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「Microsoft SharePointにアップロードしたファイルの情報を、Wrikeにタスクとして登録したい」
「ファイルが増えるたびに手動でWrikeにタスクを作成していて、手間がかかるしミスも起きやすい…」
このように、Microsoft SharePointとプロジェクト管理ツールWrikeを併用する中で、手作業によるデータ連携に限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">SharePointにファイルが格納されたタイミングを検知して、Wrikeにタスクを自動で作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放されるはずです。
これにより、タスクの作成漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間をかけずに業務の効率化を実現しますので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointとWrikeを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft SharePointとWrikeのAPIを連携させれば、SharePoint上で発生したイベントをきっかけに、Wrike側で特定のアクションを自動で実行させることが可能になります。
例えば、SharePointに保存されたファイルを元にWrikeのタスクを自動で作成するといった連携が実現でき、手作業によるタスク起票の手間やミスを削減できます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft SharePointの指定フォルダに新しいファイルがアップロードされると、そのファイル情報を含んだタスクをWrikeに自動で作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">ファイル共有からタスク化までの一連の流れが自動化でき、担当者はタスク作成の手間や転記ミスから解放されるはずです！</span>
Microsoft SharePointの特定フォルダに格納されたファイルの中でも、「契約書」というファイル名が含まれる場合など、特定の条件を満たすファイルが格納された時だけWrikeにタスクを作成する連携です。
この仕組みは条件分岐の処理を活用することで、<span class="mark-yellow">対応が必要なファイルのみを抽出し、自動でタスク化できるため、不要な通知やタスク作成を防ぎ、業務の精度を高めます。</span>
それでは、実際にMicrosoft SharePointとWrikeを連携したフローを作成する手順をご紹介します。
今回は、専門的な知識がなくても業務の自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使って連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、Wrikeにタスクを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
まずはフローボットの作成に使う2つのアプリを、Yoomと連携させていきましょう。
Yoomのワークスペースにログインしたら左のサイドバーにある「マイアプリ」から、右の「+新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧の画面に出たら、右上にある検索ボックスに「 」と入力し、アイコンを見つけてクリックします。
下の画面が出てきたら、任意のMicrosoftアカウントでログインして「次へ」ボタンを押してください。
「マイアプリに登録しました。」と表示されれば、Microsoft SharePointとの連携は完了です！
先ほどと同じ手順で、マイアプリ連携からWrikeのアプリアイコンを探してクリックしてください。
Wrikeにログインすると、以下の画面が表示されるため「承認」ボタンを押しましょう。
これでWrikeとの連携も完了です！
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーとなっている「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックして設定しましょう。
タイトルを任意で設定し、Microsoft SharePointと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
「サイトID」には、連携しているMicrosoft SharePointの候補が表示されるため、任意のものを選択します。
「フォルダID」も同様に、候補から任意のフォルダを選びましょう。
ここで一度、Microsoft SharePointにログインし、指定したフォルダにテスト用のファイルをアップロードしておきます。
テストファイルをアップロードできたら、Yoomに戻って「テスト」ボタンを押してみましょう。
「取得した値」として、以下のようにMicrosoft SharePointの情報が反映されていれば成功です！
なお、この取得した値のことをアウトプットと呼びます。
また、アウトプットはフローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは、アウトプットとは？をご参照ください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
このフローボットでは、「Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルが格納されたら」という条件で、Wrikeにタスクを作成します。
そのため、Yoomの分岐オペレーションを設定して、後続のアクションに続くか否かの条件を設定していきましょう。
・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
タイトルは任意で設定します。分岐対象とする「取得した値」は、以下のように設定してください。これでファイルが作成または更新される度に、最新の作成日時が分岐条件に反映されるようになります。
次に分岐条件を設定しましょう。「ファイルが作成・更新されたら」という条件を満たすために、前ステップで取得した値から「最終更新日時」を使用して以下のように分岐条件を設定します。
設定できたら「保存する」をクリックしてください。
先ほど設定した分岐条件を満たした場合のみ、Wrikeにタスクを作成するアクションに進みます。詳細を設定してきましょう。
タイトルを任意で設定し、Wrikeと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
Wrikeに作成するタスクについて詳しく設定していきましょう。
今回の例では、手入力と取得した値を組み合わせて以下のようにタスクのタイトルを設定してみました。もちろん必要に応じて、自由な内容に設定できますよ。
次に、タスクを作成するWrikeのフォルダーIDを指定します。候補から任意のものを選んでください。
その下に続く項目は必須ではないため、必要に応じて取得した値などを入れて設定してみましょう。
例えば「説明」の項目には、取得した値を用いて以下のような内容を設定できます。
必要な設定を全て終えたら、「テスト」ボタンを押してみてください。テストが成功すると、WrikeのタスクIDが取得した値として表示されます。
ここで実際にWrikeにログインしてみましょう。指定のフォルダー内に、設定した通りのタスクが作成されていますね！
確認できたらYoomに戻って、「保存する」ボタンを押してください。
お疲れさまでした！すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これでMicrosoft SharePointの指定フォルダにファイルが作成・更新されたら、自動でWrikeにタスクが作成されるようになりました。
今回はMicrosoft SharePointからWrikeへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にWrikeで発生したイベントをトリガーに、Microsoft SharePoint側でアクションを実行したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Wrikeで新しいタスクが作成されると、そのタスク名でMicrosoft SharePointに専用のフォルダを自動で作成します。
この連携によって、<span class="mark-yellow">タスクごとに関連資料を格納する場所が自動で確保されるため、手動でフォルダを作成する手間が省け、ファイル管理のルールを徹底できます。</span>
Wrikeで特定のプロジェクトに紐づくタスクや、優先度が「高」に設定されたタスクが作成された場合にのみ、Microsoft SharePointにフォルダを自動生成する連携です。
この分岐処理を活用した連携により、<span class="mark-yellow">重要なタスクに関する資料や成果物を保管するフォルダをスムーズに作成し、管理体制を強化することができます。</span>
Microsoft SharePointやWrikeのAPIを活用することで、ファイル管理やタスク管理を他ツールと連携させ、業務フロー全体を効率化できます。
Yoomにはこれらの自動化を実現できるテンプレートが多く用意されているので、必要に応じてぜひご活用ください。
Microsoft SharePointでの業務をYoomで自動化することで、kintoneでレコードが登録されたらに自動でフォルダを作成したり、DocuSignの契約完了ファイルを自動格納できます。
また、メールで受信したファイルをアップロードしてMicrosoft Teamsに通知することで、スムーズな情報共有が可能です。
さらに、格納されたファイル情報をNotionへ追加したり、Salesforceの取引先登録時にフォルダ作成を行うことで、営業やバックオフィス業務の生産性向上が期待できます。
Wrikeを軸にしたタスク管理は、Google スプレッドシートやGoogleカレンダーなどと組み合わせた自動化でスムーズに運用できます！
たとえば、Wrikeでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを自動更新したり、新規タスク登録をSlackに通知することでチーム内連携を強化できます。
また、タスクの期日をGoogleカレンダーに登録することでスケジュール管理を効率化したり、タスク作成時にOutlookへ通知することで、進捗共有のタイムラグを減らせるでしょう。
Microsoft SharePointとWrikeの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたMicrosoft SharePointへのファイル格納に伴うWrikeでのタスク作成業務をなくし、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はタスクの作成漏れを心配することなく、迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築可能です。
もし自動化による業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、その効果を体験してみてください！
Q：Wrikeの担当者を動的に割り当てたい
はい、ファイル名の冒頭など分かりやすい部分に担当者の名前が入力されていれば可能です。フローボットにデータ変換オペレーションを追加し、ファイル名から正規表現を用いて特定の文字列だけを抽出できれば、それをwrikeの担当者として入力可能です。
正規表現の設定についてはこちらのページをご確認ください。
Q：連携が失敗した場合の対処法は？
Yoomでは、エラーの原因や種類を「エラーコード」として表示しています。詳しくはこちらのページをご確認ください。
Q：ファイルの中身のテキストを連携できますか？
はい、可能です。フローボットの途中でMicrosoft SharePointに作成されたファイルをダウンロードし、YoomのAI機能を使ってPDFファイルなどから特定の文字を抽出するといったアクションを挟めば、Wrikeに作成するタスク情報を充実させられます。
ただしYoomのOCR機能はプランによっては利用できないことがあります。詳しくは料金プランをご覧ください。
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