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日々の業務で発生する見積書や報告書などの資料作成、そしてその後のファイル管理や共有に多くの時間を費やしていませんか？
「この資料作成、もっと効率的にできないかな…」
「毎回同じような内容なのに、手作業で作成するのは面倒だ…」
「作成した資料を適切な場所に格納し、関係者に共有するまでが一苦労だ…」
などのように、資料作成とそれに付随する業務に課題を感じている方も少なくないはずです。
特に、複数のツールやシステム間で情報を転記しながら資料を作成している場合、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーも発生しやすく、業務全体の生産性を低下させる要因にもなりかねません。
もし、フォームで受け付けた情報をもとに自動で資料を作成し、Dropboxのような指定のストレージサービスへ格納したり、社内メンバーへ共有したりできる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されますよ。
より創造的で付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できて、導入にかかる手間や時間も最小限に抑えられるので、ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の資料作成業務をもっと楽に、そして効率的に進めていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォームの回答をもとに資料を自動作成してDropboxに格納する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
「Googleフォームで回答が送信されたら、資料を自動作成してDropboxに格納する」ワークフローを利用すると、フォーム送信後の資料作成が自動で行われます。
Dropboxへの保存も自動化されるため、手間を減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して社内外からデータ収集やアンケートを受け付けている方
・回答内容をもとに資料を毎回手作業で作成しており、業務に負担や手間を感じている方
・資料作成の工程を効率化し、よりスピーディに情報共有や対応を行いたい方
・Dropboxを普段から利用しており、ファイルの自動整理や共有を行いたい方
・資料の格納・共有業務で連携や抜け漏れが生じやすく、改善したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Googleドキュメント、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
資料作成を自動化する連携パターン
日常的に利用している様々なツールを起点として、資料作成を自動化し、Dropboxのようなストレージサービスへ効率的に格納する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します！
手作業による資料作成やファイル管理の煩わしさから解放され、業務の生産性を向上させるヒントが見つかるはずです。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてくださいね。
フォームの情報を活用して資料を自動作成し、ストレージサービスに格納する
Googleフォームなどのフォームサービスで収集したアンケート結果や問い合わせ内容をトリガーとして、自動で報告書や見積書といった資料を作成し、Dropboxのような指定のストレージサービスに格納することができます。
これまで手作業で行っていたデータ入力から資料作成、そしてファイル整理までのプロセスを大幅に効率化し、迅速な情報共有を実現しましょう！
■概要
「Googleフォームで回答が送信されたら、資料を自動作成してDropboxに格納する」ワークフローを利用すると、フォーム送信後の資料作成が自動で行われます。
Dropboxへの保存も自動化されるため、手間を減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して社内外からデータ収集やアンケートを受け付けている方
・回答内容をもとに資料を毎回手作業で作成しており、業務に負担や手間を感じている方
・資料作成の工程を効率化し、よりスピーディに情報共有や対応を行いたい方
・Dropboxを普段から利用しており、ファイルの自動整理や共有を行いたい方
・資料の格納・共有業務で連携や抜け漏れが生じやすく、改善したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Googleドキュメント、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
データベース/CRMサービスの情報を活用して資料を自動作成し、ストレージサービスに格納する
NotionなどのデータベースやSalesforceのようなCRMサービスに登録・更新された顧客情報や案件情報を基に、自動で提案書や契約関連書類を作成し、Boxのような使い慣れたストレージサービスへ整理・保存することも可能です！
これにより、常に最新の情報に基づいた資料をミスなく迅速に準備でき、営業活動や顧客対応の質を向上させ、ビジネスチャンスの最大化に貢献します！
■概要
「Notionにページが作成されたら、資料を自動作成してBoxに格納する」ワークフローは、資料作成とファイル管理を自動化します。
Notionでのページ作成に連動してBoxへ格納まで完了できる仕組みです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを使って会議メモや資料、アイデアなどのページ管理を行っている方
・Notionでページを作成した後、Boxへ資料を整理・保管する運用をしている方
・作成した資料をスピーディにチームと共有したいと感じている方
・ファイル管理や情報共有にBoxを導入している企業やチームの担当者
・資料作成や保存の手間や、都度手動でBoxにアップロードする作業を効率化したい方
■注意事項
・Notion、Googelドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
チャットツールの情報を活用して資料を自動作成し、ストレージサービスに格納する
Slackなどのチャットツールでの特定のキーワードを含む投稿や、重要なディスカッション内容をきっかけに、議事録や共有メモといったドキュメントを自動で生成し、OneDriveのようなクラウドストレージに保存するフローを構築できます。
会議後の煩雑な情報整理作業から解放され、チーム内でのスムーズな情報共有とナレッジの蓄積を促進し、コラボレーションの活性化を支援します！
■概要
「Slackの投稿内容をもとに資料を自動作成してOneDriveに格納する」フローを利用すると、Slackで投稿した内容から自動的に資料が作成されます。
作成された資料は自動でOneDriveに保存されるため、保管作業の手間を減らせます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackで情報共有や業務連絡を行っている方
・社内ナレッジやミーティング記録を効率よく資料化したいと考えている方
・投稿内容をOneDrive上に整理して保存する手間を減らしたい方
・資料作成やファイル管理をよりスピーディに行いたい方
・日々のSlack投稿から議事録やまとめ資料を短時間で作成したい方
■注意事項
・Slack、Googleドキュメント、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleフォームの回答からDropboxへ資料を自動格納するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで回答が送信された際に、その内容に基づいて資料を自動で作成し、作成された資料をDropboxの指定フォルダに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「Googleフォームで回答が送信されたら、資料を自動作成してDropboxに格納する」ワークフローを利用すると、フォーム送信後の資料作成が自動で行われます。
Dropboxへの保存も自動化されるため、手間を減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して社内外からデータ収集やアンケートを受け付けている方
・回答内容をもとに資料を毎回手作業で作成しており、業務に負担や手間を感じている方
・資料作成の工程を効率化し、よりスピーディに情報共有や対応を行いたい方
・Dropboxを普段から利用しており、ファイルの自動整理や共有を行いたい方
・資料の格納・共有業務で連携や抜け漏れが生じやすく、改善したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Googleドキュメント、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ステップ1：マイアプリ登録
まずは「Dropbox」と「Googleフォーム」のマイアプリ登録を行っていきます。
はじめに「Dropbox」のマイアプリ登録を行っていきましょう。
Dropboxのマイアプリ登録
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧からの検索窓に「Dropbox」と入力して、アイコンをクリックです。
以下の画面が出てきたら、メールアドレスを入力してください。
入力したら「続行」をクリックして次に進みます。
パスワードを入力後、ログインします。
以上で「Dropbox」のマイアプリ登録完了です！
Google フォームのマイアプリ登録
続いて、「Google フォーム」のマイアプリ登録です。
Dropbox同様に検索窓で「Google フォーム」を検索後、アイコンをクリックします。
以下の画面が出てきたら、一番下の赤枠の「 Sign in with Google」をクリックして次に進みましょう。
ログイン画面が出てきましたら、メールアドレスなどを入力して、次に進みます。
以下画面が出てきたら、右下の「続行」をクリックしてください。
以上で「Google フォーム」のマイアプリ登録、完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
■概要
「Googleフォームで回答が送信されたら、資料を自動作成してDropboxに格納する」ワークフローを利用すると、フォーム送信後の資料作成が自動で行われます。
Dropboxへの保存も自動化されるため、手間を減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して社内外からデータ収集やアンケートを受け付けている方
・回答内容をもとに資料を毎回手作業で作成しており、業務に負担や手間を感じている方
・資料作成の工程を効率化し、よりスピーディに情報共有や対応を行いたい方
・Dropboxを普段から利用しており、ファイルの自動整理や共有を行いたい方
・資料の格納・共有業務で連携や抜け漏れが生じやすく、改善したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Googleドキュメント、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ3：アプリトリガーの設定
次は「フォーム回答が送信されたら」をクリックしてください。
以下の連携するアカウント情報を確認して、次へ進んで下さい。
続いて、API接続設定を行っていきます。
まずはトリガーの起動間隔設定です。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定するのがおすすめです！
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
今回は「5分」に設定しました！
フォームIDを入力します。
入力欄下部を参考にフォームIDを入力してください。
テストを行いましょう。
テストが成功したら、取得した値を確認しましょう。
ここで取得した値を使って、この先のフローボットを完成させていきます！
ステップ4：書類を発行する
次に「書類を発行する」をクリックしてください。
まずは雛形書類の連携を行っていきます。
今回使用する、雛形書類はこちらです！
雛形書類がない方は、こちらを参考にぜひ作成してみてくださいね。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
ドキュメントのファイルIDを候補から選びましょう。
続いて、発行書類の設定です。
格納先のGoogle DriveファイルIDを候補から選択します。
書類が発行した際のフォルダの指定です。
出力ファイル名は、設定例を参考に入力してください。
書類が発行される際のファイル名の指定です。
今回は、取得した値から入力しました！
設定しましたら、次へ進んで下さい。
次に置換条件の設定しましょう。
「置換条件を取得」をクリックしてください。
置換条件が取得できていれば、OKです！
左の置換条件、右は置換後の値を入力していきます。
右の置換後の文字列に取得した値から「プロジェクト名」を入力します。
開始日、概要、目標、仕様も、プロジェクト名同様入力してください。
テストを行いましょう。
テストが成功したら、ダウンロードを行って書類を確認します。
書類をダウンロードしたら、指定した通りに値が置換できているか確認しましょう。
取得した値を確認後、「保存する」をクリックして次に進んでください。
ステップ5：ファイルをアップロードする
次は「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
ここからはDropboxへの保存の設定を行います。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進みましょう。
続いて、API接続設定を行います。
フォルダのパスを入力してください。
発行書類を格納するフォルダを指定するイメージです。
ファイル名は取得した値からプロジェクト名を指定します。
ファイルの添付方法とファイルは以下のように設定してください。
テストを行ってください。
テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
発行書類が指定したDrop Boxに保存されているか確認してみてくださいね。
ステップ6：フローボットの自動化設定
全ての設定が終わったら、以下の画面が出てきます。
「トリガーをON」をクリックしましょう！
資料作成するその他の自動化事例
Yoomには、今回紹介したもの以外にも、AIを活用して各種資料を自動で作成し、SlackやDropbox、Google ドキュメントなどと連携するテンプレートがたくさん用意されています！
以下を参考に、「これも使ってみたい！」と思ったら、バナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
■概要
「Googleフォームの回答内容をもとに発注書を自動作成して、Dropboxに格納する」ワークフローは、発注書作成の手間を減らします。
フォームへの記入内容が自動的にDropboxに保存され、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して発注依頼や申し込み情報を収集している方
・発注書を作成しているが、毎回の手作業に手間や時間がかかっていると感じている方
・発注書の作成から関係者への共有までのプロセスをスピーディに進めたいと考えている方
・Dropboxを利用して社内の書類管理やデータ共有を行っている企業
・作成した発注書のファイルをDropboxに整理して保管したい方
・受注や発注業務をより効率的に、抜け漏れなく管理したい現場責任者・事務担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
「Notionにページが作成されたら、発注書を自動作成してDropboxに格納する」ワークフローを利用すると、ページ作成時に発注書が自動生成されます。
手作業でのファイル登録が不要になり、管理がしやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを利用して業務情報やデータの管理を行っている方
・発注書の作成業務が煩雑で、効率化したいと感じている方
・業務フローの中で、発注書の格納や管理をスピーディに行いたい方
・Dropboxをファイル管理やドキュメントの共有に活用している方
・Notionに登録された内容に基づいて、発注書を正確かつ迅速に生成したい方
・書類作成や格納の手間やミスを減らして、全体の事務作業を効率化したい方
・バックオフィス業務を自動化し、よりコア業務に注力したいと考えている方
■注意事項
・NotionとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Slackの投稿内容をもとに、発注書を自動作成してDropboxに格納する」フローを利用すると、Slackの投稿内容から発注書を自動で作成できます。
Dropboxへの保存作業も自動化され、効率的なファイル管理が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを利用して社内の情報共有や指示伝達を行っている方
・発注書の作成や管理を手作業で行っており、作業負担やミスを減らしたいと考えている方
・発注依頼が発生した際、書類作成やファイル整理をスピーディに対応したい方
・Dropboxを業務のファイル管理・共有ツールとして活用している方
・Slackでのやりとりから重要な発注情報を効率的に書類化・保存したい方
・チームや部門の業務効率を高め、煩雑な発注書作成業務を簡素化したい方
■注意事項
・SlackとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Slackでメッセージが投稿されたら、AIでデータを抽出してGoogleドキュメントに自動で書類を作成する」ワークフローは、日常のコミュニケーションから必要な情報を自動的に整理し、ドキュメント作成を効率化する業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、Slackに投稿されたメッセージをAIが自動的に解析し、必要なデータを抽出してGoogleドキュメントに自動で書類を作成できます。
これにより、ドキュメント作成の自動化が実現し、業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを日常的に使用しており、そこからの情報をドキュメントにまとめる手間を省きたい方
・チーム内での情報共有が多く、その内容を自動で整理・記録したいプロジェクトマネージャー
・ドキュメント作成の自動化を通じて、業務効率を向上させたいビジネスオーナー
・AIやRPAを活用して、日常業務の自動化に興味があるIT担当者
・Googleドキュメントを主要なドキュメント管理ツールとして使用している方
■注意事項
・Slack、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
資料作成とDropboxへの格納を自動化することで、これまで手作業で行っていた資料作成やファイル管理、関連部署への共有といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。これにより、入力された情報に基づいて迅速かつ正確に資料が生成・整理されるため、担当者は情報収集や分析といった、より戦略的な業務に時間と労力を集中できるようになり、組織全体の業務効率と生産性の向上に大きく貢献します！
今回ご紹介したような、Googleフォームの回答内容から資料を自動作成しDropboxに格納するといった業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、まるでブロックを組み合わせるかのように直感的な操作で簡単に業務フローを構築できますよ。
もし日々の資料作成やファイル管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の可能性を実際に体験してみてください！
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