【簡単設定】Microsoft TeamsのデータをDropboxに自動的に連携する方法

Microsoft Teamsでのやり取りで発生したファイルや情報を、手作業でDropboxに保存・整理している、といった業務はありませんか？
例えば、Microsoft Teamsのチャネルで共有された重要なファイルを一つ一つダウンロードし、Dropboxの該当フォルダにアップロードし直す作業は、単純ながらも時間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。

もし、Microsoft Teamsの投稿やファイル共有をきっかけに、自動でDropboxに必要な情報を格納する仕組みがあれば、日々の業務が効率化され、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーも防ぐことが可能です。

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化を試したことがない方でもスムーズに導入できます。
ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業から解放され、より価値の高い仕事に時間を使える環境を整えましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはMicrosoft TeamsとDropboxを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する」ワークフローは、チームのコミュニケーションとファイル管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。Microsoft Teamsでの書き込みをトリガーに、自動でDropboxに必要なフォルダを生成することで、情報の整理や共有がスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に活用しており、情報の整理に課題を感じているチームリーダーの方
・Dropboxを主要なファイル管理ツールとして使用しており、フォルダ作成の手間を削減したい方
・チーム内のコミュニケーションとファイル管理を一元化したい中小企業の経営者の方
・業務フローの自動化を推進し、生産性向上を目指しているIT担当者の方

■注意事項
・Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Microsoft TeamsとDropboxを連携してできること

Microsoft TeamsとDropboxのAPIを連携させると、両者間のデータ転記やファイル移動を自動化できます。
例えば、Microsoft Teamsでの特定の投稿をトリガーにしてDropboxにフォルダを作成したり、投稿されたファイルを自動で格納したりすることが可能になり、業務の手間を削減します。

ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
アカウント登録後、テンプレートを選択するだけですぐに自動化を体験できるので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！

Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する

Microsoft Teams上で新しいプロジェクトや案件に関するやり取りが始まった際、その内容に関連するフォルダをDropboxに自動作成します。
Microsoft Teamsの投稿からAIがプロジェクト名や案件名を自動で抽出し、その名前を付けたフォルダをDropbox上に自動生成するため、フォルダの作り忘れや命名規則の不統一を防ぎ、効率的な情報管理の実現をサポートします。

Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する」ワークフローは、チームのコミュニケーションとファイル管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。Microsoft Teamsでの書き込みをトリガーに、自動でDropboxに必要なフォルダを生成することで、情報の整理や共有がスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に活用しており、情報の整理に課題を感じているチームリーダーの方
・Dropboxを主要なファイル管理ツールとして使用しており、フォルダ作成の手間を削減したい方
・チーム内のコミュニケーションとファイル管理を一元化したい中小企業の経営者の方
・業務フローの自動化を推進し、生産性向上を目指しているIT担当者の方

■注意事項
・Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft Teamsに議事録ファイルが投稿されたら、Dropboxに自動格納する

会議後に作成した議事録ファイルをMicrosoft Teamsのチャネルに投稿した後、別途Dropboxの所定フォルダに手動で格納する作業を自動化します。
例えば、投稿に「議事録」というキーワードが含まれている場合や、特定の人物がファイルを投稿した場合のみDropboxに格納するといった条件分岐を設定することで、必要なファイルだけを自動で整理し、保管漏れや手間を削減することが可能です。

Microsoft Teamsに議事録ファイルが投稿されたら、Dropboxに自動格納する

試してみる

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■概要
このワークフローでは、Teamsに議事録ファイルが投稿されたら、Dropboxに自動格納することが可能です。これにより、情報の一元化と円滑なアクセスが可能となります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に使用しており、議事録の管理に手間を感じているビジネスパーソン
・Dropboxを活用してファイルを整理・保管したいと考えているチームリーダー
・議事録の自動保存によって業務の効率化を図りたいと考えている企業のIT担当者
・情報共有の迅速化とファイル管理の一元化を目指しているプロジェクトマネージャー

■注意事項
・Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「分岐」、「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

詳細を見る 試してみる

Microsoft TeamsとDropboxの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にMicrosoft TeamsとDropboxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft TeamsとDropboxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Teams／Dropbox

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• Microsoft TeamsとDropboxのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Microsoft Teamsのトリガー設定およびDropboxのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する」ワークフローは、チームのコミュニケーションとファイル管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。Microsoft Teamsでの書き込みをトリガーに、自動でDropboxに必要なフォルダを生成することで、情報の整理や共有がスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に活用しており、情報の整理に課題を感じているチームリーダーの方
・Dropboxを主要なファイル管理ツールとして使用しており、フォルダ作成の手間を削減したい方
・チーム内のコミュニケーションとファイル管理を一元化したい中小企業の経営者の方
・業務フローの自動化を推進し、生産性向上を目指しているIT担当者の方

■注意事項
・Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ステップ1：Microsoft TeamsとDropboxのマイアプリ連携

まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。
事前にマイアプリ登録を済ませておくことで、後のフローの設定がスムーズになりますよ！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

Microsoft Teams

以下に手順を解説した動画があるので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！

【要確認】Microsoft 365（旧Office 365）について

• 「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるため、ご注意ください。
• Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項も、あわせてご覧ください。

Dropbox

Microsoft Teamsと同様に登録手順を解説した動画があるので、こちらをご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に設定できます。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する」ワークフローは、チームのコミュニケーションとファイル管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。Microsoft Teamsでの書き込みをトリガーに、自動でDropboxに必要なフォルダを生成することで、情報の整理や共有がスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に活用しており、情報の整理に課題を感じているチームリーダーの方
・Dropboxを主要なファイル管理ツールとして使用しており、フォルダ作成の手間を削減したい方
・チーム内のコミュニケーションとファイル管理を一元化したい中小企業の経営者の方
・業務フローの自動化を推進し、生産性向上を目指しているIT担当者の方

■注意事項
・Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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お使いのYoom管理画面にコピーされるので、「OK」を押して設定を進めていきましょう！

※以降コピーしたフローボットは、管理画面内にあるプロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。

ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定

ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。

続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！

• タイトル：任意設定
• トリガーアクション：「チャネルにメッセージが送信されたら」を選択

次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。

【要確認】テストを行う際の注意点

• テストを行う際は、トリガーとなるメッセージが必要です。
  以下のように、Microsoft Teamsにメッセージを送信しておきましょう。

「トリガーの起動間隔」を確認し、入力欄をクリックして表示される候補から「チームID」を選択します。

【要確認】トリガーの起動間隔について

• トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
  ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うため、ご注意ください。
  基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

同様に、「チャネルID」を候補から選択して、「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
「メッセージ内容」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：データの抽出設定

Microsoft Teamsのメッセージからデータを抽出するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。

続いて、アクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。

※「変換タイプ」は、「変更する」をクリックして表示されるポップアップ画面で変更可能です。

【要確認】変換タイプについて
ここで設定した字数制限を超えたテキストが連携された場合、エラーとなりフローボットが停止しますのでご注意ください。

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次に、詳細を設定に進みます。
「対象のテキスト」「抽出したい項目」は変更せずに、「テスト」をクリックします。
抽出したい項目がほかにある場合、追加することも可能です。

テストが成功すると、以下のように表示されます。
確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：Dropboxのアクション設定

Dropboxにフォルダを作成するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「フォルダを作成」をクリックしてください。

続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。

‍

次に、API接続設定です。
以下の画像を参考に、「フォルダのパス」を入力・選択し、「テスト」をクリックしてください。

‍

テストを実行し、Dropboxにフォルダが作成されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。

ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。

これで「Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する」フローの完成です！

DropboxのデータをMicrosoft Teamsに連携したい場合

今回はMicrosoft TeamsからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDropboxからMicrosoft Teamsへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートもあわせてご利用ください。
情報共有のスピードを上げ、確認漏れを防ぐのに役立ちます。

Dropboxに新しいファイルが追加されたらMicrosoft Teamsに通知する

特定のDropboxフォルダに新しいファイルが追加されたことを、関連するMicrosoft Teamsチャネルに自動で通知するフローです。
関係者はファイルの追加に素早く気づくことができるため、確認漏れを防いで、迅速な情報共有と次のアクションへの移行を促進します。

Dropboxに新しいファイルが追加されたらMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要
「Dropboxの指定フォルダに新しいファイルが追加されたらMicrosoft Teamsに通知する」フローはDropboxとMicrosoft Teamsを連携させファイルの追加を素早くチームに共有する業務ワークフローです。
ファイル共有や情報共有で最新のファイルが追加されたことをチーム全体に伝えるのは重要ですが、手動で通知するのは手間がかかります。
そこでこのワークフローを使ってDropboxの指定フォルダに新しいファイルが追加された際にMicrosoft Teamsに自動で通知を送ることができ、スムーズな情報共有が行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを日常的に利用しているチームやプロジェクト管理者の方
・新しいファイルの共有状況をリアルタイムで把握したい方
・Microsoft Teamsを活用してチーム内のコミュニケーションを強化したい方
・手動の通知作業を減らし、業務の効率化を図りたい方

■注意事項
・Dropbox、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Microsoft TeamsやDropboxを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft TeamsやDropboxのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！

Microsoft Teamsを使った自動化例

チャットへの投稿や外部ツールからの情報をトリガーに、カレンダーでの予定作成、クラウドストレージとのファイル連携、チャット内での通知などを自動で行います。
これにより、手動での情報転記やファイル共有の手間をなくし、チーム内の情報連携をスムーズにします。

Backlogに課題が追加されたらMicrosoft Teamsに通知

試してみる

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Backlogに課題が追加されたら、Microsoft Teamsに自動で通知するフローです。

詳細を見る 試してみる

Google Driveに特定の条件のファイルがアップロードされたら、ファイル権限を変更してMicrosoft Teamsで通知する

試してみる

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■概要
「Google Driveに特定の条件のファイルがアップロードされたら、ファイル権限を変更してMicrosoft Teamsで通知する」ワークフローは、ファイル管理とチームコミュニケーションを自動化する業務ワークフローです。
Google Driveへのファイルアップロード時に自動で権限設定を行い、その変更をMicrosoft Teamsに通知します。
これにより、手動での権限変更や通知作業の手間を削減し、業務の効率化とセキュリティ向上を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に利用し、ファイル管理を効率化したいビジネスユーザーの方
・Microsoft Teamsでチーム内のコミュニケーションを円滑にしたいリーダーやマネージャーの方
・ファイルの権限設定や通知作業に時間を割いており、業務の自動化を検討しているIT担当者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務プロセスを最適化したい企業の経営者の方

■注意事項
・Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらNotionのページに投稿内容を追加する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらNotionのページに投稿内容を追加する」フローは、チーム内のコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。Microsoft Teamsでの重要な会話や情報を自動的にNotionに保存することで、情報の整理や共有がスムーズに行えます。
これにより、チームメンバー全員が最新の情報にアクセスしやすくなり、プロジェクトの進行管理が一層容易になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとNotionを日常的に利用しているチームリーダーの方
・重要なメッセージや情報を一元管理したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
・情報の手動転記に時間を取られ、業務効率化を図りたいと考えているビジネスパーソン
・チーム内のコミュニケーション履歴を整理し、後から見返せるようにしたい方

■注意事項
・Microsoft Teams、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft Teamsで受信した内容をもとに、Bitrix24にContactを作成する

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■概要
Microsoft Teamsのチャネルで顧客情報などを受け取るたびに、手作業でBitrix24へ情報を転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちです。このような定型的な作業に時間を取られ、本来の業務に集中できないと感じることもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Bitrix24とMicrosoft Teamsを連携させ、チャネルへのメッセージ投稿をきっかけにBitrix24へContact情報を自動で作成できるため、こうした課題をスムーズに解消します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Bitrix24とMicrosoft Teamsを活用して顧客情報を管理している方
・Microsoft Teamsの情報をBitrix24へ手作業で転記しており、手間を感じている方
・リード獲得から顧客管理までの一連のフローを自動化し、効率化したいと考えている方

■注意事項
・Microsoft Teams、Bitrix24のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft Teamsで画像ファイルが投稿されたら、Slackに転送する

試してみる

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■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、ファイル共有の手間に課題を感じていませんか？一方のツールに投稿された画像ファイルをもう一方へ手作業で転送するのは、時間もかかり共有漏れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルに画像ファイルが投稿されると自動でSlackに転送されるため、Microsoft TeamsとSlack間での情報連携を円滑にし、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとSlackを併用しており、ファイル共有を手作業で行っている方
・Microsoft Teamsへの投稿をSlackを利用するメンバーにも迅速に共有したいチームリーダーの方
・ツール間の情報格差をなくし、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方

■注意事項
・Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る

試してみる

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■概要
・Microsoft Teamsのチャンネルに文章が投稿されたら、自動的にOutlookを使って別の箇所にメールを送ります。

■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。

詳細を見る 試してみる

毎日、Googleカレンダーから当日の予定を取得してMicrosoft Teamsにリマインド通知する

試してみる

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■概要
「毎日、Googleカレンダーから当日の予定を取得してMicrosoft Teamsにリマインド通知する」ワークフローは、日々のスケジュール管理を自動化し、チーム内での情報共有を円滑にする業務ワークフローです。
毎朝、Googleカレンダーから当日の予定が自動的に取得され、Microsoft Teamsにリマインドとして通知されます。
これにより、メンバー全員が最新の予定を手軽に確認でき、効率的な業務運営が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとMicrosoft Teamsを日常的に利用しているチームリーダーの方
・スケジュール管理を効率化し、手動での確認作業を減らしたい企業のIT担当者
・チーム全体で予定を共有し、情報の漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
・リマインド通知を自動化して、業務の見逃しを防ぎたいビジネスパーソン

■注意事項
・Googleカレンダー、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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毎日、Zoomから当日の予定を取得してMicrosoft Teamsにリマインド通知する

試してみる

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■概要
「毎日、Zoomから当日の予定を取得してMicrosoft Teamsにリマインド通知する」ワークフローは、日々のオンラインミーティング管理を効率化する業務ワークフローです。
Zoomでスケジュールされたミーティングを毎朝自動的に取得し、Microsoft Teamsにリマインド通知を送信することで、重要な予定を見逃す心配がなくなります。
これにより、チーム全体の時間管理が向上し、スムーズなコミュニケーションが実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・ZoomとMicrosoft Teamsを日常的に利用しており、ミーティングの管理に手間を感じているビジネスユーザーの方
・チームのメンバーが多く、各自のスケジュールを把握するのが難しいリーダーやマネージャーの方
・リマインド通知の設定を手動で行っていて、時間と労力を節約したい方
・業務の自動化を進めて効率化を図りたいと考えているIT担当者や経営者の方

■注意事項
・Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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毎月の月末にフローボットを起動してMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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毎月の月末に起動して通知するフローボットです。分岐後の右側にフローを追加してください。

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Dropboxを使った自動化例

ファイルが格納されたり、追加されたりすることをトリガーに、ビジネスチャットへの通知やデータベースへの情報追加を自動で行います。
また、別のデータベースや顧客管理ツールからの情報をもとにフォルダを自動作成したり、他のオンラインストレージサービスと連携してファイルを転送することで、情報共有とファイル管理を効率化します。

Googleフォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする

試してみる

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■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、都度ファイルを確認しDropboxに手動で保存する作業は手間がかかる上に、保存忘れなどのミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でDropboxの指定フォルダにアップロードされるため、こうした手作業をなくし、ファイル管理の正確性と迅速性を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け取ったファイルの管理を手作業で行っている方
・ファイルの保存漏れや手作業によるミスを防ぎたいと考えている方
・GoogleフォームとDropbox間の定型業務を自動化し効率化したい方

■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

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Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。

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Dropboxにファイルがアップロードされたら、CloudConvertでPDFに変換し保存する

試してみる

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■概要
様々な形式のファイルを扱う際、都度手作業でPDFに変換して保存する業務に手間を感じてはいないでしょうか。
この手作業は時間がかかるだけでなく、変換漏れや保存先の間違いといったミスの原因にもなり得ます。
このワークフローは、Dropboxにファイルをアップロードするだけで、CloudConvertが様々なファイルをPDFに自動で変換し、指定の場所に保存します。
ファイル管理の手間を省き、業務をより円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxでのファイル管理で、手作業でのファイル形式の変換に手間を感じている方
・定期的に様々なファイルをPDFに変換しており、一連の業務を効率化したいと考えている方
・CloudConvertなどを使い手動でファイルをPDF化しており、自動化に関心のある方

■注意事項
・Dropbox、Cloud ConvertとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する

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■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書などの書類情報を、一つひとつ手作業でNotionに転記していませんか？
このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに追加されたファイルからOCR機能でデータを抽出し、Notionに情報を追加する流れを自動化できます。
データの転記作業の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとNotionを用いて、請求書や契約書などの書類を管理している方
・書類からのデータ転記作業に、時間的な負担や手間を感じている業務担当者の方
・ファイル内の文字起こしからデータ入力までの一連の業務を自動化したいと考えている方

■注意事項
・Dropbox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする

試してみる

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Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。

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HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する

試してみる

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HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。

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Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする

試してみる

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■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。
この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
・チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
・請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方

■注意事項
・OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する

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Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。

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Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する

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■概要
「Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する」ワークフローは、ZoomとDropboxの連携を活用して、会議録画の管理を効率化します。
ミーティング終了後、自動的に録画データがDropboxに保存されるため、手動での転送作業やデータ管理の手間を軽減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、ミーティング録画を効率的に管理したいビジネスパーソン
・録画データの保存や共有に時間を取られているチームリーダー
・Dropboxを既に活用しており、他のツールとの連携を強化したい企業
・ミーティング後のデータ整理を自動化して、業務効率を向上させたい管理者
・手動でのデータ保存作業を減らし、よりクリエイティブな業務に集中したい方

■注意事項
・Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご確認ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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DropboxにアップロードされたPDFをOCRでテキスト抽出し、要約結果をSlackに通知する

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‍■概要
DropboxにアップロードされたPDFを自動的にOCRでテキスト抽出し、その内容を要約した結果をSlackに通知する業務ワークフローです。
これによりPDFの内容確認や共有作業を効率化し、チーム全体の情報共有をスムーズに行えます。
結果として手動での作業を減らすことができ、時間と労力を節約できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを日常的に利用し、PDFファイルを多く扱うビジネスユーザーの方
・PDFの内容を素早く確認し、チームと共有したい方
・手動でのテキスト抽出や要約に時間を取られている業務担当者の方
・Slackを活用して効率的にチームコミュニケーションを図りたい方
・業務プロセスの自動化を検討しているIT担当者の方

■注意事項
・Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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まとめ

Microsoft TeamsとDropboxの連携を自動化することで、手作業での手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はより迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。

今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
Yoomに少しでも興味を持った方は、まずは無料登録してみましょう。たったの30秒で登録は完了します！

👉 今すぐ無料でアカウントを発行する

Microsoft TeamsとDropboxを連携させて、余裕を持った業務遂行を体験してみてください。

よくあるご質問

Q：自動作成するフォルダ名を動的に変更できますか？

A：

はい、できます。複数の「取得した値」を使用したり、毎回同じテキストを使用する定型的な文章は直接入力することもできるので、「取得した値」の使用と「直接入力」を組み合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
たとえば、「日付_プロジェクト名」と日付を入れたりすることもできますよ！