日々の業務で発生する見積書や報告書などの資料作成、そしてその後のファイル管理や共有に多くの時間を費やしていませんか？
「この資料作成、もっと効率的にできないかな…」
「毎回同じような内容なのに、手作業で作成するのは面倒だ…」
「作成した資料を適切な場所に格納し、関係者に共有するまでが一苦労だ…」
などのように、資料作成とそれに付随する業務に課題を感じている方も少なくないはずです。
特に、複数のツールやシステム間で情報を転記しながら資料を作成している場合、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーも発生しやすく、業務全体の生産性を低下させる要因にもなりかねません。
もし、フォームで受け付けた情報をもとに自動で資料を作成し、Dropboxのような指定のストレージサービスへ格納したり、社内メンバーへ共有したりできる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されますよ。
より創造的で付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できて、導入にかかる手間や時間も最小限に抑えられるので、ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の資料作成業務をもっと楽に、そして効率的に進めていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォームの回答をもとに資料を自動作成してDropboxに格納する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームで回答が送信されたら、資料を自動作成してDropboxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した回答をもとに、手作業で資料を作成しDropboxへ格納する作業は、時間もかかり、時には入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、Googleドキュメントで資料を自動作成し、指定したDropboxフォルダへ自動的に格納するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームの回答を基にした資料作成とDropboxへの格納を手作業で行っている方
- 定型的な資料作成業務の時間を削減し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
- Googleフォーム、Googleドキュメント、Dropboxを連携させた業務自動化に興味がある方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、資料作成からDropboxへの格納までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、他の業務に集中できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」のGoogleドキュメントを設定し、フォームの回答内容を反映した資料を作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された資料を指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Googleドキュメントのオペレーション設定では、資料作成に使用する任意の雛形ドキュメントを指定でき、フォームから取得した情報をドキュメント内の特定箇所に変数として埋め込むことが可能です。
- Dropboxのオペレーション設定では、作成された資料をアップロードする先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
資料作成を自動化する連携パターン
日常的に利用している様々なツールを起点として、資料作成を自動化し、Dropboxのようなストレージサービスへ効率的に格納する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します！
手作業による資料作成やファイル管理の煩わしさから解放され、業務の生産性を向上させるヒントが見つかるはずです。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてくださいね。
フォームの情報を活用して資料を自動作成し、ストレージサービスに格納する
Googleフォームなどのフォームサービスで収集したアンケート結果や問い合わせ内容をトリガーとして、自動で報告書や見積書といった資料を作成し、Dropboxのような指定のストレージサービスに格納することができます。
これまで手作業で行っていたデータ入力から資料作成、そしてファイル整理までのプロセスを大幅に効率化し、迅速な情報共有を実現しましょう！
Googleフォームで回答が送信されたら、資料を自動作成してDropboxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した回答をもとに、手作業で資料を作成しDropboxへ格納する作業は、時間もかかり、時には入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、Googleドキュメントで資料を自動作成し、指定したDropboxフォルダへ自動的に格納するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームの回答を基にした資料作成とDropboxへの格納を手作業で行っている方
- 定型的な資料作成業務の時間を削減し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
- Googleフォーム、Googleドキュメント、Dropboxを連携させた業務自動化に興味がある方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、資料作成からDropboxへの格納までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、他の業務に集中できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」のGoogleドキュメントを設定し、フォームの回答内容を反映した資料を作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された資料を指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Googleドキュメントのオペレーション設定では、資料作成に使用する任意の雛形ドキュメントを指定でき、フォームから取得した情報をドキュメント内の特定箇所に変数として埋め込むことが可能です。
- Dropboxのオペレーション設定では、作成された資料をアップロードする先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
データベース/CRMサービスの情報を活用して資料を自動作成し、ストレージサービスに格納する
NotionなどのデータベースやSalesforceのようなCRMサービスに登録・更新された顧客情報や案件情報を基に、自動で提案書や契約関連書類を作成し、Boxのような使い慣れたストレージサービスへ整理・保存することも可能です！
これにより、常に最新の情報に基づいた資料をミスなく迅速に準備でき、営業活動や顧客対応の質を向上させ、ビジネスチャンスの最大化に貢献します！
Notionにページが作成されたら、資料を自動作成してBoxに格納する
試してみる
■概要
Notionに新しいページが作成されるたびに、手作業で資料を作成し、Boxへ格納する業務に手間を感じていませんか。 また、こうした定型的な作業は、ヒューマンエラーを引き起こす可能性も潜んでいます。 このワークフローを活用すれば、Notionへのページ作成をトリガーに、Googleドキュメントで資料を自動生成しBoxへ格納するまでの一連の流れを自動化でき、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとBoxを利用し、情報共有や資料管理を行っているチームの方
- 手作業での資料作成と格納に多くの時間を費やしている担当者の方
- 定型業務の自動化により、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにページが作成されると、資料作成からBoxへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てられます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてNotionを選択し、「ページが作成されたら（Webhook）」アクションを設定します。これにより、Notionで新しいページが作成された際にフローが起動します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、作成されたページの詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションで「書類を発行する機能」のGoogleドキュメントを設定し、取得した情報を用いて指定のテンプレートから新しい資料を生成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成された資料を指定のフォルダに自動で格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、使用する書類の雛形を任意で指定できます。また、Notionから取得した情報を、雛形内の特定の場所に変数として自動で挿入するよう設定可能です。
- Boxへファイルをアップロードするアクションでは、生成された資料を保存するフォルダを任意で選択し、設定することができます。
■注意事項
- Notion、Googelドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
チャットツールの情報を活用して資料を自動作成し、ストレージサービスに格納する
Slackなどのチャットツールでの特定のキーワードを含む投稿や、重要なディスカッション内容をきっかけに、議事録や共有メモといったドキュメントを自動で生成し、OneDriveのようなクラウドストレージに保存するフローを構築できます。
会議後の煩雑な情報整理作業から解放され、チーム内でのスムーズな情報共有とナレッジの蓄積を促進し、コラボレーションの活性化を支援します！
Slackの投稿内容をもとに資料を自動作成してOneDriveに格納する
試してみる
■概要
Slackでのコミュニケーションは活発ですが、その内容を元に資料を作成し、適切に保管する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に複数の情報を手作業でまとめ、OneDriveへ格納するプロセスは、時間もかかりヒューマンエラーの懸念もあります。このワークフローを活用すれば、Slackへの投稿をきっかけに、AIが情報を整理しGoogleドキュメントで資料を自動作成、そしてOneDriveへ自動で格納するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackの投稿内容を基に、定期的に報告書や議事録を作成している担当者の方
- 手作業による資料作成やOneDriveへのファイルアップロードに手間を感じている方
- チーム内での情報共有の迅速化と、資料管理の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿から資料作成、OneDriveへの格納までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、他の業務に集中できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、資料の正確性を高められます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Slack、Googleドキュメント、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、特定のチャンネルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Slackの投稿内容から必要な情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションで「書類を発行する機能」のGoogleドキュメントを設定し、あらかじめ用意した雛形に抽出した情報を差し込み、資料を作成します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたGoogleドキュメントの資料を指定したフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、メッセージを監視する対象のチャンネルを任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、Slackの投稿から抽出したい具体的な項目（例：プロジェクト名、担当者、期限など）を任意で設定できます。
- Googleドキュメントのオペレーションでは、使用する書類の雛形を任意で指定し、AI機能で抽出したどの情報を書類のどこに反映させるかを変数として設定可能です。
- OneDriveのオペレーションでは、作成された資料を保存するフォルダを任意で設定できます。
■注意事項
- Slack、Googleドキュメント、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleフォームの回答からDropboxへ資料を自動格納するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで回答が送信された際に、その内容に基づいて資料を自動で作成し、作成された資料をDropboxの指定フォルダに格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとDropboxのマイアプリを連携する
- テンプレートをコピーする
- Googleフォームのトリガーを設定し、Dropboxへの格納アクションを設定する
- フローをONにして、自動化確認する
Googleフォームで回答が送信されたら、資料を自動作成してDropboxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した回答をもとに、手作業で資料を作成しDropboxへ格納する作業は、時間もかかり、時には入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、Googleドキュメントで資料を自動作成し、指定したDropboxフォルダへ自動的に格納するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームの回答を基にした資料作成とDropboxへの格納を手作業で行っている方
- 定型的な資料作成業務の時間を削減し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
- Googleフォーム、Googleドキュメント、Dropboxを連携させた業務自動化に興味がある方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、資料作成からDropboxへの格納までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、他の業務に集中できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」のGoogleドキュメントを設定し、フォームの回答内容を反映した資料を作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された資料を指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Googleドキュメントのオペレーション設定では、資料作成に使用する任意の雛形ドキュメントを指定でき、フォームから取得した情報をドキュメント内の特定箇所に変数として埋め込むことが可能です。
- Dropboxのオペレーション設定では、作成された資料をアップロードする先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
ステップ1：マイアプリ登録
まずは「Dropbox」と「Googleフォーム」のマイアプリ登録を行っていきます。
はじめに「Dropbox」のマイアプリ登録を行っていきましょう。
Dropboxのマイアプリ登録
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧からの検索窓に「Dropbox」と入力して、アイコンをクリックです。
以下の画面が出てきたら、メールアドレスを入力してください。
入力したら「続行」をクリックして次に進みます。
パスワードを入力後、ログインします。
以上で「Dropbox」のマイアプリ登録完了です！
Google フォームのマイアプリ登録
続いて、「Google フォーム」のマイアプリ登録です。
Dropbox同様に検索窓で「Google フォーム」を検索後、アイコンをクリックします。
以下の画面が出てきたら、一番下の赤枠の「 Sign in with Google」をクリックして次に進みましょう。
ログイン画面が出てきましたら、メールアドレスなどを入力して、次に進みます。
以下画面が出てきたら、右下の「続行」をクリックしてください。
以上で「Google フォーム」のマイアプリ登録、完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
Googleフォームで回答が送信されたら、資料を自動作成してDropboxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した回答をもとに、手作業で資料を作成しDropboxへ格納する作業は、時間もかかり、時には入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、Googleドキュメントで資料を自動作成し、指定したDropboxフォルダへ自動的に格納するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームの回答を基にした資料作成とDropboxへの格納を手作業で行っている方
- 定型的な資料作成業務の時間を削減し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
- Googleフォーム、Googleドキュメント、Dropboxを連携させた業務自動化に興味がある方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、資料作成からDropboxへの格納までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、他の業務に集中できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」のGoogleドキュメントを設定し、フォームの回答内容を反映した資料を作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された資料を指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- Googleドキュメントのオペレーション設定では、資料作成に使用する任意の雛形ドキュメントを指定でき、フォームから取得した情報をドキュメント内の特定箇所に変数として埋め込むことが可能です。
- Dropboxのオペレーション設定では、作成された資料をアップロードする先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ3：アプリトリガーの設定
次は「フォーム回答が送信されたら」をクリックしてください。
以下の連携するアカウント情報を確認して、次へ進んで下さい。
続いて、API接続設定を行っていきます。
まずはトリガーの起動間隔設定です。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定するのがおすすめです！
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
今回は「5分」に設定しました！
フォームIDを入力します。
入力欄下部を参考にフォームIDを入力してください。
テストを行いましょう。
テストが成功したら、取得した値を確認しましょう。
ここで取得した値を使って、この先のフローボットを完成させていきます！
ステップ4：書類を発行する
次に「書類を発行する」をクリックしてください。
まずは雛形書類の連携を行っていきます。
今回使用する、雛形書類はこちらです！
雛形書類がない方は、こちらを参考にぜひ作成してみてくださいね。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
ドキュメントのファイルIDを候補から選びましょう。
続いて、発行書類の設定です。
格納先のGoogle DriveファイルIDを候補から選択します。
書類が発行した際のフォルダの指定です。
出力ファイル名は、設定例を参考に入力してください。
書類が発行される際のファイル名の指定です。
今回は、取得した値から入力しました！
設定しましたら、次へ進んで下さい。
次に置換条件の設定しましょう。
「置換条件を取得」をクリックしてください。
置換条件が取得できていれば、OKです！
左の置換条件、右は置換後の値を入力していきます。
右の置換後の文字列に取得した値から「プロジェクト名」を入力します。
開始日、概要、目標、仕様も、プロジェクト名同様入力してください。
テストを行いましょう。
テストが成功したら、ダウンロードを行って書類を確認します。
書類をダウンロードしたら、指定した通りに値が置換できているか確認しましょう。
取得した値を確認後、「保存する」をクリックして次に進んでください。
ステップ5：ファイルをアップロードする
次は「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
ここからはDropboxへの保存の設定を行います。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進みましょう。
続いて、API接続設定を行います。
フォルダのパスを入力してください。
発行書類を格納するフォルダを指定するイメージです。
ファイル名は取得した値からプロジェクト名を指定します。
ファイルの添付方法とファイルは以下のように設定してください。
テストを行ってください。
テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
発行書類が指定したDrop Boxに保存されているか確認してみてくださいね。
ステップ6：フローボットの自動化設定
全ての設定が終わったら、以下の画面が出てきます。
「トリガーをON」をクリックしましょう！
資料作成するその他の自動化事例
Yoomには、今回紹介したもの以外にも、AIを活用して各種資料を自動で作成し、SlackやDropbox、Google ドキュメントなどと連携するテンプレートがたくさん用意されています！
以下を参考に、「これも使ってみたい！」と思ったら、バナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
Googleフォームの回答内容をもとに発注書を自動作成して、Dropboxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた発注依頼をもとに、手作業で発注書を作成し、Dropboxへ格納する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、発注書の自動作成からDropboxへの格納までが完了し、このような課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとDropboxを用いた受発注管理の効率化を検討している方
- 手作業での発注書作成に時間を取られ、本来のコア業務に集中できていない担当者の方
- 発注情報の転記ミスなどのヒューマンエラーをなくし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答から発注書作成、格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることが可能になります。
- 手作業による情報の転記プロセスをなくすことで、入力間違いやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させた発注書を作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された発注書ファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の起点としたいフォームのIDを任意で指定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、発注書のテンプレートとして使用するシートのIDなどを設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードするオペレーションでは、ファイルの格納先となるフォルダを任意で指定することが可能です。
■注意事項
Slackの投稿内容をもとに、発注書を自動作成してDropboxに格納する
試してみる
■概要
Slackで受けた発注依頼をもとに、手作業で発注書を作成・管理していませんか。この一連の作業は、手間がかかる上に、情報の転記ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackに特定の情報が投稿されるだけで、AIが内容を読み取り発注書を自動で作成し、Dropboxに格納まで行います。これにより、面倒な手作業から解放され、業務の正確性と速度を向上させることに繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受けた依頼をもとに発注書を手作業で作成している方
- 手作業による情報転記ミスや、発注書の格納漏れなどをなくしたい方
- 発注に関連する一連の定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿を起点に発注書の作成から格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Slack、Google スプレッドシート、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Slackの投稿内容から発注に必要な情報を抽出します。
- 続けて、オペレーションの書類を発行する機能でGoogle スプレッドシートを選択し、抽出した情報をもとに発注書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成した発注書を指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、発注依頼の投稿を検知したいチャンネルを任意で設定してください。
- AI機能では、Slackの投稿内容から発注書の作成に必要となる項目（宛名、品名、金額など）を任意で設定して抽出できます。
- 書類を発行する機能では、発注書の元となるGoogle スプレッドシートの雛形ファイルを任意で指定し、どのセルにどの情報を反映させるか設定可能です。前段階で取得した情報を変数として設定することもできます。
- Dropboxでは、作成したファイルを保存するフォルダやファイル名を任意で設定できます。ファイル名には、抽出した取引先名などの情報を変数として含めることも可能です。
■注意事項
- SlackとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Slackでメッセージが投稿されたら、AIでデータを抽出してGoogleドキュメントに自動で書類を作成する
試してみる
■概要
Slackに投稿される重要な情報を見逃したり、その情報を手作業で書類にまとめるのに手間を感じていませんか？特に、Slackでのコミュニケーションが活発なチームでは、必要な情報を探し出し、Googleドキュメントなどに転記する作業は時間もかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへのメッセージ投稿をきっかけに、AIが自動でデータを抽出し、Googleドキュメントに書類を自動作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackの情報を手作業でGoogleドキュメントに転記し、書類作成している方
- AIを活用して、Slackからの情報収集や書類作成業務を効率化したいと考えている方
- 定型的な書類作成業務を自動化し、より重要な業務に集中したいビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのメッセージ投稿をトリガーに、AIによるデータ抽出とGoogleドキュメントへの書類作成が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや抽出漏れ、書類作成時の記載ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションで、監視したいチャンネルを設定します。
- オペレーションで、YoomのAI機能「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Slackのメッセージ内容から必要な情報を抽出するよう指示します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、任意のフォルダに新しいドキュメントを作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したデータや固定のテキストをドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Slackのメッセージからどのような内容を抽出するかを具体的に設定することが可能です。例えば、特定のキーワードやパターンに合致する情報を抽出するように細かく指定できます。
- Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションでは、固定のテキストだけでなく、AIが抽出した動的なデータ（例えば、顧客名や案件名など）を組み合わせてドキュメントに追加するよう柔軟に設定できます。
■注意事項
- Slack、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionにページが作成されたら、発注書を自動作成してDropboxに格納する
試してみる
■概要
Notionで発注情報を管理しているものの、そこから発注書を作成してファイルストレージに格納する作業は手作業で行っていませんか。このワークフローは、Notionのデータソースに新しいページが作成されると、その情報を基にGoogle スプレッドシートの雛形から発注書を自動で作成し、Dropboxの指定フォルダへ格納します。発注書作成から保管までの一連の業務を自動化し、手作業による手間や転記ミスといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで管理している情報をもとに、手作業で発注書を作成している方
- 発注書の作成からDropboxへの格納までの一連の作業を自動化したい方
- 手作業による情報の転記ミスや、書類の格納漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにページを作成するだけで発注書が自動生成されるため、これまで手作業での作成や転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 情報を手で写す際に起こりがちな入力間違いや、作成した書類の格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Google スプレッドシート、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、ページの作成か更新かに応じて後続の処理を実行するようにします。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで取得したページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Google スプレッドシートの雛形とNotionから取得した情報をもとに発注書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された発注書を指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、発注情報を管理している任意のデータソースIDを指定してください。
- 書類を発行する機能では、任意のGoogle スプレッドシートを雛形として指定し、Notionから取得した取引先名や金額などの情報を変数として設定できます。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定可能です。また、ファイル名に取引先名や日付といった前段階で取得した情報を変数を設定することもできます。
■注意事項
- NotionとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
資料作成とDropboxへの格納を自動化することで、これまで手作業で行っていた資料作成やファイル管理、関連部署への共有といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。これにより、入力された情報に基づいて迅速かつ正確に資料が生成・整理されるため、担当者は情報収集や分析といった、より戦略的な業務に時間と労力を集中できるようになり、組織全体の業務効率と生産性の向上に大きく貢献します！
今回ご紹介したような、Googleフォームの回答内容から資料を自動作成しDropboxに格納するといった業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、まるでブロックを組み合わせるかのように直感的な操作で簡単に業務フローを構築できますよ。
もし日々の資料作成やファイル管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の可能性を実際に体験してみてください！
