DocuSignとMicrosoft Excelの連携により、契約管理の効率化を実現する方法をご紹介します。契約が完了した際にMicrosoft Excelで情報を自動更新することで、手間を省きながら、データの整合性を保ちスムーズな業務進行が期待できます。
画像付きで解説するので、今日から業務効率化を目指しましょう。
DocuSignで契約が完了したら、Microsoft Excelの情報を自動で更新されることで、データ管理の効率向上が期待できます。契約が完了するたびに手動でMicrosoft Excelを更新する手間が省けます。
例えば、新規契約が成立した際、Microsoft Excelの顧客リストや取引履歴に自動的に反映されるため、データの整合性が確保され、二重入力のリスクが軽減されます。これにより、契約情報が最新の状態に保たれ、次のステップでの作業がスムーズに進むこともできるでしょう。複数の契約を同時に管理している場合、手作業による更新の手間がなくなることで、時間の節約とデータの収集性が確保されることも期待できます。
DocuSignで契約が完了すると、Microsoft Excelのデータが自動で更新されることで、契約管理の透明性が向上し業務の効率化が図られます。
DocuSignとMicrosoft Excelの連携により、契約の完了後に契約情報が自動的にMicrosoft Excelに反映されます。これにより、チーム全体で最新の契約データに簡単にアクセスでき、情報の確認作業や共有が迅速になるでしょう。特に、契約の進捗状況が一目でわかるため、不要なコミュニケーションや確認作業が減り、業務の効率の改善が期待できます。例えば、契約が完了するたびに関係者全員が進捗状況を確認できれば、次のアクションを迅速に進めることも可能になるかもしれません。
では、Yoomを使ってDocuSignとMicrosoft Excelのフロー設定をしていきましょう。
<span class="mark-yellow">今回のフローは「DocuSignで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する」というものです。</span>
プログラミングの知識がなくても4ステップで設定が完了します。
下のバナーの「試してみる」からテンプレートをコピーして、一緒に設定を進めていきましょう！
[Yoomとは]
まずは、今回使用するアプリとYoomを連携します。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」→「＋新規接続」をクリックしてください。
DocuSignとMicrosoft Excelをそれぞれ検索して、表示された内容に沿って入力を進めていきます。
ログイン情報などを入力し、連携ができるとマイアプリ一覧に表示されるので確認しましょう。
DocuSignも同様に表示されていれば、マイアプリ連携は完了です。
次から、アプリの具体的な設定に移っていきましょう。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
最初の接敵「エンベロープが完了したら」をクリックしてください。
1ページ目には、マイアプリ連携をしているDocuSignのアカウント情報が反映されているので確認しましょう。
タイトルは、ご自身が分かりやすいものに変更できます。同じフローを複数動かす場合には、差別化できるようタイトルの変更をお勧めします。
トリガーアクションは変更できないので、アカウント情報を確認したら次へ進みます。
次のページでは、Webhookを使ってトリガー設定を行います。
Webhookとは、ある出来事が起きたときに自動で他のサービスに通知する仕組みです。
今回のフローでのWenhookの役割は。DocuSignで契約が完結した際にMicrosoft Excelに通知(情報更新)するというものです。
表示されているURLをコピーして、注意事項の内容を確認しながらDocusignの管理画面で設定を行ってください。
設定ができたら「テスト」をクリックし、アウトプットを取得しましょう。
このアウトプットは、後の設定で使用するので正しく取得できているか確認をして「保存する」をクリックしてください。
これでアプリトリガーの設定は完了です。
続いて「特定のエンベロープの情報を取得」の設定に移ります。
1ページ目は、トリガー設定時と同様にアカウント情報の確認だけをして次に進みましょう。
次のページでは、Docusign内のどの情報を取得するかという設定を行います。
アカウントIDを取得し、エンベロープIDには、先ほど取得したアウトプットを反映させます。
両方とも入力出来たら「テスト」をクリックしてアウトプットを取得しましょう。
このアウトプットは、Microsoft Excelで情報を更新する際に使用します。
確認をしたら「保存する」で情報取得のための設定は完了です。
最後に「レコードを更新する」をクリックしてください。
1ページ目では、タイトル・アカウント情報などを確認し、下にある「データベースの連携」の項目を埋めていきましょう。
データの保存先をOneDriveかSharePointを選択し、それぞれの項目を入力または選択してください。
すべて入力ができたら「次へ」をクリックし、連携がうまくいくか確認をします。
次に、更新の為の条件設定に移ります。
指定したテーブルで①の条件に基づいて、更新対象のレコードを探します。
上記画像ではID(シートの行名)＝エンベロープIDになるものを検索する設定です。
次に、検索したレコードのどの項目をどの情報に更新するのか設定します。
取得したアウトプットを該当する欄で選択してきましょう。
必要な情報を入力した後「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」ですべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。
これで、Docusignで契約締結後に指定したMicrosoft Excelのシートの情報が更新されるようになりました！
今回使用したフローボットテンプレート
DocuSignで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を更新する
ほかにもDocuSignとMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので紹介します。
1.Docusignとkintoneを連携すると、kintoneのステータスが更新したら自動でDocusignで契約書を送付することができます。ステータスの更新を手動で確認する必要がなくなるので、迅速な対応につながるでしょう。
2.Microsoft Excelは契約書だけでなくメールの情報を管理するのにも便利です。Yoomでメールを受信したらAIで情報を要約してMicrosoft Excelに自動で情報が格納されます。格納するメールの条件を指定できるので情報の蓄積にも役立つでしょう。
DocuSignとMicrosoft Excelの連携により、契約管理が効率的に進むだけでなく、チーム間のコミュニケーションが円滑になることも期待できます。Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくてもこの自動化を設定できます。複雑な操作なしで業務をスムーズに進めたい方は、今日からこの便利な機能を活用してみてください。データの更新作業にかかる時間を削減し、その他重要な業務に集中できる環境を整えましょう。
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