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バックオフィス担当者の中には、契約関連の事務作業で頭を悩ませている方がいると思います。
入社に関する契約手続き、契約完了後の担当者への連絡、既存顧客の契約更新など、いろんなケースで契約業務は発生するため、時間と労力のかかる大変な作業ですよね。
今回はその中でも、契約完了後の連絡業務を削減する方法についてご紹介します！
具体的には、DocuSignで契約が完了したらOutlookでメールを自動送信するフローです。
この連携を使うと担当者宛てに契約完了後のメールを自動送信できるため、作業負担を軽減できると同時に、スピーディに連絡することができます。
事務作業を効率化したいとお考えの方は、Yoomで自動連携を試してみてください！
[Yoomとは]
今回ご紹介する自動連携を活用すると、事前に登録したアドレス宛に契約完了のメールが自動送信されます。
これまで、毎回手作業で担当者宛にメールを送信していた方はその作業が不要になるため、作業負担の軽減につながります。
作業時間が短縮できるため、他の業務に集中できるようになるでしょう。
また、手作業で行う業務が減るため、人的ミスの削減にもつながるかもしれません。
誤字脱字や漢字の変換ミスで誤った情報を送ってしまうことがよくある方は、ご利用を検討してみてください。
契約が完了するたびに毎回手動で連絡をしていると、誰に何のメールを送ったのかわかりづらくなってしまいます。
特に契約業務が多い場合は情報が煩雑になりやすいため、連絡漏れがあったり、既に送信している情報を重複して送ってしまったり、ミスが発生しやすいです。
そこで本記事の自動連携を使うと、上記のようなミスを防止することができるでしょう。
あらかじめ設定しておいたアドレス宛に自動でメールが送信されるので、連絡漏れがないか心配する必要がなくなります。
同じ情報を2回送信してしまうリスクも軽減できるため、過不足のない情報共有が実現できるかもしれません。
※注意事項
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があるため、ご注意ください。
では、実際にDocuSignとOutlookを連携する手順をご紹介します。
今回紹介するのは、【DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信する】というフローです。
具体的な連携ステップは以下の通りです。
Yoomでは、上記2ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
コピーが完了すると、サイドバーにある「マイプロジェクト」から操作できます。
テンプレートをコピーしたら、事前準備としてDocuSignとOutlookをYoomのマイアプリに登録します。
※既に登録している場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、「マイアプリ」→「＋新規接続」の順にクリック
2.検索窓からDocuSignとOutlookを検索し、それぞれ登録に必要な情報を入力
マイアプリ一覧にDocuSignとOutlookが表示されていれば準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
まずは、サイドバーにある「マイプロジェクト」から先ほどコピーしたテンプレートを開いてください。
次に、アプリトリガー「エンベロープが完了したら」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したDocuSignのアカウント情報が表示されるので確認し、問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
次のページでは、Webhookイベントの受信設定をしていきます。
画面に記載されている手順に従って設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認してください。
ここまで問題がなければ、「保存する」でトリガーの設定は終了です。
次に、「Outlookでメールを送る」をクリックしてください。
1ページ目ではメール内容を設定します。
「宛先」「件名」「本文」が必須項目となっているので入力してください。
本文はアウトプットされた情報を活用して入力するのがおすすめです。
2ページ目ではメールの内容を確認します。
1ページ目で設定した内容が反映されているので、こちらの内容で問題ないか確認をしてください。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記のようなポップアップが表示されたらすべての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。
今回使用したフローボットテンプレート
DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信する
Yoomには、DocuSignを利用した自動化例が多数あります。
さまざまなアプリと連携することが可能なので、以下の代表例を参考にしてみてください。
1.DocuSignで書類が締結したら、書類をOneDriveに格納する
DocuSignで証明書をダウンロードし、クラウドストレージにファイルを格納している方がいると思います。
以下のテンプレートはその作業を自動化するためのフローです。
手作業の負担が軽減するため、作業時間の短縮につながるでしょう。
OneDriveを利用していて事務作業を効率化したいとお考えの方はぜひ試してみてください。
2.DocuSignで契約が完了したらNotionの情報を更新する
クラウドストレージではなくデータベースに情報を格納したいケースもあると思います。
こちらの連携は、Notionをデータベースとして利用している方におすすめです。
3.Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらDocuSignで契約書を送付する
本記事で紹介した連携はDocuSignを起点にしたフローでしたが、こちらの連携はSalesforceをトリガーにして、DocuSignで契約書を送付するフローになります。
契約書の作成・送付を自動化したい方は、以下のテンプレートを参考にしてみてください。
本記事ではDocuSignとOutlookを連携して、契約完了のメールを自動送信する方法について解説しました。
これまで手動でメールを送っていた方は、この連携を使うことで、作業の手間を削減できそうですね。
また、手作業で行っていた業務が自動化されることで、ヒューマエラーの防止にもつながりそうです。
入力ミスや連絡漏れを未然に防ぐことができるため、正確な情報をスピーディに共有することができるでしょう。
「契約完了後の作業を自動化したい」「人的ミスを削減したい」といった方は、Yoomで自動連携を試してみてください！
興味をお持ちいただけましたら、こちらから無料登録をお願いします！
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