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経理担当者や個人事業主の方、決算や確定申告って毎年大変ですよね。業務の大部分の作業が自動化できれば、とっても助かるのではないでしょうか。Yoomではレシートを撮影してフォームにアップすると、OCRを使って自動でテキストを抽出する方法がプログラミングを使わずできるんです。
本記事では、OCRを使って自動化で得られるメリットと、プログラミング不要で実装できる「フォームで受け取ったレシートデータを読み取り、内容確認後kintoneのデータベースへ追加する」テンプレートを使った作り方をご紹介します。
今回ご紹介する「フォームで受け取ったレシートデータを読み取り、内容確認後kintoneのデータベースへ追加する」自動化フローではどんな利点が得られるでしょうか。考察してみました。
OCR技術はレシートのテキストを正確にデジタル化できます。手動入力の手間を削減し、入力ミスを減らせます。
自動化で、これまで煩雑だった経理の管理が簡略化できます。自動でデータベースに格納し、集計作業にも大いに改善が期待できます。
デジタルで書類を管理できるため、レシート本体の紛失で困ることも減るでしょう。ヒューマンエラーはおこりますが、デジタルがカバーすることで安心して業務に専念できます。
経費申告のデジタル化のメリットをご紹介しました。上記の自動化を導入するには、プログラミングの技術と知識が必要になります。プログラミング…全く触れたことがなかったら、取り組みのハードルが上がってしまいますよね。社内にリソースがあっても、毎回依頼するのもなぁ…なんてお悩みはありませんか？
Yoomでは、AIを使った自動化をノーコードで実装できるサービスを開発しています。
次のセクションから、「フォームで受け取ったレシートデータを読み取り、内容確認後kintoneのデータベースへ追加する」フローボットの作り方をYoomのテンプレートを用いてご紹介します。
■概要
フォームに回答されたレシートの画像データを画像解析し、データベースへの追加を行います。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■事前準備
・kintoneでレシート情報を格納するための指定アプリを予め用意します。
※例えばフィールドに「事業者名」や「合計」、「経費種別」などを設けます。
■作成方法
①トリガーからフォームトリガーを選択します。
②フォームの質問項目にレシートデータを添付するためのファイルタイプの質問と名前やアドレス等の各種質問を用意します。
③次の画面で、サンプルとしてデモのレシート画像と各種質問を格納・入力して保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑤アクションから適格請求書を読み取るを選択し、次に進みます。
⑥ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補からフォームで設定したレシートのファイルを設定します。
⑦追加で抽出したい項目では、以下をデフォルトで取得します。それ以外の領収日などの値を追加したい場合は追加入力してください。
※「発行事業者の名称」「発行事業者の登録番号」「取引内容」「10%対象の金額」「10%対象の消費税」「8%対象の金額」「8%対象の消費税」「小計」「合計」
※なお、請求書内に上記デフォルトの項目が含まれていない場合は取得自体されません。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑧テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑨＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑩任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑧のテストで取得した値を「事業者名：{{発行事業者の名称}}」のように埋め込みます。このようにすることで、取得した値がそのまま担当者依頼で表示されます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※担当者項目をメールアドレスで担当者を指定(外部ユーザーを指定可)にし、③のトリガーテストで取得したメールアドレスを動的に埋め込むことも可能で、このようにすることで、回答者自身に画像解析したレシート情報が正しいかどうかを確認してもらうことができます。
⑪フォームを追加をクリックし、項目に⑧で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑧で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑫＋マークを押し、データベースを操作するからkintoneを選択後、事前に用意したアプリIDを選択して、レコード追加アクションを設定します。
⑬次のページで事前に設定したフィールド名が表示されるので、各欄をクリックし、⑪の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力し、設定完了です。
ご利用はフリープランからお試しいただけます！まずはご登録をどうぞ♪
それぞれのアプリをYoomと連携させる必要があります。
格納先のアプリを作っておきます。▼サンプル
マイアプリの登録方法の詳細はこちら
参照；Kintoneとの連携が可能なスペースについて
こちらのバナーをクリックで、Yoomのワークスペースの「マイプロジェクト」にコピーされます。
■概要
フォームに回答されたレシートの画像データを画像解析し、データベースへの追加を行います。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■事前準備
・kintoneでレシート情報を格納するための指定アプリを予め用意します。
※例えばフィールドに「事業者名」や「合計」、「経費種別」などを設けます。
■作成方法
①トリガーからフォームトリガーを選択します。
②フォームの質問項目にレシートデータを添付するためのファイルタイプの質問と名前やアドレス等の各種質問を用意します。
③次の画面で、サンプルとしてデモのレシート画像と各種質問を格納・入力して保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑤アクションから適格請求書を読み取るを選択し、次に進みます。
⑥ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補からフォームで設定したレシートのファイルを設定します。
⑦追加で抽出したい項目では、以下をデフォルトで取得します。それ以外の領収日などの値を追加したい場合は追加入力してください。
※「発行事業者の名称」「発行事業者の登録番号」「取引内容」「10%対象の金額」「10%対象の消費税」「8%対象の金額」「8%対象の消費税」「小計」「合計」
※なお、請求書内に上記デフォルトの項目が含まれていない場合は取得自体されません。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑧テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑨＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑩任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑧のテストで取得した値を「事業者名：{{発行事業者の名称}}」のように埋め込みます。このようにすることで、取得した値がそのまま担当者依頼で表示されます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※担当者項目をメールアドレスで担当者を指定(外部ユーザーを指定可)にし、③のトリガーテストで取得したメールアドレスを動的に埋め込むことも可能で、このようにすることで、回答者自身に画像解析したレシート情報が正しいかどうかを確認してもらうことができます。
⑪フォームを追加をクリックし、項目に⑧で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑧で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑫＋マークを押し、データベースを操作するからkintoneを選択後、事前に用意したアプリIDを選択して、レコード追加アクションを設定します。
⑬次のページで事前に設定したフィールド名が表示されるので、各欄をクリックし、⑪の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力し、設定完了です。
このフローは、経費申請者がフォームで申請することを前提にしています。各プロセスの設定が終わったら、画面に表示されている「レシート登録フォーム」を使ってフローボットを起動します。設定が終わるまで操作は不要です。このフローボットは、設定が完了していないのはkintoneのプロセスだけになりますが、本記事では全部のプロセスを順にご紹介します。
右上の「編集する」をクリックで、各プロセスの設定に進みます。
一番上のプロセスボタンをクリックします。
さっそく、申請用のフォームを作りましょう。デフォルトで下記の項目が設定しています。こちらはカスタマイズ可能です。
フォームの編集画面の右上にあるボタンをクリックで、表示を確認できます。▼プレビュー画面
→次へ
作成したフォームの項目が反映されています。テストで各項目を入力し、画像をレシート画像をアップロードしてください。アップロードは「Brows」ボタンをクリックで選択します。
→保存する
上から２番めのプロセスをクリック。
タイトル→画像・PDFから文字を読み取る
アクション→適格請求書を読み取る（5タスク）
※AIオペレーション(文字読み取り)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。
→次へ
Aiで画像・PDから文字を読み取るプロセスです。
ファイルの取得方法→取得した値を使用・領収書画像 →操作不要
追加で抽出したい項目→検収日
→テストをクリック
→成功
アウトプットが表示されます。この後の設定でこの内容を使います。
→保存する
フローボットの３つめのプロセスをクリック！
経費申請者にOCRで読み取った内容の確認依頼を設定します。
タイトル→担当者へ対応を依頼する
担当者→フローボットを起動したメンバー
対応を依頼する内容の詳細→OCRで読み取ったテキストを引用します。デフォルトではこちらの内容です。
担当者用の入力フォームを作ります。必須項目の設定ができます。
→次へ
先ほど作ったフォームのテストを行います。必須項目の入力は行ってくださいね。
→保存する
タイトル→kintoneに読み取ったレシートの内容を転記する
データベースのアプリ→kintone
kintoneと連携するアカウント情報→「＋連携アカウントを追加」をクリック。
ポップアップで連携に必要な編集画面が出ます。各項目を入力し、Yoomと連携させてください。
実行アクション→レコードを追加する
データベースの情報→編集欄をクリックで、候補のアプリが表示されます。今回は「OCR読み取り結果-test（0730）」というアプリを使用します。
→次へ
kintoneのアプリで指定した項目に、先程アウトプットした内容を紐づけします。
追加するレコードの値→各編集欄をクリックで引用できる項目を選べます。全て選んだら、テストします。
→テスト
→成功です
kintoneにも反映されていました。
プロセスの内番上のトリガーのスイッチを【ON】。フォームの各項目を入力、レシート画像をアップし、起動ボタンをクリック！メールアドレスはご自身のアドレスを入れてくださいね。フローボットが起動しました。「担当者へ対応を依頼する」で起動がストップしました。
メールを見てみると…
確認依頼が来ていますね。URLを開くと確認用フォームが表示されました。
必須項目を埋めて「対応を完了する」とクリック。再びフローボットが動き出し、kintoneに抽出した内容が格納されました。
■概要
納品書データをフォームで送信するとAIが自動で任意の情報を読み取り、読み取った情報の確認依頼を経てGoogleスプレッドシートに格納してGoogle Chatに通知するフローです。
納品書の内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、GoogleDrive、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
納品書データをフォームで送信すると、Aiが自動で任意の情報を読み取る。読み取った情報の確認依頼を経て、Google スプレッドシートに格納し、Google Chatに通知するフローのテンプレートです。こちらも手動での作業が自動化できて便利ですよ。お試しください！
いかがでしたか。今回はレシートをOCR技術で読み込み、抽出したテキストデータをkintoneに格納するフローをプログラミング不要でできる方法をご紹介しました。営業活動で日々お忙しい方は、つい申請作業を後回しにしがちです。いつの間にか領収書やレシートがてんこ盛りになってしまい、経理の方を困らせてしまうシーンを見たことがあります。画像をアップロードできれば移動中でも作業できますし、そういったわずらわしい申請作業を溜め込むことも減りそうですね。経理さんも安心です。
Yoomのミッションは「We Make Time」 テクノロジーの力で、人々に時間を取り戻すこと。
作業を自動化することで、勉強する時間や仲間とのディスカッション、コミュニケーションの時間を作ることに貢献できます。Yoomを使って、あなたとチームの時間をもっと豊かにしましょう♪まずはフリープランのご登録からお試しくださいね。
では、また〜！
