2024/11/20
自動化のアイデア

【Dropbox API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説。

r.suzuki
Dropbox APIと各種アプリの連携イメージ

目次

Dropbox APIでできること

Dropbox APIと外部アプリケーションのAPIをあわせて利用することで、外部アプリケーションに情報が登録されると、自動でDropboxにフォルダを作成することが可能です。
外部アプリケーションの情報を基にフォルダの作成が可能なので、フォルダ名などを正確に作成することが期待できます。
また、作業時間を削減できるため、業務の効率化も期待できます。

さらに、Dropbox APIを利用すれば、外部アプリケーションで情報が更新されたら、外部アプリケーションのAPI経由でDropboxのファイルにデータを格納することもできます。
定期的にアプリケーションを確認する手間を削減でき、データをそのまま格納できるため、書類の一元管理も可能になります。

他にも、Dropbox APIとメッセージツールのAPIを利用すれば、メッセージツールにフォルダの格納完了やデータ更新の通知をすることも可能です。
アクションが実行されたことをメッセージで把握できるので、毎回Dropboxを開くことなく確認ができ、業務の効率化が見込めます。
このようにDropbox APIを活用することで、様々なシーンで業務の効率化や人為的ミスの防止が期待できます。

Dropbox APIの利用方法

今回はYoomというサービスを利用してノーコードでDropboxを利用していきます。

[Yoomとは]

まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ

DropboxをYoomと接続する方法

マイアプリ連携の設定

1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。


2)Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する「Dropbox」を検索していきます。

Dropboxを選択できたら、使用するアカウントでログインします。


3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されたか確認してください。

これでDropbox APIをYoomから利用することが可能になりました!

Yoomのテンプレートを利用してDropbox APIをつかいこなそう!

Yoomには、多くのフローボットテンプレートが用意されており、クリックするだけで様々なフローボットを簡単に利用できるようになっています。
フローボットの詳細については、以下の動画で詳しく紹介されています。


ここからは実際の利用シーンやおすすめの職種ごとに実際に用意されているテンプレートを紹介していきます。

Dropbox APIを利用して実現できる自動化の例

Yoomではさまざまなサービスとの連携が可能で、それぞれのサービスに対応したテンプレートも用意されています。
普段使用しているサービスと連携できるテンプレートを活用して、Dropboxを自動化しましょう!

1.フォルダを作成する

Dropbox APIと外部アプリケーションのAPIを利用することで、外部アプリケーションの情報更新・追加によってDropboxへフォルダを作成することが可能になります。
外部アプリケーションを毎回確認する手間が省け、手動によるDropboxへのフォルダ作成作業も不要になるため、業務の効率化が見込めます。
また、フォルダ名の誤入力や作成忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性向上も期待できます。
例えば、Notionのプロジェクト管理データベースに新しいページが作成されると、自動でDropboxに同名のフォルダが作成されます。
これにより、関連資料の保存場所が整備され、資料共有や管理がスムーズになり、プロジェクト進行の効率化が期待できます。

2.ファイルを格納する

Dropbox APIと外部アプリケーションのAPI経由で外部アプリケーションファイルをDropboxの指定先に格納できます。
外部アプリケーションの情報をそのまま格納可能なため、データの正確性向上が見込め、データの一元管理も実現できます。
さらに、毎回Dropboxを開いて格納する必要がないため、業務の効率化が期待できます。
例えば、GMOサインで書類の締結が完了すると、契約書ファイルが自動的にDropboxの指定フォルダへ格納されます。
これにより、総務部でのファイル管理の手間が削減され、契約データの共有が簡単になり、スムーズな確認が期待できます。

ファイルをPDF化してから格納することも可能です。

3.通知する

Dropbox APIとチャットツールのAPIの組み合わせで、Dropboxへファイルが格納されたらチャットツールへ通知することが可能になります。
格納完了の通知をメッセージで受け取れるため、毎回Dropboxを開いて確認する必要がなく、業務フローのスムーズな進行が期待できます。
例えば、経理部門では、Dropboxに請求書ファイルが格納されると、自動でSlackの専用チャンネルに通知を送信することができます。
これにより、担当者全員が素早く新しい請求書を確認でき、処理のスピードアップと確認漏れの防止が期待できます。

メールで通知することも可能です。

Dropbox APIの利用をおすすめしたい方

・Dropboxを社内データベースとして日常利用をしている方
・正確なデータ共有をしたい方
・チームでの素早い情報共有が必要な方
・手動作業を削減し、業務の効率化を図りたい方

まとめ

Dropbox APIを活用することで、日常的な業務を効率化し、ヒューマンエラーを防ぎ、チーム間のスムーズな情報共有が期待できます。
Yoomのフローボットテンプレートを利用すれば、複雑な設定は不要で、簡単に自動化を実現できます。
フォルダ作成、ファイル格納、通知機能を活用することで、業務の迅速化やデータ管理の一元化が期待できます。
Dropboxを社内データベースとして利用している企業や、効率的な情報共有が求められるチームにおすすめです。

また、Yoomを利用すれば、プログラミング知識がなくても簡単にDropbox APIを導入できます。
Dropbox APIを活用して、日常業務の負担を減らし、戦略的な業務に集中できる環境を作りましょう!

この記事を書いた人
r.suzuki
人材が限られる地方の中小企業で業務の効率化を日々模索していたところ、Yoomと出会いました。 こうだったらいいなとなにげなく考えていたことがYoomを導入することで、こんなにも効率化できるんだ!と感動。 システムやプログラミングの知識や経験がない私でも、業務が大きくかわったので、同じように感じているたくさんの方々へ共有できたらと執筆しています。
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