【簡単設定】Dropboxにデータを自動で書き込み・転記する方法

ストレージサービスのデータをDropboxに自動で書き込み・転記する

クラウドストレージ間でのデータ連携を自動化することで、異なるストレージを利用するチーム間での情報共有がスムーズになるでしょう。
複数のサービスを使い分けながらも、一元的にデータを管理できます。

メールの受信内容をDropboxに自動で書き込み・転記する

メールで受信したファイルをDropboxに自動で保存。
ファイルのリネームや関係者への通知といった処理もフローに組み込まれているため、整理された状態でDropboxに格納でき、重要なデータを見落とすリスクも減らせます。

Dropboxにデータを自動で書き込み・転記するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にDropboxにデータを自動で書き込み・転記するフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

この記事では、先程ご紹介した「Apolloでコンタクトが登録されたらDropboxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• DropboxとApolloのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• Apolloに登録されたコンタクトの取得とDropboxに作成するフォルダの設定
• フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

ステップ1：DropboxとApolloのマイアプリ連携

DropboxとApolloをマイアプリに登録し、Yoomと連携させます。

1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

3. 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名を検索して選択。

先ずはDropboxを連携しましょう。

1. アプリ一覧でDropboxを選択。
2. 任意の方法でDropboxにログイン。

「マイアプリ」の画面に戻り、Dropboxが追加されていれば連携は完了です。

次にApolloを連携しましょう。

1. Apolloにログイン後、ApolloのAPI管理画面にアクセス。
2. 「Create new key」をクリック。

3. 「Name」には任意の名称、「Description」には任意の説明を設定。

4. 「APIs」のプルダウンから全ての項目にチェックを入れる。

5. 「Criate API key」をクリック。

6. API keysの一覧に追加されるため、コピーボタンをクリックしてAPI keyをコピー。

7. Yoomのアプリ一覧でApolloを選択。
8. 「アカウント名」には任意の名称、「アクセストークン」には手順6で取得したAPI keyを設定。
9. 「追加」をクリック。

「マイアプリ」の画面に戻り、Apolloが追加されていれば連携は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

DropboxとApolloの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

ステップ3：Apolloのトリガー設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

1. Apolloの「コンタクトが作成されたら」をクリック。

2. 内容を確認し、「次へ」をクリック。

3. 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
   トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
   ‍ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
   なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

4. 「テスト」をクリック。
   Apolloの最新のコンタクトを取得するテストを実行します。

「テスト成功」の結果が表示されると、「アウトプット」に取得したコンタクトの情報が追加されます。

アウトプットに問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
フローの画面に戻り、「コンタクトが作成されたら」にチェックマークがついていれば完了です。

ステップ4：Dropboxで作成するフォルダの設定

ステップ3で取得した情報を用いて、Dropboxにフォルダを作成します。

1. Dropboxの「フォルダを作成」をクリック。

2. 内容を確認し、「次へ」をクリック。

3. 「フォルダのパス」を設定。
   Dropboxの新しいフォルダを作成したいフォルダのURLを設定し、そのサブフォルダとしてステップ3で取得した情報をパスに組み込みます。

　　入力欄をクリックすることでアウトプットが表示されますので、「コンタクトが作成されたら」のメニューから、任意の値をクリックしてください。

　　「日付」のタブからは任意の日時も設定できます。

　　　ここでは例として「/アプリ連携/{{組織名}}」と設定しています。

4. 「テスト」をクリック。
   Dropboxの指定したパスに、実際にフォルダを作成するテストを実行します。

「テスト成功」の結果が表示されたら、指定した通りDropboxにフォルダが作成されていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

Dropboxを使ったその他の自動化例

Dropboxを使った便利な自動化例

Dropboxと他のアプリを連携させることで、フォームで受信したファイルを自動的にDropboxに保存したり、Dropboxへのファイル追加を起点にファイル操作や通知を行えます。

終わりに

Dropboxへのデータ転記を自動化することで、日々の業務を格段に効率化できます。
メール添付ファイルを手動で整理する手間から解放され、重要なタスクにもっと集中できるようになります。
さらに、複数のストレージやサービス間でデータを自動で連携させることで、チーム間の情報共有もスムーズに。
業務の効率化に欠かせないこの自動化フローを活用することで、煩わしい作業が減り、時間を有効に使えるようになります。

忙しいあなたの仕事をサポートする、この便利な方法をぜひ取り入れてみてください！

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