的にAKASHIにも反映されるようになります。
これにより、AKASHIへの手動登録作業が不要となり、管理業務をよりスムーズに進められるようになるでしょう。

2.Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらAKASHIも更新するフローです。
手作業を減らし、重要な業務に集中したい方におすすめのテンプレートです。
Google スプレッドシート上で編集された従業員情報をAKASHIに自動で反映できるようになることで、データ更新のプロセスを効率化できるでしょう。

3.Notionで従業員情報が更新されたらAKASHIの情報も更新するフローです。
従業員情報の管理をNotionを活用して行っている場合、都度Notion内の更新内容を確認し、それに応じて対応する作業には負担がかかります。
このテンプレートを使用することで、Notion内の従業員情報が更新された際に、AKASHIで管理されている情報も自動的に反映されるようになります。

まとめ

AKASHIとGoogle Chatを連携することで、AKASHIが打刻漏れを検知した際に、Google Chatを通じて通知を受け取れるようになりました。
これにより、管理者は打刻漏れを早期に発見できるようになり、勤怠管理の精度向上に役立つでしょう。
自動化に挑戦したい方の中には、複雑な操作や専門的な知識が必要ではないかと感じる方もいるでしょう。
しかし、Yoomは、そうしたハードルを下げるために設計されています。
初心者でも安心して利用できるようにテンプレートが豊富に用意されており、難しい操作を覚える必要もありません。
Yoomを活用して、よりスムーズな作業環境を目指してみませんか?

この記事を書いた人
n.fukuoka
ツールがどんどん増えていく今の時代、何を使えばいいのか迷ってしまうことも多いですよね。 そんな皆様の仕事が少しでも楽になるよう、わかりやすく役立つ情報をお届けしていきたいと思っています!
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