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契約書管理の効率化のために電子契約サービスを導入したものの、締結状況の確認に時間がかかることはありませんか？ 契約書の締結が完了したら、商品の納入やサービスの利用開始へとスムーズに進みたいものです。しかしながら、顧客や案件の数が多ければ交わす契約書類の数も増え、確認作業に時間がかかったり、確認もれが発生したりするリスクが増大する恐れがあります。契約書にサインをしたのにいつまで経っても商品が届かない…なんてことになれば、顧客からの信頼を失ってしまいます。そういった事態を防ぐためにも、電子契約サービスやメール通知をこまめにチェックしなくても、SFA(営業支援システム)上で契約書類の締結状況が分かったら便利ではないでしょうか。
DocuSignとMazricaを連携すれば、DocuSignのエンベロープが完了した案件について、Mazricaの案件ステータス(フェーズ)を自動で更新することが可能です。書類の締結状況をMazrica上で簡単に確認できるため、案件の進捗管理の効率化が狙えます。本記事では、Yoomを使ってノーコードでこの連携を実現する方法をご紹介します。
メリット1: 作業時間の短縮
連携により、エンベロープが完了した際に自動で案件のステータスを更新するよう設定が可能です。これにより、締結状況の確認やステータスの更新にかかっていた作業時間が短縮されます。例えば、営業チームが契約書の締結状況をリアルタイムで把握し、顧客への次の対応を迅速に行うことができます。
メリット2: ヒューマンエラーの削減
手動で案件のステータス更新を行うとヒューマンエラーのリスクが伴いますが、連携によって書類締結後のステータス更新を自動化することで、このリスクを低減することが可能です。締結の把握もれや確認遅れ、他の顧客と取り違えて書類が未締結の顧客へのサービス提供開始などのエラー発生リスクを抑え、案件の正確なステータス管理ができる体制を整えましょう。顧客やクライアントとの信頼関係も維持しやすくなります。
[Yoomとは]
それでは、実際にDocuSignとMazricaの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使ったDocuSignでエンベロープが完了したら、Mazricaの案件ステータスを更新する
業務フローの作成手順をご紹介します。
1.DocuSignのエンベロープにMazricaの案件IDを入力し、管理しておいてください。
2.Yoomにログインしてください。
3.以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
■概要
DocuSignでエンベロープが完了したら、Mazrica（旧Senses）の案件ステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを使用して、帳票類の作成管理を行なっている方
・担当企業との書類を作成している営業アシスタント
・雇用契約書などの作成を担っている人事部の方
2.Mazricaで案件の管理をしている企業
・案件ごとにステータスを分け、状況を可視化している営業部担当者
・名刺交換で得た情報を登録してこれからアプローチを行う担当者
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignを使用することで、案件の締結に伴う書類の発行や管理がスムーズに行えるのは業務効率化につながります。
しかし案件を管理しているMazricaのステータスを手作業で変更するのは忘れやすく面倒なことの一つです。
書類の締結と同時に案件のステータスの変更を忘れずに行いたいと考える方にこのフローは適しています。
DocuSignでエンベロープの完了と同時に、Mazricaの案件ステータスを自動で更新することで、業務の漏れを防ぎます。
このフローに続けて『チャットツールでメッセージを送る』というアクションの追加をすることで、案件の締結を即座に通知することもできるようになります。
事前にMazricaの案件IDをDocusignのエンベロープに入力・管理しておくことで、IDによる確実な案件取得も行うことができます。
■注意事項
・DocuSign、MazricaのそれぞれとYoomを連携させてください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1.左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、DocuSignとMazricaをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
1.コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分に入力することで、任意のタイトルに変更可能です。
2.フローボットの「アプリトリガー エンベロープが完了したら」をクリックします。
3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
4.アプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行います。
指示手順と注意事項を参考に、設定してください。
5.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1.フローボットの「アプリと連携する 特定のエンベロープの情報を取得」をクリックします。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定を行います。
アカウントIDとエンベロープIDを入力してください。
※エンベロープIDには、ステップ2で取得したアウトプット情報を参照してください。
4.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
1.フローボットの「アプリと連携する 案件情報を検索」をクリックします。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定を行います。
検索キーワードとして、ステップ3で得た「エンベロープID_」から始まるアウトプット値を参照してください。
4.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
1.フローボットの「アプリと連携する 案件情報を更新」をクリックします。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定を行います。
案件ID、案件タイプ、フェーズの他、更新したい各項目を設定してください。
※これまで取得したアウトプット情報の参照が可能です。
※下図は入力項目の一部です。
4.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、DocuSignでエンベロープが完了したら、Mazricaの案件ステータスを更新するフローの完成です。
他にもMazricaを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.クラウドサインでの書類の締結が完了時に、Mazricaの案件フェーズを更新するフローです。DocuSign以外の電子契約サービスを併用している場合、他のサービスでの書類締結時にも案件情報の更新を自動化すれば、業務プロセスの一元化が図れます。
■概要
クラウドサインで契約締結が完了した後、手作業でMazricaの案件情報を更新する際に、手間を感じたり更新漏れが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングをトリガーに、Mazricaの案件フェーズを自動で更新できます。クラウドサインとMazricaの連携を自動化することで、契約締結後の営業プロセスをよりスムーズにし、手作業によるミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.Google スプレッドシートの情報をもとに、Mazricaの取引先情報の作成や更新を行うフローです。取引先情報の管理についても、他のアプリの動きと連動させることができます。データベースとの同期により、データの確認や転記作業時間にかかる時間が短縮されます。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらMazricaで取引先を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報管理を行う営業アシスタント
・顧客からの情報をいち早く反映させたいフィールドワーカー
2.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件ごとに状況把握をしている営業担当
・案件の進捗状況を管理しているチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは追加情報を即座に反映させるため、チームへの情報共有をスムーズに行うことができます。
しかし、追加された情報を再度Mazricaに手動入力することは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
手作業によるヒューマンエラーを防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの情報追加をトリガーに、引用された情報を基にMazricaに取引先を作成するため、手入力によるミスを防ぎ、情報の精度を保ちます。
またGoogle スプレッドシートの行の追加後、すぐにMazricaへの登録も完了するため、作業にかかっていた時間も短縮します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、MazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらMazricaの取引先情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報の追加や編集を行う営業アシスタント
・営業先での情報をいち早く反映させたいフィールドワーカー
2.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・プロジェクトごとに状況反映をしている営業担当
・案件ごとの進捗状況を管理しているチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは画像データやURLの保存ができ、あらゆる情報をまとめておくために有効的なツールです。
しかし、追加された情報を再度Mazricaに手動入力することは、業務の属人化を招く可能性があります。
登録されるデータのクオリティを一律に保ちたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートで編集された情報を引用して、Mazricaの情報を編集するため、登録される情報の精度を保ちます。
またGoogle スプレッドシートの行の追加後、自動でMazricaへの登録も完了するため、手作業を省くことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、MazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
DocuSignとMazricaを連携することで、エンベロープが完了した案件のステータスを自動で更新することが可能です。これにより、確認やステータス更新作業にかかる時間の短縮、ヒューマンエラーによるリスクの減少などが期待できます。Yoomを使ってこの連携と自動化の設定を行い、案件の進捗管理の効率化を図りましょう。
