DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する方法

・DocuSignとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携

(1)まずはDocuSignをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からDocuSignを検索してください。

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(2)DocuSignのアプリアイコンを検索し、クリックします。

(3)DocuSignのログイン画面に移行するので、メールアドレスとパスワードを入力してログインしてください。

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(4)ログイン時の認証方法は任意で選択してください。

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(5)認証が完了すると、アプリ連携が完了します。
まずは1つ目のDocuSignが接続できました。

(6)次にMicrosoft SharePointのアプリ連携を行います。
DocuSignのマイアプリ登録と同様に、Microsoft SharePointを選択します。

(7)Microsoft SharePointのアプリアイコンをクリック後、サインイン画面に移行しますが、必要な操作はなく、瞬時に接続が完了します。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

認証が正常に行われると、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

‍・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは3つです。

・DocuSignの起動設定

(1)まず、DocuSignのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)トリガーとなる、1つ目のアクション「エンベロープが完了したら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(4)次の画面では、WebhookURLをコピーして管理画面で設定を行う必要があります。
注釈に沿って設定を行いましょう。

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(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。

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(6)次に、2つ目のアクション「証明書をダウンロード」をクリックしましょう。

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(7)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。

(8)次の画面で「アカウントID」や「エンベロープID」に情報を入力しましょう。
以下の画面のように、入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。

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(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・ファイルをアップロードするMicrosoft SharePointの設定

(1)最後に、3つ目のアクション「ファイルをアップロード」をクリックしてください。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「サイトID」や「ドライブID」などの項目に情報を入力していきましょう。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』に展開されるので、このなかから情報を選択できます。

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(4)今回のフローでは「ファイルの添付方法」でアウトプットを使用するよう設定を行います。
前ステップで取得したDocuSignの【証明書ファイル】を、Microsoft SharePointに格納する際に添付することを想定しています。

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(5)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

DocuSignを使ったその他の自動化例

他にもDocuSignを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

DocuSignで契約が完了したらSPIRALの情報を更新する

SPIRALを利用した情報管理を担当している方におすすめのフローボットです。
Docusignで契約完了後、SPIRALの情報も自動更新するため、情報更新にかかる作業時間の短縮や手動作業の削減が期待できます。

DocuSignで契約が完了したらSlackに通知する

DocuSignとSlackを連携することで、DocuSignで契約が完了した内容をSlackへ自動通知します。
通知にかかる手作業を省くことは、他の業務に集中できる環境を整えることにつながり、企業の生産性向上に寄与します。

Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する

作業の自動化により、手動での証明書ダウンロードと保存の手間を削減できる可能性があります。
Yoomは様々なツールとのアプリ連携が可能なため、ニーズに沿ったクラウドデータに保管可能です。

DocuSignとMicrosoft SharePointを連携するメリットと具体例

1.作業負担を軽減できる

DocuSignの締結された証明書をMicrosoft SharePointに自動で格納することで、手動作業が減り、担当者の負担を軽減できる可能性があります。
例えば、従来の手動作業では、DocuSignから証明書をダウンロードし、その後Microsoft SharePointにアクセスしてファイルをアップロードする必要がありました。
作業を自動化することで、このような手間を軽減できるため、作業効率の向上が期待できるほか、ヒューマンエラー発生の抑制にもつながります。

2.スムーズに情報共有を行える

Microsoft SharePointを利用して、各部署のメンバーが同じプラットフォーム上で書類内容を確認できるようになるため、DocuSignで締結された契約情報をスムーズに共有できるようになるかもしれません。
例えば、複数の部署が関与するプロジェクトでは、締結された書類がスムーズに共有されることにより、意思決定を迅速に行える可能性があります。
逐一DocuSignにアクセスしなくてもMicrosoft SharePointを確認するだけで書類が確認できるので、異なるツールの往来を削減でき、時間の節約が期待できるでしょう。

3.後続作業に移行しやすくなる

DocuSignで契約書の締結後、証明書がMicrosoft SharePointに自動で格納されることで、契約締結後の後続作業がスムーズに進行できる可能性があります。
例えば、顧客から契約内容の確認や再送依頼があった場合でも、Microsoft SharePoint内で素早く該当ファイルを検索することができるかもしれません。
これにより、顧客への対応スピード向上が期待できると言えるでしょう。

まとめ

今回紹介した方法でDocuSignとMicrosoft SharePointを連携することで、DocuSignでエンベロープ（締結）が完了した後の証明書をMicrosoft SharePointに自動的に格納できるようになります。
作業の自動化により、共有フォルダへ書類を格納し忘れてしまったり、対応漏れで手続きが遅延するようなミスを防げるかもしれません。
契約締結から書類データをアップロードする一連の流れが自動で完結することで、迅速かつ的確な手続きが行える可能性があるので、顧客対応の質向上が期待できます。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。