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契約を締結した後は、商品やサービスの準備に取りかかったり、他部署へその旨を通知したりなど、後工程が存在することがほとんどですよね。そのため、契約が結ばれたことを素早く把握できれば、連動する業務がスムーズに運びやすくなるのではないでしょうか。
そこで今回は、DocuSignとSlackを連携し、契約が結ばれたことを素早く通知する連携方法を紹介します！
この自動化により業務の効率化が実現できるかもしれません。アプリ連携はプログラミング不要のため、難しい知識は必要ありません。ぜひこの機会にお試しください！
- DocuSignで契約を結ぶことが多く、メインコミュニケーションツールにSlackを使用している企業
- DocuSignで結ばれた契約報告の手間を抑えたい方
- DocuSignで契約を完了した後のアクションを迅速に行いたい方
今回の連携により、DocuSignで結ばれた契約データをSlackに自動通知できるようになります。通知はリアルタイムで届くため、契約締結後にタイムラグが発生しにくくなり、時間を無駄なく活用できることが期待できるでしょう。
また、契約状況の把握が容易になることで、後工程の準備がしやすくなります。これにより、顧客対応のスピードアップに繋げられる可能性があります。結果として効率よく業務をすすめられるのではないでしょうか。
契約が結ばれたのかどうか気になると、何度もDocuSignにアクセスして確認することになりませんか？今回の連携を導入すれば、このような手間を抑えることが可能です。
DocuSignで契約が結ばれると自動的にSlackへ通知されるため、わざわざDocuSignを確認にいく必要がなくなります。特にSlackをメインコミュニケーションツールとして使用しているのであれば、異なるツールの往来が削減でき、コア業務に集中しやすくなるのではないでしょうか。
DocuSignとSlackの自動化を導入すると、部署間の連携が今以上に上手くいく可能性があります。
例えば売買契約の場合、DocuSignで契約を結ぶのは営業担当者であり、その後サービスや商品を受け渡す部署へ引き継がれますよね。
この場合、契約が結ばれたら次の担当者へ連絡をすることとなりますが、今回の連携を行うことで他部署へ引継ぎを行うフローを短縮することができるはずです。
これによりタスクが簡易化且つ短縮され、契約から次の工程への流れがスムーズになることが期待できるでしょう。
では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
[Yoomとは]
今回は「DocuSignで契約が完了したらSlackに通知する」という自動化を、以下のテンプレートを用いて行います。
まずはYoomの登録を行いましょう。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・DocuSignとSlackをマイアプリ連携
・DocuSignの起動設定
・Slackへの通知設定
Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
右上の新規接続ボタンをクリックします。
ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
1.検索する
DocuSignを検索し、DocuSignのアイコンをクリックします。
2.アクセスの許可
画像のようにアクセスの許可を求められます。
確認し、「アクセスの許可」をクリックしましょう。
3.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
Slackと入力し、Slackのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
上記のような画面が表示されるので、翻訳されたメッセージを投稿したいチャンネルをプルダウンから選択します。
その後、「許可する」を押しましょう。
Yoomの画面に自動で切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】DocuSignで契約が完了したらSlackに通知する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
DocuSignのアイコンの「エンベロープが完了したら」を選択してください。
次へを押します。
4.Webhookの設定
表示されている情報を基に、DocuSignのページで設定を行います。
5.エンベロープを完了させる
Webhookの設定が完了したら、DocuSignの契約データをテストで使用するため、エンベロープを完了させましょう。
6.テストの実行
エンベロープを完了させたら、Yoomの画面に戻りテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押してください。
1.アプリトリガーを選択
Slackのアイコンの「Slackに通知する」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.投稿先のチャンネルIDを設定する
どのチャンネルにDocuSignの契約締結データを投稿するのか設定します。
ボックスをクリックするとチャンネルが一覧表示されるので、DocuSignの契約締結データを受け取りたいチャンネルを選択しましょう。
選択することでボックスに挿入され、設定が完了します。
3.メッセージ内容の設定
次はSlackに投稿するメッセージを設定します。
ボックスをクリックしましょう。
DocuSignのアイコンの「エンベロープが完了したら」を選択します。
DocuSignのデータが画像のように表示されます。
通知したい内容をクリックで挿入しましょう。
データが挿入できると画像のようになります。
他にも必要なデータがある場合、同じように挿入していきましょう。
4.レイアウトを整える
見やすくするために、レイアウトを整えましょう。
今回は画像のようにしました。
改行や記号を用いることで見やすくなるため、好みのレイアウトに変更しましょう。
また、メンションを付けることも可能です。詳しくはボックス下部の補足をご確認ください。
5.テストの実行
レイアウトを整えたら、画面下にあるテストボタンを押します。テスト成功の表示がされたら、設定は完了です。保存をしましょう。
6.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
DocuSignで契約が完了したらSlackに通知する
他にDocuSignを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.DocuSignで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する
今回の連携の通知先をMicrosoft Teamsに変更したバージョンです。普段使用しているコミュニケーションツールで自動化を導入しましょう。
2.DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納する
DocuSignで締結した契約書類をGoogle Driveに自動格納できます。些細なアクションでも自動化することで作業負担を軽減できる可能性があるため、ぜひ取り入れてみませんか？
3.DocuSignで契約が完了したらNotionの情報を更新する
契約先の情報などをNotionで管理・編集しているのであれば、この連携もおすすめです。データ管理を今よりも容易にしてみましょう。
DocuSignとSlackを連携すると、契約が締結されたことを素早く察知しやすくなります。これにより、後工程への移行もスムーズに行える可能性があるでしょう。
また、メインコミュニケーションツールとしてSlackを使用しているのであれば、DocuSignを確認に行かずとも契約が結ばれたことを把握できるため、効率的に業務が運びやすくなるかもしれません。
Yoomはノンプラミングで簡単に自動化の導入が可能です。今まで連携をあきらめていた方でも取り入れやすいため、ぜひこの機会にお試しください。
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