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バックオフィス担当者の中には、契約関連の事務作業で頭を悩ませている方がいると思います。
入社に関する契約手続き、契約完了後の担当者への連絡、既存顧客の契約更新など、いろんなケースで契約業務は発生するため、時間と労力のかかる大変な作業ですよね。
今回はその中でも、契約完了後の連絡業務を削減する方法についてご紹介します！
具体的には、DocuSignで契約が完了したらOutlookでメールを自動送信するフローです。
この連携を使うと担当者宛てに契約完了後のメールを自動送信できるため、作業負担を軽減できると同時に、スピーディに連絡することができます。
事務作業を効率化したいとお考えの方は、Yoomで自動連携を試してみてください！
[Yoomとは]
今回ご紹介する自動連携を活用すると、事前に登録したアドレス宛に契約完了のメールが自動送信されます。
これまで、毎回手作業で担当者宛にメールを送信していた方はその作業が不要になるため、作業負担の軽減につながります。
作業時間が短縮できるため、他の業務に集中できるようになるでしょう。
また、手作業で行う業務が減るため、人的ミスの削減にもつながるかもしれません。
誤字脱字や漢字の変換ミスで誤った情報を送ってしまうことがよくある方は、ご利用を検討してみてください。
契約が完了するたびに毎回手動で連絡をしていると、誰に何のメールを送ったのかわかりづらくなってしまいます。
特に契約業務が多い場合は情報が煩雑になりやすいため、連絡漏れがあったり、既に送信している情報を重複して送ってしまったり、ミスが発生しやすいです。
そこで本記事の自動連携を使うと、上記のようなミスを防止することができるでしょう。
あらかじめ設定しておいたアドレス宛に自動でメールが送信されるので、連絡漏れがないか心配する必要がなくなります。
同じ情報を2回送信してしまうリスクも軽減できるため、過不足のない情報共有が実現できるかもしれません。
※注意事項
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があるため、ご注意ください。
では、実際にDocuSignとOutlookを連携する手順をご紹介します。
今回紹介するのは、【DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信する】というフローです。
具体的な連携ステップは以下の通りです。
Yoomでは、上記2ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
コピーが完了すると、サイドバーにある「マイプロジェクト」から操作できます。
■概要
DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約完了ごとにOutlookでメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約プロセスをデジタル化して時間とコストを削減するツールです。
ですが契約完了後の通知や書類送付などを手作業で行うのは、非効率的でミスや遅延のリスクも伴います。
このフローを導入することで、DocuSignで契約が完了したらOutlookメールが自動的に送信されます。
これにより契約が完了したことを自動で担当者へ迅速に通知することが可能となり業務効率の改善に繋がります。
■注意事項
・DocuSign、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートをコピーしたら、事前準備としてDocuSignとOutlookをYoomのマイアプリに登録します。
※既に登録している場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、「マイアプリ」→「＋新規接続」の順にクリック
2.検索窓からDocuSignとOutlookを検索し、それぞれ登録に必要な情報を入力
マイアプリ一覧にDocuSignとOutlookが表示されていれば準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約完了ごとにOutlookでメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約プロセスをデジタル化して時間とコストを削減するツールです。
ですが契約完了後の通知や書類送付などを手作業で行うのは、非効率的でミスや遅延のリスクも伴います。
このフローを導入することで、DocuSignで契約が完了したらOutlookメールが自動的に送信されます。
これにより契約が完了したことを自動で担当者へ迅速に通知することが可能となり業務効率の改善に繋がります。
■注意事項
・DocuSign、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
まずは、サイドバーにある「マイプロジェクト」から先ほどコピーしたテンプレートを開いてください。
次に、アプリトリガー「エンベロープが完了したら」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したDocuSignのアカウント情報が表示されるので確認し、問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
次のページでは、Webhookイベントの受信設定をしていきます。
画面に記載されている手順に従って設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認してください。
ここまで問題がなければ、「保存する」でトリガーの設定は終了です。
次に、「Outlookでメールを送る」をクリックしてください。
1ページ目ではメール内容を設定します。
「宛先」「件名」「本文」が必須項目となっているので入力してください。
本文はアウトプットされた情報を活用して入力するのがおすすめです。
2ページ目ではメールの内容を確認します。
1ページ目で設定した内容が反映されているので、こちらの内容で問題ないか確認をしてください。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記のようなポップアップが表示されたらすべての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。
今回使用したフローボットテンプレート
DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信する
■概要
DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約完了ごとにOutlookでメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約プロセスをデジタル化して時間とコストを削減するツールです。
ですが契約完了後の通知や書類送付などを手作業で行うのは、非効率的でミスや遅延のリスクも伴います。
このフローを導入することで、DocuSignで契約が完了したらOutlookメールが自動的に送信されます。
これにより契約が完了したことを自動で担当者へ迅速に通知することが可能となり業務効率の改善に繋がります。
■注意事項
・DocuSign、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomには、DocuSignを利用した自動化例が多数あります。
さまざまなアプリと連携することが可能なので、以下の代表例を参考にしてみてください。
1.DocuSignで書類が締結したら、書類をOneDriveに格納する
DocuSignで証明書をダウンロードし、クラウドストレージにファイルを格納している方がいると思います。
以下のテンプレートはその作業を自動化するためのフローです。
手作業の負担が軽減するため、作業時間の短縮につながるでしょう。
OneDriveを利用していて事務作業を効率化したいとお考えの方はぜひ試してみてください。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。
2.DocuSignで契約が完了したらNotionの情報を更新する
クラウドストレージではなくデータベースに情報を格納したいケースもあると思います。
こちらの連携は、Notionをデータベースとして利用している方におすすめです。
■概要
DocuSignで契約が完了したらNotionの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignで帳票類の管理を行う方
・帳票管理に活用している方
・契約書作成から管理まで一連の業務に活用している方
2.Notionでデータの管理を行う方
・顧客企業の情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票作成に関連する業務の効率化に活用できるツールです。
加えてNotionで情報管理を行うことで、チーム全体への情報共有を円滑に行います。
しかし、DocuSignでの契約完了ごとにNotionの情報を手作業で更新しなければならないのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
コア業務に注力するために作業効率を上げたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローではDocuSignで契約が完了したら、自動でNotionに送信日時を追加し手入力の手間を省きます。
自動化で手作業を省きコア業務に時間を充てることで、チーム全体の生産性向上に繋げます。
■注意事項
・DocuSign、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらDocuSignで契約書を送付する
本記事で紹介した連携はDocuSignを起点にしたフローでしたが、こちらの連携はSalesforceをトリガーにして、DocuSignで契約書を送付するフローになります。
契約書の作成・送付を自動化したい方は、以下のテンプレートを参考にしてみてください。
■概要
Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらDocusignで契約書を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを使用して顧客管理を担当している方
・Salesforceを使用している営業部署
・顧客からの問い合わせを担当するカスタマーサービスの担当者
2.Docusignを使用して契約業務を行っている方
・人事部の採用担当者や事務職員
・Docusignを日常的に使用している担当者
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceで管理している顧客の数が多くなると、契約業務の作業漏れが発生する可能性があります。
作業漏れの有無を都度確認すると時間を取られてしまい、効率が悪いと感じることがあるかもしれません。
このテンプレートを使うと、Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになると、Docusignで契約書の作成・送付を自動化できます。
この作業を自動化することで、契約業務における作業の抜け漏れを未然に防ぐことができ、確認作業に充てる時間を大幅に減らすことができます。
■注意事項
・Salesforce、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Salesforceでアウトバウンドメッセージを設定する方法は下記を参照ください。
本記事ではDocuSignとOutlookを連携して、契約完了のメールを自動送信する方法について解説しました。
これまで手動でメールを送っていた方は、この連携を使うことで、作業の手間を削減できそうですね。
また、手作業で行っていた業務が自動化されることで、ヒューマエラーの防止にもつながりそうです。
入力ミスや連絡漏れを未然に防ぐことができるため、正確な情報をスピーディに共有することができるでしょう。
「契約完了後の作業を自動化したい」「人的ミスを削減したい」といった方は、Yoomで自動連携を試してみてください！
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