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営業部などでDocuSign契約管理を行い、HubSpotで顧客管理をしている場合、どのように情報を更新していますか？
手作業で行なっていると、手間と時間がかかるため、非効率に感じるかもしれません。
この記事ではDocuSignとHubSpotを連携して「DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotのコンタクトを更新する」方法をご紹介します。
アプリ連携はノーコードツールYoomを活用すれば、誰でも簡単に設定できます！
詳しい操作方法についても解説しますので、ぜひ、ご覧ください。
以下の方はDucuSignとHubSpotを連携することをおすすめします！
それではここからノーコードツールYoomを使って、「DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotのコンタクトを更新する」方法をご紹介します。
[Yoomとは]
DocuSignのエンベロープが完了したことをDocuSignのAPIを利用して受け取り、HubSpotの提供するAPIを用いてHubSpotのコンタクトを更新することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは大きくわけて以下のプロセスで構成されています。
Yoomのアカウント発行はこちらから行えます。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotのコンタクトを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・DocuSignで契約書が完了した際に、HubSpotのコンタクト情報を自動で最新の状態に保ち、次の営業アクションを迅速に行いたいチーム
・契約プロセスをシームレスに連携し、営業パイプラインの効率を高めたいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・契約書完了後に、顧客情報を自動的に更新し、サポート対応を迅速かつ正確に行いたいチーム
3.マーケティング部門
・DocuSignのエンベロープ完了をトリガーにして、マーケティングキャンペーンの対象を最新情報に基づいて調整したいチーム
4.契約管理部門
・契約書の完了情報を即時にHubSpotに反映し、契約管理を効率化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・契約情報の変更が即座にHubSpotに反映されるため、プロアクティブな対応が可能になり、顧客満足度の向上に繋がります。
・更新されたデータを基にした分析が強化され、マーケティングや営業戦略の効果測定が容易になります。
■注意事項
・HubSpot、DocuSignのそれぞれとYoomを連携させてください。
まず、Yoomとアプリを連携しましょう。
Yoomのワークスペースにログインしたら、マイアプリをクリック後、新規接続を選択しましょう。
アプリ一覧でDocuSignを選択してください。
メールアドレスを入力してください。
パスワードを入力しましょう。
これでDocuSignのマイアプリ登録ができました。
先ほどと同様に、マイアプリを選択後、新規接続をクリックしましょう。
アプリ一覧でHubSpotを選択してください。
「Sign in to your HubSpot account」を選択してください。
パスワードを入力し、ログインをクリックしてください。
これでHubSpotのマイアプリ登録ができました。
次に、テンプレートをコピーしましょう。
下のバナーをクリックしてください。
↓こちら
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotのコンタクトを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・DocuSignで契約書が完了した際に、HubSpotのコンタクト情報を自動で最新の状態に保ち、次の営業アクションを迅速に行いたいチーム
・契約プロセスをシームレスに連携し、営業パイプラインの効率を高めたいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・契約書完了後に、顧客情報を自動的に更新し、サポート対応を迅速かつ正確に行いたいチーム
3.マーケティング部門
・DocuSignのエンベロープ完了をトリガーにして、マーケティングキャンペーンの対象を最新情報に基づいて調整したいチーム
4.契約管理部門
・契約書の完了情報を即時にHubSpotに反映し、契約管理を効率化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・契約情報の変更が即座にHubSpotに反映されるため、プロアクティブな対応が可能になり、顧客満足度の向上に繋がります。
・更新されたデータを基にした分析が強化され、マーケティングや営業戦略の効果測定が容易になります。
■注意事項
・HubSpot、DocuSignのそれぞれとYoomを連携させてください。
クリック後、Yoomのテンプレートサイトに切り替わったら「このテンプレートを試す」を選択します。
コピー完了と表示されたら「OK」をクリックしてください。
これでテンプレートのコピーができました。
続いて、フローボットを設定しましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの、「エンベロープが完了したら」をクリックしてください。
タイトルは入力されていますが、変更可能です。
DocuSignと連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションは「エンベロープが完了したら」を選択します。
設定したら、「次へ」をクリックしましょう。
注意事項を確認し、WebhookURLをコピーしてDocuSignの管理画面で設定しましょう。
トリガーアクション（エンベロープが完了したら）を実行し、テストをクリックしてください。
テストが成功して、DocuSignのアウトプットが取得できたら保存してください。
次に「特定のエンベロープの書類を取得」をクリックしましょう。
タイトルは入力済みですが、変更できます。
HubSpotと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「特定のエンベロープの書類を取得」を選択します。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
アカウントIDとエンベロープIDにはDucuSignのアウトプットを選択しましょう。
設定したら、テストをクリックしてください。
テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存しましょう。
次に「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
タイトルは変更できます。
変換タイプを選択してください。
設定したら、「次へ」をクリックします。
対象のテキストにはアウトプットから「書類名の一覧」を選択しましょう。
抽出したい項目を設定しましょう。
ここでは、書類名に会社名が入っている想定で作成しています。
設定後、テストを実行し保存しましょう。
次に「コンタクトを検索」をクリックしてください。
タイトルは変更できます。
HubSpotと連携するアカウント情報を確認します。
アクションは「コンタクトを検索」を選択してください。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
検索キーワードに、テキストを抽出で取得した「会社」をアウトプットから選択してください。
設定したら、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、アウトプットが取得できたら保存します。
最後の設定ステップです！
「コンタクトの更新」をクリックして設定を進めましょう。
タイトルは入力されていますが、必要に応じて変更してください。
HubSpotと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「コンタクトの更新」を選択します。
設定したら、「次へ」をクリックしましょう。
コンタクトIDにはコンタクトを検索で取得した「コンタクトID」を選択しましょう。
更新対象項目をライフサイクルステージを選択します。
値には添付画像のように任意で値を入力しましょう。
設定したらテストを実行し、HubSpotのコンタクト情報が更新できたら保存してください。
保存後、フローボットの設定が完了したと表示されたら「トリガーをON」にして動作チェックを行いましょう。
これでフローボットの設定ができました！
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotのコンタクトを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・DocuSignで契約書が完了した際に、HubSpotのコンタクト情報を自動で最新の状態に保ち、次の営業アクションを迅速に行いたいチーム
・契約プロセスをシームレスに連携し、営業パイプラインの効率を高めたいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・契約書完了後に、顧客情報を自動的に更新し、サポート対応を迅速かつ正確に行いたいチーム
3.マーケティング部門
・DocuSignのエンベロープ完了をトリガーにして、マーケティングキャンペーンの対象を最新情報に基づいて調整したいチーム
4.契約管理部門
・契約書の完了情報を即時にHubSpotに反映し、契約管理を効率化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・契約情報の変更が即座にHubSpotに反映されるため、プロアクティブな対応が可能になり、顧客満足度の向上に繋がります。
・更新されたデータを基にした分析が強化され、マーケティングや営業戦略の効果測定が容易になります。
■注意事項
・HubSpot、DocuSignのそれぞれとYoomを連携させてください。
Yoomには他にも便利な機能があります。
もっと効率化を図りたい方は、ぜひお試しください！
Google スプレッドシートなどのデータベースと連携して、顧客情報を管理するのはいかがでしょうか？
これにより、Google スプレッドシートで情報を一元管理することが可能になります。
点在している情報を一箇所に集約できるため、作業の効率向上が期待できます！
チャットツールと連携すると、DocuSignでエンベロープが完了したことをすぐに確認することが可能になります。
これにより、最新の情報をチームで把握しやすくなります。
いつも使っているチャットツールに通知することで、確認漏れを防ぐことができそうです。
Yoomには多数のテンプレートがあります。
ここではDocuSignやHubSpotを使った自動例を3つご紹介します。
1.DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージを更新するテンプレートです。
手動でHubSpotを更新している場合、手間と労力がかかります。
自動化できれば、更新にかかっていた時間を短縮できるため、他の重要な業務に集中できるでしょう。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotとDocuSignを併用している営業チーム
・契約書などの書類締結プロセスをDocuSignで電子化し、HubSpotの取引ステージと連携させて管理したい方
・契約締結後のステータス変更を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約締結状況をリアルタイムに把握し、営業活動の進捗管理を効率化したい方
2.HubSpotを利用している企業の経営者・管理者
・営業プロセスの可視化と自動化を進め、営業活動の生産性を向上させたい方
・契約管理業務の効率化により、人的リソースを他の業務に集中させたい方
■このテンプレートを使うメリット
・契約締結状況がHubSpotにリアルタイムで反映されるため、営業活動の進捗状況を常に把握できます。
・契約締結後の迅速なステータス変更により、顧客への対応スピードが向上し、満足度向上に貢献します。
・DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーに、HubSpotの取引ステージを自動で更新するため、手作業によるステータス変更の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
■注意事項
・HubSpot、DocuSignのそれぞれとYoomを連携させてください。
2.HubSpotにフォームが送信されたら、DocuSignのエンベロープを作成するテンプレートです。
エンベロープの作成を自動化できるため、作成ミスや漏れを防ぐことができます。
特に数が多い場合は、ミスが増えるかもしれません。
このテンプレートを活用すれば、人的ミスを減らすことができ、作業の効率化を図れるでしょう。
■概要
HubSpotにフォームが送信されたら、DocuSignのテンプレートを使用してエンベロープを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで収集した情報を基にDocuSignのエンベロープを自動で作成し、契約プロセスを迅速化したいチーム
・フォーム送信後の契約書作成を自動化し、営業パイプラインを効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・フォーム送信に基づいて契約書や同意書を迅速に生成し、サポート対応を円滑に行いたいチーム
3.マーケティング部門
・フォーム送信後の契約や同意プロセスを自動化し、マーケティングキャンペーンの効率を高めたいチーム
4.契約管理部門
・HubSpotのフォーム送信情報を基に、DocuSignのテンプレートを使って自動的に契約書を作成し、契約管理を効率化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotのフォームデータとDocuSignのエンベロープが常に同期されるため、情報の一貫性を保つことができます。
・フォーム送信情報が即座にDocuSignのエンベロープ作成に反映されるため、プロアクティブな対応が可能になり、顧客満足度の向上に繋がります。
■注意事項
・HubSpot、DocuSignのそれぞれとYoomを連携させてください。
3.HubSpotのフォームの回答内容をJUST.DBに登録するテンプレートです。
HubSpotとJUST.DBを連携すれば、異なるツールの情報の整合性を保つことが可能になります。
これにより、手動による情報追加のズレを軽減し、最新の情報をもとに業務を進められるでしょう。
■概要
HubSpotのフォームで獲得した見込み顧客情報を、手作業でJUST.DBに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されると、その内容が自動でJUST.DBに登録されるため、こうしたデータ入力に関する課題を解消し、迅速で正確な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
DocuSignで契約が完了したら、HubSpotのコンタクト情報を自動更新することが可能です。
例えば、営業部で基本契約書の締結をDocuSignで行うとしましょう。
手作業でHubSpotの情報を更新していると、手間と労力がかかります。
DocuSignとHubSpotを連携すれば、HubSpotを自動更新できるため、営業活動に専念できるでしょう。
契約締結フローが自動化できるため、業務の効率化を図ることが期待できます。
手動でHubSpotを更新していると、ミスや漏れがおきるかもしれません。
例えば、HubSpotの情報をもとに営業活動しているとしましょう。
手作業で契約締結情報を更新していると、更新ミスがあり、正しい契約状況を確認できないかもしれません。
DocuSignとHubSpotを連携すると、自動的に更新されるため、人的エラーを防ぐことができそうです。
正確な契約状況を把握できるため、スムーズに業務を行うことが期待できます。
DocuSignとHubSpotを連携することで、最新の契約状況を共有することが可能になります。
例えば、営業担当が契約締結されると、カスタマーサポートに繋ぎ業務を行なっているとしましょう。
DocuSignで契約が締結したらすぐにHubSpotが更新されるため、素早い顧客対応ができるようになります。
これにより、スムーズな業務遂行ができるため、対応の遅延を防ぐことが期待できるでしょう。
DocuSignとHubSpotを連携すれば、手作業で情報を更新する手間やミス防止することができます。
最新情報を確認できるため、異なるチームで業務を進めている場合でも、円滑に行うことが可能です。
Yoomを活用すると、ノーコードでアプリ連携やフローボット作成ができます。
テンプレートに沿って設定するだけで、簡単に操作できます。
この機会にYoomを使用して、DocuSignとHubSpotを連携し、更新作業を自動化しましょう！
