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日々の業務で発生する見積書や報告書などの資料作成、そしてその後のファイル管理や共有に多くの時間を費やしていませんか？
「この資料作成、もっと効率的にできないかな…」
「毎回同じような内容なのに、手作業で作成するのは面倒だ…」
「作成した資料を適切な場所に格納し、関係者に共有するまでが一苦労だ…」
などのように、資料作成とそれに付随する業務に課題を感じている方も少なくないはずです。
特に、複数のツールやシステム間で情報を転記しながら資料を作成している場合、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーも発生しやすく、業務全体の生産性を低下させる要因にもなりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">フォームで受け付けた情報をもとに自動で資料を作成し、Dropboxのような指定のストレージサービスへ格納したり、社内メンバーへ共有したりできる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されますよ。
より創造的で付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できて、導入にかかる手間や時間も最小限に抑えられるので、ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の資料作成業務をもっと楽に、そして効率的に進めていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">フォームの回答をもとに資料を自動作成してDropboxに格納する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日常的に利用している様々なツールを起点として、資料作成を自動化し、Dropboxのようなストレージサービスへ効率的に格納する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します！
手作業による資料作成やファイル管理の煩わしさから解放され、業務の生産性を向上させるヒントが見つかるはずです。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてくださいね。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームサービスで収集したアンケート結果や問い合わせ内容をトリガーとして、自動で報告書や見積書といった資料を作成し、Dropboxのような指定のストレージサービスに格納する</span>ことができます。
これまで手作業で行っていたデータ入力から資料作成、そしてファイル整理までのプロセスを大幅に効率化し、迅速な情報共有を実現しましょう！
<span class="mark-yellow">NotionなどのデータベースやSalesforceのようなCRMサービスに登録・更新された顧客情報や案件情報を基に、自動で提案書や契約関連書類を作成し、Boxのような使い慣れたストレージサービスへ整理・保存する</span>ことも可能です！
これにより、常に最新の情報に基づいた資料をミスなく迅速に準備でき、営業活動や顧客対応の質を向上させ、ビジネスチャンスの最大化に貢献します！
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールでの特定のキーワードを含む投稿や、重要なディスカッション内容をきっかけに、議事録や共有メモといったドキュメントを自動で生成し、OneDriveのようなクラウドストレージに保存する</span>フローを構築できます。
会議後の煩雑な情報整理作業から解放され、チーム内でのスムーズな情報共有とナレッジの蓄積を促進し、コラボレーションの活性化を支援します！
それではここから代表的な例として、Googleフォームで回答が送信された際に、その内容に基づいて資料を自動で作成し、作成された資料をDropboxの指定フォルダに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは「Dropbox」と「Googleフォーム」のマイアプリ登録を行っていきます。
はじめに「Dropbox」のマイアプリ登録を行っていきましょう。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧からの検索窓に「Dropbox」と入力して、アイコンをクリックです。
以下の画面が出てきたら、メールアドレスを入力してください。
入力したら「続行」をクリックして次に進みます。
パスワードを入力後、ログインします。
以上で「Dropbox」のマイアプリ登録完了です！
続いて、「Google フォーム」のマイアプリ登録です。
Dropbox同様に検索窓で「Google フォーム」を検索後、アイコンをクリックします。
以下の画面が出てきたら、一番下の赤枠の「 Sign in with Google」をクリックして次に進みましょう。
ログイン画面が出てきましたら、メールアドレスなどを入力して、次に進みます。
以下画面が出てきたら、右下の「続行」をクリックしてください。
以上で「Google フォーム」のマイアプリ登録、完了です！
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
次は「フォーム回答が送信されたら」をクリックしてください。
以下の連携するアカウント情報を確認して、次へ進んで下さい。
続いて、API接続設定を行っていきます。
まずはトリガーの起動間隔設定です。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定するのがおすすめです！
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
今回は「5分」に設定しました！
フォームIDを入力します。
入力欄下部を参考にフォームIDを入力してください。
テストを行いましょう。
テストが成功したら、取得した値を確認しましょう。
ここで取得した値を使って、この先のフローボットを完成させていきます！
次に「書類を発行する」をクリックしてください。
まずは雛形書類の連携を行っていきます。
今回使用する、雛形書類はこちらです！
雛形書類がない方は、こちらを参考にぜひ作成してみてくださいね。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
ドキュメントのファイルIDを候補から選びましょう。
続いて、発行書類の設定です。
格納先のGoogle DriveファイルIDを候補から選択します。
書類が発行した際のフォルダの指定です。
出力ファイル名は、設定例を参考に入力してください。
書類が発行される際のファイル名の指定です。
今回は、取得した値から入力しました！
設定しましたら、次へ進んで下さい。
次に置換条件の設定しましょう。
「置換条件を取得」をクリックしてください。
置換条件が取得できていれば、OKです！
左の置換条件、右は置換後の値を入力していきます。
右の置換後の文字列に取得した値から「プロジェクト名」を入力します。
開始日、概要、目標、仕様も、プロジェクト名同様入力してください。
テストを行いましょう。
テストが成功したら、ダウンロードを行って書類を確認します。
書類をダウンロードしたら、指定した通りに値が置換できているか確認しましょう。
取得した値を確認後、「保存する」をクリックして次に進んでください。
次は「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
ここからはDropboxへの保存の設定を行います。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進みましょう。
続いて、API接続設定を行います。
フォルダのパスを入力してください。
発行書類を格納するフォルダを指定するイメージです。
ファイル名は取得した値からプロジェクト名を指定します。
ファイルの添付方法とファイルは以下のように設定してください。
テストを行ってください。
テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
発行書類が指定したDrop Boxに保存されているか確認してみてくださいね。
全ての設定が終わったら、以下の画面が出てきます。
「トリガーをON」をクリックしましょう！
Yoomには、今回紹介したもの以外にも、AIを活用して各種資料を自動で作成し、SlackやDropbox、Google ドキュメントなどと連携するテンプレートがたくさん用意されています！
以下を参考に、「これも使ってみたい！」と思ったら、バナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
資料作成とDropboxへの格納を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた資料作成やファイル管理、関連部署への共有といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>これにより、入力された情報に基づいて迅速かつ正確に資料が生成・整理されるため、担当者は情報収集や分析といった、より戦略的な業務に時間と労力を集中できるようになり、組織全体の業務効率と生産性の向上に大きく貢献します！
今回ご紹介したような、Googleフォームの回答内容から資料を自動作成しDropboxに格納するといった業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、まるでブロックを組み合わせるかのように直感的な操作で簡単に業務フローを構築できますよ。
もし日々の資料作成やファイル管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の可能性を実際に体験してみてください！
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