AKASHIとMicrosoft Teamsを連携してAKASHIで前日の打刻漏れを検知してMicrosoft Teamsに通知する方法

勤怠管理において「打刻漏れ」はよくある課題ではありませんか？
特に、従業員が打刻を忘れることで管理者が確認や修正に多くの時間を費やす状況は、業務効率を低下させる原因となりえます。そこで役立つのが、AKASHIの自動検知機能とMicrosoft Teamsとの連携です。この仕組みにより、前日の打刻漏れを自動で検知し、指定日時に通知することで、すぐに対処できるでしょう。
本記事では、この連携によるメリットを具体例とともに紹介し、連携方法を画像を含めて解説します。
手作業から自動化への転換を検討している方にとって、必見の内容です！

こんな方におすすめ

・勤怠管理のミスを減らしたい管理者
・従業員数の多い企業の人事担当者
・ITに詳しくない現場の管理者や従業員

AKASHIとMicrosoft Teamsの連携で解決できる課題とは？

[Yoomとは]

AKASHIとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

メリット1：タイムパフォーマンスの向上

AKASHIが前日の打刻漏れを自動検知し、Microsoft Teamsで通知することで、管理者の業務効率向上が期待できます。
勤怠管理ではシステム上のデータやエクセルファイルを手動で確認する手間が発生しますが、これらの手間を省くことができるでしょう。
例えば、毎朝数十人分の勤怠状況をチェックしていた作業が、Teamsの通知を確認するだけで済むようになり、確認にかかる時間を短縮できるでしょう。さらに、通知は自動化されているため、手間のかかる反復作業から解放され、人的リソースをより戦略的な業務に割り当てることが可能となり、大規模な企業や複数の拠点を持つ場合でも、通知を受けた該当者がすぐに対応できるため、業務全体がスムーズに進むでしょう。

メリット2：ヒューマンエラーの軽減

手作業で勤怠漏れを確認する場合、業務が集中するタイミングでは見落としが発生するリスクが高まりませんか？
AKASHIの検知機能とMicrosoft Teamsの自動通知を活用することで、こうしたヒューマンエラーの防止が期待できます。
例えば、打刻漏れの通知が届かなかった場合、給与計算時に問題となるケースもあります。このシステムを導入すれば、漏れが発生すると自動で検知され、指定日時に関係者へ通知されます。必要な対応が早期に行えるため、確認漏れや情報の遅延が発生しにくくなります。また、Microsoft Teamsの通知は誰が確認したかも記録できるため、責任の所在を明確化する仕組みとしても役立つでしょう。

メリット3：操作がシンプルで導入しやすい

AKASHIとMicrosoft Teamsの連携は、設定がシンプルでスムーズに導入できます。
特に、Microsoft Teamsを既に業務で活用している企業であれば、現行のフローに組み込めるため、新たなシステムを構築する手間を省くことが期待できます。
例えば、Microsoft Teamsの通知機能を活用して、打刻漏れ情報を各担当者や従業員に直接送信することで、既存の業務フローを崩さずに運用を始められます。また、Microsoft Teamsを利用していない場合でも、導入に必要なITリテラシーが低く、管理者だけでなく一般従業員も直感的に操作できます。
この手軽さは特に中小企業にとって大きなメリットとなるでしょう。

AKASHIとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「AKASHIで前日の打刻漏れを検知してMicrosoft Teamsに通知する」フローを一緒に作っていきましょう！

今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、一緒に始めましょう！

ステップ1：AKASHIとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、AKASHIをクリックします。
(3)「AKASHIの新規登録」画面から、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
アクセストークンの取得方法は下記のサイトをご参照ください。

AKASHIのマイアプリ登録方法

(4)次にMicrosoft Teamsの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からMicrosoft Teamsをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(5)Microsoft Teamsのサインイン画面から、お持ちのアカウントを入力してログインを行ってください。

連携が完了するとYoomのマイアプリにAKASHIとMicrosoft Teamsが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：スケジュールを指定する

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

スケジュールトリガーの「指定したスケジュールになったら」をクリックします。

(2)スケジュールトリガーの「実行時間の指定」画面から、スケジュール設定を行います。
今回は曜日指定から、通知する曜日をチェックし、時刻は９時を設定しました。

入力が完了したら、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3：AKASHIと連携して従業員の打刻情報を取得する

(1)次は、AKASHIと連携して従業員の打刻情報を取得します。
「特定の従業員の打刻情報を取得（日別）」をクリックします。

(2)AKASHIの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、AKASHIと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「特定の従業員の打刻情報を取得（日別）」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画像から、赤線を確認の上、各項目に入力します。
APIトークンはアプリ連携時に取得したものを入力してください。

AKASHIのマイアプリ登録方法‍

取得期間の開始日時、取得期間の終了日時は日付から選択することが可能です。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)次は、分岐条件を設定します。
「コマンドオペレーション」をクリックします。

(5)「分岐条件を指定」画面から、下の画像と同じ項目を選択してください。
他にも分岐条件を追加したい場合は「＋分岐条件を追加」をクリックすると追加できます。

入力が完了したら、「保存する」をクリックします。

ステップ4：Microsoft Teamsと連携してチャネルにメッセージを送る

(1)次は、Microsoft Teamsと連携してチャネルにメッセージを送ります。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。

(2)Microsoft Teamsの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャネルにメッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、チームID、チャネルIDを候補から選択します。
メッセージに入力した内容がMicrosoft Teamsに通知されます。

その他の項目は必須項目ではありません。必要な個所に入力を行ってください。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「AKASHIで前日の打刻漏れを検知してMicrosoft Teamsに通知する」フローボットの完成です。

AKASHIとMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもAKASHIとMicrosoft Teamsを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらAKASHIに登録する

このフローを活用することで、Google スプレッドシートに入力した情報をAKASHIへ転記する手間の削減が期待できます。この仕組みで、入力ミスや漏れを防ぎ、空いた時間を別の業務にあてることができるでしょう。

2.Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらAKASHIも更新する

Google スプレッドシートで従業員情報を更新すると自動でAKASHIの情報も更新できます。このフローを活用することで、更新漏れを防ぐことが期待できます。すぐに最新のデータを使って作業ができるため、作業をスムーズに進めることができるでしょう。

3.Google スプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でMicrosoft Teamsに通知する

Google スプレッドシートに入力しておくことで、当日の情報を自動で抽出し、Microsoft Teamsに通知されます。これにより、手動でアナウンスする手間を省き、通知漏れや内容の誤りを防ぐことが期待できます。

さらに、AKASHIとMicrosoft Teamsを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

AKASHIを使用したフローボットテンプレート一覧

Microsoft Teamsを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

AKASHIとMicrosoft Teamsの連携は、勤怠管理における「打刻漏れ」の課題を効率的に解決する魅力的なツールですね！自動通知により、管理者の業務負担を軽減し、従業員との情報共有をスムーズに進むでしょう。さらに、ヒューマンエラーを防ぎ、データの透明性を高めることで、勤怠管理の精度向上が期待できます。さらに、シンプルな操作性と柔軟な導入プロセスで、規模や業種を問わず、幅広い企業で活用できます。勤怠管理の改善を検討している方は、ぜひ導入を検討してみてください！