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Microsoft Teamsでのやり取りで発生したファイルや情報を、手作業でDropboxに保存・整理している、といった業務はありませんか？
例えば、Microsoft Teamsのチャネルで共有された重要なファイルを一つ一つダウンロードし、Dropboxの該当フォルダにアップロードし直す作業は、単純ながらも時間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsの投稿やファイル共有をきっかけに、自動でDropboxに必要な情報を格納する仕組み</span>があれば、日々の業務が効率化され、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーも防ぐことが可能です。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化を試したことがない方でもスムーズに導入できます。
ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業から解放され、より価値の高い仕事に時間を使える環境を整えましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft TeamsとDropboxを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft TeamsとDropboxのAPIを連携させると、両者間のデータ転記やファイル移動を自動化できます。
例えば、Microsoft Teamsでの特定の投稿をトリガーにしてDropboxにフォルダを作成したり、投稿されたファイルを自動で格納したりすることが可能になり、業務の手間を削減します。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
アカウント登録後、テンプレートを選択するだけですぐに自動化を体験できるので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Microsoft Teams上で新しいプロジェクトや案件に関するやり取りが始まった際、その内容に関連するフォルダをDropboxに自動作成します。
Microsoft Teamsの投稿から<span class="mark-yellow">AIがプロジェクト名や案件名を自動で抽出し、その名前を付けたフォルダをDropbox上に自動生成する</span>ため、フォルダの作り忘れや命名規則の不統一を防ぎ、効率的な情報管理を実現します。
会議後に作成した議事録ファイルをMicrosoft Teamsのチャネルに投稿した後、別途Dropboxの所定フォルダに手動で格納する作業を自動化します。
例えば、投稿に「議事録」というキーワードが含まれている場合や、特定の人物がファイルを投稿した場合のみDropboxに格納するといった条件分岐を設定することで、<span class="mark-yellow">必要なファイルだけを自動で整理し、保管漏れや手間をなくす</span>ことが可能です。
それでは、さっそく実際にMicrosoft TeamsとDropboxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft TeamsとDropboxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。画面左側にある「マイアプリ」から、「+新規接続」をクリックしてください。
右上の検索窓から、Microsoft Teamsを検索しましょう。
【要確認】Microsoft 365（旧Office 365）について
Microsoft365アカウントにサインインすると、マイアプリ登録が完了します。
Microsoft Teamsと同様、左上のマイアプリを選択後、「+新規接続」をクリックし、Dropboxを検索・選択してください。
Dropboxを選択したら、ログインします。
認証コードを求められた場合は、認証コードを入力し、「続行」をクリックしてください。アクセス権限許可画面で、「許可」をクリックすると連携が完了します。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
【要確認】テストを行う際の注意点
・テストを行う際は、トリガーとなるメッセージが必要です。
以下のように、Microsoft Teamsにメッセージを送信してみてください。
「トリガーの起動間隔」を確認し、以下を参考に「チームID」を候補から選択します。
【要確認】トリガーの起動間隔について
同様に、「チャネルID」を候補から選択して、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
「メッセージ内容」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
Microsoft Teamsのメッセージからデータを抽出するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
※「変換タイプ」は、「変更する」をクリックして表示されるポップアップ画面で変更可能です。
次に、詳細を設定に進みます。
「対象のテキスト」「抽出したい項目」は変更せずに、「テスト」をクリックします。
抽出したい項目がほかにある場合、追加することも可能です。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
Dropboxにフォルダを作成するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「フォルダを作成」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
以下の画像を参考に、「フォルダのパス」を入力・選択し、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、Dropboxにフォルダが作成されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
今回はMicrosoft TeamsからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDropboxからMicrosoft Teamsへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートもあわせてご利用ください。情報共有のスピードを上げ、確認漏れを防ぐのに役立ちます。
特定のDropboxフォルダに新しいファイルが追加されたことを、関連するMicrosoft Teamsチャネルに自動で通知するフローです。
<span class="mark-yellow">関係者はファイルの追加に素早く気づくことができるため、確認漏れを防いで、迅速な情報共有と次のアクションへの移行を促進</span>します。
Dropboxの指定フォルダにファイルがアップロードされると、そのファイルを別のフォルダに複製し、完了をMicrosoft Teamsに通知する一連の流れを自動化します。
例えば、提出用フォルダにアップされたファイルをレビュー用フォルダに自動でコピーするといった運用が可能です。<span class="mark-yellow">
ファイルのバックアップや版管理を自動化しつつ、関係者への作業完了報告を同時に行う</span>ことで、業務プロセス全体を効率化します。
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft TeamsやDropboxのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！"
チャットへの投稿や外部ツールからの情報をトリガーに、カレンダーでの予定作成、クラウドストレージとのファイル連携、チャット内での通知などを自動で行います。
これにより、手動での情報転記やファイル共有の手間をなくし、チーム内の情報連携をスムーズにします。
ファイルが格納されたり、追加されたりすることをトリガーに、ビジネスチャットへの通知やデータベースへの情報追加を自動で行います。
また、別のデータベースや顧客管理ツールからの情報をもとにフォルダを自動作成したり、他のオンラインストレージサービスと連携してファイルを転送することで、情報共有とファイル管理を効率化します。
Microsoft TeamsとDropboxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業での手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はより迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現できます。
もし日々のSaaS連携業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
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