DocuSignで不要になったエンベロープの管理、どのように行っていますか？
もし、Google スプレッドシートなどの管理表でステータスが更新されたタイミングで、対象のDocuSignエンベロープを自動で削除できる仕組み があればいいなと思いますよね。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ Yoomには
DocuSignの不要なエンベロープを自動で削除する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートでレコードが特定の内容に更新されたら、DocuSignのエンベロープを削除する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで契約ステータスなどを管理しているものの、不要になったDocuSignのエンベロープを手動で削除する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google スプレッドシートのレコードの指定列が特定値に更新された際に、該当するDocuSignのエンベロープを自動で削除します。契約のキャンセルや失注といったステータス変更に応じて、関連するエンベロープの削除処理を自動化し、管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとDocuSignを用いて契約管理を行っている方 不要になったDocuSignのエンベロープを手作業で削除している担当者の方 契約管理プロセスにおける手作業を減らし、ヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの更新に連動してDocuSignのエンベロープが自動で削除されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による削除漏れや、誤ったエンベロープを削除してしまうといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとDocuSignをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションの分岐機能で、特定の列が特定のステータス（例：キャンセル）に更新された場合に後続の処理に進むよう設定します。 最後に、条件に合致した場合のオペレーションとしてDocuSignを選択し、「エンベロープを削除または無効にする」アクションを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象のスプレッドシート、シート、および更新を検知する列を任意で指定してください。 分岐機能では、エンベロープ削除の条件となるステータスの文言などを、実際の運用に合わせて設定してください。 DocuSignで削除対象のエンベロープを特定するため、Google スプレッドシートのどの列にエンベロープIDが格納されているかを正しく指定する必要があります。 ■注意事項
Google スプレッドシートとDocuSignのそれぞれとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
データベースの情報をもとにDocuSignのエンベロープを削除するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートのレコードが特定の内容に更新されたら、DocuSignのエンベロープを自動で削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：DocuSign Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google スプレッドシートとDocuSignのマイアプリ連携 テンプレートをコピー Google スプレッドシートのトリガー設定とDocuSignのアクション設定 トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートでレコードが特定の内容に更新されたら、DocuSignのエンベロープを削除する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで契約ステータスなどを管理しているものの、不要になったDocuSignのエンベロープを手動で削除する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google スプレッドシートのレコードの指定列が特定値に更新された際に、該当するDocuSignのエンベロープを自動で削除します。契約のキャンセルや失注といったステータス変更に応じて、関連するエンベロープの削除処理を自動化し、管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとDocuSignを用いて契約管理を行っている方 不要になったDocuSignのエンベロープを手作業で削除している担当者の方 契約管理プロセスにおける手作業を減らし、ヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの更新に連動してDocuSignのエンベロープが自動で削除されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による削除漏れや、誤ったエンベロープを削除してしまうといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとDocuSignをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションの分岐機能で、特定の列が特定のステータス（例：キャンセル）に更新された場合に後続の処理に進むよう設定します。 最後に、条件に合致した場合のオペレーションとしてDocuSignを選択し、「エンベロープを削除または無効にする」アクションを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象のスプレッドシート、シート、および更新を検知する列を任意で指定してください。 分岐機能では、エンベロープ削除の条件となるステータスの文言などを、実際の運用に合わせて設定してください。 DocuSignで削除対象のエンベロープを特定するため、Google スプレッドシートのどの列にエンベロープIDが格納されているかを正しく指定する必要があります。 ■注意事項
Google スプレッドシートとDocuSignのそれぞれとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
ステップ1：Google スプレッドシートとDocuSignをマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携 以下をご確認ください。
DocuSignのアプリ連携 以下をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートでレコードが特定の内容に更新されたら、DocuSignのエンベロープを削除する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで契約ステータスなどを管理しているものの、不要になったDocuSignのエンベロープを手動で削除する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google スプレッドシートのレコードの指定列が特定値に更新された際に、該当するDocuSignのエンベロープを自動で削除します。契約のキャンセルや失注といったステータス変更に応じて、関連するエンベロープの削除処理を自動化し、管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとDocuSignを用いて契約管理を行っている方 不要になったDocuSignのエンベロープを手作業で削除している担当者の方 契約管理プロセスにおける手作業を減らし、ヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの更新に連動してDocuSignのエンベロープが自動で削除されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による削除漏れや、誤ったエンベロープを削除してしまうといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとDocuSignをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションの分岐機能で、特定の列が特定のステータス（例：キャンセル）に更新された場合に後続の処理に進むよう設定します。 最後に、条件に合致した場合のオペレーションとしてDocuSignを選択し、「エンベロープを削除または無効にする」アクションを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象のスプレッドシート、シート、および更新を検知する列を任意で指定してください。 分岐機能では、エンベロープ削除の条件となるステータスの文言などを、実際の運用に合わせて設定してください。 DocuSignで削除対象のエンベロープを特定するため、Google スプレッドシートのどの列にエンベロープIDが格納されているかを正しく指定する必要があります。 ■注意事項
Google スプレッドシートとDocuSignのそれぞれとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定を行う Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は以下を参照してください。
参照：Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「行が追加されたら」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プラン
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
詳しくは以下もご確認ください。
今回は以下のエンベロープを削除していきます。
以下のようなシートを用意しました。
「スプレッドシートID」「シートID」は上記のGoogle スプレッドシートを候補から入力します。
テーブルの範囲（始まり）、テーブルの範囲（終わり）はシートの範囲を入力します。
ここまで終わったらテストボタンをクリックしましょう。テストが成功すると、取得した値が入ります。これでGoogle スプレッドシートの行が更新されたときにトリガーが起動するようになります。
※取得した値とは？ 取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
「完了」ボタンをクリックして次に進みましょう。
ステップ4：分岐設定 ※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
次に分岐設定を行います。「分岐する」をクリックしてください。
ここはすでにデフォルトで値が入っています。
分岐条件はステータスが「失注」だった時にフローが進むよう、分岐条件を「失注」にしてあります。
上記のように設定できていることを確認したら、「完了」ボタンをクリックして次に進みましょう。
ステップ5：DocuSignのエンベロープを削除する DocuSignのエンベロープを削除します。「エンベロープを削除または無効にする」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
アカウントIDを画面注釈通り入力します。
エンベロープIDは取得した値から入力しましょう。
入力し終わったらテストボタンをクリックしましょう。テストが成功すればOKです。
DocuSignを確認し、該当のエンベロープが削除済みフォルダに入っていればOKです。
「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認 お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
DocuSignのAPIを使ったその他の自動化例 DocuSignのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
DocuSignを使った自動化例 書類締結時にOneDriveやBoxへファイルを自動格納したり、HubSpotやkintoneの情報を更新したりできます。また、SalesforceやAirtableのステータス変更を検知して、契約書を自動送付することも可能です。
AirtableからDocuSignで契約書を送信する
試してみる
■概要
AirtableからDocuSignで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで契約関連の情報を管理している方
・契約情報の管理をしている営業担当者
・AirtableとDocuSignを連携して効率化を図りたい方
2.業務でDocuSignを利用している方
・DocuSignで定期的に契約書の送信を行っている方
・DocuSignからの契約書送信を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは電子契約書の作成や送信をオンライン上で完結できるため、契約プロセスを効率化できるのがメリットです。
このテンプレートは、Airtableで契約書を送付する方を登録すると自動でDocuSignから契約書を送付することができます。
また、送信者の一覧はAirtableから確認できるため、送信漏れの有無をスピーディーに把握でき、管理業務が楽になります。
■注意事項
・Airtable、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
BowNowでリードが特定のフォームを送信したら、DocuSignで契約書を自動送信する
試してみる
■概要
マーケティング活動で獲得したリードに対し、契約書を迅速に送付することは重要ですが、BowNowでフォームが送信されるたびに手動でDocuSignを操作するのは手間がかかります。
■このテンプレートをおすすめする方
BowNowで獲得したリードへの契約書送付を自動化したいマーケティング担当者の方 DocuSignを使った契約プロセスを効率化し、対応漏れを防ぎたい営業担当者の方 MAと電子契約ツールを連携させ、業務全体の生産性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
BowNowのフォーム送信を起点に契約書が自動送信されるため、これまで手作業で行っていた情報確認や送付作業にかかる時間を短縮できます。 手作業による宛先やテンプレートの間違い、送信漏れといったヒューマンエラーを軽減し、確実な契約プロセスを構築します。 ■フローボットの流れ
はじめに、BowNowとDocuSignをYoomと連携します。 次に、トリガーでBowNowを選択し、「フォームコンバージョン通知を受け取ったら（Webhook）」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでBowNowを選択し、「リード情報を取得する」アクションを設定して、トリガーとなったフォーム送信者の情報を取得します。 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信する」アクションを設定し、取得したリード情報をもとに契約書を送付します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
DocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションでは、ご自身のDocuSignアカウントIDや、送付したい契約書のテンプレートIDを任意で設定してください。 契約書の受信者（氏名、メールアドレス）には、前のステップでBowNowから取得したリード情報を動的にマッピングしてください。 ■注意事項
BowNow、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxにアップロードされたファイルでDocuSignの署名依頼をする
試してみる
■概要
BoxとDocuSignを併用している企業で、文書の署名プロセスを効率化したい方 手動での署名依頼やファイル管理に手間を感じている事務担当者 業務フローの自動化を通じて、業務効率を向上させたいIT担当者 契約書や重要文書の管理を一元化し、時間を節約したい経営者 ■このテンプレートを使うメリット
自動化による時間の節約：署名依頼までを自動化し、手作業の時間を削減します。 エラーの防止：自動処理により、手動でのミスを防止し、正確な文書管理が可能です。 一元管理で効率化：BoxとDocuSignの連携により、文書のアップロードから署名までを一括管理できます。
DocuSignで契約が完了したらTelegramに通知する
試してみる
■概要
DocuSignでの契約完了後、関係者への迅速な情報共有に手間や時間がかかっていませんか？手動での通知作業は、連絡の遅延や共有漏れといったリスクが伴い、ビジネスのスピードを鈍化させる一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、即座にTelegramへ自動で通知することが可能です。これにより、重要な契約情報を関係者へタイムリーに共有し、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
DocuSignでの契約完了後の通知を手作業で行い、タイムラグに課題を感じている方 Telegramを活用して、チームへ迅速に契約状況を共有したいと考えているマネージャーの方 契約締結から次のアクションまでのプロセスを自動化し、業務を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
DocuSignでの契約が完了すると、Telegramへ自動で通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。 システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、DocuSignとTelegramをYoomと連携します。 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでTelegramを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したいメッセージ内容や送信先を指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
DocuSignのトリガー設定では、Webhookイベントの受信設定を行うことで、より詳細な条件でフローを起動させることが可能です。 Telegramの「メッセージを送信」では、通知を送りたいチャットIDを指定したり、メッセージ内容を自由にカスタマイズしたりできます。 ■注意事項
DocuSignとTelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
Codaでテーブルに行が更新されたらDocuSignでエンベロープを送信する
試してみる
■概要
Codaで管理している案件情報をもとに、手作業でDocuSignから契約書を送付するプロセスに手間を感じていませんか。特に、CodaからDocuSignへの情報転記は、入力ミスが発生しやすく、重要な契約業務において大きな負担となることがあります。このワークフローを活用すれば、Codaのテーブル情報が更新されると、自動でDocuSignからエンベロープが送信されるため、契約プロセスを効率化し、人的ミスを防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Codaで管理している情報をもとに、DocuSignで契約書を手動で送信している方 契約書の送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎたい方 CodaとDocuSignを活用し、契約締結までのプロセスを効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Codaのテーブル更新をトリガーにエンベロープが自動送信されるため、これまで手作業で行っていた情報入力や送信作業の時間を短縮します。 手作業でのデータ転記が不要になるため、宛先や契約内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、CodaとDocuSignをYoomと連携します。 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のテーブルを指定します。 続いて、オペレーションでCodaの「テーブルの行を取得」アクションを設定し、トリガーで検知した更新行の具体的な情報を取得します。 最後に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを送信」アクションを設定し、取得した情報をもとにエンベロープを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
DocuSignの「エンベロープを送信」アクションでは、Codaから取得した情報に基づいて、エンベロープを送信する宛先を任意で設定できます。 ■注意事項
Coda、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージを更新する
試してみる
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotとDocuSignを併用している営業チーム
・契約書などの書類締結プロセスをDocuSignで電子化し、HubSpotの取引ステージと連携させて管理したい方
・契約締結後のステータス変更を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約締結状況をリアルタイムに把握し、営業活動の進捗管理を効率化したい方
2.HubSpotを利用している企業の経営者・管理者
・営業プロセスの可視化と自動化を進め、営業活動の生産性を向上させたい方
・契約管理業務の効率化により、人的リソースを他の業務に集中させたい方
■このテンプレートを使うメリット
・契約締結状況がHubSpotにリアルタイムで反映されるため、営業活動の進捗状況を常に把握できます。
・契約締結後の迅速なステータス変更により、顧客への対応スピードが向上し、満足度向上に貢献します。
・DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーに、HubSpotの取引ステージを自動で更新するため、手作業によるステータス変更の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
■注意事項
・HubSpot、DocuSignのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。
Docusignで書類が締結したら、書類をOneDriveに格納する
試してみる
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしOneDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の管理や保存を頻繁に行う必要がある方
法務担当者や契約管理担当者 営業担当者や営業マネージャー ビジネスオーナーや事業開発担当者 2.手動での証明書ダウンロードやファイル格納作業を減らし、自動化したいと考えている方
業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者 契約書の整理・保管を効率的に行いたい担当者 3.DocuSignとOneDriveを日常的に活用している方
DocuSignを利用して契約書の締結を行っている法務チーム OneDriveを活用してデータの保存や共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書の管理やダウンロード作業が不要になり証明書が自動的にOneDriveに保存されるため、管理が容易になります。
・OneDriveを使用することで、メンバーはいつでもどこからでも証明書にアクセスできるようになります。
■注意事項
・DocuSign、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
Salesforceで商談フェーズが更新されたらDocusignで契約書を送付する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が受注フェーズに進んだ際、手作業でDocuSignから契約書を送付していませんか？この作業は単純ですが、送付遅延や宛先間違いなどのミスが発生しやすく、営業担当者の負担にもなります。このワークフローを活用すれば、Salesforceのフェーズ更新をトリガーに、自動でDocuSignから契約書を送付できるため、こうした課題を解消し、契約プロセスをスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとDocuSignを利用し、契約書送付業務の効率化を目指す営業担当者の方 ・契約締結までのリードタイム短縮や、手作業によるミスを減らしたい営業マネージャーの方 ・営業プロセスの自動化を推進し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
・Salesforceで商談フェーズを更新するだけで契約書が自動送付され、これまで手作業で行っていた契約書作成・送付業務の時間を短縮できます。 ・契約書の送付先や内容の間違い、送付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
1.はじめに、SalesforceとDocuSignをYoomと連携します。 2.次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定し、特定のフェーズ（例：受注）を条件にします。 3.次に、オペレーションでコマンドオペレーションを使用し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 4.次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、契約書作成に必要な取引先や担当者の情報を取得します。 5.最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
・Salesforceとの連携設定時に、お使いのSalesforce環境のマイドメインURLを正しく設定してください。 ・DocuSignで契約書を送付するアクションを設定する際に、送付元となる契約書のテンプレートIDを任意で設定してください。
DocuSignで契約が完了したらkintoneにレコードを追加する
試してみる
■概要
DocuSignで契約が完了するたびに、kintoneへ顧客情報を手入力していませんか？重要な契約情報だからこそ、手作業による転記ミスや対応漏れは避けたいものです。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、契約者情報が自動でkintoneにレコードとして追加されるため、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消し、契約管理業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignとkintoneを用いた契約管理で、手作業での情報転記に手間を感じている方 ・契約締結後の迅速な顧客情報登録と、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方 ・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業から管理までのプロセス全体を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでの契約完了後、自動でkintoneにレコードが追加されるため、これまで手作業に費やしていた情報入力の時間を短縮できます。 ・手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
1.はじめに、DocuSignとkintoneをYoomと連携します。 2.次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。 3.続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションを設定し、完了した契約の情報を取得します。 4.最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を基にkintoneアプリへレコードを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
・はじめに、ユーザー自身の利用環境に応じてDocuSignおよびkintoneのアカウントをYoomと正しく連携してください。 ・kintoneの「レコードを追加する」オペレーションで、レコードを追加したいkintoneアプリを指定し、DocuSignから取得したどの情報をどのフィールドに登録するかを設定してください。
まとめ DocuSignのエンベロープ削除を自動化することで、
これまで手作業で行っていた不要なエンベロープの整理・削除作業の手間を削減し、削除漏れや誤削除といったヒューマンエラーを防ぐことができます。 これにより、担当者はよりセキュアで効率的な契約文書管理を実現でき、本来注力すべきコア業務に集中できる環境整備が可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。会員登録フォーム
よくあるご質問
Q：「削除」と「無効化」の違いは何ですか？
A：
DocuSignではエンベロープを削除済みフォルダに移動すると、送信中または配信済みの封筒は無効化されます。なので、削除は削除済みフォルダに移動することで、その過程で無効化も行われるという認識です。
Q：一度自動削除したエンベロープは復元できる？
A：
一度無効化すると復元はできませんが、削除済みフォルダから「コピー」を作成できます。こちらから新規エンベロープを作成ください。
Q：Google スプレッドシート以外のツールでも同様の仕組みは作れる？
A：
はい、可能です。他ツールでもYoomと連携していて、当てはまるアクションがあれば同様の設定が行えます。以下のページから確認したのち設定をお試しください。
