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DocuSignとMazricaを連携して、DocuSignでエンベロープが完了したらMazricaの案件ステータスを更新する方法
契約書管理の効率化のために電子契約サービスを導入したものの、締結状況の確認に時間がかかることはありませんか？ 契約書の締結が完了したら、商品の納入やサービスの利用開始へとスムーズに進みたいものです。しかしながら、顧客や案件の数が多ければ交わす契約書類の数も増え、確認作業に時間がかかったり、確認もれが発生したりするリスクが増大する恐れがあります。契約書にサインをしたのにいつまで経っても商品が届かない…なんてことになれば、顧客からの信頼を失ってしまいます。そういった事態を防ぐためにも、電子契約サービスやメール通知をこまめにチェックしなくても、SFA(営業支援システム)上で契約書類の締結状況が分かったら便利ではないでしょうか。
DocuSignとMazricaを連携すれば、DocuSignのエンベロープが完了した案件について、Mazricaの案件ステータス(フェーズ)を自動で更新することが可能です。書類の締結状況をMazrica上で簡単に確認できるため、案件の進捗管理の効率化が狙えます。本記事では、Yoomを使ってノーコードでこの連携を実現する方法をご紹介します。
DocuSignとMazricaを連携するメリット
メリット1: 作業時間の短縮
連携により、エンベロープが完了した際に自動で案件のステータスを更新するよう設定が可能です。これにより、締結状況の確認やステータスの更新にかかっていた作業時間が短縮されます。例えば、営業チームが契約書の締結状況をリアルタイムで把握し、顧客への次の対応を迅速に行うことができます。
メリット2: ヒューマンエラーの削減
手動で案件のステータス更新を行うとヒューマンエラーのリスクが伴いますが、連携によって書類締結後のステータス更新を自動化することで、このリスクを低減することが可能です。締結の把握もれや確認遅れ、他の顧客と取り違えて書類が未締結の顧客へのサービス提供開始などのエラー発生リスクを抑え、案件の正確なステータス管理ができる体制を整えましょう。顧客やクライアントとの信頼関係も維持しやすくなります。
[Yoomとは]
DocuSignとMazricaの連携フローの作り方
それでは、実際にDocuSignとMazricaの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使ったDocuSignでエンベロープが完了したら、Mazricaの案件ステータスを更新する
業務フローの作成手順をご紹介します。
はじめる前に
1.DocuSignのエンベロープにMazricaの案件IDを入力し、管理しておいてください。
2.Yoomにログインしてください。
3.以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
■概要DocuSignで契約が完了した後、手作業でMazricaの案件ステータスを更新する作業に手間を感じていませんか？この一連の作業は、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、DocuSignでの契約締結をトリガーとして、Mazricaの案件ステータスを自動で更新する仕組みを構築し、営業プロセスにおける手作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約締結後に、Mazricaのステータスを手動で更新している営業担当者の方
- 営業チームの案件管理を効率化し、ステータスの更新漏れや反映の遅延を防ぎたいマネージャーの方
- DocuSignとMazricaの連携を自動化し、営業活動のDXを推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでのエンベロープ完了を起点にMazricaの案件ステータスが自動で更新されるため、手作業の時間を短縮することができます。
- 手動でのデータ更新に伴う、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、案件管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとMazricaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得」アクションを設定し、完了したエンベロープの詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでMazricaの「案件情報を検索」アクションを設定し、前段のDocuSignの情報をもとに該当する案件を検索します。
- 最後に、オペレーションでMazricaの「案件情報を更新」アクションを設定し、検索した案件のステータスなどを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignの各アクションでは、トリガーで取得したエンベロープIDなどの情報を変数として設定し、処理の対象を動的に指定してください。
- Mazricaの案件検索アクションでは、DocuSignから取得した顧客情報などを基に、検索条件を任意で設定することが可能です。
- Mazricaの案件更新アクションでは、更新したい案件のステータス（例：「受注済」など）や、その他の項目を任意の値に設定してください。
■注意事項- Docusign、MazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約締結後に、Mazricaのステータスを手動で更新している営業担当者の方
- 営業チームの案件管理を効率化し、ステータスの更新漏れや反映の遅延を防ぎたいマネージャーの方
- DocuSignとMazricaの連携を自動化し、営業活動のDXを推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでのエンベロープ完了を起点にMazricaの案件ステータスが自動で更新されるため、手作業の時間を短縮することができます。
- 手動でのデータ更新に伴う、更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、案件管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMazricaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得」アクションを設定し、完了したエンベロープの詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでMazricaの「案件情報を検索」アクションを設定し、前段のDocuSignの情報をもとに該当する案件を検索します。
- 最後に、オペレーションでMazricaの「案件情報を更新」アクションを設定し、検索した案件のステータスなどを更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignの各アクションでは、トリガーで取得したエンベロープIDなどの情報を変数として設定し、処理の対象を動的に指定してください。
- Mazricaの案件検索アクションでは、DocuSignから取得した顧客情報などを基に、検索条件を任意で設定することが可能です。
- Mazricaの案件更新アクションでは、更新したい案件のステータス（例：「受注済」など）や、その他の項目を任意の値に設定してください。
■注意事項
- Docusign、MazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1:DocuSignとMazricaのマイアプリ連携
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1.左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、DocuSignとMazricaをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
ステップ2:DocuSignのエンベロープが完了したら起動するトリガーの設定
1.コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分に入力することで、任意のタイトルに変更可能です。
2.フローボットの「アプリトリガー エンベロープが完了したら」をクリックします。
3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
4.アプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行います。
指示手順と注意事項を参考に、設定してください。
5.テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ3:DocuSignの特定のエンベロープの情報を取得するアクションの設定
1.フローボットの「アプリと連携する 特定のエンベロープの情報を取得」をクリックします。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定を行います。
アカウントIDとエンベロープIDを入力してください。
※エンベロープIDには、ステップ2で取得したアウトプット情報を参照してください。
4.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
ステップ4:Mazricaの案件情報を検索するアクションの設定
1.フローボットの「アプリと連携する 案件情報を検索」をクリックします。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定を行います。
検索キーワードとして、ステップ3で得た「エンベロープID_」から始まるアウトプット値を参照してください。
4.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:Mazricaの案件情報を更新するアクションの設定
1.フローボットの「アプリと連携する 案件情報を更新」をクリックします。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定を行います。
案件ID、案件タイプ、フェーズの他、更新したい各項目を設定してください。
※これまで取得したアウトプット情報の参照が可能です。
※下図は入力項目の一部です。
4.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、DocuSignでエンベロープが完了したら、Mazricaの案件ステータスを更新するフローの完成です。
その他のMazricaを使った自動化の例
他にもMazricaを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.クラウドサインでの書類の締結が完了時に、Mazricaの案件フェーズを更新するフローです。DocuSign以外の電子契約サービスを併用している場合、他のサービスでの書類締結時にも案件情報の更新を自動化すれば、業務プロセスの一元化が図れます。
■概要
クラウドサインで契約締結が完了した後、手作業でMazricaの案件情報を更新する際に、手間を感じたり更新漏れが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングをトリガーに、Mazricaの案件フェーズを自動で更新できます。クラウドサインとMazricaの連携を自動化することで、契約締結後の営業プロセスをよりスムーズにし、手作業によるミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインでの契約後、Mazricaへの案件ステータス更新に手間を感じている営業担当者の方
- クラウドサインとMazricaの連携を手作業で行っており、チーム全体の生産性を高めたい方
- 手作業による更新漏れやミスを防ぎ、営業プロセスを正確に管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了をトリガーにMazricaの案件フェーズが自動更新されるため、手作業の時間を削減できます
- 手動でのステータス変更による更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、案件情報を正確に保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとMazricaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで「データを操作・変換する」を選択し、正規表現を用いてクラウドサインから取得したデータをMazricaで利用しやすい形式に整えます
- 最後に、オペレーションでMazricaを選択し、「案件情報を更新」アクションを設定し、特定の案件フェーズを自動で更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Mazricaの案件情報を更新するオペレーションでは、どの案件のどの項目を更新するかを任意で設定できます
- 案件のフェーズだけでなく、案件詳細のカスタム項目や商品内訳など、自社の運用に合わせて更新する内容を柔軟にカスタマイズしてください
■注意事項
- クラウドサイン、MazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
クラウドサインで契約締結が完了した後、手作業でMazricaの案件情報を更新する際に、手間を感じたり更新漏れが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングをトリガーに、Mazricaの案件フェーズを自動で更新できます。クラウドサインとMazricaの連携を自動化することで、契約締結後の営業プロセスをよりスムーズにし、手作業によるミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインでの契約後、Mazricaへの案件ステータス更新に手間を感じている営業担当者の方
- クラウドサインとMazricaの連携を手作業で行っており、チーム全体の生産性を高めたい方
- 手作業による更新漏れやミスを防ぎ、営業プロセスを正確に管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了をトリガーにMazricaの案件フェーズが自動更新されるため、手作業の時間を削減できます
- 手動でのステータス変更による更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、案件情報を正確に保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとMazricaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで「データを操作・変換する」を選択し、正規表現を用いてクラウドサインから取得したデータをMazricaで利用しやすい形式に整えます
- 最後に、オペレーションでMazricaを選択し、「案件情報を更新」アクションを設定し、特定の案件フェーズを自動で更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Mazricaの案件情報を更新するオペレーションでは、どの案件のどの項目を更新するかを任意で設定できます
- 案件のフェーズだけでなく、案件詳細のカスタム項目や商品内訳など、自社の運用に合わせて更新する内容を柔軟にカスタマイズしてください
■注意事項
- クラウドサイン、MazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Google スプレッドシートの情報をもとに、Mazricaの取引先情報の作成や更新を行うフローです。取引先情報の管理についても、他のアプリの動きと連動させることができます。データベースとの同期により、データの確認や転記作業時間にかかる時間が短縮されます。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらMazricaで取引先を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報管理を行う営業アシスタント
・顧客からの情報をいち早く反映させたいフィールドワーカー
2.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件ごとに状況把握をしている営業担当
・案件の進捗状況を管理しているチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは追加情報を即座に反映させるため、チームへの情報共有をスムーズに行うことができます。
しかし、追加された情報を再度Mazricaに手動入力することは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
手作業によるヒューマンエラーを防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの情報追加をトリガーに、引用された情報を基にMazricaに取引先を作成するため、手入力によるミスを防ぎ、情報の精度を保ちます。
またGoogle スプレッドシートの行の追加後、すぐにMazricaへの登録も完了するため、作業にかかっていた時間も短縮します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、MazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらMazricaの取引先情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報の追加や編集を行う営業アシスタント
・営業先での情報をいち早く反映させたいフィールドワーカー
2.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・プロジェクトごとに状況反映をしている営業担当
・案件ごとの進捗状況を管理しているチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは画像データやURLの保存ができ、あらゆる情報をまとめておくために有効的なツールです。
しかし、追加された情報を再度Mazricaに手動入力することは、業務の属人化を招く可能性があります。
登録されるデータのクオリティを一律に保ちたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートで編集された情報を引用して、Mazricaの情報を編集するため、登録される情報の精度を保ちます。
またGoogle スプレッドシートの行の追加後、自動でMazricaへの登録も完了するため、手作業を省くことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、MazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらMazricaで取引先を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報管理を行う営業アシスタント
・顧客からの情報をいち早く反映させたいフィールドワーカー
2.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件ごとに状況把握をしている営業担当
・案件の進捗状況を管理しているチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは追加情報を即座に反映させるため、チームへの情報共有をスムーズに行うことができます。
しかし、追加された情報を再度Mazricaに手動入力することは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
手作業によるヒューマンエラーを防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの情報追加をトリガーに、引用された情報を基にMazricaに取引先を作成するため、手入力によるミスを防ぎ、情報の精度を保ちます。
またGoogle スプレッドシートの行の追加後、すぐにMazricaへの登録も完了するため、作業にかかっていた時間も短縮します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、MazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらMazricaの取引先情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報の追加や編集を行う営業アシスタント
・営業先での情報をいち早く反映させたいフィールドワーカー
2.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・プロジェクトごとに状況反映をしている営業担当
・案件ごとの進捗状況を管理しているチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは画像データやURLの保存ができ、あらゆる情報をまとめておくために有効的なツールです。
しかし、追加された情報を再度Mazricaに手動入力することは、業務の属人化を招く可能性があります。
登録されるデータのクオリティを一律に保ちたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートで編集された情報を引用して、Mazricaの情報を編集するため、登録される情報の精度を保ちます。
またGoogle スプレッドシートの行の追加後、自動でMazricaへの登録も完了するため、手作業を省くことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、MazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
DocuSignとMazricaを連携することで、エンベロープが完了した案件のステータスを自動で更新することが可能です。これにより、確認やステータス更新作業にかかる時間の短縮、ヒューマンエラーによるリスクの減少などが期待できます。Yoomを使ってこの連携と自動化の設定を行い、案件の進捗管理の効率化を図りましょう。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
