「Cognito Formsで受け付けた申込情報を、都度Docusignにコピー＆ペーストして署名依頼を送っている…」
「手作業での情報入力は時間がかかるし、宛先や内容の間違いが起きそうでいつも不安…」
このように、両ツール間の手作業でのデータ連携に非効率や限界を感じていませんか？
もしCognito Formsに新しいエントリーがあった際、その情報をDocusignに自動で連携し署名依頼できる仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されますね。
これにより迅速な契約プロセスや顧客対応といった、より付加価値の高い業務に集中する時間を創出できるでしょう。
今回ご紹介するのは、プログラミングの知識がなくても設定できるノーコードの自動化フローです。手間や時間をかけずに業務を効率化できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはCognito FormsとDocusignを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Cognito FormsでNew Entryを検知したら、Docusignでエンベロープを作成して送信する
試してみる
■概要
オンラインフォームからの申し込み後、手作業で契約書を作成し送付する業務は、手間がかかる上にミスが発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Cognito Formsへの新規エントリーをきっかけに、DocuSignのエンベロープ作成から送信までを自動化します。Cognito FormsとDocuSignの連携をスムーズに実現し、フォーム申請から契約締結までの一連のプロセスを効率化することで、コア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Cognito FormsとDocuSignを連携させ、契約書送付業務の自動化を検討している方
- フォームからの申し込み情報を手動でDocuSignに転記しており、手間やミスに課題を感じている方
- 顧客への書類送付のリードタイムを短縮し、顧客体験を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Cognito Formsへのエントリー後、自動でDocuSignから書類が送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記や宛先設定が不要になるため、入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Cognito FormsとDocuSignをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCognito Formsを選択し、「New Entry」のアクションを設定することで、フォームに新しいエントリーがあった場合にフローが起動するようにします
- 最後に、オペレーションでDocuSignを選択し、「テンプレートからエンベロープを作成・送信」のアクションを設定し、Cognito Formsから取得した情報をもとに書類を送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignでエンベロープを作成・送信するアクションでは、対象のテンプレートIDや受信者の情報、メール内容などを、固定の値やトリガーで取得した情報を使用して自由にカスタマイズできます
■注意事項
- Cognito Forms、DocusignのそれぞれとYoomを連携してください
- Cognito FormsのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
それでは早速、実際にCognito FormsとDocusignを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用してノーコードで連携を進めていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Cognito Forms／Docusign
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はCognito FormsでNew Entryを検知したら、Docusignでエンベロープを作成して送信するフローを作成していきます！作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- Cognito FormsとDocusignのマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Cognito Formsのトリガー設定およびDocusignのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Cognito FormsでNew Entryを検知したら、Docusignでエンベロープを作成して送信する
試してみる
■概要
オンラインフォームからの申し込み後、手作業で契約書を作成し送付する業務は、手間がかかる上にミスが発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Cognito Formsへの新規エントリーをきっかけに、DocuSignのエンベロープ作成から送信までを自動化します。Cognito FormsとDocuSignの連携をスムーズに実現し、フォーム申請から契約締結までの一連のプロセスを効率化することで、コア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Cognito FormsとDocuSignを連携させ、契約書送付業務の自動化を検討している方
- フォームからの申し込み情報を手動でDocuSignに転記しており、手間やミスに課題を感じている方
- 顧客への書類送付のリードタイムを短縮し、顧客体験を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Cognito Formsへのエントリー後、自動でDocuSignから書類が送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記や宛先設定が不要になるため、入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Cognito FormsとDocuSignをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCognito Formsを選択し、「New Entry」のアクションを設定することで、フォームに新しいエントリーがあった場合にフローが起動するようにします
- 最後に、オペレーションでDocuSignを選択し、「テンプレートからエンベロープを作成・送信」のアクションを設定し、Cognito Formsから取得した情報をもとに書類を送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignでエンベロープを作成・送信するアクションでは、対象のテンプレートIDや受信者の情報、メール内容などを、固定の値やトリガーで取得した情報を使用して自由にカスタマイズできます
■注意事項
- Cognito Forms、DocusignのそれぞれとYoomを連携してください
- Cognito FormsのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
ステップ1：Cognito FormsとDocusignのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作できるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Cognito FormsとYoomのマイアプリ登録
まずCognito Formsにログインし、SettingsからIntegrationsに進みましょう。
「+ New API Key」をクリックし、API Keyを発行してください。
次に、Yoomのマイアプリ連携画面に移り「新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からCognito Formsを検索しましょう。
任意のアカウント名と、先ほど取得したAPI Keyを入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携完了です。
DocusignとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Cognito FormsでNew Entryを検知したら、Docusignでエンベロープを作成して送信する
試してみる
■概要
オンラインフォームからの申し込み後、手作業で契約書を作成し送付する業務は、手間がかかる上にミスが発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Cognito Formsへの新規エントリーをきっかけに、DocuSignのエンベロープ作成から送信までを自動化します。Cognito FormsとDocuSignの連携をスムーズに実現し、フォーム申請から契約締結までの一連のプロセスを効率化することで、コア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Cognito FormsとDocuSignを連携させ、契約書送付業務の自動化を検討している方
- フォームからの申し込み情報を手動でDocuSignに転記しており、手間やミスに課題を感じている方
- 顧客への書類送付のリードタイムを短縮し、顧客体験を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Cognito Formsへのエントリー後、自動でDocuSignから書類が送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記や宛先設定が不要になるため、入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Cognito FormsとDocuSignをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCognito Formsを選択し、「New Entry」のアクションを設定することで、フォームに新しいエントリーがあった場合にフローが起動するようにします
- 最後に、オペレーションでDocuSignを選択し、「テンプレートからエンベロープを作成・送信」のアクションを設定し、Cognito Formsから取得した情報をもとに書類を送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignでエンベロープを作成・送信するアクションでは、対象のテンプレートIDや受信者の情報、メール内容などを、固定の値やトリガーで取得した情報を使用して自由にカスタマイズできます
■注意事項
- Cognito Forms、DocusignのそれぞれとYoomを連携してください
- Cognito FormsのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Cognito Formsのトリガー設定
「New Entry」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「New Entry」のまま「次へ」をクリックします。
ここから、以下のWebhookURLを用いてWebhook設定を行います。
まずテスト用フォームを作成し、Build画面の「Post JSON Data to a Website」という項目をオンにしましょう。次に、Submit Entry Endpointの欄にWebhookURLをペーストしてください。
続けて、作成したフォームに回答しましょう。
最後にYoomの設定画面に戻り「テスト」をクリックしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
なお、取得した値に取得したいレコードが反映されていないことがあります。
その場合「+ 取得する値を追加」から項目を追加可能です。
「取得する値」を追加する方法
ステップ4：Docusignのアクション設定
先ほど取得したCognito Formsの回答内容をもとに、Docusignでエンベロープを作成します。
「テンプレートからエンベロープを作成・送信」をクリックしてください。
ステップ3と同様、アクションは「テンプレートからエンベロープを作成・送信」のまま「次へ」をクリックします。
テキストボックス下部の説明通りにアカウントIDを入力しましょう。
ここから受信者の設定をしていきます。
まず、今回用いるテンプレートのテンプレートIDを候補から選択してください。
次に受信者のメールアドレスや名前の欄に、Cognito Formsから取得した値を設定しましょう。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の回答内容を反映できます。
続けて、送信するかどうかを任意で選択してください。デフォルトではドラフトで作成されます。
最後にメールの件名と本文を入力しましょう。
Cognito Formsから取得した値や固定のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズ可能です。
設定が完了したらテストしてください。
※「送信する」を選択した場合「テスト」をクリックすると実際にエンベロープが送信されますので注意しましょう。
成功したら保存してください。
Cognito Formsの回答内容をもとに、Docusignでエンベロープが作成されました！
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Cognito FormsでNew Entryを検知したら、Docusignでエンベロープを作成して送信する方法でした！
Cognito FormsやDocusignのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Cognito Formsを使った自動化例
Cognito Formsで新しいエントリーを検知した際に、Stripeでの顧客作成やGoogle スプレッドシートへの追加を自動化できます。また、Mailchimpの購読者追加やGoogle スプレッドシートでの行の追加をトリガーに、Cognito Formsのエントリーを自動で作成することも可能です。
Cognito FormsでNew Entryを検知したら、Stripeで顧客を作成する
試してみる
■概要
Cognito Formsから送信された申込情報を、一件ずつ手作業でStripeに顧客情報として登録していませんか？この作業は、時間と手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Cognito FormsとStripeをスムーズに連携でき、フォームに新しいエントリーがあった際に、自動でStripeに顧客情報が作成されるため、手作業による登録業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Cognito FormsとStripe間のデータ連携を手作業で行っているご担当者の方
- フォームで受け付けた申込情報を元にした顧客管理を効率化したいと考えている方
- 手作業による顧客情報の登録ミスや対応漏れなどの課題を解決したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Cognito FormsにエントリーがあるとStripeに顧客が自動で作成され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、名前やメールアドレスの入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Cognito FormsとStripeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCognito Formsを選択し、「New Entry（新しいエントリーがあったら）」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでStripeを選択し、「顧客を作成」アクションを設定し、フォームから取得した情報を連携します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Stripeで「顧客を作成」するアクションを設定する際に、トリガーであるCognito Formsのフォームから取得したどの情報を、Stripeのどの項目（氏名、メールアドレスなど）に連携するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Cognito Forms、StripeのそれぞれとYoomを連携してください。
- Cognito Formsの内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443 - Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Cognito FormsでNew Entryを検知したら、Mailchimpでコンタクトをオーディエンスに追加する
試してみる
■概要
Cognito Formsで獲得した新しいリード情報を、都度Mailchimpに手作業で登録していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担となり、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Cognito FormsとMailchimpを連携し、フォームへのエントリーがあった際に自動でコンタクト情報を追加できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Cognito Formsで集めた顧客情報をMailchimpのリストへ手動で登録している方
- Cognito FormsとMailchimp間のデータ連携を自動化し、リード管理を効率化したい方
- フォームからの新規リードに対して、迅速なマーケティングアプローチを実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Cognito Formsにエントリーがあると自動でMailchimpにコンタクトが追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、メールアドレスの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Cognito FormsとMailchimpをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCognito Formsを選択し、「New Entry」のアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMailchimpの「コンタクトをオーディエンスに追加」アクションを設定し、Cognito Formsから取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Mailchimpでコンタクトをオーディエンスに追加する設定では、どのオーディエンスに追加するかを任意で指定してください。
- Cognito Formsのトリガーで取得したエントリー情報（氏名、メールアドレスなど）を、Mailchimpの各項目に正しくマッピングする設定が必要です。
■注意事項
Cognito Formsで新しいEntryが作成されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
オンラインフォームの回答を手作業で集計・転記する業務は、時間がかかる上にヒューマンエラーのリスクも伴います。特にCognito Formsで集めた重要なデータを扱う場合、正確かつ迅速な処理が求められますが、API連携には専門知識が必要なため、自動化をためらっている方もいるかもしれません。このワークフローは、Cognito Formsで新しいエントリーが作成された際に、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに追記します。面倒な転記作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Cognito Formsで集めた回答データを、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- Cognito FormsのAPIを利用せずに、ノーコードでフォームからのデータ連携を自動化したい方
- フォームからのエントリーをGoogle スプレッドシートに反映させ、情報共有を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Cognito Formsにエントリーがあると、指定のGoogle スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、手作業での転記業務にかかる時間を削減できます。
- コピー＆ペーストなどの手作業をなくすことで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Cognito FormsとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCognito Formsを選択し、「」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したエントリー情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、データを追加したいスプレッドシートのファイルと、その中の特定のシートを任意で選択してください。
- データを書き込むテーブルの範囲も、運用に合わせて柔軟に指定することが可能です。
■注意事項
Cognito Formsで特定のNew Entryを検知したら、Mailchimpでコンタクトをオーディエンスに追加する
試してみる
■概要
Webサイトに設置したCognito Formsから得たリード情報を、手作業でMailchimpのリストに登録していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えるほど手間がかかり、入力ミスや追加漏れの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Cognito Formsに新しいエントリーがあった際に、特定の条件に応じて自動でMailchimpへコンタクトを追加できるため、手作業による手間やミスをなくし、効率的なリード管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Cognito FormsとMailchimpを連携させ、手作業でのリスト登録をなくしたいマーケティング担当者の方
- フォームから得たリード情報を、条件に応じて自動でメルマガリストに振り分けたいと考えている方
- 手作業によるデータ転記の手間やミスを削減し、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Cognito Formsにエントリーがあると自動でMailchimpへコンタクトが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、メールアドレスの入力間違いやリストへの追加漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Cognito FormsとMailchimpをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCognito Formsを選択し、「新しいエントリーがあったら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションの「分岐機能」を活用し、特定の条件に合致した場合のみ、後続のアクションが実行されるように設定します。
- 最後に、オペレーションでMailchimpの「コンタクトをオーディエンスに追加する」アクションを設定し、Cognito Formsから取得した情報を連携します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、Cognito Formsのフォームで取得した特定の回答内容などを活用し、任意の分岐条件を設定してください。
- Mailchimpでコンタクトを追加するアクションでは、追加対象のオーディエンス（リスト）を指定し、Cognito Formsから取得した氏名やメールアドレスなどの情報を任意で設定してください。
■注意事項
- Cognito Forms、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
- Cognito Formsの内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Cognito Formsで特定のNew Entryを検知したら、Stripeで顧客を作成する
試してみる
■概要
オンラインフォームで受け付けた申込情報を、手作業で決済システムに登録する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Cognito Formsに新しいエントリーが追加されると、自動でStripeに顧客情報を作成することが可能です。Cognito FormsとStripeの連携を自動化し、申込から決済までのプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Cognito FormsとStripeを使い、手作業での顧客登録に手間を感じている方
- 申し込みから決済までのプロセスを自動化し、入力ミスを防ぎたいと考えている経理担当者の方
- Cognito FormsとStripeのAPI連携をノーコードで実現し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Cognito Formsへの新規エントリーをトリガーにStripeへ自動で顧客が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Cognito FormsとStripeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCognito Formsを選択し、「新しいエントリーが追加されたら」というアクションを設定します。
- その次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでStripeの「顧客を作成する」アクションを設定し、Cognito Formsから取得した情報をもとに顧客データを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Cognito Formsから取得した情報をもとに、任意の条件を設定してください。例えば、特定のプランが選択されたエントリーのみを処理の対象とすることが可能です。
- Stripeの「顧客を作成する」アクションでは、Cognito Formsのトリガーで取得したどの情報を、顧客の氏名やメールアドレスなどの各項目に紐付けるか設定してください。
■注意事項
- Cognito Forms、StripeのそれぞれとYoomを連携してください。
- Cognito Formsの内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443 - Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプラン、ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Cognito FormsでEntryを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を、都度Cognito Formsに手作業で入力していませんか？こうした単純な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Cognito FormsのAPI連携をノーコードで実現し、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで自動的にCognito Formsにエントリーを作成できます。データ連携を自動化し、業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの情報をCognito Formsへ手作業で転記している方
- Cognito FormsのAPIを利用した情報登録の自動化に興味がある方
- 反復的なデータ入力作業をなくし、より重要な業務へ時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートに行が追加されると自動でエントリーが作成されるため、これまでデータ転記に費やしていた作業時間を短縮することが可能です。
- 手作業による転記がなくなることで、入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Cognito FormsとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでCognito Formsの「Create Entry」アクションを設定し、トリガーで取得したスプレッドシートの情報をマッピングします。
- 最後に、別のオペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogle スプレッドシートの設定では、連携の対象としたいスプレッドシート、シート、そしてデータが入力されているテーブルの範囲を任意で設定してください。
- Cognito Formsでエントリーを作成するアクションでは、フォームの各項目に対して、前段のトリガーで取得したスプレッドシートの情報を変数として設定したり、任意の固定値を入力したりすることが可能です。
- 最後のGoogle スプレッドシートでレコードを更新するアクションでは、更新対象のスプレッドシートとシート、そして更新を行う行を特定するためのセルなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Cognito Forms、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Mailchimpで特定の購読者が追加されたら、Cognito FormsでEntryを作成する
試してみる
■概要
Mailchimpに新しい購読者が追加されるたびに、その情報を手作業でCognito Formsに転記していませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Cognito FormsとMailchimpの連携を自動化し、Mailchimpに購読者が追加された際にCognito Formsのエントリーを自動で作成できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Cognito FormsとMailchimp間でのデータ転記作業に手間を感じているマーケティング担当者の方
- Mailchimpで管理しているリスト情報を、Cognito Formsにも正確に反映させたいと考えている方
- リード情報の管理を効率化し、手作業による入力ミスをなくしたいと考えているご担当者様
■このテンプレートを使うメリット
- Mailchimpに新しい購読者が追加されると、Cognito Formsへ自動でエントリーが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます
- 人の手によるデータ入力をなくすことで、転記時の入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を維持します
■フローボットの流れ
- はじめに、Cognito FormsとMailchimpをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMailchimpを選択し、「購読者が追加されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるように設定します
- 最後に、オペレーションでCognito Formsを選択し、「Create Entry」アクションで、Mailchimpから取得した情報をもとにエントリーを作成するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定のタグが付与された購読者のみを対象にするなど、後続の処理を実行するための条件を任意で設定してください
- Cognito Formsでエントリーを作成する際に、Mailchimpから取得した氏名やメールアドレスといった情報をどの項目に反映させるか、任意の内容で設定を行なってください
■注意事項
- Mailchimp、Cognito FormsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Mailchimpで購読者が追加されたら、Cognito FormsでEntryを作成する
試してみる
■概要
Mailchimpで管理しているリストに新しい購読者が追加されるたびに、その情報を手作業でCognito Formsに入力していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、MailchimpとCognito Formsをシームレスに連携し、購読者が追加されたタイミングで自動的にエントリーを作成できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Mailchimpで獲得したリード情報をCognito Formsに手動で転記している方
- Cognito FormsとMailchimpを連携させて、リード管理を効率化したいと考えている方
- 複数のツール間のデータ入力作業を自動化し、本来のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Mailchimpに購読者が追加されると自動でCognito Formsにエントリーが作成され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや情報の登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Cognito FormsとMailchimpをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMailchimpを選択し、「購読者が追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでCognito Formsの「Create Entry」アクションを設定し、トリガーで取得した購読者情報を元にエントリーを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Cognito Formsの「Create Entry」アクションにて、エントリーを作成するフォームや、各項目に設定する内容を任意で設定してください。Mailchimpから取得した購読者情報を活用できます。
■注意事項
- Mailchimp、Cognito FormsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Stripeで新規顧客が作成されたら、Cognito FormsでEntryを作成する
試してみる
■概要
Stripeで新しい顧客が登録されるたびに、その情報を手作業でCognito Formsに転記していませんか？この作業は定期的に発生するため手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、StripeとCognito Formsの連携を自動化し、顧客が作成されたタイミングでCognito Formsにエントリーを自動作成できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Cognito FormsとStripeを活用して、顧客管理やエントリー作成を行っている方
- Stripeでの顧客作成後、Cognito Formsへの手動での情報入力に手間を感じている方
- 両ツールの連携を自動化することで、入力ミスをなくし業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Stripeで新規顧客が作成されると自動でCognito Formsにエントリーが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を削減できます。
- 手作業によるデータ入力が不要になることで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Cognito FormsとStripeをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでStripeを選択し、「新規顧客が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでCognito Formsの「Create Entry」アクションを設定し、Stripeから取得した顧客情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Cognito Formsでエントリーを作成する際に、どのフォームを対象にするかを任意で設定してください。
- エントリーの各項目には、トリガーであるStripeのアクションで取得した顧客情報（氏名、メールアドレスなど）や、固定のテキストを自由に割り当てて設定することが可能です。
■注意事項
- Stripe、Cognito FormsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Stripeで特定の新規顧客が作成されたら、Cognito FormsでEntryを作成する
試してみる
■概要
Stripeで新規顧客が作成されるたびに、手作業でCognito Formsにエントリーを作成する業務に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、StripeとCognito Formsを連携させ、特定の新規顧客が作成されたタイミングで、自動でCognito Formsにエントリーを作成できます。
決済情報とフォームの回答データを紐づける作業を効率化し、顧客管理の精度向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- StripeとCognito Formsを利用した顧客管理を手作業で行っている方
- 決済情報とフォームエントリーの紐付け作業を自動化したいと考えている方
- 手作業によるデータ転記ミスや登録漏れをなくし、業務効率を改善したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Stripeで新規顧客が作成されると、自動でCognito Formsのエントリーが作成されるため、手作業の時間を削減できます
- 手動でのデータ入力が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、Cognito FormsとStripeをYoomと連携します
- 次に、トリガーでStripeを選択し、「新規顧客が作成されたら」というアクションを設定します
- その後、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致する顧客情報のみを対象とするよう指定します
- 最後に、オペレーションでCognito Formsの「Create Entry」アクションを設定し、Stripeから取得した情報を基にエントリーを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、顧客のメールアドレスや名前など、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるように、任意の分岐条件を設定してください
- Cognito Formsのエントリー作成アクションでは、フォームの各項目に対して、Stripeから取得した顧客情報などを割り当てる設定を行ってください
■注意事項
- Stripe、Cognito FormsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプラン、ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Docusignを使った自動化例
Docusignで契約締結が完了した際、Outlookでのメール送信やMicrosoft SharePointへのファイル格納を自動化できます。さらに、Salesforceの商談フェーズ更新やNotionに連動して、Docusignから契約書を自動送付することも可能です。
BowNowでリードが特定のフォームを送信したら、DocuSignで契約書を自動送信する
試してみる
■概要
マーケティング活動で獲得したリードに対し、契約書を迅速に送付することは重要ですが、BowNowでフォームが送信されるたびに手動でDocuSignを操作するのは手間がかかります。
このワークフローを活用すれば、BowNowで特定のフォームが送信されたことをトリガーとして、即座にDocuSignで契約書を自動送信できるため、契約締結までのリードタイムを短縮し、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BowNowで獲得したリードへの契約書送付を自動化したいマーケティング担当者の方
- DocuSignを使った契約プロセスを効率化し、対応漏れを防ぎたい営業担当者の方
- MAと電子契約ツールを連携させ、業務全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- BowNowのフォーム送信を起点に契約書が自動送信されるため、これまで手作業で行っていた情報確認や送付作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による宛先やテンプレートの間違い、送信漏れといったヒューマンエラーを軽減し、確実な契約プロセスを構築します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BowNowとDocuSignをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBowNowを選択し、「フォームコンバージョン通知を受け取ったら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBowNowを選択し、「リード情報を取得する」アクションを設定して、トリガーとなったフォーム送信者の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信する」アクションを設定し、取得したリード情報をもとに契約書を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションでは、ご自身のDocuSignアカウントIDや、送付したい契約書のテンプレートIDを任意で設定してください。
- 契約書の受信者（氏名、メールアドレス）には、前のステップでBowNowから取得したリード情報を動的にマッピングしてください。
■注意事項
- BowNow、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignで帳票類の管理を行う方
・帳票作成に活用している方
・契約書に関連する一連の業務を担当している方
2.Google スプレッドシートでデータの管理を行う方
・テーマごとにシートを作成し情報の一元管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の一元管理を円滑に行うためのツールです。
同時にGoogle スプレッドシートに情報を蓄積していくことで、情報の一元管理もスムーズに行うことができます。
しかし、DocuSignで契約が完了するごとにGoogle スプレッドシートの情報を手作業で追加するのは入力ミスに繋がる可能性があります。
DocuSignとGoogle スプレッドシートを連携することで、自動でDocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートのデータベースに追加されます。
自動化によって今まで入力にかかっていた時間を省いてチーム全体が重要な業務を行うことができます。
■注意事項
・DocuSign、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信する
試してみる
■概要
DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約完了ごとにOutlookでメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約プロセスをデジタル化して時間とコストを削減するツールです。
ですが契約完了後の通知や書類送付などを手作業で行うのは、非効率的でミスや遅延のリスクも伴います。
このフローを導入することで、DocuSignで契約が完了したらOutlookメールが自動的に送信されます。
これにより契約が完了したことを自動で担当者へ迅速に通知することが可能となり業務効率の改善に繋がります。
■注意事項
・DocuSign、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Codaでテーブルに行が更新されたらDocuSignでエンベロープを送信する
試してみる
■概要
Codaで管理している案件情報をもとに、手作業でDocuSignから契約書を送付するプロセスに手間を感じていませんか。特に、CodaからDocuSignへの情報転記は、入力ミスが発生しやすく、重要な契約業務において大きな負担となることがあります。このワークフローを活用すれば、Codaのテーブル情報が更新されると、自動でDocuSignからエンベロープが送信されるため、契約プロセスを効率化し、人的ミスを防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Codaで管理している情報をもとに、DocuSignで契約書を手動で送信している方
- 契約書の送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎたい方
- CodaとDocuSignを活用し、契約締結までのプロセスを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Codaのテーブル更新をトリガーにエンベロープが自動送信されるため、これまで手作業で行っていた情報入力や送信作業の時間を短縮します。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、宛先や契約内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、CodaとDocuSignをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のテーブルを指定します。
- 続いて、オペレーションでCodaの「テーブルの行を取得」アクションを設定し、トリガーで検知した更新行の具体的な情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを送信」アクションを設定し、取得した情報をもとにエンベロープを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignの「エンベロープを送信」アクションでは、Codaから取得した情報に基づいて、エンベロープを送信する宛先を任意で設定できます。
■注意事項
- Coda、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納する
試してみる
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁に契約書を締結し、管理する必要がある方
- 法務部の担当者
- セールス担当者や営業アシスタント
- プロジェクトマネージャー
2.手動での契約書管理を減らし、自動化したいと考えている方
- 業務の効率化を目指している中小企業の経営者
- 契約書の管理を効率的に行いたい法務アシスタントや管理者
3.DocuSignとGoogle Driveを日常的に活用している方
- DocuSignを使用して契約書の締結を行っているユーザー
- Google Driveを利用してファイル管理を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでエンベロープが完了した後、自動的にGoogle Driveにファイルが格納されるため、手動でのファイル保存作業が不要になります。
・ドキュメントの保存プロセスが自動化されるため、管理負担が軽減されます。
■注意事項
・DocuSign、GoogleDriveそれぞれとYoomを連携してください。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書や重要文書を頻繁に扱う方
- 法務担当者や契約管理担当者
- 営業担当者や営業マネージャー
- プロジェクトマネージャー
2.文書の管理と共有を効率化したいと考えている方
- 業務の自動化や効率化を目指している企業の管理者
- 契約書の保管とアクセスを簡便化したい方
- 共有フォルダへの手動アップロードを減らしたい方
3.DocuSignとMicrosoft SharePointを日常的に活用している方
- DocuSignを使用して契約書の締結を行っている企業
- Microsoft SharePointを利用して文書の管理と共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・契約書や重要文書が自動的にSharePointに格納されることで、手動でのアップロード作業の手間を省くことができます。
・契約書の管理と共有が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・DocuSign、Microsoft SharePointそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。
Salesforceで商談フェーズが更新されたらDocusignで契約書を送付する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が受注フェーズに進んだ際、手作業でDocuSignから契約書を送付していませんか？この作業は単純ですが、送付遅延や宛先間違いなどのミスが発生しやすく、営業担当者の負担にもなります。このワークフローを活用すれば、Salesforceのフェーズ更新をトリガーに、自動でDocuSignから契約書を送付できるため、こうした課題を解消し、契約プロセスをスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・SalesforceとDocuSignを利用し、契約書送付業務の効率化を目指す営業担当者の方
- ・契約締結までのリードタイム短縮や、手作業によるミスを減らしたい営業マネージャーの方
- ・営業プロセスの自動化を推進し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Salesforceで商談フェーズを更新するだけで契約書が自動送付され、これまで手作業で行っていた契約書作成・送付業務の時間を短縮できます。
- ・契約書の送付先や内容の間違い、送付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、SalesforceとDocuSignをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定し、特定のフェーズ（例：受注）を条件にします。
- 3.次に、オペレーションでコマンドオペレーションを使用し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 4.次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、契約書作成に必要な取引先や担当者の情報を取得します。
- 5.最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ・Salesforceとの連携設定時に、お使いのSalesforce環境のマイドメインURLを正しく設定してください。
- ・DocuSignで契約書を送付するアクションを設定する際に、送付元となる契約書のテンプレートIDを任意で設定してください。
SPIRALからDocuSignで契約書を送信する
試してみる
■概要
SPIRALからDocuSignで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理でSPIRALを活用している方
・SPIRALで顧客情報の一元管理を担当している方
・SPIRALとDocuSignの連携を自動化したい方
2.業務でDocuSignを活用している方
・定期的な契約書の送付業務を担当している方
・DocuSignからの契約書送信を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約締結をオンライン上で完結でき、リモート環境でも契約業務をスムーズに進めることができるツールです。
しかし、DocuSignより送信する契約書の数が多い場合、手作業で都度対応する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SPIRALに契約書を送信したい相手の情報を登録するとDocusignからの自動で契約書送信をすることができます。
DocuSignへの手動による入力作業が不要となるため、ヒューマンエラーの発生が防止され、契約業務が効率化されます。
また、対応する契約書の件数が多い場合でも業務をシームレスに進めることが可能です。
■注意事項
・SPIRAL、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
NotionからDocuSignで契約書を送信する
試してみる
■概要
Notionで管理している顧客情報をもとに、DocuSignで契約書を作成・送信する際、都度情報を手作業で転記する手間や、送信漏れのリスクに課題を感じていませんか。 このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースで特定のステータスに更新されるだけで、DocuSignからの契約書送信までを自動化できます。契約書送信に関連する業務を効率化し、より重要なコア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとDocuSignを用いた契約書送信のプロセスに手間を感じている営業や法務担当者の方
- 契約締結までのリードタイムを短縮し、業務プロセスを効率化したいと考えているチームリーダーの方
- Notionをデータベースとして活用し、契約管理業務全体の自動化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのデータベース更新をトリガーに、DocuSignからの契約書送信が自動化されるため、手作業による契約業務の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うため、宛先や契約内容の転記ミス、送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとDocuSignをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、契約に必要な詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」を設定し、Notionから取得した情報を元に契約書を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、契約書を送信する条件を任意に設定できます。例えば、Notionのステータスが「契約準備完了」になったら送信するといったカスタマイズが可能です。
- Notionのトリガーやレコードを取得するオペレーションでは、契約情報を管理しているデータベースを任意で設定してください。
■注意事項
- NotionとDocusignのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Cognito FormsとDocusignの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた契約書作成や署名依頼送付の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより担当者は面倒なデータ入力から解放され、契約締結までの時間を短縮できるでしょう。
その結果、より迅速な顧客対応や本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整いますね。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：フォームの項目を追加・変更した場合、Yoomの設定をどう修正すれば良いですか？
A：
変更後の回答内容を正しく取得できるよう、まずステップ3で「+ 取得する値を追加」から最新の項目を追加してください。次にステップ4で、受信者のメールアドレスや名前などの取得した値を最新の内容に置き換えましょう。
Q：フォームの回答内容によって送る書類を変えられますか？
A：
進行先の切り替え設定を追加することで可能です。詳細は「進行先を切り替える」の設定方法をご参照ください。
※「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションがエラーとなりますので注意しましょう。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Q：Docusignで署名が完了したら、Slackなどに通知できますか？
A：
可能です。以下のようなテンプレートもご利用いただけますので、ぜひお試しください。
DocuSignで契約が完了したらSlackに通知する
試してみる
■概要
DocuSignで契約が完了したらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知をSlack上でチームメンバーへ迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票類の作成管理を円滑に行うためのツールです。
併せてSlackに通知することでチーム全体に情報共有を円滑に行うことができます。
しかし契約完了後の通知や書類送付などを都度確認し手動でSlackへ反映しなければならないのは、生産性を阻害する要因となります。
DocuSignとSlackを連携することでチーム全体の生産性向上のために手間を省くことが可能になります。
Slackへ契約完了した内容を自動通知し手作業を省き他の業務に時間を使用することで、コア業務に注力でき生産性向上を図ることができます。
■注意事項
・DocuSign、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
