【簡単設定】Microsoft SharePointのデータをOutlookに自動的に連携する方法

Microsoft SharePointで特定のフォルダが更新されたらOutlookに通知する

試してみる

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■概要
Microsoft SharePointでファイルやフォルダを更新した際、関係者への連絡に手間や時間がかかっていませんか。手作業での通知は、共有漏れや遅延につながることもあります。このワークフローは、特定のSharePointフォルダが更新されると、自動でOutlookから関係者へメール通知を実行します。Microsoft SharePointとoutlookを連携させることで、重要な情報共有を迅速かつ確実に行い、チームの連携を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointでの情報更新をOutlookで通知しており、手作業をなくしたい方
・チームでのファイル共有が多く、更新の見落としを防ぎ、迅速な情報連携を実現したい方
・Microsoft SharePointとoutlookの連携を通じて、定型的な通知業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット
・Microsoft SharePointのフォルダ更新時に自動でメールが送信されるため、通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
・Microsoft SharePointで更新のたびにoutlookでメールを作成していた時間を削減し、より重要な業務に集中できるようになります。

■注意事項
・Microsoft SharePoint、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。

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「Microsoft SharePointとOutlookを部署で使っているけど、情報の共有や連携が手作業で面倒…」
「Microsoft SharePointにファイルが更新されたら、その都度手動でチームにメール通知を送っていて、手間がかかるし忘れることもある…」
このように、Microsoft製品同士でありながら、手作業でのデータ連携に非効率さや限界を感じていませんか？

もし、Microsoft SharePoint上の特定の動きをトリガーとして、自動でOutlookに通知や予定登録を行う仕組みがあれば、これらの定型業務から解放されます！

また、情報の見逃しや共有漏れといったミスを防ぎ、より重要な業務に集中できる貴重な時間も生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの記事を参考にして日々の反復作業をなくし、業務をもっとスマートに進めていきましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはMicrosoft SharePointとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されています。

今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

Microsoft SharePointで特定のフォルダが更新されたらOutlookに通知する

試してみる

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■概要
Microsoft SharePointでファイルやフォルダを更新した際、関係者への連絡に手間や時間がかかっていませんか。手作業での通知は、共有漏れや遅延につながることもあります。このワークフローは、特定のSharePointフォルダが更新されると、自動でOutlookから関係者へメール通知を実行します。Microsoft SharePointとoutlookを連携させることで、重要な情報共有を迅速かつ確実に行い、チームの連携を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointでの情報更新をOutlookで通知しており、手作業をなくしたい方
・チームでのファイル共有が多く、更新の見落としを防ぎ、迅速な情報連携を実現したい方
・Microsoft SharePointとoutlookの連携を通じて、定型的な通知業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット
・Microsoft SharePointのフォルダ更新時に自動でメールが送信されるため、通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
・Microsoft SharePointで更新のたびにoutlookでメールを作成していた時間を削減し、より重要な業務に集中できるようになります。

■注意事項
・Microsoft SharePoint、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。

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Microsoft SharePointとOutlookを連携してできること

Microsoft SharePointとOutlookのAPIを連携させれば、Microsoft SharePoint上でファイルが更新された際にOutlookへ通知を送信したり、アップロードされたファイルの内容を読み取ってOutlookに予定を追加したりといった作業を自動化できます。
これにより、手作業による情報共有の手間やミスを削減し、チーム全体の業務効率を大きく向上させることが可能です。

ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

Microsoft SharePointで特定のフォルダが更新されたらOutlookに通知する

Microsoft SharePointの特定のフォルダが更新されたことを検知し、Outlookから関係者へ自動でメール通知を送信できます。

例えば「特定のキーワードを含むファイル名」の場合のみ通知するといった条件分岐も設定可能です。

不要な通知を削減して重要な更新情報だけを確実に共有できるため、チーム内での迅速な情報伝達を実現します。

Microsoft SharePointで特定のフォルダが更新されたらOutlookに通知する

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■概要
Microsoft SharePointでファイルやフォルダを更新した際、関係者への連絡に手間や時間がかかっていませんか。手作業での通知は、共有漏れや遅延につながることもあります。このワークフローは、特定のSharePointフォルダが更新されると、自動でOutlookから関係者へメール通知を実行します。Microsoft SharePointとoutlookを連携させることで、重要な情報共有を迅速かつ確実に行い、チームの連携を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointでの情報更新をOutlookで通知しており、手作業をなくしたい方
・チームでのファイル共有が多く、更新の見落としを防ぎ、迅速な情報連携を実現したい方
・Microsoft SharePointとoutlookの連携を通じて、定型的な通知業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット
・Microsoft SharePointのフォルダ更新時に自動でメールが送信されるため、通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
・Microsoft SharePointで更新のたびにoutlookでメールを作成していた時間を削減し、より重要な業務に集中できるようになります。

■注意事項
・Microsoft SharePoint、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。

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Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Outlookに予定を追加する

Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイルをOCR（光学的文字認識）機能で自動的に読み取り、記載されている日付や内容をもとにOutlookに予定を追加する自動化です。

手動でファイルの内容を確認し、カレンダーに予定を入力する手間を削減できるため、入力ミスを防ぎ、支払期日や契約更新日などの重要なスケジュール管理を効率化します。

Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Outlookに予定を追加する

試してみる

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■概要
Yoomを活用した「Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Outlookに予定を追加する」ワークフローは、Microsoft SharePointに保存されたドキュメントからテキスト情報を自動的に抽出し、Outlookカレンダーに予定として登録します。
この自動化により、手動でのデータ入力作業を削減し、業務の効率化を図ります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを日常的に利用し、ドキュメント管理を効率化したい方
・アップロードされた書類から自動的に予定を作成したいOutlookユーザー
・OCR技術を活用して書類情報をデジタル化し、業務プロセスを自動化したい方
・RPAやAIを導入し、業務の自動化を推進したいIT担当者

■注意事項
・Microsoft SharePoint、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft SharePointとOutlookの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にMicrosoft SharePointとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとOutlookの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Microsoft SharePointで特定のフォルダが更新されたらOutlookに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• Microsoft SharePointとOutlookをマイアプリ連携)
• 該当のテンプレートをコピー
• Microsoft SharePointのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Microsoft SharePointで特定のフォルダが更新されたらOutlookに通知する

試してみる

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■概要
Microsoft SharePointでファイルやフォルダを更新した際、関係者への連絡に手間や時間がかかっていませんか。手作業での通知は、共有漏れや遅延につながることもあります。このワークフローは、特定のSharePointフォルダが更新されると、自動でOutlookから関係者へメール通知を実行します。Microsoft SharePointとoutlookを連携させることで、重要な情報共有を迅速かつ確実に行い、チームの連携を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointでの情報更新をOutlookで通知しており、手作業をなくしたい方
・チームでのファイル共有が多く、更新の見落としを防ぎ、迅速な情報連携を実現したい方
・Microsoft SharePointとoutlookの連携を通じて、定型的な通知業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット
・Microsoft SharePointのフォルダ更新時に自動でメールが送信されるため、通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
・Microsoft SharePointで更新のたびにoutlookでメールを作成していた時間を削減し、より重要な業務に集中できるようになります。

■注意事項
・Microsoft SharePoint、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。

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ステップ1：マイアプリ連携

まず最初に、Yoomにログインします。
左メニューにあるマイアプリを押し、右上の新規接続というボタンを押しましょう！

Microsoft SharePointの連携

右上にある検索ボックスに「Microsoft SharePoint」と入力して、表示されたMicrosoft SharePointのアイコンをクリックします。

サインインします。
下記の画面が出てきますので、お持ちのMicrosoftのアカウントに登録のある電話番号やメールアドレスを入力しましょう！
入力ができたら、次へのボタンで次に進みます。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

アカウントのパスワードを入力して、「サインイン」をクリックします。

「マイアプリを登録しました」という表示が出てきたら、接続は完了です！

Outlookの連携

右上にある検索ボックスに「Outlook」と入力して、表示されたOutlookのアイコンをクリックします。

直前にMicrosoft SharePointの連携をしているので、自動的にログインがされます。
自動的にログインがされない場合は、同様にサインインを行いましょう。
「マイアプリを登録しました」という表示が出てきたら、接続は完了しています！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Microsoft SharePointで特定のフォルダが更新されたらOutlookに通知する

試してみる

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■概要
Microsoft SharePointでファイルやフォルダを更新した際、関係者への連絡に手間や時間がかかっていませんか。手作業での通知は、共有漏れや遅延につながることもあります。このワークフローは、特定のSharePointフォルダが更新されると、自動でOutlookから関係者へメール通知を実行します。Microsoft SharePointとoutlookを連携させることで、重要な情報共有を迅速かつ確実に行い、チームの連携を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointでの情報更新をOutlookで通知しており、手作業をなくしたい方
・チームでのファイル共有が多く、更新の見落としを防ぎ、迅速な情報連携を実現したい方
・Microsoft SharePointとoutlookの連携を通じて、定型的な通知業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット
・Microsoft SharePointのフォルダ更新時に自動でメールが送信されるため、通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
・Microsoft SharePointで更新のたびにoutlookでメールを作成していた時間を削減し、より重要な業務に集中できるようになります。

■注意事項
・Microsoft SharePoint、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。

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1.上記バナーの「試してみる」をクリック

2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック

3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。

4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：Microsoft SharePointのトリガー設定

トリガー設定を行っていきます。
1つ目の赤枠をクリックしましょう。

連携するアカウント情報に間違いがないかを確認しましょう。
トリガーアクションは、「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。

トリガーの起動間隔を選択してください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。

※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！ 
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。

一度、Microsoft SharePoint上でフォルダを更新しましょう！
※今回はこのようなテストフォルダを作成しました。

Yoomの設定に戻ります。
先ほどのフォルダを作成したサイトIDを設定してください。
空欄をクリックすると候補が表示されますので、対象のIDを選択しましょう！

同様にフォルダIDを選択します。

設定が済んだら、「テスト」ボタンをクリックしましょう。

「テスト成功」と表示が出たら、アウトプット（取得した値）が取得されます。

※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。

「保存する」ボタンをクリックして設定を保存します。

ステップ4：分岐オペレーションの設定

2番目の赤枠をクリック

※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。 
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

分岐対象の取得した値はテンプレート通りで問題ありません。

分岐条件も特に変更の必要はありません。
一番右の欄が、取得した値の最新更新日時であることを確認して、設定を保存しておきましょう！
※設定されていない場合は、取得した値から選択が可能です。

このように設定することで、フォルダの更新時にのみフローが先に進みます。

注意する点
アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。

ステップ5：Outlookのメール設定

3つ目の赤枠をクリック

Outlookと連携するアカウント情報を確認します。

メールの内容を設定します。
受信者のメールアドレスの設定を行い、件名も任意で希望の設定に変更しましょう。
※CCやBCCの設定も可能です。

本文を設定します。
これまで取得した値を入れ込むことも可能で、希望の内容にカスタムができます。

メールの本文まで作成できたら、「次へ」をクリック

メール送信のテストを行います。
送信するメール内容の確認をして、「テスト」をクリックしましょう。

テスト成功と表示がされたら、Outlookにメールが送信されたか確認してみましょう！

Outlookにフォルダ更新を知らせるメールが届いています！

Yoomの設定画面まで戻りましょう。
最後に「保存する」ボタンで設定を保存します。

ステップ5：トリガーをONにして動作確認

これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。

OutlookのデータをMicrosoft SharePointに連携したい場合

今回はMicrosoft SharePointからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからMicrosoft SharePointへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
メールの添付ファイルを自動で整理したり、受信した画像を一元管理したりと、こちらも業務を効率化する上で非常に便利な連携です。

Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする

Outlookで特定の条件（特定の差出人や件名など）に合致するメールを受信した際に、その添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointの指定フォルダにアップロードします。

これにより、重要な契約書や請求書などのファイルをメールボックスから探し出す手間が省け、Microsoft SharePoint上で一元管理できます。

Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする

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Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。

■注意事項
・Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Outlookで受信した画像をRPAでPDFに変換して、Microsoft SharePointに格納する

Outlookで受信した画像ファイルであるスクリーンショットや写真などをRPA機能で自動的にPDF形式に変換し、Microsoft SharePointの指定フォルダに格納する自動化機能です。

フォーマットを統一して保存することで、後の検索や管理が容易になり、特に経費精算や報告書作成の際に証憑を整理する業務などを効率化できます。

Outlookで受信した画像をRPAでPDFに変換して、Microsoft SharePointに格納する

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■概要
「Outlookで受信した画像をRPAでPDFに変換して、Microsoft Sharepointに格納する」ワークフローを利用すると、受信メール内の画像処理作業を自動化できます。
画像をPDF化し管理システムへ登録する手間を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用して業務上多くの画像付きメールを受信している方
・メールで受信した画像ファイルをPDF化し、効率的に管理したい方
・画像データの蓄積や管理を手動で行うことに負荷や煩雑さを感じている方
・Microsoft SharePointを活用してドキュメントやファイル共有を行っているチームや企業
・受信した画像データをスピーディにPDFに変換し、関係者と共有したい方
・ファイル管理や情報共有の業務を迅速に行い、ミスや漏れを減らしたいと考えている方
・RPAツールを導入して業務自動化を推進したい担当者や情報システム部門の方

■注意事項
・Outlook、Microsoft SharepointのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

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Microsoft SharePointやOutlookを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft SharePointやOutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。

もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！

Microsoft SharePointを使った自動化例

リストへのアイテム追加やファイルのアップロードをトリガーに、チャットツールへの通知やファイルの自動アップロードを自動で行います。
また、メールで受信した書類をOCRで読み取り格納したり、データベースからの情報をもとにフォルダを自動作成したりすることで、手動での情報転記やファイル管理の手間をなくし、業務を効率化します。

Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Slackにファイルを通知する

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■概要
「Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Slackに通知する」フローは、ファイル共有の効率化とチームコミュニケーションを向上させる業務ワークフローです。Microsoft SharePointに新しいファイルがアップロードされると、自動的にSlackに通知が送信され、チーム全体で最新情報を迅速に共有できます。これにより、手動での通知作業を省き、スムーズな情報連携が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointとSlackを活用しているが、通知作業に手間を感じているチームリーダーの方
・ファイル共有時に迅速な情報伝達を求めているプロジェクトマネージャーの方
・Microsoft SharePointでのファイル管理を効率化し、コミュニケーションの円滑化を図りたいIT担当者の方
・業務ワークフローの自動化を通じて、チームの生産性向上を目指している企業の管理者の方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft SharePointでリストにアイテムが追加・更新されたら、Microsoft Teamsに通知する

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■概要
Microsoft SharePointでリストに新しいアイテムが追加・更新された際に、Microsoft Teamsへ自動的に通知を送るワークフローです。
重要な更新情報をリアルタイムでメンバーに伝達し、迅速な対応が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用してプロジェクト管理を行っており、情報共有をスムーズにしたい方
・Microsoft Teamsを日常的に使用しており、通知機能を有効活用したいチームリーダー
・業務フローの自動化を検討中で、SharePointとTeamsの連携を図りたいIT担当者
・チームのコミュニケーションを強化したい経営者

■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する

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Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納するフローです。

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kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

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kintoneに新しく取引先のレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成するフローです。

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メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしMicrosoft Teamsに通知する

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メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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Outlookを使った自動化例

メールの受信をトリガーに、タスク管理ツールへのタスク追加、データベースへのレコード追加、別のメールソフトへの本文送信などを自動で行います。
また、データベースやフォームといった外部ツールからの情報をトリガーに、自動でメールを送信し、顧客対応や情報共有を効率化します。
手動でのデータ転記やメール送信の手間をなくし、業務効率を向上させましょう。

Outlookにメールが届いたら、Gmailでメール本文を送信する

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Outlookに新しいメールが届いたら、Gmailにメール本文を送信するフローです。

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Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する

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Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。

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Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加する

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Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。

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kintoneにレコードが登録されたらOutlookに送信する

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kintoneに新規のレコードが登録されたら、Outlookに送信するフローです。

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Wixでフォームが送信されたら自動でOutlookからメールを返信する

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■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Wixでサイトを運営し、フォームからの問い合わせ対応に時間を要している方
・Outlookを使った手動での定型メール返信に非効率を感じている担当者の方
・フォームからのリードに対して、一次対応を自動化したいと考えている方

■注意事項‍
・ Wix、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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まとめ

Microsoft SharePointとOutlookの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル更新の通知や、受信した添付ファイルの保存・整理といった反復作業をなくし、ヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。

これにより、担当者は情報の共有漏れやファイルの管理ミスといった心配がなくなり、より迅速かつ正確に業務を進められるようになるでしょう。

今回ご紹介したような業務自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識が一切ない方でも簡単にフローを構築できます。
もし日々の定型業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！