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取引情報を手動で入力、更新する作業に手間を感じていませんか？ビジネスにおいて、契約プロセスと顧客管理は重要な要素です。Yoomを活用してDocuSignとHubSpotを連携することで、DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージを自動で更新できます。これにより、手動でのデータ入力や更新の手間を省き、作業負担を軽減できます。また、更新ミスや誤入力などのヒューマンエラーの防止することにもつながるでしょう。この記事では、DocuSignのエンベロープが完了した際に、HubSpotの取引ステージを自動で更新するフローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージを更新する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
DocuSignでエンベロープが完了したことをDocuSignのAPIを利用して受け取り、HubSpotの提供するAPIを用いてHubSpotの取引ステージを更新することで実現できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotとDocuSignを併用している営業チーム
・契約書などの書類締結プロセスをDocuSignで電子化し、HubSpotの取引ステージと連携させて管理したい方
・契約締結後のステータス変更を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約締結状況をリアルタイムに把握し、営業活動の進捗管理を効率化したい方
2.HubSpotを利用している企業の経営者・管理者
・営業プロセスの可視化と自動化を進め、営業活動の生産性を向上させたい方
・契約管理業務の効率化により、人的リソースを他の業務に集中させたい方
■このテンプレートを使うメリット
・契約締結状況がHubSpotにリアルタイムで反映されるため、営業活動の進捗状況を常に把握できます。
・契約締結後の迅速なステータス変更により、顧客への対応スピードが向上し、満足度向上に貢献します。
・DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーに、HubSpotの取引ステージを自動で更新するため、手作業によるステータス変更の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
■注意事項
・HubSpot、DocuSignのそれぞれとYoomを連携させてください。
DocuSignとHubSpotをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。
まず、DocuSignのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してDocuSignを選択します。
以下の画面が表示されたら、必要情報を入力し、ログインします。
これで、DocuSignのマイアプリ連携が完了します。
次に、HubSpotのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、HubSpotをアプリ一覧から探すか、検索してください。
以下の画面が表示されたら、「Sign in to your HubSpot account」をクリックします。
必要情報を入力し、サインインします。
これで、HubSpotのマイアプリ連携が完了します。
両方のマイアプリ登録が完了すると、DocuSignとHubSpotがマイアプリに表示されます。
次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotとDocuSignを併用している営業チーム
・契約書などの書類締結プロセスをDocuSignで電子化し、HubSpotの取引ステージと連携させて管理したい方
・契約締結後のステータス変更を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約締結状況をリアルタイムに把握し、営業活動の進捗管理を効率化したい方
2.HubSpotを利用している企業の経営者・管理者
・営業プロセスの可視化と自動化を進め、営業活動の生産性を向上させたい方
・契約管理業務の効率化により、人的リソースを他の業務に集中させたい方
■このテンプレートを使うメリット
・契約締結状況がHubSpotにリアルタイムで反映されるため、営業活動の進捗状況を常に把握できます。
・契約締結後の迅速なステータス変更により、顧客への対応スピードが向上し、満足度向上に貢献します。
・DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーに、HubSpotの取引ステージを自動で更新するため、手作業によるステータス変更の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
■注意事項
・HubSpot、DocuSignのそれぞれとYoomを連携させてください。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。
次に、DocuSignのトリガーを設定します。「エンベロープが完了したら」をクリックしてください。
「DocuSignと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
続いて、Webhookイベント受信設定をします。
説明を確認し、手順に従って設定を進めてください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。
DocuSignで書類情報を取得する設定します。「特定のエンベロープの書類情報を取得」をクリックしてください。
「DocuSignと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
「アカウントID」は「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。
「エンベロープID」も同様に取得した情報を入力してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。
AIを使用してテキストからデータを抽出する設定をします。「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
「変換タイプ」の変更するをクリックしてください。
以下の画面から任意の設定を選択してください。
変換したい文字数によって使用するタスク量が変化するので、気を付けてください。
※タスクのカウントに関してはこちらをご参照ください。
設定後、「次へ」をクリックします。
「対象のテキスト」には「アウトプット」から、取得した情報を入力します。
※書類名に対象の取引先名が入っている前提で設定しています。
「抽出したい項目」には、「対象のテキスト」から抽出したい項目を設定してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行すると、アウトプットに情報が表示されます。
情報が表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。
HubSpotで取引先を検索する設定を行います。「取引先を検索（キーワード検索）」をクリックしてください。
「HubSpotと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しないでください。
「検索キーワード」は、テキスト抽出した項目をキーワードにして検索してください。
「アウトプット」から、取得した情報を入力できます。
設定後、「テスト」を実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
次に、HubSpotのアクションを設定します。「取引の更新」をクリックしてください。
次に、「HubSpotと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しないでください。
「API接続設定」を行います。
「取引ID」は「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。
「更新内容」の「更新対象項目」はそのままで、
「値」には、エンベロープ完了時に必要なステージの内部値を任意で設定してください。
「＋更新内容を追加」から更新内容を追加できます。
設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージが自動的に更新されます。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotとDocuSignを併用している営業チーム
・契約書などの書類締結プロセスをDocuSignで電子化し、HubSpotの取引ステージと連携させて管理したい方
・契約締結後のステータス変更を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約締結状況をリアルタイムに把握し、営業活動の進捗管理を効率化したい方
2.HubSpotを利用している企業の経営者・管理者
・営業プロセスの可視化と自動化を進め、営業活動の生産性を向上させたい方
・契約管理業務の効率化により、人的リソースを他の業務に集中させたい方
■このテンプレートを使うメリット
・契約締結状況がHubSpotにリアルタイムで反映されるため、営業活動の進捗状況を常に把握できます。
・契約締結後の迅速なステータス変更により、顧客への対応スピードが向上し、満足度向上に貢献します。
・DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーに、HubSpotの取引ステージを自動で更新するため、手作業によるステータス変更の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
■注意事項
・HubSpot、DocuSignのそれぞれとYoomを連携させてください。
他にもDocuSignを使った自動化の例がYoomには多数あるので、いくつか紹介します。
1.DocuSignで契約が完了したらSlackに通知するフロー
この連携によって、DocuSignで契約が完了したらSlackに通知されます。
これにより、通知作業が不要になり、業務の生産性向上が期待できます。
■概要
DocuSignで契約が完了したらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知をSlack上でチームメンバーへ迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の作成管理を円滑に行うためのツールです。
併せてSlackに通知することでチーム全体に情報共有を円滑に行うことができます。
しかし契約完了後の通知や書類送付などを都度確認し手動でSlackへ反映しなければならないのは、生産性を阻害する要因となります。
DocuSignとSlackを連携することでチーム全体の生産性向上のために手間を省くことが可能になります。
Slackへ契約完了した内容を自動通知し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、コア業務に注力でき生産性向上を図ることができます。
■注意事項
・DocuSign、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
2.DocuSignで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新するフロー
この連携によって、DocuSignで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新できます。
これにより、手動での更新作業を省き、情報の正確性向上につながります。
■概要
DocuSignで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignで帳票類の管理を行う方
・契約書などの作成に活用している方
・帳票類の一元管理に活用している方
2.Microsoft Excelでデータの管理を行う方
・取引や顧客の情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは作成した契約書の管理を円滑に行うためのツールです。
またMicrosoft Excelに関連情報を蓄積することで、情報の管理も円滑にでき業務を効率化します。
しかし、DocuSignで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を毎回手作業で更新するのは、業務の属人化を招き、引継ぎや情報共有を困難にする可能性があります。
チーム内の情報のアクセス性を高めたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、DocuSignで契約が完了後、自動でMicrosoft Excelに送信日時を追加し手作業を省きます。
手作業を省くことで、入力ミスや漏れを未然に防ぐことができ、正確な情報共有につながります。
■注意事項
・DocuSign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.DocuSignで書類が締結したら、書類をOneDriveに格納するフロー
この連携によって、Docusignで書類が締結したら、書類をOneDriveに格納できます。
これにより、自動で保存できるため、効率的な管理が実現できるでしょう。
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしOneDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の管理や保存を頻繁に行う必要がある方
2.手動での証明書ダウンロードやファイル格納作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.DocuSignとOneDriveを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書の管理やダウンロード作業が不要になり証明書が自動的にOneDriveに保存されるため、管理が容易になります。
・OneDriveを使用することで、メンバーはいつでもどこからでも証明書にアクセスできるようになります。
■注意事項
・DocuSign、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
DocuSignとHubSpotを連携することで、DocuSignの契約情報を正確にHubSpotに自動反映できます。
例えば、HubSpotに自動反映することで、異なるシステム間で手動入力を行う際の入力ミスや情報の不一致を防げます。
これにより、人の手を介さずに自動反映され、ヒューマンエラーの防止につながります。
DocuSignとHubSpotの連携によって、DocuSignのエンベロープが完了したタイミングでHubSpotの取引ステージが自動的に更新されます。
例えば、営業担当者は手作業での入力が不要になるため、他の業務に集中できます。
これにより、作業負担を軽減され、業務の生産性向上が期待できます。
DocuSignとHubSpotを連携すると、DocuSignの取引状況をHubSpotに自動反映できるため、最新の取引状況を把握できます。
例えば、営業チームでエンベロープが完了した際、HubSpotを確認することで他チームは次のアクションを素早く開始できます。
これにより、情報共有を強化でき、社内の連携向上が見込めます。
今回は、DocuSignとHubSpotを連携させ、DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージを更新する方法をご紹介しました。
この自動化により、手動でデータ入力や更新する手間を省き、作業負担を軽減できるでしょう。
これにより、ヒューマンエラーの防止や業務生産性の向上、社内の連携強化が期待できます。
この機会にぜひテンプレートを活用して、DocuSignとHubSpotを連携し、業務の効率化を目指してください。
また、Yoomのアプリ連携はノーコードで設定ができ、誰でもすぐに始められます。ぜひ導入を検討してみてください。
