Microsoft Teamsでのやり取りで発生したファイルや情報を、手作業でDropboxに保存・整理している、といった業務はありませんか？
もし、Microsoft Teamsの投稿やファイル共有をきっかけに、自動でDropboxに必要な情報を格納する仕組み があれば、日々の業務が効率化され、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーも防ぐことが可能です。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化を試したことがない方でもスムーズに導入できます。
とにかく早く試したい方へ YoomにはMicrosoft TeamsとDropboxを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでのプロジェクト開始の連絡や情報共有のたびに、手動でDropboxにフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsでの連絡をもとに、手作業でDropboxにフォルダを作成している方 複数のプロジェクトを管理しており、ファイル整理の効率化や標準化を図りたい方 手作業によるフォルダ名の入力ミスやフォルダの作成漏れを防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへの投稿をトリガーにフォルダが自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、AI機能「テキストからデータを抽出する」を設定し、Teamsの投稿内容からフォルダ名に必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」を設定し、前段で抽出したデータをもとにフォルダを自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「テキストからデータを抽出する」では、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容を基に、特定のキーワード（例：プロジェクト名、クライアント名など）を抽出するように設定できます。 Dropboxでフォルダを作成する際、前段のオペレーションで抽出したテキストデータを「変数」としてフォルダ名に埋め込むことが可能です。 ■注意事項
Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft TeamsとDropboxを連携してできること Microsoft TeamsとDropboxのAPIを連携させると、両者間のデータ転記やファイル移動を自動化できます。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する Microsoft Teams上で新しいプロジェクトや案件に関するやり取りが始まった際、その内容に関連するフォルダをDropboxに自動作成します。AIがプロジェクト名や案件名を自動で抽出し、その名前を付けたフォルダをDropbox上に自動生成する ため、フォルダの作り忘れや命名規則の不統一を防ぎ、効率的な情報管理の実現をサポートします。
Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでのプロジェクト開始の連絡や情報共有のたびに、手動でDropboxにフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsでの連絡をもとに、手作業でDropboxにフォルダを作成している方 複数のプロジェクトを管理しており、ファイル整理の効率化や標準化を図りたい方 手作業によるフォルダ名の入力ミスやフォルダの作成漏れを防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへの投稿をトリガーにフォルダが自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、AI機能「テキストからデータを抽出する」を設定し、Teamsの投稿内容からフォルダ名に必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」を設定し、前段で抽出したデータをもとにフォルダを自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「テキストからデータを抽出する」では、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容を基に、特定のキーワード（例：プロジェクト名、クライアント名など）を抽出するように設定できます。 Dropboxでフォルダを作成する際、前段のオペレーションで抽出したテキストデータを「変数」としてフォルダ名に埋め込むことが可能です。 ■注意事項
Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsに議事録ファイルが投稿されたら、Dropboxに自動格納する 会議後に作成した議事録ファイルをMicrosoft Teamsのチャネルに投稿した後、別途Dropboxの所定フォルダに手動で格納する作業を自動化します。必要なファイルだけを自動で整理し、保管漏れや手間を削減する ことが可能です。
Microsoft Teamsに議事録ファイルが投稿されたら、Dropboxに自動格納する
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■概要
Microsoft Teamsのチャネルに投稿された議事録を、その都度手作業でDropboxに保存するのは手間がかかるだけでなく保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが投稿された際に、自動でDropboxの指定フォルダへ格納することが可能です。これにより、議事録の管理業務を効率化して重要な情報の確実な保管を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft TeamsとDropboxで議事録などのファイル管理を手作業で行っている方 ファイルの保存漏れや格納場所の間違いを防ぎ、管理体制を強化したいチームリーダーの方 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Teamsへのファイル投稿をきっかけにDropboxへの格納が自動化されるため、手作業での保存業務にかかっていた時間を短縮できます。 手動でのファイル移動に伴う保存忘れや、誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、DropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、添付されたファイルを取得します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガーでは、自動化の対象としたいチャネルを任意で設定してください。 分岐機能では、「メッセージに特定のキーワード（例：議事録）が含まれている場合」など、ファイルが添付されている以外の条件も追加で設定可能です。 Dropboxのファイルアップロード設定では、ファイルの格納先となるフォルダを任意で指定してください。 ■注意事項
Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 「分岐」、「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。ご利用プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Microsoft TeamsとDropboxの連携フローを作ってみよう それでは、さっそく実際にMicrosoft TeamsとDropboxを連携したフローを作成してみましょう！登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト： Microsoft Teams ／ Dropbox
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は「Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する 」フローを作成していきます！
Microsoft TeamsとDropboxのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Microsoft Teamsのトリガー設定およびDropboxのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
Microsoft Teamsでのプロジェクト開始の連絡や情報共有のたびに、手動でDropboxにフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsでの連絡をもとに、手作業でDropboxにフォルダを作成している方 複数のプロジェクトを管理しており、ファイル整理の効率化や標準化を図りたい方 手作業によるフォルダ名の入力ミスやフォルダの作成漏れを防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへの投稿をトリガーにフォルダが自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、AI機能「テキストからデータを抽出する」を設定し、Teamsの投稿内容からフォルダ名に必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」を設定し、前段で抽出したデータをもとにフォルダを自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「テキストからデータを抽出する」では、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容を基に、特定のキーワード（例：プロジェクト名、クライアント名など）を抽出するように設定できます。 Dropboxでフォルダを作成する際、前段のオペレーションで抽出したテキストデータを「変数」としてフォルダ名に埋め込むことが可能です。 ■注意事項
Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Microsoft TeamsとDropboxのマイアプリ連携 まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。初めてのYoom
Microsoft Teams 以下に手順を解説した動画があるので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
【要確認】Microsoft 365（旧Office 365）について
Dropbox Microsoft Teamsと同様に登録手順を解説した動画があるので、こちらをご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー ここからいよいよフローを作っていきます！
Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでのプロジェクト開始の連絡や情報共有のたびに、手動でDropboxにフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsでの連絡をもとに、手作業でDropboxにフォルダを作成している方 複数のプロジェクトを管理しており、ファイル整理の効率化や標準化を図りたい方 手作業によるフォルダ名の入力ミスやフォルダの作成漏れを防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへの投稿をトリガーにフォルダが自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、AI機能「テキストからデータを抽出する」を設定し、Teamsの投稿内容からフォルダ名に必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」を設定し、前段で抽出したデータをもとにフォルダを自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「テキストからデータを抽出する」では、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容を基に、特定のキーワード（例：プロジェクト名、クライアント名など）を抽出するように設定できます。 Dropboxでフォルダを作成する際、前段のオペレーションで抽出したテキストデータを「変数」としてフォルダ名に埋め込むことが可能です。 ■注意事項
Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
お使いのYoom管理画面にコピーされるので、「OK」を押して設定を進めていきましょう！
※以降コピーしたフローボットは、管理画面内にあるプロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定 ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
続いて、連携アカウントとアクションを選択 に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
タイトル：任意設定
トリガーアクション：「チャネルにメッセージが送信されたら」を選択
次に、アプリトリガーのAPI接続設定 です。
【要確認】テストを行う際の注意点
テストを行う際は、トリガーとなるメッセージが必要です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、入力欄をクリックして表示される候補から「チームID」を選択します。
【要確認】トリガーの起動間隔について
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン
同様に、「チャネルID」を候補から選択して、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように「取得した値
ステップ4：データの抽出設定 Microsoft Teamsのメッセージからデータを抽出するための設定をします。テキストからデータを抽出する
続いて、アクションを選択 に進みます。
※「変換タイプ」は、「変更する」をクリックして表示されるポップアップ画面で変更可能です。
【要確認】変換タイプについて ここで設定した字数制限を超えたテキストが連携された場合、エラーとなりフローボットが停止しますのでご注意ください。
次に、詳細を設定 に進みます。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
ステップ5：Dropboxのアクション設定 Dropboxにフォルダを作成するための設定をします。
続いて、連携アカウントとアクションを選択 に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定 です。
テストを実行し、Dropboxにフォルダが作成されていれば、設定完了です。
ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認 最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
これで「Microsoft Teamsで投稿された内容をもとに、Dropboxにフォルダを作成する 」フローの完成です！
DropboxのデータをMicrosoft Teamsに連携したい場合 今回はMicrosoft TeamsからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDropboxからMicrosoft Teamsへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートもあわせてご利用ください。
Dropboxに新しいファイルが追加されたらMicrosoft Teamsに通知する 特定のDropboxフォルダに新しいファイルが追加されたことを、関連するMicrosoft Teamsチャネルに自動で通知するフローです。関係者はファイルの追加に素早く気づくことができるため、確認漏れを防いで、迅速な情報共有と次のアクションへの移行を促進 します。
Dropboxに新しいファイルが追加されたらMicrosoft Teamsに通知する
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■概要
Dropboxに重要なファイルを追加したものの、関係者への共有が遅れてしまうことはありませんか。また、毎回手動でチャットツールに通知するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxに新しいファイルが追加されると自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、迅速で確実な情報共有を実現し、確認漏れといった課題を防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとMicrosoft Teamsを連携させ、ファイル共有の通知を自動化したい方 ファイルの更新や追加に気づかず、業務に遅れが生じることを避けたいプロジェクト管理者の方 手作業による通知の手間や、連絡漏れなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxにファイルが追加されると自動でMicrosoft Teamsへ通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。 手作業で発生しがちな連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、チーム内での確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「新しいファイルが追加されたら」というアクションを設定して、監視対象のフォルダを指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知内容を記述します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを任意で指定することが可能です。 通知メッセージの本文は自由に編集でき、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を埋め込めます。 ■注意事項
Dropbox、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft TeamsやDropboxを使ったその他の自動化例 今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft TeamsやDropboxのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
Microsoft Teamsを使った自動化例 チャットへの投稿や外部ツールからの情報をトリガーに、カレンダーでの予定作成、クラウドストレージとのファイル連携、チャット内での通知などを自動で行います。
Backlogに課題が追加されたらMicrosoft Teamsに通知
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◼️概要
Backlogに課題が追加されたら、指定のMicrosoft Teamsチャネルに通知します。
通知内容には、課題のタイトルや説明などを含むことが可能です。
◼️設定方法
1.BacklogとMicrosoft TeamsそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.トリガーの「Backlogに課題が追加されたら」を選択し、連携アカウントやプロジェクトを設定してください。
3.Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャットルーム、メッセージ内容を設定してください。
4.メッセージ内容は、Backlogから取得した課題の情報をもとにカスタマイズできます。
5.最後にフローボットのトリガーをONにしてください。
6.これにより、Backlogに課題が追加されると、指定したMicrosoft Teamsチャネルに通知が送信されます。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Microsoft Teamsの投稿先や通知文を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google Driveに特定の条件のファイルがアップロードされたら、ファイル権限を変更してMicrosoft Teamsで通知する
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■概要
Google Driveに特定の条件のファイルがアップロードされた際、都度ファイル権限を手動で変更し、関係者にMicrosoft Teamsで通知する作業は、手間がかかるりますよね。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとMicrosoft Teamsを利用した情報共有プロセスを効率化したいと考えている方 手作業によるファイル権限の設定ミスや、Microsoft Teamsへの通知漏れを防ぎたい方 定型的なファイル共有業務から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイルアップロードから権限変更、Microsoft Teamsでの通知までの一連の流れが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます。 ファイル権限の設定忘れや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象とするフォルダを指定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルが特定の条件（ファイル名や種類など）に合致する場合のみ、後続の処理に進むようにします。 条件に合致した場合、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルの権限を変更します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルにファイル共有の通知メッセージを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするか、具体的なフォルダIDを指定してください。 分岐機能では、処理を分岐させるための条件（例：特定のファイル名が含まれる、特定の拡張子であるなど）を任意で設定してください。 Google Driveのファイル権限変更アクションでは、対象となるファイルのID（通常はトリガーで取得したファイルIDを利用します）と、付与したい具体的な権限（例：「閲覧者」「編集者」など、「リンクを知っている全員」以外の権限も選択可能です）を任意で指定してください。 Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチームID、チャネルID、そして送信するメッセージ内容を自由にカスタマイズしてください。ファイル名やリンクをメッセージに含めることも可能です。 ■注意事項
Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらNotionのページに投稿内容を追加する
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■概要
Microsoft Teamsでの議論や共有事項は重要ですが、次々と流れてしまい後から見返すのが大変ではありませんか？その内容をNotionに手作業で転記するのは手間がかかり、コピー＆ペーストのミスや転記漏れも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにメッセージが投稿されると、自動でNotionの指定ページに内容が追加されるため、情報の集約と管理を効率化し、重要な情報を見逃すリスクを減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsでの情報共有をNotionで管理しており、転記作業に手間を感じている方 チームの重要なやり取りを資産として蓄積し、ナレッジマネジメントを効率化したいと考えている方 手作業による情報の転記漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたいプロジェクトリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsの投稿が自動でNotionに集約されるため、手作業での転記時間を削減し、他の業務に集中できます。 重要な情報や決定事項が自動でNotionに記録・蓄積されるため、情報の一元管理が実現し、ナレッジの属人化を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチャネルを指定します。 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「ページにテキストを追加」アクションを設定します。ここで、どのページにどのような内容を追加するかを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionの「ページにテキストを追加」アクションで、追加するコンテンツを自由にカスタマイズできます。Microsoft Teamsのトリガーから取得した「メッセージ内容」や「投稿者名」、「投稿日時」などを組み合わせて、記録したい形式でテキストを作成してください。 ■注意事項
Microsoft Teams、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsで受信した内容をもとに、Bitrix24にContactを作成する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsのチャネルで顧客情報などを受け取るたびに、手作業でBitrix24へ情報を転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちです。このような定型的な作業に時間を取られ、本来の業務に集中できないと感じることもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Bitrix24とMicrosoft Teamsを連携させ、チャネルへのメッセージ投稿をきっかけにBitrix24へContact情報を自動で作成できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Bitrix24とMicrosoft Teamsを活用して顧客情報を管理している方 Microsoft Teamsの情報をBitrix24へ手作業で転記しており、手間を感じている方 リード獲得から顧客管理までの一連のフローを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsにメッセージが投稿されると自動でBitrix24にContactが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、情報の転記漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Bitrix24とMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、Microsoft Teamsで受信したメッセージから名前や連絡先などの必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでBitrix24の「Create Contact」アクションを設定し、抽出した情報をもとにContactを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知したいチームIDとチャネルIDを任意で設定してください。 テキスト抽出機能のオペレーションでは、受信するメッセージの形式にあわせて、抽出したい情報のルールを任意で設定してください。 Bitrix24にContactを作成する際に、Microsoft Teamsのメッセージから抽出したどの情報をどの項目に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
Microsoft Teams、Bitrix24のそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsで画像ファイルが投稿されたら、Slackに転送する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、ファイル共有の手間に課題を感じていませんか？一方のツールに投稿された画像ファイルをもう一方へ手作業で転送するのは、時間もかかり共有漏れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルに画像ファイルが投稿されると自動でSlackに転送されるため、Microsoft TeamsとSlack間での情報連携を円滑にし、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft TeamsとSlackを併用しており、ファイル共有を手作業で行っている方 Microsoft Teamsへの投稿をSlackを利用するメンバーにも迅速に共有したいチームリーダーの方 ツール間の情報格差をなくし、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsにファイルが投稿されると自動でSlackに転送されるため、これまで手作業でのファイル共有にかかっていた時間を短縮できます 手動での転送作業がなくなることで、ファイルの共有漏れや誤った情報を送付するといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとSlackをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きメッセージが送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」アクションを設定します 続いて、オペレーションでMicrosoft Teamsの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のチャンネルに送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackの「ファイルを送る」アクションでは、通知するメッセージ内容を自由に設定できます 固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したMicrosoft Teamsの投稿本文などを変数としてメッセージに含めることも可能です ■注意事項
Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る
試してみる
◼️概要
Microsoft Teamsの特定のチャンネルに文章が投稿されたら、自動的にOutlookを使ってメールで転送します。
Outlookのメールの本文や宛先は自由に変更してご利用ください。
間に分岐処理を追加することで、Microsoft Teamsの投稿内容に応じてメールの内容や宛先を分岐することも可能です。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎日、Googleカレンダーから当日の予定を取得してMicrosoft Teamsにリマインド通知する
試してみる
■概要
毎日の業務開始時に、Googleカレンダーを開いてその日の予定を確認し、チームに共有する作業は、単純ですが手間のかかる業務ではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleカレンダーの予定を、毎朝Microsoft Teamsに手作業で転記している方 日々のスケジュール共有を自動化し、チームのタスク管理を効率化したいマネージャーの方 定型的なリマインド業務をなくし、本来のコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
毎朝決まった時間にGoogleカレンダーの予定が自動で通知されるため、手作業での確認や共有にかかる時間を短縮できます。 手作業による予定の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleカレンダーをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎日午前9時」など、通知したいスケジュールを設定します。 次に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定の一覧を取得する」アクションで当日の予定を取得します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで取得した予定を通知用に整形します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「メッセージを送る」アクションで整形したテキストを指定のチームやチャンネルに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能では、Cron設定を用いることで「平日の毎朝8時45分」といった、より詳細な通知タイミングを設定できます。 AI機能でテキストを生成する際のプロンプト（指示文）は自由に設定できます。 通知先のツールはMicrosoft Teamsだけでなく、SlackやGoogle Chatなど、普段お使いのチャットツールに変更して運用することもできます。 ■注意事項
Googleカレンダー、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎日、Zoomから当日の予定を取得してMicrosoft Teamsにリマインド通知する
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■概要
毎朝、Zoomでその日のミーティング予定を確認し、Microsoft Teamsに手入力で共有していませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
ZoomとMicrosoft Teamsを使い、毎日の予定共有を手作業で行っている方 チーム内のスケジュール共有を効率化し、参加漏れなどを防ぎたいチームリーダーの方 日々の定型業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
毎朝の予定確認と通知作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。 システムが自動で情報を取得・通知するため、手作業による転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで、毎日通知を実行したい時刻を設定します。 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングの一覧を取得」アクションを設定し、当日のミーティング情報を取得するように設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したミーティング情報をもとに通知メッセージを作成します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「メッセージを送る」アクションを設定し、生成されたメッセージを指定のチャンネルに投稿します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーは、Cron設定を利用することで、より詳細な実行時間を指定することが可能です。 ミーティング情報を取得するZoomは、他のオンラインミーティングツールに変更することもできます。 通知メッセージを生成する際のプロンプトは、任意の内容に設定いただけます。 通知先のMicrosoft Teamsは、他のアプリに変更することも可能です。 ■注意事項
Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎月の月末にフローボットを起動してMicrosoft Teamsに通知する
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■概要
毎月の月末に自動的に起動し、あわせてMicrosoft Teamsで通知を行うフローボットです。
このフローボットは、右側の分岐後に追加されたフローによって、様々な自動処理を行うことができます。
※例えば、毎月の請求書発行処理や、スプレッドシートへの集計処理、または定期的なデータバックアップ処理など、様々な用途でご活用ください。
■設定方法
・ フローボットのスケジュールトリガーを使用して、毎月の月末付近（28日,29日,30日,31日）にフローボットを起動します。
・「データを操作・変換する」アクションでフローボット起動日を取得し、月末の日付との差分を計算し、月末日当日か照合させます。
・フローボット起動日の日付が月末日当日ではない場合には、フローボットが終了します。
・フローボット起動日の日付が月末日当日の場合は、右側に分岐し、Microsoft Teamsで通知します。
・通知先のチャネルの指定をしてください。
・その後に追加するフローは、目的や用途に応じて自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
・ フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・分岐後の右側に追加するフローの設定や内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Dropboxを使った自動化例 ファイルが格納されたり、追加されたりすることをトリガーに、ビジネスチャットへの通知やデータベースへの情報追加を自動で行います。
Googleフォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする
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■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、都度ファイルを確認しDropboxに手動で保存する作業は手間がかかる上に、保存忘れなどのミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でDropboxの指定フォルダにアップロードされるため、こうした手作業をなくし、ファイル管理の正確性と迅速性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取ったファイルの管理を手作業で行っている方 ファイルの保存漏れや手作業によるミスを防ぎたいと考えている方 GoogleフォームとDropbox間の定型業務を自動化し効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへのファイル送信をトリガーに自動でDropboxに保存するため、これまで手作業でのアップロード業務に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたファイルをダウンロードします。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、対象となるフォームのIDや、フローを起動させる間隔を任意で設定してください。 Google Driveからファイルをダウンロードするアクションでは、トリガーのアウトプアウトからファイルのIDを選択し、ダウンロード対象として指定します。 Dropboxへファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名、アップロードするファイルなどを任意で設定してください。 ■注意事項
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をGoogle スプレッドシート上で管理したい方
・アップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってGoogle スプレッドシートのデータベースに追加することで業務効率化を図りたい方
2.DropboxとGoogle スプレッドシートを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールですが、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業でGoogle スプレッドシートのデータベース追加するのは、手間がかかる上にヒューマンエラー（追加漏れなど）のリスクがあります。
手作業での追加などを行う必要がなくなることにより転記ミスや入力ミスを減らすことができ業務の効率化を図ることが可能になる[Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加する]フローは最適です。
■注意事項
・Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Dropboxにファイルがアップロードされたら、CloudConvertでPDFに変換し保存する
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■概要
様々な形式のファイルを扱う際、都度手作業でPDFに変換して保存する業務に手間を感じてはいないでしょうか。この手作業は時間がかかるだけでなく、変換漏れや保存先の間違いといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、Dropboxにファイルをアップロードするだけで、CloudConvertが様々なファイルをPDFに自動で変換し、指定の場所に保存します。ファイル管理の手間を省き、業務をより円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Dropboxでのファイル管理で、手作業でのファイル形式の変換に手間を感じている方 定期的に様々なファイルをPDFに変換しており、一連の業務を効率化したいと考えている方 CloudConvertなどを使い手動でファイルをPDF化しており、自動化に関心のある方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxへのファイルアップロードを起点に自動でPDF変換と保存が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます 手動でのファイル変換作業がなくなることで、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとCloudConvertをYoomと連携します トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します オペレーションで、トリガーをきっかけにDropboxからファイルをダウンロードします データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」で、ファイル名などの情報を抽出します CloudConvertにファイルをアップロードし、「ファイルを変換」アクションでPDF形式への変換タスクを作成します 変換処理の完了後、CloudConvertから変換されたPDFファイルをダウンロードします 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダに保存します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください データ抽出機能では、抽出元のテキスト情報や、正規表現のパターンを任意で設定し、必要な情報を抽出できます CloudConvertでのファイル変換や、Dropboxへのファイルアップロード設定では、ファイル名などに固定値や前のステップで取得した情報を組み合わせて設定することが可能です ■注意事項
Dropbox、Cloud ConvertとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する
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■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書などの書類情報を、一つひとつ手作業でNotionに転記していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとNotionを用いて、請求書や契約書などの書類を管理している方 書類からのデータ転記作業に、時間的な負担や手間を感じている業務担当者の方 ファイル内の文字起こしからデータ入力までの一連の業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。 転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
DropboxとNotionをYoomと連携します。 トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。 オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、監視対象となるフォルダを指定してください。 OCR機能では、ファイルのどの項目を読み取るかを設定できます。 Notionのレコード追加では、レコードを追加するデータベースを指定してください。 ■注意事項
Dropbox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
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■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。 Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。 ■注意事項
Gmail、DropboxとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxで個別フォルダを作成し、顧客情報や関連資料を管理したいチーム
・顧客ごとにフォルダを作成し、ドキュメント管理を効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、Dropboxでフォルダを自動生成し、顧客サポート資料ややり取りを一元管理したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotで取得したリード情報に基づいて、Dropboxにフォルダを作成し、キャンペーン資料やマーケティング資料を整理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・新規顧客やパートナー情報をHubSpotで管理し、関連するプロジェクト資料をDropboxで管理したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動でDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理することができます。
・顧客対応の進捗状況や関連資料をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
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■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方 チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。 さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。 Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。 ■注意事項
OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している企業やチーム
Salesforceを導入して顧客管理や営業活動を行っている営業担当者や管理者 顧客情報を一元管理し、業務プロセスを効率化したい企業の営業チーム 2.Dropboxを利用している企業やチーム
Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者 顧客ごとにファイルを整理・管理し、安全に保管したい企業 3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
手動でのフォルダ作成やURLの登録作業の手間を省きたい営業担当者 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoomでの会議が多く、録画データのダウンロードや共有に手間を感じている方 手作業によるファイルのアップロードで、保存漏れなどのミスを防ぎたい方 ZoomとDropboxを連携させ、議事録やナレッジの管理を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Zoomミーティングが終了すると、録画データが自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動でのアップロード作業が不要になることで、保存のし忘れやファイル名の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ZoomとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画情報を取得します。 続けて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Zoomの各オペレーションでは、トリガーで取得した情報をもとに、対象となるミーティングIDやレコーディングのダウンロードURLを設定してください。 Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名は固定のテキストだけでなく、ミーティングのトピックや開催日時といった情報を組み合わせて任意に設定することが可能です。 ■注意事項
Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。 クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちら をご参照ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご確認ください。
DropboxにアップロードされたPDFをOCRでテキスト抽出し、要約結果をSlackに通知する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた契約書や議事録などのPDFファイルに対し、都度内容を確認して要約を作成し、関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRによるテキスト抽出からAIによる要約、Slackへの通知までの一連の作業を自動化し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Dropboxに保存されたPDFの内容確認と情報共有に手間を感じている方 契約書や議事録などの書類から手作業で文字起こしや要約を行っている方 AIを活用して、定型的な情報収集や共有業務を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFの確認からテキスト抽出、要約、共有までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業によるテキストの転記ミスや、要約内容のブレ、共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します。 トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 続いて、「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションで、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。 さらに、「要約する」オペレーションで、抽出したテキストを指定したプロンプトに基づきAIに要約させます。 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」オペレーションで、生成された要約結果を指定したチャンネルに自動で通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのパスを任意に設定してください。 「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、特定の項目のみを抽出するなど、抽出したい内容を任意に設定することが可能です。 「要約する」オペレーションでは、箇条書きでの出力や文字数の指定など、AIに与えるプロンプト（指示文）を自由にカスタマイズしてください。 Slackに通知する際、通知先のチャンネルやメッセージに含める定型文などを、実際の業務に合わせて任意に設定できます。
まとめ Microsoft TeamsとDropboxの連携を自動化することで、手作業での手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
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Microsoft TeamsとDropboxを連携させて、余裕を持った業務遂行を体験してみてください。
よくあるご質問
Q：AIによる情報抽出の精度はどのくらいですか？
A：
Yoomでは、短い1〜2行の文章からでも指定した情報を取り出せますし、数百文字程度の長文でも抽出できます。【「テキストからデータを抽出する」の設定方法】
Q：投稿内容や投稿者によって条件分岐は可能ですか？
A：
はい、可能です。たとえば「”#案件”というキーワードを含む場合」など条件を絞って連携したい場合は、「分岐する
【注意事項】
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっています。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください！
Q：自動作成するフォルダ名を動的に変更できますか？
A：
はい、できます。複数の「取得した値」を使用したり、毎回同じテキストを使用する定型的な文章は直接入力することもできるので、「取得した値」の使用と「直接入力」を組み合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
