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「Dropboxへのファイルアップロード、毎回手作業で時間がかかる…」
「重要なファイルをDropboxにバックアップし忘れてしまったらどうしよう…」
「複数のアプリ間でファイルを移動させるのが面倒で、ミスも起こりやすい…」
このように、Dropboxを使ったファイル管理において、手作業による非効率さやヒューマンエラーのリスクに悩んでいませんか？
もし<span class="mark-yellow">メールで受け取った添付ファイルを自動でDropboxの指定フォルダにアップロードしたり、他のクラウドストレージとDropbox間でファイルを同期したり、チャットで共有されたファイルを自動的にDropboxに保存したりする仕組み</span>があれば、これらの定型的な作業から解放され、より重要な戦略的業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にセットアップできて日々の業務にかかる手間や時間を大幅に削減できるので、ぜひこの機会に業務自動化を導入してファイル管理業務をもっと効率的に進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Dropboxのファイル操作を自動化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Dropboxは便利なクラウドストレージサービスですが、日々のファイルアップロードや他サービスとの連携作業を手動で行っていると、多くの時間と手間がかかってしまいます。ここでは、Yoomのテンプレートを活用してDropboxと様々なツールを連携させ、ファイル管理を自動化することで業務効率を飛躍的に向上させる具体的な連携パターンを紹介していきます。あなたの業務スタイルに合った自動化を見つけて、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどで受信したメールに添付されているファイルを、自動的にDropbox内の指定したフォルダへ保存</span>するフローです。重要な添付ファイルの見落としや保存忘れを防ぎ、手動でのダウンロードやアップロード作業の手間を省いて効率的なファイル管理体制を構築できます。
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツール上で共有されたファイルを自動で検知し、Dropboxの適切なフォルダに格納する</span>フローです。ファイルを見失うリスクを低減し、チーム内でのスムーズな情報共有とファイルの一元管理を実現して、共同作業の生産性を高めるサポートをします。
<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointのような他のクラウドストレージサービスに新しいファイルが作成・更新された際に、そのファイルを自動的にDropboxにも同期・バックアップする</span>フローです。複数のストレージ間でデータの一貫性を維持し、重要なファイルの二重バックアップ体制を簡単に構築して、手動でのファイル移動やコピー作業を削減します。
それではここから代表的な例として、Gmailで受信したメールの添付ファイルを自動的にDropboxの指定フォルダにアップロードするフローの作成手順を解説していきます！
この設定はYoomを使用してノーコードで行いますので、もしYoomのアカウントをまだお持ちでない場合は、こちらの登録フォームから迅速にアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にDropboxを検索してください。お使いのアカウントを選択、またはメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。
パスワードを入力し「ログイン」をクリックしてください。
「許可」をクリックするとDropboxのマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、フローボットを起動したいラベルを候補のプルダウンから選択してください。今回は例として「重要」というラベルを選択しました。
テストする準備として、連携したGmailアドレスにファイル付きメールを送信しましょう。受信したことを確認したらYoomの設定画面に戻ってテストします。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
「ファイルをアップロード」をクリック。
ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「ファイルをアップロード」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定に移るので、まず任意でフォルダのパスを入力しましょう。今回は例としてtestフォルダに格納します。
次に「ファイル名」の欄に「特定のラベルのメールを受信したら」のアウトプットを選択してください。これが格納される際のファイル名になります。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしましょう。
成功したら保存します。
DropboxにGmailの添付ファイルが格納されましたね！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする方法でした！
今回ご紹介した連携以外でも、Dropboxを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Dropboxのファイル管理を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで日常的に行っていたファイルのアップロード・整理・バックアップといった手作業から解放され、作業時間の短縮とヒューマンエラーの削減を実現します。</span>これにより、ファイルの保存漏れや誤操作といったリスクを心配することなく、安心して他のコア業務に専念できる時間が増え、チーム全体の生産性向上にも貢献します！
今回ご紹介したような業務自動化を簡単に実現できるノーコードツールYoomを利用すれば、プログラミングの専門知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もしDropboxの運用効率化や日々の業務自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomがもたらす業務効率化のメリットを実際に体験してみてください！
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