毎日の業務が忙しすぎて、ファイル整理やデータ転記に時間を取られていませんか？
手動でのデータ入力や整理が積もり、気がつけば他の重要な仕事に支障が出ている…。
今すぐ試せる自動化の方法をいくつかご紹介しますので、気になるものがあればぜひ登録して体験してみてください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDropboxを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
Apolloでコンタクトが登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
営業活動でApolloを活用しているものの、コンタクト情報を基にした関連資料のフォルダをDropboxで都度手作業で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダ名の命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Apolloに新しいコンタクトが登録されると、自動でDropbox内に指定のフォルダが作成され、こうした手作業の課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Apolloで管理するコンタクト情報と連携し、Dropboxでのフォルダ管理を効率化したい方 手作業によるフォルダ作成での入力ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 営業活動におけるリード管理から資料管理までの一連のプロセスを自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Apolloにコンタクトが登録されると、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダ作成がなくなることで、フォルダ名の入力間違いや作成漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ApolloとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定して、フローが起動する条件を定めます。 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Apolloから取得した情報を基にフォルダを作成するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの保存先パスやフォルダ名を任意で設定できます。 フォルダ名には、Apolloのトリガーから取得した「会社名」や「コンタクト名」といった動的な情報を組み込むことも可能で、命名規則を統一したフォルダを自動で作成できます。 ■注意事項
Apollo、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxにデータを自動で書き込み・転記する様々な方法
いろいろな方法で、Dropboxにデータを自動で書き込み・転記することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにDropboxの自動更新を体験できます。
データベース/CRMサービスのデータをDropboxに自動で書き込み・転記する
新しい顧客情報やタスクが追加された際に自動でフォルダを作成するフローです。
Apolloでコンタクトが登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
営業活動でApolloを活用しているものの、コンタクト情報を基にした関連資料のフォルダをDropboxで都度手作業で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダ名の命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Apolloに新しいコンタクトが登録されると、自動でDropbox内に指定のフォルダが作成され、こうした手作業の課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Apolloで管理するコンタクト情報と連携し、Dropboxでのフォルダ管理を効率化したい方 手作業によるフォルダ作成での入力ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 営業活動におけるリード管理から資料管理までの一連のプロセスを自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Apolloにコンタクトが登録されると、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダ作成がなくなることで、フォルダ名の入力間違いや作成漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ApolloとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定して、フローが起動する条件を定めます。 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Apolloから取得した情報を基にフォルダを作成するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの保存先パスやフォルダ名を任意で設定できます。 フォルダ名には、Apolloのトリガーから取得した「会社名」や「コンタクト名」といった動的な情報を組み込むことも可能で、命名規則を統一したフォルダを自動で作成できます。 ■注意事項
Apollo、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zendeskでチケットが作成されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Zendeskで新規チケットが作成されるたびに、関連ファイルを保管するためにDropboxで手動でフォルダを作成していませんか？この単純作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zendeskでのチケット作成をきっかけにDropboxへ自動でフォルダを作成し、これらの手作業から解放されるため、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
ZendeskとDropboxを併用し、手作業でのファイル管理に課題を感じている方 カスタマーサポート業務において、チケットごとの情報整理を効率化したい方 手作業によるミスを減らし、より重要な顧客対応に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Zendeskのチケット作成後に自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていたフォルダ作成業務の時間を削減できます。 手作業によるフォルダの作成漏れや、チケットIDの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ZendeskとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、Zendeskの「ユーザー情報を取得」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxの「フォルダを作成」アクションでは、作成するフォルダの名称を任意に設定できます。固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したZendeskのチケット情報を動的な値として結びつけることで、チケットごとに一意のフォルダを自動で作成することが可能です。 ■注意事項
Zendesk、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ストレージサービスのデータをDropboxに自動で書き込み・転記する
クラウドストレージ間でのデータ連携を自動化することで、異なるストレージを利用するチーム間での情報共有がスムーズになるでしょう。
BoxにアップロードされたファイルをDropboxへ転送する
試してみる
■概要
BoxとDropboxなど、複数のクラウドストレージを併用していると、ファイルの転送やバックアップ作業に手間がかかることはありませんか？手作業でのアップロードやダウンロードは、時間もかかり、転送漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、自動的にDropboxへファイルが転送されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとDropbox間で定期的にファイルを転送しており、手作業に手間を感じている方 複数のクラウドストレージを併用しており、バックアップ作業を効率化したいと考えている方 手作業によるファイルの移動や同期で発生する、転送漏れなどのミスを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxにファイルがアップロードされると自動でDropboxに転送されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮できます 手作業によるファイルのダウンロード・アップロードが不要になるため、転送漏れやファイルの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとDropboxをYoomと連携します 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にワークフローを起動させるか、対象のフォルダIDを任意で設定してください Dropboxにファイルをアップロードする際、アップロード先のフォルダパスやファイル名を任意で設定できますBoxから取得したファイル名などの情報を変数として利用することも可能です ■注意事項
Google Driveに格納されたファイルをDropboxにも格納する
試してみる
■概要
Google DriveとDropboxなど、複数のクラウドストレージを併用しているとファイルのバックアップや共有のための手作業でのアップロードに手間を感じることはありませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとDropboxを併用し、手作業でのファイル同期に手間を感じている方 重要なファイルのバックアップや二重管理を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方 手動でのファイル転送による、アップロード漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにファイルが追加されると自動でDropboxにも格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル同期の時間を短縮することができます。 手作業によるファイルのアップロード漏れや、誤ったファイルを格納してしまうといったヒューマンエラーを防止し、確実なバックアップ体制を構築します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションで監視対象のフォルダを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダにファイルが追加された際にワークフローを起動させるか、対象のフォルダを任意で設定してください。 Dropboxにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダパスやファイル名を任意で設定できます。元のファイル名に日付を追加するなど、柔軟なカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
メールの受信内容をDropboxに自動で書き込み・転記する
メールで受信したファイルをDropboxに自動で保存。
Outlookで受信したファイルをリネームして、DropBoxに格納する
試してみる
■概要
取引先からOutlookに届く請求書や見積書を、都度手作業でリネームしてDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。この定型的な作業は、時間や手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルのリネームからDropboxへの格納までを完全に自動化し、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
OutlookとDropboxを利用し、定期的なファイル保存業務に手間を感じている方 取引先からのメール添付ファイルを手作業でリネームし、管理している経理や営業担当者の方 ファイル管理におけるヒューマンエラーをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信からファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイルのリネームやアップロードにかかる時間を短縮できます。 手作業によるファイル名の付け間違いや指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、特定の条件（特定のフォルダへの受信や件名など）を満たすメールを受信した際にフローが起動するよう設定します。 次に、オペレーションでOutlookの添付ファイル情報を取得し、対象のファイルをダウンロードします。 次に、オペレーションでAI機能を設定し、メールの件名や本文からファイル名に必要な情報（日付や取引先名など）を抽出します。 最後に、オペレーションでDropboxを設定し、抽出した情報でリネームしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、監視対象としたいメールフォルダのIDを指定したり、件名に特定のキーワードを含むメールのみを対象としたりすることが可能です。 Outlookの添付ファイルを取得するオペレーションでは、トリガーとなったメールのIDを指定してください。また、ファイルをダウンロードする際はメールIDとファイルIDをそれぞれ指定する必要があります。 AI機能のオペレーションでは、ファイル名に含めたい情報を任意で設定し、メール本文や件名から抽出するようにカスタムしてください。 Dropboxのオペレーションでは、ファイルのアップロード先となるフォルダのパスと、AI機能などで生成したファイル名を指定してください。 ■注意事項
Outlook、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailの添付ファイルをDropboxに保存して関係者に通知する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や重要書類の添付ファイルを毎回手動でDropboxに保存していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、保存漏れや関係者への通知忘れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信した際に添付ファイルを自動でDropboxへアップロードし、関係者への通知までを完結させることができるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した添付ファイルを日常的にDropboxへ手動で保存している方 請求書などの重要ファイルを管理しており、保存漏れや通知忘れを防ぎたい方 チーム内でのファイル共有を円滑にし、関係者への通知を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmail受信からDropboxへの保存、関係者への通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるファイルのダウンロード忘れや保存先の間違い、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、トリガーで取得した添付ファイルを指定します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ファイル保存が完了した旨を関係者に通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailで通知を送るアクションを設定する際に、通知先のメールアドレスを任意で設定することが可能です。 通知メールの本文は、固定のテキストだけでなく、前のステップで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むこともできます。 ■注意事項
Dropbox、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Dropboxにデータを自動で書き込み・転記するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にDropboxにデータを自動で書き込み・転記するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Apolloでコンタクトが登録されたらDropboxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
DropboxとApolloのマイアプリ連携
テンプレートのコピー
Apolloに登録されたコンタクトの取得とDropboxに作成するフォルダの設定
フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
Apolloでコンタクトが登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
営業活動でApolloを活用しているものの、コンタクト情報を基にした関連資料のフォルダをDropboxで都度手作業で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダ名の命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Apolloに新しいコンタクトが登録されると、自動でDropbox内に指定のフォルダが作成され、こうした手作業の課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Apolloで管理するコンタクト情報と連携し、Dropboxでのフォルダ管理を効率化したい方 手作業によるフォルダ作成での入力ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 営業活動におけるリード管理から資料管理までの一連のプロセスを自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Apolloにコンタクトが登録されると、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダ作成がなくなることで、フォルダ名の入力間違いや作成漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ApolloとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定して、フローが起動する条件を定めます。 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Apolloから取得した情報を基にフォルダを作成するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの保存先パスやフォルダ名を任意で設定できます。 フォルダ名には、Apolloのトリガーから取得した「会社名」や「コンタクト名」といった動的な情報を組み込むことも可能で、命名規則を統一したフォルダを自動で作成できます。 ■注意事項
Apollo、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：DropboxとApolloのマイアプリ連携
DropboxとApolloをマイアプリに登録し、Yoomと連携させます。
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名を検索して選択。
先ずはDropboxを連携しましょう。
アプリ一覧でDropboxを選択。
任意の方法でDropboxにログイン。
「マイアプリ」の画面に戻り、Dropboxが追加されていれば連携は完了です。
次にApolloを連携しましょう。
Apolloにログイン後、ApolloのAPI管理画面 にアクセス。
「Create new key」をクリック。
「Name」には任意の名称、「Description」には任意の説明を設定。
「APIs」のプルダウンから全ての項目にチェックを入れる。
「Criate API key」をクリック。
API keysの一覧に追加されるため、コピーボタンをクリックしてAPI keyをコピー。
Yoomのアプリ一覧でApolloを選択。
「アカウント名」には任意の名称、「アクセストークン」には手順6で取得したAPI keyを設定。
「追加」をクリック。
「マイアプリ」の画面に戻り、Apolloが追加されていれば連携は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
DropboxとApolloの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
Apolloでコンタクトが登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
営業活動でApolloを活用しているものの、コンタクト情報を基にした関連資料のフォルダをDropboxで都度手作業で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダ名の命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Apolloに新しいコンタクトが登録されると、自動でDropbox内に指定のフォルダが作成され、こうした手作業の課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Apolloで管理するコンタクト情報と連携し、Dropboxでのフォルダ管理を効率化したい方 手作業によるフォルダ作成での入力ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 営業活動におけるリード管理から資料管理までの一連のプロセスを自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Apolloにコンタクトが登録されると、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダ作成がなくなることで、フォルダ名の入力間違いや作成漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ApolloとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定して、フローが起動する条件を定めます。 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Apolloから取得した情報を基にフォルダを作成するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの保存先パスやフォルダ名を任意で設定できます。 フォルダ名には、Apolloのトリガーから取得した「会社名」や「コンタクト名」といった動的な情報を組み込むことも可能で、命名規則を統一したフォルダを自動で作成できます。 ■注意事項
Apollo、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされます。
ステップ3：Apolloのトリガー設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
Apolloの「コンタクトが作成されたら」をクリック。
内容を確認し、「次へ」をクリック。
「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
「テスト」をクリック。
「テスト成功」の結果が表示されると、「アウトプット」に取得したコンタクトの情報が追加されます。
アウトプットに問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
ステップ4：Dropboxで作成するフォルダの設定
ステップ3で取得した情報を用いて、Dropboxにフォルダを作成します。
Dropboxの「フォルダを作成」をクリック。
内容を確認し、「次へ」をクリック。
「フォルダのパス」を設定。
入力欄をクリックすることでアウトプットが表示されますので、「コンタクトが作成されたら」のメニューから、任意の値をクリックしてください。
「日付」のタブからは任意の日時も設定できます。
ここでは例として「/アプリ連携/{{組織名}}」と設定しています。
「テスト」をクリック。
「テスト成功」の結果が表示されたら、指定した通りDropboxにフォルダが作成されていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
Dropboxを使ったその他の自動化例
Dropboxを使った便利な自動化例
Dropboxと他のアプリを連携させることで、フォームで受信したファイルを自動的にDropboxに保存したり、Dropboxへのファイル追加を起点にファイル操作や通知を行えます。
HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxで個別フォルダを作成し、顧客情報や関連資料を管理したいチーム
・顧客ごとにフォルダを作成し、ドキュメント管理を効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、Dropboxでフォルダを自動生成し、顧客サポート資料ややり取りを一元管理したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotで取得したリード情報に基づいて、Dropboxにフォルダを作成し、キャンペーン資料やマーケティング資料を整理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・新規顧客やパートナー情報をHubSpotで管理し、関連するプロジェクト資料をDropboxで管理したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動でDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理することができます。
・顧客対応の進捗状況や関連資料をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している企業やチーム
Salesforceを導入して顧客管理や営業活動を行っている営業担当者や管理者 顧客情報を一元管理し、業務プロセスを効率化したい企業の営業チーム 2.Dropboxを利用している企業やチーム
Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者 顧客ごとにファイルを整理・管理し、安全に保管したい企業 3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
手動でのフォルダ作成やURLの登録作業の手間を省きたい営業担当者 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する
試してみる
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用している企業やチーム
DocuSignを導入して契約書の電子署名を行っている担当者 契約書の締結プロセスをデジタル化している法務担当者や管理者 2.Dropboxを利用している企業やチーム
Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者 契約書や証明書の安全な保管とバックアップを重要視している企業 3.契約プロセスの自動化を推進している方
契約書の締結後に証明書を手動でダウンロードして保存する手間を省きたい法務担当者 システム連携を通じて業務プロセスの効率化を図りたいIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
フォームで受け取った画像ファイルの管理、特に圧縮してから特定の場所に保存する作業に手間を感じていませんか。一つ一つ手作業で対応していると時間がかかるだけでなく、圧縮漏れや保存先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローは、フォームに投稿された画像をRPA機能が自動で圧縮し、Dropboxの指定フォルダに保存するため、こうした一連の作業を自動化し、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで収集した画像の圧縮やファイル管理に手間を感じているご担当者の方 RPAとDropboxを連携させ、手作業によるファイル保存業務を自動化したい方 オンラインストレージの容量を節約するため、画像を圧縮して保存したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム投稿を起点に画像の圧縮から保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるファイルの圧縮漏れや、指定フォルダへの保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイルアップロード項目を設けます。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームから受け取った画像をオンライン圧縮サイトなどで圧縮する一連のブラウザ操作を記録します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、RPAによって圧縮、保存されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーで設定するフォームは、画像ファイル以外にもテキスト入力欄など、業務に必要な項目を自由に追加・編集できます。 RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、利用したい画像圧縮サイトのURLや、操作対象のボタンなどを任意で設定してください。 Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。 ■注意事項
DropboxとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
終わりに
Dropboxへのデータ転記を自動化することで、日々の業務を格段に効率化できます。
忙しいあなたの仕事をサポートする、この便利な方法をぜひ取り入れてみてください！
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