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「Microsoft SharePointとOutlookを部署で使っているけど、情報の共有や連携が手作業で面倒…」
「Microsoft SharePointにファイルが更新されたら、その都度手動でチームにメール通知を送っていて、手間がかかるし忘れることもある…」
このように、Microsoft製品同士でありながら、手作業でのデータ連携に非効率さや限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft SharePoint上の特定の動きをトリガーとして、自動でOutlookに通知や予定登録を行う仕組み</span>があれば、これらの定型業務から解放されます！
また、情報の見逃しや共有漏れといったミスを防ぎ、より重要な業務に集中できる貴重な時間も生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの記事を参考にして日々の反復作業をなくし、業務をもっとスマートに進めていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft SharePointとOutlookのAPIを連携させれば、Microsoft SharePoint上でファイルが更新された際にOutlookへ通知を送信したり、アップロードされたファイルの内容を読み取ってOutlookに予定を追加したりといった作業を自動化できます。
これにより、手作業による情報共有の手間やミスを削減し、チーム全体の業務効率を大きく向上させることが可能です。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft SharePointの特定のフォルダが更新されたことを検知し、Outlookから関係者へ自動でメール通知を送信できます。
<span class="mark-yellow">例えば「特定のキーワードを含むファイル名」の場合のみ通知するといった条件分岐も設定可能です。</span>
不要な通知を削減して重要な更新情報だけを確実に共有できるため、チーム内での迅速な情報伝達を実現します。
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイルをOCR（光学的文字認識）機能で自動的に読み取り、記載されている日付や内容をもとにOutlookに予定を追加する自動化です。
<span class="mark-yellow">手動でファイルの内容を確認し、カレンダーに予定を入力する手間を削減できるため、入力ミスを防ぎ、支払期日や契約更新日などの重要なスケジュール管理を効率化します。</span>
それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとOutlookの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Microsoft SharePointで特定のフォルダが更新されたらOutlookに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まず最初に、Yoomにログインします。
左メニューにあるマイアプリを押し、右上の新規接続というボタンを押しましょう！
右上にある検索ボックスに「Microsoft SharePoint」と入力して、表示されたMicrosoft SharePointのアイコンをクリックします。
サインインします。
下記の画面が出てきますので、お持ちのMicrosoftのアカウントに登録のある電話番号やメールアドレスを入力しましょう！
入力ができたら、次へのボタンで次に進みます。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
アカウントのパスワードを入力して、「サインイン」をクリックします。
「マイアプリを登録しました」という表示が出てきたら、接続は完了です！
右上にある検索ボックスに「Outlook」と入力して、表示されたOutlookのアイコンをクリックします。
直前にMicrosoft SharePointの連携をしているので、自動的にログインがされます。
自動的にログインがされない場合は、同様にサインインを行いましょう。
「マイアプリを登録しました」という表示が出てきたら、接続は完了しています！
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
トリガー設定を行っていきます。
1つ目の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
トリガーアクションは、「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
トリガーの起動間隔を選択してください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
一度、Microsoft SharePoint上でフォルダを更新しましょう！
※今回はこのようなテストフォルダを作成しました。
Yoomの設定に戻ります。
先ほどのフォルダを作成したサイトIDを設定してください。
空欄をクリックすると候補が表示されますので、対象のIDを選択しましょう！
同様にフォルダIDを選択します。
設定が済んだら、「テスト」ボタンをクリックしましょう。
「テスト成功」と表示が出たら、アウトプット（取得した値）が取得されます。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
「保存する」ボタンをクリックして設定を保存します。
2番目の赤枠をクリック
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
分岐対象の取得した値はテンプレート通りで問題ありません。
分岐条件も特に変更の必要はありません。
一番右の欄が、取得した値の最新更新日時であることを確認して、設定を保存しておきましょう！
※設定されていない場合は、取得した値から選択が可能です。
このように設定することで、フォルダの更新時にのみフローが先に進みます。
注意する点
アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
3つ目の赤枠をクリック
Outlookと連携するアカウント情報を確認します。
メールの内容を設定します。
受信者のメールアドレスの設定を行い、件名も任意で希望の設定に変更しましょう。
※CCやBCCの設定も可能です。
本文を設定します。
これまで取得した値を入れ込むことも可能で、希望の内容にカスタムができます。
メールの本文まで作成できたら、「次へ」をクリック
メール送信のテストを行います。
送信するメール内容の確認をして、「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功と表示がされたら、Outlookにメールが送信されたか確認してみましょう！
Outlookにフォルダ更新を知らせるメールが届いています！
Yoomの設定画面まで戻りましょう。
最後に「保存する」ボタンで設定を保存します。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回はMicrosoft SharePointからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからMicrosoft SharePointへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
メールの添付ファイルを自動で整理したり、受信した画像を一元管理したりと、こちらも業務を効率化する上で非常に便利な連携です。
Outlookで特定の条件（特定の差出人や件名など）に合致するメールを受信した際に、その添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointの指定フォルダにアップロードします。
これにより、重要な契約書や請求書などのファイルをメールボックスから探し出す手間が省け、<span class="mark-yellow">Microsoft SharePoint上で一元管理できます。</span>
Outlookで受信した画像ファイルであるスクリーンショットや写真などをRPA機能で自動的にPDF形式に変換し、Microsoft SharePointの指定フォルダに格納する自動化機能です。
<span class="mark-yellow">フォーマットを統一して保存することで、後の検索や管理が容易になり、特に経費精算や報告書作成の際に証憑を整理する業務などを効率化できます。</span>
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft SharePointやOutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
リストへのアイテム追加やファイルのアップロードをトリガーに、チャットツールへの通知やファイルの自動アップロードを自動で行います。
また、メールで受信した書類をOCRで読み取り格納したり、データベースからの情報をもとにフォルダを自動作成したりすることで、手動での情報転記やファイル管理の手間をなくし、業務を効率化します。
メールの受信をトリガーに、タスク管理ツールへのタスク追加、データベースへのレコード追加、別のメールソフトへの本文送信などを自動で行います。
また、データベースやフォームといった外部ツールからの情報をトリガーに、自動でメールを送信し、顧客対応や情報共有を効率化します。
手動でのデータ転記やメール送信の手間をなくし、業務効率を向上させましょう。
Microsoft SharePointとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル更新の通知や、受信した添付ファイルの保存・整理といった反復作業をなくし、ヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は情報の共有漏れやファイルの管理ミスといった心配がなくなり、より迅速かつ正確に業務を進められるようになるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識が一切ない方でも簡単にフローを構築できます。
もし日々の定型業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
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