2024/11/25
自動化のアイデア

【DocuSign API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説。

r.suzuki
DocuSign APIと各種アプリの連携イメージ

目次

DocuSign APIでできること

DocuSign APIと外部アプリケーションのAPIを連携させると、DocuSignで契約更新が行われた際に外部アプリケーションのデータベースやシステムに自動的に情報を追加できます。
例えば、更新された契約の取引先情報や更新日、条件変更などを外部アプリケーションへ自動記録することで、業務の効率化やデータの一元管理を実現できます。
これにより、手動入力ミスを防ぎ、契約更新後の迅速な対応が期待できます。

また、外部アプリケーションからDocuSign APIを利用して契約書を送付する仕組みを構築することで、業務プロセスの自動化を図ることができます。
例えば、販売管理システムで受注確定後、契約書をDocuSignを通じて自動的に取引先に送信することが可能です。
これにより、契約書送付プロセスの手間を削減し、迅速で正確な契約締結のサポートが見込めます。
他にもDocuSign APIとメッセージツールのAPIを連携することで、契約が完了した際に通知を自動送信することができます。
例えば、「契約完了:取引先名、契約金額、完了日時」といった情報を設定されたチャンネルに投稿することで、関係者全員が素早く契約の進捗を把握でき、次のステップへの移行や部門間の連携をスムーズに行うことが期待できます。

このようにDocuSign APIを活用すると、契約プロセスのデジタル化と業務効率の向上が期待できます。

DocuSign APIの利用方法

今回はYoomというサービスを利用してノーコードでDocuSignを利用していきます。

[Yoomとは]

まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ

DocuSignをYoomと接続する方法

マイアプリ連携の設定

1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。


2)Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する「DocuSign」を検索していきます。

DocuSignを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。


3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されたか確認してください。

これで DocuSign API を Yoom から利用できるようになります!

Yoomのテンプレートを利用してDocuSign APIをつかいこなそう!

Yoomには、多くのフローボットテンプレートが用意されており、クリックするだけで様々なフローボットを簡単に利用できるようになっています。

フローボットの詳細については、以下の動画で詳しく紹介されています。


ここからは実際の利用シーンやおすすめの職種ごとに実際に用意されているテンプレートを紹介していきます。

DocuSign APIを利用して実現できる自動化の例

Yoomではさまざまなサービスとの連携が可能で、それぞれのサービスに対応したテンプレートも用意されています。
普段使用しているサービスと連携できるテンプレートを活用して、DocuSignを自動化しましょう!

1.契約更新したら情報を追加する

DocuSign APIと外部アプリケーションのAPIを活用することで、DocuSignの契約更新によって外部アプリケーションの情報を追加することが可能になります。
手動による外部アプリケーションへの操作が不要になるため、誤入力や入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、業務の生産性向上が期待できます。
例えば、DocuSignで契約が完了した際、営業部が利用するMicrosoft Excelの「契約一覧」に自動でデータを追加することができます。
署名日や契約者名、契約金額などをExcelに自動追記することで、営業部の契約管理の効率化が期待できます。
自動化によって入力ミスが防止でき、正確性の向上も見込めます。

同様に情報の更新を行うこともできます。

2.外部アプリケーションから契約書を送付する

DocuSign APIと外部アプリケーションのAPIを組み合わせることで、外部アプリケーションからDocuSignを利用して契約書を送付できます。
自動化によってDocuSignを開いて作成する手間がなくなり、業務の効率化が見込めます。
また、外部アプリケーションの情報をもとに自動で実行されるので、ヒューマンエラーを防止でき、情報の正確性向上が見込めます。さらに、登録情報と契約書の内容を関連づけた管理が期待できます。

外部アプリケーションのアクションによる契約書送付も可能です。
例えば、営業部が商談で取引先や契約金額を確定し、Salesforceの商談フェーズが「契約書作成」に進んだ際、SalesforceからDocuSign APIを通じて、自動で契約書が作成・送信できます。
これにより、営業部が手動で契約書を作成する手間を削減し、送付までの時間を短縮することが可能です。
そのため、契約プロセスが迅速化し、取引先との信頼関係の強化が期待できます。

3.契約が完了したら通知する

DocuSign APIとメッセージツールのAPIとの連携で、DocuSignで契約が完了になったらメッセージツールで通知することができます。
自動化によってDocuSignを開いて確認する手間がなくなり、契約完了が素早く把握できるため、次の業務フローへのスムーズな移行が見込めます。
例えば、DocuSignで契約が完了した際、経理部のSlackチャンネルに自動通知することが可能です。
契約完了イベントを受信し、Slack APIで通知することで、経理部が迅速に処理を開始し、契約の進捗管理や請求準備の効率化が期待できます。

同様にメールで契約完了の通知を行うことも可能です。

まとめ

ここまで、DocuSign APIの活用事例を紹介してきました。
DocuSign APIと外部アプリケーションのAPIを組み合わせて活用することで、さまざまな業務プロセスの自動化が可能になります。
契約更新時には、外部アプリケーションと連携で、更新情報を自動で追加・更新することができ、入力ミスを防ぎ、生産性の向上が期待できます。
また、外部アプリケーションから契約書を送付する機能により、手作業を削減し、迅速かつ正確な契約プロセスが実現します。
さらに、契約完了時にメッセージツールやメールを使った自動通知を行うことで、関係者が素早く進捗を把握し、次の業務へスムーズな移行も見込めます。
このように、DocuSign  APIの活用は、契約業務全体の効率化に貢献できそうです。
テンプレートやAPI連携を活用し、ぜひ最適なワークフローを構築してください!

Yoomを利用すれば、プログラミング知識がなくても簡単にDocuSign APIを導入できます。
DocuSignを日常的に利用している方は、ぜひDocuSign APIの導入を検討してみてください。

この記事を書いた人
r.suzuki
人材が限られる地方の中小企業で業務の効率化を日々模索していたところ、Yoomと出会いました。 こうだったらいいなとなにげなく考えていたことがYoomを導入することで、こんなにも効率化できるんだ!と感動。 システムやプログラミングの知識や経験がない私でも、業務が大きくかわったので、同じように感じているたくさんの方々へ共有できたらと執筆しています。
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