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DocuSignとMicrosoft Excelを連携して、DocuSignでの契約完了をMicrosoft Excelに自動更新する方法
DocuSignとMicrosoft Excelの連携により、契約管理の効率化を実現する方法をご紹介します。契約が完了した際にMicrosoft Excelで情報を自動更新することで、手間を省きながら、データの整合性を保ちスムーズな業務進行が期待できます。
画像付きで解説するので、今日から業務効率化を目指しましょう。
DocuSignとMicrosoft Excelを連携するメリット
メリット1: 契約完了後のExcelデータ自動更新による管理の効率化
DocuSignで契約が完了したら、Microsoft Excelの情報を自動で更新されることで、データ管理の効率向上が期待できます。契約が完了するたびに手動でMicrosoft Excelを更新する手間が省けます。
例えば、新規契約が成立した際、Microsoft Excelの顧客リストや取引履歴に自動的に反映されるため、データの整合性が確保され、二重入力のリスクが軽減されます。これにより、契約情報が最新の状態に保たれ、次のステップでの作業がスムーズに進むこともできるでしょう。複数の契約を同時に管理している場合、手作業による更新の手間がなくなることで、時間の節約とデータの収集性が確保されることも期待できます。
メリット2: コミュニケーション効率の向上
DocuSignで契約が完了すると、Microsoft Excelのデータが自動で更新されることで、契約管理の透明性が向上し業務の効率化が図られます。
DocuSignとMicrosoft Excelの連携により、契約の完了後に契約情報が自動的にMicrosoft Excelに反映されます。これにより、チーム全体で最新の契約データに簡単にアクセスでき、情報の確認作業や共有が迅速になるでしょう。特に、契約の進捗状況が一目でわかるため、不要なコミュニケーションや確認作業が減り、業務の効率の改善が期待できます。例えば、契約が完了するたびに関係者全員が進捗状況を確認できれば、次のアクションを迅速に進めることも可能になるかもしれません。
DocuSignとMicrosoft Excelの連携フローの作り方
では、Yoomを使ってDocuSignとMicrosoft Excelのフロー設定をしていきましょう。
今回のフローは「DocuSignで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する」というものです。
- YoomとDocuSign、Microsoft Excelをマイアプリ連携
- DocuSignでアプリトリガー設定
- DocuSignで情報取得のための設定
- Microsoft Excelで情報更新のための設定
プログラミングの知識がなくても4ステップで設定が完了します。
下のバナーの「試してみる」からテンプレートをコピーして、一緒に設定を進めていきましょう！
■概要DocuSignで電子契約が完了した後に、その契約情報を手作業でMicrosoft Excelの管理表に転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、Microsoft Excelの情報を自動で更新することが可能になります。契約管理における手作業をなくし、より正確で効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約完了後、Microsoft Excelへの情報転記を手作業で行っている方
- 電子契約のステータス管理を効率化し、更新漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方
- 契約管理業務の自動化を進め、より重要な業務に集中したいと考えている法務・営業担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約完了をきっかけに、Microsoft Excelの情報を自動で更新するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報の正確性を保つことにつながります。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した契約情報を基に管理表の該当レコードを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、通知を受け取るアカウントIDを任意で設定してください。また、オペレーションで情報を取得するエンベロープIDは、トリガーで取得した値を動的に設定します。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、更新対象となるファイルのアイテムIDやシート名を任意で設定してください。また、DocuSignから取得した契約者名や契約日などの情報を、どの列に反映させるか自由に設定が可能です。
■注意事項- Docusign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後、Microsoft Excelへの情報転記を手作業で行っている方
- 電子契約のステータス管理を効率化し、更新漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方
- 契約管理業務の自動化を進め、より重要な業務に集中したいと考えている法務・営業担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了をきっかけに、Microsoft Excelの情報を自動で更新するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報の正確性を保つことにつながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した契約情報を基に管理表の該当レコードを更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、通知を受け取るアカウントIDを任意で設定してください。また、オペレーションで情報を取得するエンベロープIDは、トリガーで取得した値を動的に設定します。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、更新対象となるファイルのアイテムIDやシート名を任意で設定してください。また、DocuSignから取得した契約者名や契約日などの情報を、どの列に反映させるか自由に設定が可能です。
■注意事項
- Docusign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
[Yoomとは]
ステップ1：DocuSignとMicrosoft Excelをマイアプリ連携
まずは、今回使用するアプリとYoomを連携します。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」→「＋新規接続」をクリックしてください。
DocuSignとMicrosoft Excelをそれぞれ検索して、表示された内容に沿って入力を進めていきます。
ログイン情報などを入力し、連携ができるとマイアプリ一覧に表示されるので確認しましょう。
DocuSignも同様に表示されていれば、マイアプリ連携は完了です。
次から、アプリの具体的な設定に移っていきましょう。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要DocuSignで電子契約が完了した後に、その契約情報を手作業でMicrosoft Excelの管理表に転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、Microsoft Excelの情報を自動で更新することが可能になります。契約管理における手作業をなくし、より正確で効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約完了後、Microsoft Excelへの情報転記を手作業で行っている方
- 電子契約のステータス管理を効率化し、更新漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方
- 契約管理業務の自動化を進め、より重要な業務に集中したいと考えている法務・営業担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約完了をきっかけに、Microsoft Excelの情報を自動で更新するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報の正確性を保つことにつながります。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した契約情報を基に管理表の該当レコードを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、通知を受け取るアカウントIDを任意で設定してください。また、オペレーションで情報を取得するエンベロープIDは、トリガーで取得した値を動的に設定します。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、更新対象となるファイルのアイテムIDやシート名を任意で設定してください。また、DocuSignから取得した契約者名や契約日などの情報を、どの列に反映させるか自由に設定が可能です。
■注意事項- Docusign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後、Microsoft Excelへの情報転記を手作業で行っている方
- 電子契約のステータス管理を効率化し、更新漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方
- 契約管理業務の自動化を進め、より重要な業務に集中したいと考えている法務・営業担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了をきっかけに、Microsoft Excelの情報を自動で更新するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報の正確性を保つことにつながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した契約情報を基に管理表の該当レコードを更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、通知を受け取るアカウントIDを任意で設定してください。また、オペレーションで情報を取得するエンベロープIDは、トリガーで取得した値を動的に設定します。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、更新対象となるファイルのアイテムIDやシート名を任意で設定してください。また、DocuSignから取得した契約者名や契約日などの情報を、どの列に反映させるか自由に設定が可能です。
■注意事項
- Docusign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
ステップ2：DocuSignでアプリトリガーを設定
最初の接敵「エンベロープが完了したら」をクリックしてください。
1ページ目には、マイアプリ連携をしているDocuSignのアカウント情報が反映されているので確認しましょう。
タイトルは、ご自身が分かりやすいものに変更できます。同じフローを複数動かす場合には、差別化できるようタイトルの変更をお勧めします。
トリガーアクションは変更できないので、アカウント情報を確認したら次へ進みます。
次のページでは、Webhookを使ってトリガー設定を行います。
Webhookとは、ある出来事が起きたときに自動で他のサービスに通知する仕組みです。
今回のフローでのWenhookの役割は。DocuSignで契約が完結した際にMicrosoft Excelに通知(情報更新)するというものです。
表示されているURLをコピーして、注意事項の内容を確認しながらDocusignの管理画面で設定を行ってください。
設定ができたら「テスト」をクリックし、アウトプットを取得しましょう。
このアウトプットは、後の設定で使用するので正しく取得できているか確認をして「保存する」をクリックしてください。
これでアプリトリガーの設定は完了です。
ステップ3：Docusignで情報取得のための設定
続いて「特定のエンベロープの情報を取得」の設定に移ります。
1ページ目は、トリガー設定時と同様にアカウント情報の確認だけをして次に進みましょう。
次のページでは、Docusign内のどの情報を取得するかという設定を行います。
アカウントIDを取得し、エンベロープIDには、先ほど取得したアウトプットを反映させます。
両方とも入力出来たら「テスト」をクリックしてアウトプットを取得しましょう。
このアウトプットは、Microsoft Excelで情報を更新する際に使用します。
確認をしたら「保存する」で情報取得のための設定は完了です。
ステップ4：Microsoft Excelでレコード更新の設定
最後に「レコードを更新する」をクリックしてください。
1ページ目では、タイトル・アカウント情報などを確認し、下にある「データベースの連携」の項目を埋めていきましょう。
データの保存先をOneDriveかSharePointを選択し、それぞれの項目を入力または選択してください。
すべて入力ができたら「次へ」をクリックし、連携がうまくいくか確認をします。
次に、更新の為の条件設定に移ります。
指定したテーブルで①の条件に基づいて、更新対象のレコードを探します。
上記画像ではID(シートの行名)＝エンベロープIDになるものを検索する設定です。
次に、検索したレコードのどの項目をどの情報に更新するのか設定します。
取得したアウトプットを該当する欄で選択してきましょう。
必要な情報を入力した後「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」ですべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。
これで、Docusignで契約締結後に指定したMicrosoft Excelのシートの情報が更新されるようになりました！
今回使用したフローボットテンプレート
DocuSignで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する
■概要DocuSignで電子契約が完了した後に、その契約情報を手作業でMicrosoft Excelの管理表に転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、Microsoft Excelの情報を自動で更新することが可能になります。契約管理における手作業をなくし、より正確で効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約完了後、Microsoft Excelへの情報転記を手作業で行っている方
- 電子契約のステータス管理を効率化し、更新漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方
- 契約管理業務の自動化を進め、より重要な業務に集中したいと考えている法務・営業担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約完了をきっかけに、Microsoft Excelの情報を自動で更新するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報の正確性を保つことにつながります。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した契約情報を基に管理表の該当レコードを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、通知を受け取るアカウントIDを任意で設定してください。また、オペレーションで情報を取得するエンベロープIDは、トリガーで取得した値を動的に設定します。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、更新対象となるファイルのアイテムIDやシート名を任意で設定してください。また、DocuSignから取得した契約者名や契約日などの情報を、どの列に反映させるか自由に設定が可能です。
■注意事項- Docusign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後、Microsoft Excelへの情報転記を手作業で行っている方
- 電子契約のステータス管理を効率化し、更新漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方
- 契約管理業務の自動化を進め、より重要な業務に集中したいと考えている法務・営業担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了をきっかけに、Microsoft Excelの情報を自動で更新するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報の正確性を保つことにつながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した契約情報を基に管理表の該当レコードを更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、通知を受け取るアカウントIDを任意で設定してください。また、オペレーションで情報を取得するエンベロープIDは、トリガーで取得した値を動的に設定します。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、更新対象となるファイルのアイテムIDやシート名を任意で設定してください。また、DocuSignから取得した契約者名や契約日などの情報を、どの列に反映させるか自由に設定が可能です。
■注意事項
- Docusign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
DocuSign・Microsoft Excelを使ったその他の自動化例
ほかにもDocuSignとMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので紹介します。
1.Docusignとkintoneを連携すると、kintoneのステータスが更新したら自動でDocusignで契約書を送付することができます。ステータスの更新を手動で確認する必要がなくなるので、迅速な対応につながるでしょう。
■概要kintoneで管理している案件ステータスが更新された後、手作業でDocuSignから契約書を送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は、対応漏れや宛先間違いといった人為的ミスが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、DocuSignでの契約書送付までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消し、迅速で正確な契約業務を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとDocuSignを利用した契約書送付プロセスに手間を感じている営業担当者の方
- 手作業による契約書の送付ミスや対応漏れを防止したい法務・契約管理担当者の方
- kintoneを起点とした契約フローの自動化によって、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneのステータスを更新するだけでDocuSignの契約書が自動で送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記や送付作業がなくなることで、宛先間違いや送付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとDocuSignをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定し、取得したレコード情報を元に契約書を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガーおよびオペレーション設定では、対象としたいアプリのIDを任意で設定してください。
- DocuSignでエンベロープを作成・送信する際に、利用するアカウントIDや、契約書の受信者などを任意で設定してください。
■注意事項- Kintone、DocusignのそれぞれとYoomを連携してください。
- Kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとDocuSignを利用した契約書送付プロセスに手間を感じている営業担当者の方
- 手作業による契約書の送付ミスや対応漏れを防止したい法務・契約管理担当者の方
- kintoneを起点とした契約フローの自動化によって、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスを更新するだけでDocuSignの契約書が自動で送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記や送付作業がなくなることで、宛先間違いや送付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDocuSignをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定し、取得したレコード情報を元に契約書を送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガーおよびオペレーション設定では、対象としたいアプリのIDを任意で設定してください。
- DocuSignでエンベロープを作成・送信する際に、利用するアカウントIDや、契約書の受信者などを任意で設定してください。
■注意事項
- Kintone、DocusignのそれぞれとYoomを連携してください。
- Kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.Microsoft Excelは契約書だけでなくメールの情報を管理するのにも便利です。Yoomでメールを受信したらAIで情報を要約してMicrosoft Excelに自動で情報が格納されます。格納するメールの条件を指定できるので情報の蓄積にも役立つでしょう。
■概要日々の業務で受信するメールに含まれる重要な情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記する作業に時間を取られていませんか。単純な作業でありながら、コピー＆ペーストのミスや入力漏れが発生しやすい業務でもあります。このワークフローを活用すれば、フォームにメールの情報を添付して送信するだけで、本文から自動でテキストを抽出しMicrosoft Excelの指定したシートに格納できるため、手作業による手間やヒューマンエラーを削減できます。■このテンプレートをおすすめする方- メールで受信した注文情報や問い合わせ内容などを手作業で転記しているご担当者の方
- 手作業でのデータ入力における、転記ミスや入力漏れをなくし業務の正確性を高めたい方
- メール対応からデータ格納までの一連の業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム送信を起点に、メール本文からの情報抽出とMicrosoft Excelへの格納が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。このフォームには、メール本文をPDFや画像ファイルとして添付する項目を用意します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、フォームで受け取ったファイルからテキスト情報を読み取ります。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のシートに格納します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理が完了した旨を関係者に自動で通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームでは、メール本文のファイルを添付する項目以外にも、必要な回答項目を自由に設定することが可能です。
- OCR機能では、添付されたファイルから読み取りたいテキストの項目を任意で指定できます。
- Microsoft Excelへの格納では、対象となるファイルやシート名を任意で設定し、前段のOCR機能で取得した値をどの列に追加するかなどを自由に設定できます。
- Gmailでの通知設定では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、抽出した情報などを変数として埋め込んだりすることが可能です。
■注意事項- Microsoft Excel、GmailとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- メールで受信した注文情報や問い合わせ内容などを手作業で転記しているご担当者の方
- 手作業でのデータ入力における、転記ミスや入力漏れをなくし業務の正確性を高めたい方
- メール対応からデータ格納までの一連の業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- フォーム送信を起点に、メール本文からの情報抽出とMicrosoft Excelへの格納が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Microsoft ExcelとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。このフォームには、メール本文をPDFや画像ファイルとして添付する項目を用意します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、フォームで受け取ったファイルからテキスト情報を読み取ります。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のシートに格納します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理が完了した旨を関係者に自動で通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、メール本文のファイルを添付する項目以外にも、必要な回答項目を自由に設定することが可能です。
- OCR機能では、添付されたファイルから読み取りたいテキストの項目を任意で指定できます。
- Microsoft Excelへの格納では、対象となるファイルやシート名を任意で設定し、前段のOCR機能で取得した値をどの列に追加するかなどを自由に設定できます。
- Gmailでの通知設定では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、抽出した情報などを変数として埋め込んだりすることが可能です。
- Microsoft Excel、GmailとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
まとめ
DocuSignとMicrosoft Excelの連携により、契約管理が効率的に進むだけでなく、チーム間のコミュニケーションが円滑になることも期待できます。Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくてもこの自動化を設定できます。複雑な操作なしで業務をスムーズに進めたい方は、今日からこの便利な機能を活用してみてください。データの更新作業にかかる時間を削減し、その他重要な業務に集中できる環境を整えましょう。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
