・
データを別ツールに手動で転記するという作業は、意外と時間がかかりますよね。
内容にミスがあると、その後の仕事に影響が出てしまうため、慎重に入力しなければならないでしょう。特に、契約周りに関するデータは、間違いがあると相手方に迷惑をかけてしまうかもしれません。そのため、より慎重に転記作業を進めていく必要があります。
では、今回は契約締結後のデータが自動転記可能になる、DocuSignと楽楽販売のアプリ連携についてご紹介します！
データの入力作業が簡易化できるため、ぜひお試しください。
今回のアプリ連携を導入すると、DocuSignで契約が完了したデータを、楽楽販売に自動で追加できるようになります。これにより手入力の手間が省け、作業時間の短縮になるでしょう。また、コア業務に割くリソースが増えることも期待できます。
さらに、楽楽販売へはリアルタイムでデータ転記が行われます。そのため、DocuSignと楽楽販売を別々の部署で使用している場合、部署間の連携が容易になるでしょう。
手入力の必要が無くなることにより、タイピングミスなどのヒューマンエラーが少なくなります。これによりデータの正確性が保てるようになるでしょう。
入力ミスをしないよう、細心の注意を払う機会も減るはずです。結果として作業負担の軽減にも繋がります。負担が減ることで作業環境が良くなる可能性もあるため、業務フローの見直しにもなるでしょう。
[Yoomとは]
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「DocuSignで契約が完了したら楽楽販売の情報を更新する」という業務フローを自動化するフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！
【ご確認ください】
※楽楽販売は一部有料プランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
※一部有料プランは2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
上記のフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。
1.上のバナーをクリックして開き、「詳細を見る」を選択
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択して、新規接続ボタンをクリックし、Yoomと各アプリを連携しましょう。
1.検索する
新規接続をクリックして表示されるアプリ一覧でDocuSignを検索し、DocuSignのアイコンをクリックします。
2.アクセスの許可
画像のようにアクセスの許可を求められます。
確認し、「アクセスの許可」をクリックしましょう。
3.連携完了
画面が切り替わり、以下の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
アプリ一覧で「楽楽販売」を検索し、楽楽販売のアイコンをクリックしてください。
2.必須項目の入力
連携方法についての詳細は、表示される以下の画像に記載してあります。
内容に従ってAPIトークンを生成しましょう。
APIトークンの生成が完了したら、必須項目にコピー＆ペーストし、追加をクリックします。
3.連携完了
画面が切り替わり、以下の表示がされれば連携完了です。
DocuSignと楽楽販売のマイアプリ連携は以上となります。
次は、先ほどコピーしたテンプレートを活用し、フローボットの設定を行いましょう。
1.バナーを開き、「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】DocuSignで契約が完了したら楽楽販売の情報を更新する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
DocuSignのアイコンの「エンベロープが完了したら」を選択してください。
連携アカウントとトリガーアクションを確認して、次へを押します。
4.Webhookの設定
表示されている情報を基に、DocuSignのページで設定を行います。
5.エンベロープを完了させる
Webhookの設定が完了したら、DocuSignの契約データをテストで使用するため、エンベロープを1つ完了させましょう。
6.テストの実行
エンベロープが完了したら、Yoomの画面に戻りテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押してください。
1.アプリと連携する
DocuSignのアイコンの「特定のエンベロープの情報を取得」を選択してください。
連携アカウントとアクションを確認して、次へを押します。
2.IDの入力
IDを入力します。エンベロープIDの設定は完了しているため、アカウントIDのみ入力してください。
3.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
1.アプリと連携する
楽楽販売のアイコンの「レコードを更新」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.ドメインなどの設定
画像の3つの項目を入力しましょう。
それぞれに補足が書かれているため、内容に沿って入力してください。
3.登録データの設定
登録データの設定を行います。
登録する値を入力し、対となるヘッダ項目のIDを入力しましょう。ヘッダ項目のIDは詳細画面などからご確認ください。
初期設定では送信日時のみ設定済みです。そのため、他のデータを追加する必要があります。
赤枠部分をクリックします。
空の状態の登録データが追加されます。
ボックスをクリックすると、先ほど設定したDocuSignのアクションが表示されます。
今回は、締結した契約データを楽楽販売に反映していくため、エンベロープの情報を入力していきましょう。
楽楽販売に追加したいデータをクリックしましょう。
画像ではエンベロープIDを選択しました。エンベロープIDを入力することにより、DocuSignのどのエンベロープを使用した契約なのかが解りやすくなります。
この他、楽楽販売に追加したいデータがある場合は、登録データを作成して追加しましょう。
4.テストの実行
画面下部にあるテストボタンを押します。
テスト成功と表示がされれば完了です。保存を押しましょう。
8.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でDocuSignと楽楽販売を使用したフローボットの作成は完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
DocuSignで契約が完了したら楽楽販売の情報を更新する
他にもDocuSignや楽楽販売を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.楽楽販売の情報をもとにDocusignで契約書を送付する
楽楽販売の情報を使用して自動的に契約書を送付することも可能です。
2.DocuSignで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する
Salesforceを使用しているなら、こちらのフローボットもおすすめです。好みのツールでアプリ連携をしてみましょう。
3.楽楽販売で特定条件に合うレコードが追加されたらクラウドサインで書類を送付する
Yoomはクラウドサインにも対応しています。用途によってDocuSignとクラウドサインを使い分けしている方におすすめです。
契約後のデータを手動で転記するという定型業務は、今回のアプリ連携によって自動化が可能です。自動化を導入することで作業の手間を省き、時間の節約にもなるでしょう。これにより、他の業務に割く時間を増やしやすくなるはずです。
業務フローを見直すことで、作業負担の軽減にも繋がります。この連携を導入して、データ入力を自動化しましょう！
.avif)
.png)
