毎日の業務が忙しすぎて、ファイル整理やデータ転記に時間を取られていませんか？
手動でのデータ入力や整理が積もり、気がつけば他の重要な仕事に支障が出ている…。
今すぐ試せる自動化の方法をいくつかご紹介しますので、気になるものがあればぜひ登録して体験してみてください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDropboxを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
Apolloでコンタクトが登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
Dropboxにデータを自動で書き込み・転記する様々な方法
いろいろな方法で、Dropboxにデータを自動で書き込み・転記することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにDropboxの自動更新を体験できます。
データベース/CRMサービスのデータをDropboxに自動で書き込み・転記する
新しい顧客情報やタスクが追加された際に自動でフォルダを作成するフローです。
Apolloでコンタクトが登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
Zendeskでチケットが作成されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
ストレージサービスのデータをDropboxに自動で書き込み・転記する
クラウドストレージ間でのデータ連携を自動化することで、異なるストレージを利用するチーム間での情報共有がスムーズになるでしょう。
BoxにアップロードされたファイルをDropboxへ転送する
試してみる
Google Driveに格納されたファイルをDropboxにも格納する
試してみる
メールの受信内容をDropboxに自動で書き込み・転記する
メールで受信したファイルをDropboxに自動で保存。
Outlookで受信したファイルをリネームして、DropBoxに格納する
試してみる
Gmailの添付ファイルをDropboxに保存して関係者に通知する
試してみる
Dropboxにデータを自動で書き込み・転記するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にDropboxにデータを自動で書き込み・転記するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Apolloでコンタクトが登録されたらDropboxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
DropboxとApolloのマイアプリ連携
テンプレートのコピー
Apolloに登録されたコンタクトの取得とDropboxに作成するフォルダの設定
フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
Apolloでコンタクトが登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
ステップ1：DropboxとApolloのマイアプリ連携
DropboxとApolloをマイアプリに登録し、Yoomと連携させます。
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名を検索して選択。
先ずはDropboxを連携しましょう。
アプリ一覧でDropboxを選択。
任意の方法でDropboxにログイン。
「マイアプリ」の画面に戻り、Dropboxが追加されていれば連携は完了です。
次にApolloを連携しましょう。
Apolloにログイン後、ApolloのAPI管理画面 にアクセス。
「Create new key」をクリック。
「Name」には任意の名称、「Description」には任意の説明を設定。
「APIs」のプルダウンから全ての項目にチェックを入れる。
「Criate API key」をクリック。
API keysの一覧に追加されるため、コピーボタンをクリックしてAPI keyをコピー。
Yoomのアプリ一覧でApolloを選択。
「アカウント名」には任意の名称、「アクセストークン」には手順6で取得したAPI keyを設定。
「追加」をクリック。
「マイアプリ」の画面に戻り、Apolloが追加されていれば連携は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
DropboxとApolloの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
Apolloでコンタクトが登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされます。
ステップ3：Apolloのトリガー設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
Apolloの「コンタクトが作成されたら」をクリック。
内容を確認し、「次へ」をクリック。
「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
「テスト」をクリック。
「テスト成功」の結果が表示されると、「アウトプット」に取得したコンタクトの情報が追加されます。
アウトプットに問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
ステップ4：Dropboxで作成するフォルダの設定
ステップ3で取得した情報を用いて、Dropboxにフォルダを作成します。
Dropboxの「フォルダを作成」をクリック。
内容を確認し、「次へ」をクリック。
「フォルダのパス」を設定。
入力欄をクリックすることでアウトプットが表示されますので、「コンタクトが作成されたら」のメニューから、任意の値をクリックしてください。
「日付」のタブからは任意の日時も設定できます。
ここでは例として「/アプリ連携/{{組織名}}」と設定しています。
「テスト」をクリック。
「テスト成功」の結果が表示されたら、指定した通りDropboxにフォルダが作成されていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
Dropboxを使ったその他の自動化例
Dropboxを使った便利な自動化例
Dropboxと他のアプリを連携させることで、フォームで受信したファイルを自動的にDropboxに保存したり、Dropboxへのファイル追加を起点にファイル操作や通知を行えます。
HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する
試してみる
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
終わりに
Dropboxへのデータ転記を自動化することで、日々の業務を格段に効率化できます。
忙しいあなたの仕事をサポートする、この便利な方法をぜひ取り入れてみてください！
無料でYoomのアカウントを発行する
.avif)
.png)
.avif)
