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DocuSignとHubSpotを連携して、DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージを更新する方法
取引情報を手動で入力、更新する作業に手間を感じていませんか？ビジネスにおいて、契約プロセスと顧客管理は重要な要素です。Yoomを活用してDocuSignとHubSpotを連携することで、DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージを自動で更新できます。これにより、手動でのデータ入力や更新の手間を省き、作業負担を軽減できます。また、更新ミスや誤入力などのヒューマンエラーの防止することにもつながるでしょう。この記事では、DocuSignのエンベロープが完了した際に、HubSpotの取引ステージを自動で更新するフローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
こんな方におすすめ
- DocuSignとHubSpotをそれぞれ活用している方
- 契約完了後の取引ステージ更新を手作業で行っており、業務負担を感じている担当者
- チーム間の情報共有を円滑化し、情報の見落としを防ぎたいチームリーダー
- 契約状況の見落としを防ぎ、正確なデータ管理を実現したい営業担当者
- DocuSignと他ツールを連携して、業務の効率化を目指しているIT担当者
それではここからノーコードツールYoomを使って、「DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージを更新する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージを更新する方法
DocuSignでエンベロープが完了したことをDocuSignのAPIを利用して受け取り、HubSpotの提供するAPIを用いてHubSpotの取引ステージを更新することで実現できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- DocuSignとHubSpotをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるDocuSignのトリガー設定と、その後に続くHubSpotのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、DocuSignとHubSpotの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
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■概要DocuSignでの契約締結後、HubSpotの取引ステージを手作業で更新する際に、手間がかかったり更新漏れが発生したりしていませんか。このような定型的な作業は、営業活動のスピードを落とす原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーに、HubSpotの取引ステージ更新までを自動化できるため、契約締結後のプロセスをスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignとHubSpotを利用し、契約管理や顧客管理を行っている営業担当者の方
- 契約締結後の手作業によるHubSpotの更新に、手間や時間を要している方
- 営業プロセスにおけるヒューマンエラーを減らし、効率化を進めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約が完了すると、自動でHubSpotの取引ステージが更新されるため、手作業によるタイムラグや作業時間を削減できます。
- 手動でのデータ更新が減るため、ステージの変更漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な案件管理を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションを設定し、契約情報を取得します。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を利用し、取得した情報からHubSpotで取引を特定するための情報を抽出します。
- その後、オペレーションでHubSpotの「取引を検索（キーワード検索）」アクションを設定し、該当の取引を検索します。
- 最後に、HubSpotの「取引の更新」アクションを設定し、特定した取引のステージを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- AI機能で書類情報から特定の情報を抽出する際に、AIへの指示内容（プロンプト）は任意で設定可能です。
- HubSpotの取引を更新する際に、変更する取引ステージやその他の連携したい情報を任意で設定できます。
■注意事項- Docusign、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- DocuSignとHubSpotを利用し、契約管理や顧客管理を行っている営業担当者の方
- 契約締結後の手作業によるHubSpotの更新に、手間や時間を要している方
- 営業プロセスにおけるヒューマンエラーを減らし、効率化を進めたいと考えているマネージャーの方
- DocuSignでの契約が完了すると、自動でHubSpotの取引ステージが更新されるため、手作業によるタイムラグや作業時間を削減できます。
- 手動でのデータ更新が減るため、ステージの変更漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な案件管理を実現します。
- はじめに、DocuSignとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションを設定し、契約情報を取得します。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を利用し、取得した情報からHubSpotで取引を特定するための情報を抽出します。
- その後、オペレーションでHubSpotの「取引を検索（キーワード検索）」アクションを設定し、該当の取引を検索します。
- 最後に、HubSpotの「取引の更新」アクションを設定し、特定した取引のステージを更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で書類情報から特定の情報を抽出する際に、AIへの指示内容（プロンプト）は任意で設定可能です。
- HubSpotの取引を更新する際に、変更する取引ステージやその他の連携したい情報を任意で設定できます。
- Docusign、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1:DocuSignとHubSpotをマイアプリ登録
DocuSignとHubSpotをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。
まず、DocuSignのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してDocuSignを選択します。
以下の画面が表示されたら、必要情報を入力し、ログインします。
これで、DocuSignのマイアプリ連携が完了します。
次に、HubSpotのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、HubSpotをアプリ一覧から探すか、検索してください。
以下の画面が表示されたら、「Sign in to your HubSpot account」をクリックします。
必要情報を入力し、サインインします。
これで、HubSpotのマイアプリ連携が完了します。
両方のマイアプリ登録が完了すると、DocuSignとHubSpotがマイアプリに表示されます。
ステップ2:テンプレートをコピー
次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要DocuSignでの契約締結後、HubSpotの取引ステージを手作業で更新する際に、手間がかかったり更新漏れが発生したりしていませんか。このような定型的な作業は、営業活動のスピードを落とす原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーに、HubSpotの取引ステージ更新までを自動化できるため、契約締結後のプロセスをスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignとHubSpotを利用し、契約管理や顧客管理を行っている営業担当者の方
- 契約締結後の手作業によるHubSpotの更新に、手間や時間を要している方
- 営業プロセスにおけるヒューマンエラーを減らし、効率化を進めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約が完了すると、自動でHubSpotの取引ステージが更新されるため、手作業によるタイムラグや作業時間を削減できます。
- 手動でのデータ更新が減るため、ステージの変更漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な案件管理を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションを設定し、契約情報を取得します。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を利用し、取得した情報からHubSpotで取引を特定するための情報を抽出します。
- その後、オペレーションでHubSpotの「取引を検索（キーワード検索）」アクションを設定し、該当の取引を検索します。
- 最後に、HubSpotの「取引の更新」アクションを設定し、特定した取引のステージを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- AI機能で書類情報から特定の情報を抽出する際に、AIへの指示内容（プロンプト）は任意で設定可能です。
- HubSpotの取引を更新する際に、変更する取引ステージやその他の連携したい情報を任意で設定できます。
■注意事項- Docusign、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- DocuSignとHubSpotを利用し、契約管理や顧客管理を行っている営業担当者の方
- 契約締結後の手作業によるHubSpotの更新に、手間や時間を要している方
- 営業プロセスにおけるヒューマンエラーを減らし、効率化を進めたいと考えているマネージャーの方
- DocuSignでの契約が完了すると、自動でHubSpotの取引ステージが更新されるため、手作業によるタイムラグや作業時間を削減できます。
- 手動でのデータ更新が減るため、ステージの変更漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な案件管理を実現します。
- はじめに、DocuSignとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションを設定し、契約情報を取得します。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を利用し、取得した情報からHubSpotで取引を特定するための情報を抽出します。
- その後、オペレーションでHubSpotの「取引を検索（キーワード検索）」アクションを設定し、該当の取引を検索します。
- 最後に、HubSpotの「取引の更新」アクションを設定し、特定した取引のステージを更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で書類情報から特定の情報を抽出する際に、AIへの指示内容（プロンプト）は任意で設定可能です。
- HubSpotの取引を更新する際に、変更する取引ステージやその他の連携したい情報を任意で設定できます。
- Docusign、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。
ステップ3:DocuSignのトリガー設定
次に、DocuSignのトリガーを設定します。「エンベロープが完了したら」をクリックしてください。
「DocuSignと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
続いて、Webhookイベント受信設定をします。
説明を確認し、手順に従って設定を進めてください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。
ステップ4:書類情報の取得設定
DocuSignで書類情報を取得する設定します。「特定のエンベロープの書類情報を取得」をクリックしてください。
「DocuSignと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
「アカウントID」は「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。
「エンベロープID」も同様に取得した情報を入力してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:テキストからデータを抽出する設定
AIを使用してテキストからデータを抽出する設定をします。「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
「変換タイプ」の変更するをクリックしてください。
以下の画面から任意の設定を選択してください。
変換したい文字数によって使用するタスク量が変化するので、気を付けてください。
※タスクのカウントに関してはこちらをご参照ください。
設定後、「次へ」をクリックします。
「対象のテキスト」には「アウトプット」から、取得した情報を入力します。
※書類名に対象の取引先名が入っている前提で設定しています。
「抽出したい項目」には、「対象のテキスト」から抽出したい項目を設定してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行すると、アウトプットに情報が表示されます。
情報が表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6:HubSpotで取引先を検索する設定
HubSpotで取引先を検索する設定を行います。「取引先を検索（キーワード検索）」をクリックしてください。
「HubSpotと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しないでください。
「検索キーワード」は、テキスト抽出した項目をキーワードにして検索してください。
「アウトプット」から、取得した情報を入力できます。
設定後、「テスト」を実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
ステップ7:HubSpotのアクション設定
次に、HubSpotのアクションを設定します。「取引の更新」をクリックしてください。
次に、「HubSpotと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しないでください。
「API接続設定」を行います。
「取引ID」は「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。
「更新内容」の「更新対象項目」はそのままで、
「値」には、エンベロープ完了時に必要なステージの内部値を任意で設定してください。
「＋更新内容を追加」から更新内容を追加できます。
設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。
ステップ8:DocuSignとHubSpotの自動化の動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージが自動的に更新されます。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要DocuSignでの契約締結後、HubSpotの取引ステージを手作業で更新する際に、手間がかかったり更新漏れが発生したりしていませんか。このような定型的な作業は、営業活動のスピードを落とす原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーに、HubSpotの取引ステージ更新までを自動化できるため、契約締結後のプロセスをスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignとHubSpotを利用し、契約管理や顧客管理を行っている営業担当者の方
- 契約締結後の手作業によるHubSpotの更新に、手間や時間を要している方
- 営業プロセスにおけるヒューマンエラーを減らし、効率化を進めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約が完了すると、自動でHubSpotの取引ステージが更新されるため、手作業によるタイムラグや作業時間を削減できます。
- 手動でのデータ更新が減るため、ステージの変更漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な案件管理を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションを設定し、契約情報を取得します。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を利用し、取得した情報からHubSpotで取引を特定するための情報を抽出します。
- その後、オペレーションでHubSpotの「取引を検索（キーワード検索）」アクションを設定し、該当の取引を検索します。
- 最後に、HubSpotの「取引の更新」アクションを設定し、特定した取引のステージを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- AI機能で書類情報から特定の情報を抽出する際に、AIへの指示内容（プロンプト）は任意で設定可能です。
- HubSpotの取引を更新する際に、変更する取引ステージやその他の連携したい情報を任意で設定できます。
■注意事項- Docusign、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- DocuSignとHubSpotを利用し、契約管理や顧客管理を行っている営業担当者の方
- 契約締結後の手作業によるHubSpotの更新に、手間や時間を要している方
- 営業プロセスにおけるヒューマンエラーを減らし、効率化を進めたいと考えているマネージャーの方
- DocuSignでの契約が完了すると、自動でHubSpotの取引ステージが更新されるため、手作業によるタイムラグや作業時間を削減できます。
- 手動でのデータ更新が減るため、ステージの変更漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な案件管理を実現します。
- はじめに、DocuSignとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションを設定し、契約情報を取得します。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を利用し、取得した情報からHubSpotで取引を特定するための情報を抽出します。
- その後、オペレーションでHubSpotの「取引を検索（キーワード検索）」アクションを設定し、該当の取引を検索します。
- 最後に、HubSpotの「取引の更新」アクションを設定し、特定した取引のステージを更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で書類情報から特定の情報を抽出する際に、AIへの指示内容（プロンプト）は任意で設定可能です。
- HubSpotの取引を更新する際に、変更する取引ステージやその他の連携したい情報を任意で設定できます。
- Docusign、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
DocuSignを使ったその他の自動化例
他にもDocuSignを使った自動化の例がYoomには多数あるので、いくつか紹介します。
1.DocuSignで契約が完了したらSlackに通知するフロー
この連携によって、DocuSignで契約が完了したらSlackに通知されます。
これにより、通知作業が不要になり、業務の生産性向上が期待できます。
■概要DocuSignで電子契約が完了するたびに、関係部署へSlackで通知する作業を手動で行っていませんか。この定型的な連絡業務は、手間がかかるだけでなく、通知漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動で通知を送ることができ、こうした情報共有の課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約完了のたびに、手作業でSlackに通知している方
- 契約状況の共有漏れや遅延を防ぎ、チームの連携を円滑にしたいと考えている方
- 電子契約から社内共有までの一連のプロセスを自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約完了を自動でSlackに通知するため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、契約完了の旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送りたいチャンネルを任意で指定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は自由にカスタマイズができます。固定のテキストだけでなく、トリガーとなるDocuSignから取得した契約者名や案件名などの情報をメッセージ内に埋め込むことで、より具体的な通知内容を作成できます。
■注意事項- DocuSign、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了のたびに、手作業でSlackに通知している方
- 契約状況の共有漏れや遅延を防ぎ、チームの連携を円滑にしたいと考えている方
- 電子契約から社内共有までの一連のプロセスを自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了を自動でSlackに通知するため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、契約完了の旨を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送りたいチャンネルを任意で指定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は自由にカスタマイズができます。固定のテキストだけでなく、トリガーとなるDocuSignから取得した契約者名や案件名などの情報をメッセージ内に埋め込むことで、より具体的な通知内容を作成できます。
■注意事項
- DocuSign、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
2.DocuSignで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新するフロー
この連携によって、DocuSignで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新できます。
これにより、手動での更新作業を省き、情報の正確性向上につながります。
■概要DocuSignで電子契約が完了した後に、その契約情報を手作業でMicrosoft Excelの管理表に転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、Microsoft Excelの情報を自動で更新することが可能になります。契約管理における手作業をなくし、より正確で効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約完了後、Microsoft Excelへの情報転記を手作業で行っている方
- 電子契約のステータス管理を効率化し、更新漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方
- 契約管理業務の自動化を進め、より重要な業務に集中したいと考えている法務・営業担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約完了をきっかけに、Microsoft Excelの情報を自動で更新するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報の正確性を保つことにつながります。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した契約情報を基に管理表の該当レコードを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、通知を受け取るアカウントIDを任意で設定してください。また、オペレーションで情報を取得するエンベロープIDは、トリガーで取得した値を動的に設定します。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、更新対象となるファイルのアイテムIDやシート名を任意で設定してください。また、DocuSignから取得した契約者名や契約日などの情報を、どの列に反映させるか自由に設定が可能です。
■注意事項- Docusign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後、Microsoft Excelへの情報転記を手作業で行っている方
- 電子契約のステータス管理を効率化し、更新漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方
- 契約管理業務の自動化を進め、より重要な業務に集中したいと考えている法務・営業担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了をきっかけに、Microsoft Excelの情報を自動で更新するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報の正確性を保つことにつながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した契約情報を基に管理表の該当レコードを更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、通知を受け取るアカウントIDを任意で設定してください。また、オペレーションで情報を取得するエンベロープIDは、トリガーで取得した値を動的に設定します。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、更新対象となるファイルのアイテムIDやシート名を任意で設定してください。また、DocuSignから取得した契約者名や契約日などの情報を、どの列に反映させるか自由に設定が可能です。
■注意事項
- Docusign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
3.DocuSignで書類が締結したら、書類をOneDriveに格納するフロー
この連携によって、Docusignで書類が締結したら、書類をOneDriveに格納できます。
これにより、自動で保存できるため、効率的な管理が実現できるでしょう。
■概要DocuSignで電子契約が完了した後、締結済みの書類を都度ダウンロードし、手作業でOneDriveに格納していませんか？この作業は件数が増えるほど手間がかかるだけでなく、保存漏れや格納先の間違いといった人的ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの書類締結をトリガーにして、締結済み書類と証明書が自動でOneDriveに格納されるため、こうした書類管理の課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignで締結した書類をOneDriveで管理しており、手作業での格納に手間を感じている方
- 電子契約書の管理プロセスを自動化し、人的ミスを減らしたい法務・営業担当の方
- 契約関連の定型業務を効率化して、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの締結完了後、自動でOneDriveへ書類が格納されるため、手作業でのファイル保存にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業でのファイル移動が減ることで、保存漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、書類管理を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとOneDriveをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロードする」アクションを設定し、締結の証明書を取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをOneDriveに格納する」アクションを設定し、トリガーで取得した締結済み書類と証明書を格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- OneDriveへのファイル格納アクションで、保存先のフォルダを任意で指定することが可能です。取引先や案件ごとに特定のフォルダに自動で整理・格納するよう設定できます。
■注意事項- Docusign、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- DocuSignで締結した書類をOneDriveで管理しており、手作業での格納に手間を感じている方
- 電子契約書の管理プロセスを自動化し、人的ミスを減らしたい法務・営業担当の方
- 契約関連の定型業務を効率化して、よりコアな業務に集中したいと考えている方
- DocuSignでの締結完了後、自動でOneDriveへ書類が格納されるため、手作業でのファイル保存にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業でのファイル移動が減ることで、保存漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、書類管理を実現します。
- はじめに、DocuSignとOneDriveをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロードする」アクションを設定し、締結の証明書を取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをOneDriveに格納する」アクションを設定し、トリガーで取得した締結済み書類と証明書を格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveへのファイル格納アクションで、保存先のフォルダを任意で指定することが可能です。取引先や案件ごとに特定のフォルダに自動で整理・格納するよう設定できます。
- Docusign、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
DocuSignとHubSpotを連携するメリットと具体例
メリット1：HubSpotへの自動反映によるヒューマンエラーの防止
DocuSignとHubSpotを連携することで、DocuSignの契約情報を正確にHubSpotに自動反映できます。
例えば、HubSpotに自動反映することで、異なるシステム間で手動入力を行う際の入力ミスや情報の不一致を防げます。
これにより、人の手を介さずに自動反映され、ヒューマンエラーの防止につながります。
メリット2：取引ステージの自動更新による作業負担の軽減
DocuSignとHubSpotの連携によって、DocuSignのエンベロープが完了したタイミングでHubSpotの取引ステージが自動的に更新されます。
例えば、営業担当者は手作業での入力が不要になるため、他の業務に集中できます。
これにより、作業負担を軽減され、業務の生産性向上が期待できます。
メリット3：取引状況を自動で反映して情報共有を強化
DocuSignとHubSpotを連携すると、DocuSignの取引状況をHubSpotに自動反映できるため、最新の取引状況を把握できます。
例えば、営業チームでエンベロープが完了した際、HubSpotを確認することで他チームは次のアクションを素早く開始できます。
これにより、情報共有を強化でき、社内の連携向上が見込めます。
まとめ
今回は、DocuSignとHubSpotを連携させ、DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージを更新する方法をご紹介しました。
この自動化により、手動でデータ入力や更新する手間を省き、作業負担を軽減できるでしょう。
これにより、ヒューマンエラーの防止や業務生産性の向上、社内の連携強化が期待できます。
この機会にぜひテンプレートを活用して、DocuSignとHubSpotを連携し、業務の効率化を目指してください。
また、Yoomのアプリ連携はノーコードで設定ができ、誰でもすぐに始められます。ぜひ導入を検討してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
