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毎月の請求書発行、手作業に多くの時間を費やしていませんか？
取引先ごとに異なる情報を入力し、PDF化してメールで送付、そして控えをフォルダに整理……
こうした一連の作業は、正確性が求められる一方で非常に手間がかかり、人的ミスも発生しやすい業務の一つです。
特に月末月初の繁忙期には、この請求書発行業務が大きな負担となり、他の重要な業務に手が回らないというお悩みを抱えている方も少なくないはずです。
もし、<span class="mark-yellow">フォームへの入力などの簡単なアクションをきっかけに、請求書の自動作成から指定のストレージへの保存までを一気通貫で行える</span>ようになれば、経理業務の負担を大幅に軽減し、より戦略的な業務やコア業務に集中できる時間を生み出せそうですよね！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、導入にかかる手間や時間も抑えられます。
ぜひこの機会に請求書発行の自動化を導入して、日々の業務をもっと楽に、そして効率的に進めましょう！
Yoomには、フォームの回答内容をもとに請求書を自動発行し、クラウドストレージへ保存する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点として、<span class="mark-yellow">請求書の発行から指定のストレージへの保存までを自動化</span>する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
この自動化によって、手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、請求書関連業務の時間を大幅に削減できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのオンラインフォームに入力された情報に基づいて請求書を自動で作成し、Dropboxのような指定のストレージサービスにPDFファイルとしてアップロード・整理までを行えます。</span>
請求書発行の依頼受付から控えの保管までのプロセスをスムーズに一元化し、手作業によるミスや確認作業の時間を大幅に削減して、業務の正確性とスピードを向上させましょう！
<span class="mark-yellow">Notionのようなデータベースサービスや、お使いのCRMに登録・更新された顧客情報や案件情報などをトリガーとして請求書を自動生成し、Boxなどの任意のストレージサービスへ迅速に保存します。</span>
データの二重入力の手間を完全に排除し、常に最新かつ正確な情報に基づいた請求処理を実現し、請求書管理の効率を格段に向上させることができます。
<span class="mark-yellow">Slackなど、日常的に利用するチャットツールでの特定のメッセージや投稿内容をきっかけに請求書を自動で作成し、作成された請求書ファイルをGoogle Driveのようなオンラインストレージに即座に保存できます。</span>
口頭やチャットでの急な発行依頼にも迅速かつ正確に対応し、発行漏れのリスクを低減しながら、チーム内での情報共有も円滑に行えます！
それではここから代表的な例として、Googleフォームで受け付けた回答内容をもとに自動で請求書を発行し、その請求書PDFをDropboxの指定フォルダに自動でアップロード・保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、さっそくGoogleフォームからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGoogleフォームと入力するとGoogleフォームのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきますので、「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。
Microsoft Excelも同じように検索して、アイコンをクリックします。
なお、Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。ご注意ください。
1.事前にMicrosoft 365にログインしておくと、入力を行わなくても瞬時にマイアプリ登録が完了します。
ログインしていない場合は、以下の画面が出てきます。
連携するアカウントでログインしてください。
最後に、Dropboxを検索します。
1.以下のような画面が表示されます。
連携したいアカウントでログインしてください。
続行をクリックするとパスワードを求められます。
パスワードを入力したら、Dropboxマイアプリ登録は完了です！
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogleフォーム・Microsoft Excel・Dropboxのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「フォームに回答が送信されたら」のアイコンをクリックします。
Googleフォームと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「フォームが送信されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
設定が終わったらテストのため、Googleフォームで回答者としてフォームに記入し、送信してください。
なお、今回はテストとして以下のフォームを使用しています。
回答が終わったらフローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
回答が終わったらフローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、Googleフォームから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
なお、今回は取得する値を変更しています。詳しい方法についてはこちらを参考にしてみてくださいね。
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
次に、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
Microsoft Excelと連携するアカウント情報をプルダウンから選択しましょう。
データベースの連携を設定していきます。
その他の項目は任意ですが、必要なら注釈を見ながら入力してみてください。
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
置換条件の設定を行います。
雛形書類の設定は以下のリンク先を参照して作成してください。
「書類を発行する」の設定方法
なお、今回は以下のような雛形を使用しています。
置換後の文字列と置換対象の文字列を選択していきましょう。
置換後の文字列は入力欄をクリックして、「フォームに回答が送信されたら」や「日付」の欄から引用していきます。
設定が終わったらテストをクリックします。
テストが成功したら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
ちゃんと書類が発行されているか確認しておくと安心です。
最後に、「ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
Dropboxと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「ファイルをアップロード」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
テストが成功したら、保存を忘れずに行いましょう！
念のため、Dropboxの画面でもファイルがアップロードされているか確認しておくと安心です。
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Googleフォームの回答内容をもとに請求書を発行して、Dropboxに自動アップロードする方法でした！
今回ご紹介した請求書の発行以外でも、他システムを活用して請求書発行業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
<span class="mark-yellow">請求書発行から各種ストレージへのファイルアップロードまでの一連の業務を自動化することで、これまで多くの時間を費やしていた手作業による請求書の作成、PDF変換、そして指定フォルダへの保存といった定型業務から解放され、入力ミスや計算間違いなどのヒューマンエラーのリスクを低減できます。</span>
これにより、経理担当者や営業担当者は、月末月初に集中しがちな請求業務のプレッシャーから解放され、月次決算の早期化や、より付加価値の高い分析業務、顧客とのコミュケーションといったコア業務に集中できる貴重な時間を確保できそうです！
今回ご紹介したような請求書発行の自動化は、プログラミングの知識が一切不要なノーコードツール「Yoom」を活用すれば、まるでパズルを組み合わせるかのように直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の請求書関連業務の効率化やDX推進に少しでもご関心をお持ちいただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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