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DocuSign と LINE WORKS を連携させ、契約完了通知を自動化！
契約書への署名完了を LINE WORKS で通知し、チーム全体で情報を共有できます。これにより、契約に関する業務がスムーズになり、大幅な効率化が期待できます。本記事では、簡単な設定で実現できる連携方法と、そのメリットを具体的にご紹介します。DocuSign とLINE WORKS を利用している方は必見です！
・DocuSignとLINE WORKSを活用しているが契約完了の共有に手間を感じている方
・契約完了時に関係者全員へスピーディーに情報を共有したい方
・顧客対応の迅速化やプロアクティブなサービス提供を目指している営業担当者やサポート担当者
・契約プロセスを可視化し、複数の契約進捗を効率的に管理したい管理部門の方
・DocuSignとLINE WORKSを連携して業務スピードを向上させたい方
DocuSign と LINE WORKS を連携させると、契約完了ごとに LINE WORKS で通知が届きます。これにより、契約ステータスをリアルタイムで把握でき、関係者間の情報共有がスムーズになります。
例えば、営業担当者は契約完了通知を受け取ると、すぐに次のステップである製品の手配やサービス開始の準備に取り掛かることができます。また、経理担当者も契約内容を確認し、請求処理をスピーディーに進めることができます。このように各担当者がそれぞれの業務に集中でき、業務全体の効率化に繋がります。
DocuSignの契約完了通知を LINE WORKS で受け取ることで、営業チームやカスタマーサポートチームが契約状況をすぐに確認でき、次のアクションに速やかに移ることができます。
例えば、顧客に契約完了のお礼メールを送信したり、必要な資料を LINE WORKS で共有するなど、プロアクティブな顧客対応が可能になります。このような速やかな対応により、顧客との信頼関係が強化され、スムーズな契約後のプロセスを実現します。
DocuSignの契約完了情報が LINE WORKS に通知されることで、契約の進捗状況が一目で把握できるようになります。
例えば、営業チームと管理部門が LINE WORKS を通じて契約のステータスをリアルタイムで確認できるため、どの契約が完了しているか、次の手続きが必要なものはどれかが可視化されます。この仕組みは複数の契約を同時に管理する際に特に効果を発揮し、スムーズなワークフローを支援します。
[Yoomとは]
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「DocuSignで契約が完了したらLINE WORKSに通知する方法」というフローボットの作成方法を下記のテンプレートを用いて紹介します。
■概要
DocuSignで契約が完了したらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業
2.契約完了をLINE WORKS上でチームメンバーへ迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の作成管理を円滑に行うためのツールです。
併せてLINE WORKSに通知することでチーム全体に情報共有を円滑に行うことができますが、契約完了後の通知や書類送付などを都度確認し手動でLINE WORKSへ反映しなければならないのは、業務効率を阻害する要因となります。
[DocuSignとLINE WORKSを連携する]フローを活用することで手間を省きチーム全体の業務効率の改善を図ることができます。
自動でLINE WORKSへ契約完了した内容を通知し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、コア業務に注力でき生産性向上に繋げます。
■注意事項
・DocuSign、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法はこちらをご参照ください。
DocuSignとLINE WORKSをYoomに接続するマイアプリ登録を行います
マイアプリ登録を先に行っておくと、自動化設定がスムーズに進みます。
■DocuSign
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリを選択し、右にある「新規接続」をクリックします。
ボックスにアプリ名を入力しましょう。
以下の画面が表示されたら、DocuSignにサインインしましょう。
「次へ」をクリックします。
これでDocuSignのアプリ連携は完了です。
■LINE WORKS
続いてLINE WORKS の接続を行います。
Yoomの画面左にあるマイアプリを選択し、画面右にある「新規接続」からLINE WORKSのアイコンをクリックします。
必須項目を入力します。
詳細については、LINE WORKSの管理者アカウントからLINE WORKSのマイアプリ登録方法へアクセスし、手順に沿って登録してください。
2つの必須項目が設定できたら、右下の追加ボタンを押しましょう。
上記の表示がされれば連携完了となります。
次に、今回使用するテンプレートをコピーして下さい。
■概要
DocuSignで契約が完了したらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業
2.契約完了をLINE WORKS上でチームメンバーへ迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の作成管理を円滑に行うためのツールです。
併せてLINE WORKSに通知することでチーム全体に情報共有を円滑に行うことができますが、契約完了後の通知や書類送付などを都度確認し手動でLINE WORKSへ反映しなければならないのは、業務効率を阻害する要因となります。
[DocuSignとLINE WORKSを連携する]フローを活用することで手間を省きチーム全体の業務効率の改善を図ることができます。
自動でLINE WORKSへ契約完了した内容を通知し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、コア業務に注力でき生産性向上に繋げます。
■注意事項
・DocuSign、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法はこちらをご参照ください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合、ログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行したら、詳細な設定を行いましょう。
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きます。
次に、「【コピー】DocuSignで契約が完了したらLINE WORKSに通知する」をクリックします。
DocuSignのアイコンの「エンベロープが完了したら」をクリックします。
連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、必要項目を入力したら「次へ」をクリックします。
「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookのURLをコピーし、DocuSignの管理画面で設定を行ってください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。これでトリガーの設定は完了です。
LINE WORKSのアイコンの「トークルームにメッセージを送信」をクリックします。
その後、「次へ」をクリックします。
赤枠のIDの設定を行います。
ボットIDに関しては、LINE WORKSのマイアプリ登録方法の下部にある、「ボットの作成方法」をご確認ください。
トークルームIDはボックス下部の補足に従い設定を行いましょう。
LINE WORKSのトークルームの右上にある3点リーダーをクリックしてください。
チャンネルIDを選択することでトークルームIDを取得可能です。
次にLINE WORKSへ通知したいメッセージの内容を設定します。ボックスをクリックしましょう。
赤枠の項目を選択します。
先ほどテスト送信したDocuSignのデータが一覧表示されます。
LINE WORKSに通知したいデータをクリックで挿入しましょう。
データが挿入できると画像のようになります。
他にも挿入したいデータがある場合は、追加していきましょう。
メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青く成功と表示されれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したテンプレート
DocuSignで契約が完了したら、LINE WORKSに通知する
■概要
DocuSignで契約が完了したらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業
2.契約完了をLINE WORKS上でチームメンバーへ迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の作成管理を円滑に行うためのツールです。
併せてLINE WORKSに通知することでチーム全体に情報共有を円滑に行うことができますが、契約完了後の通知や書類送付などを都度確認し手動でLINE WORKSへ反映しなければならないのは、業務効率を阻害する要因となります。
[DocuSignとLINE WORKSを連携する]フローを活用することで手間を省きチーム全体の業務効率の改善を図ることができます。
自動でLINE WORKSへ契約完了した内容を通知し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、コア業務に注力でき生産性向上に繋げます。
■注意事項
・DocuSign、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法はこちらをご参照ください。
DocuSignを使った自動化の例は他にも多数あり、いくつかをご紹介します。
1.DocuSignで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する
DocuSignで契約完了後、Microsoft Excelの情報が更新されるフローです。契約の完了後、自動で送信日時を追加し手作業を省きます。入力ミスや漏れを未然に防ぐことができ、正確な共有に繋がります。
■概要
DocuSignで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約プロセスをデジタル化して時間とコストを削減するツールですが、契約完了後の通知や書類送付などを手入力するのはタイプミスや遅延のリスクも伴います。
DocuSignとMicrosoft Teamsを連携することで、契約が完了したことを自動で業務担当者へ迅速に通知することが可能となり業務効率の改善を図ることができます。
■注意事項
・DocuSign、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.DocuSignで契約が完了したらkintoneの情報を更新する
DocuSignで契約が完了したらkintoneの情報を更新するフローです。自動でレコードを追加し、手作業を省き、他の業務に時間を割くことで、コア業務に注力でき、生産性の向上が見込めます。
■概要
DocuSignで契約が完了したらkintoneの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignで帳票類の管理を行う方
・帳票作成に活用している方
・契約書作成から管理まで一元管理に活用している方
2.kintoneでデータの管理を行う方
・顧客企業の情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の作成管理を円滑に行うためのツールです。
併せてkintoneに情報を蓄積していくことで、チーム全体に情報共有を円滑に行うことができます。
しかし、DocuSignで契約が完了するたびにkintoneのレコードを更新しなければならないのは、生産性を阻害する要因となります。
チーム全体の生産性向上のために手間を省きたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローではDocuSignで契約が完了したら、あらかじめエンペロープIDを登録していたkintoneのレコードに送信日時を追加します。
自動でレコードを追加し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、コア業務に注力でき生産性向上に繋げます。
■注意事項
・DocuSign、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
3.DocuSignで契約が完了したらGmailに送信する
契約完了の通知を関係者全員に対して行うことができ、契約書の送付や次のステップへの移行をスムーズに進めることが、可能になります。
■概要
DocuSignで契約が完了したらGmailを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約完了ごとにメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約プロセスを効率化しペーパーレス化を推進するツールです。
しかし契約が完了した後に関係者への通知や契約書の送付などを手作業で行うのはミスや遅延の原因にもなります。
このフローを導入することで、DocuSignで契約が完了するとGmailにて自動的にメールが送信されます。
これによって契約完了の通知を関係者全員に対して迅速に行うことができ、契約書の送付や次のステップへの移行をスムーズに進めることが可能になります。
■注意事項
・DocuSign、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
DocuSignとLINE WORKSの連携により、契約完了時の通知を自動化することで業務効率を大幅に向上させることができます。迅速な情報共有により、関係者全員がタイムリーに次のステップに移行でき、顧客対応の質も向上します。契約プロセスの可視化により、複数の契約を効率的に管理し、スムーズなワークフローを実現することが可能です。これらのメリットを活用し、業務のスピードと質を向上させましょう。
