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DropboxとChatworkを連携して、Dropboxでの請求書ファイル格納をChatworkに通知する方法
DropboxとChatworkを連携するメリット
DropboxとChatoworkを連携させると、ファイルの管理が楽になります。
他にも、コミュニケーション・タスク管理が円滑になり、業務効率アップにつながります！
・メリット1：ファイル管理のかかる手動業務がなくなる
DropboxとChatworkを連携させれば、ファイルの作成・更新の通知が即座にChatworkにされます。
顧客やクライアントから日々多くのファイルを受け取りやりとりをしている人にとっては、都度確認する手間が省けます。
仕事の工数が大幅に減るので、集中するべき仕事に専念できるので大助かりですね。
・メリット2：オンライン上での生産性UP
オンライン業務でも、DropboxとChatworkを連携させておけばミスコミュニケーションを防ぐことができます。
誰かの報告を待つことなく、ファイルの作成・更新で通知を受け取れるので好きな時に最新の情報にアクセスが可能です。
タスクに集中している時に「ファイル作成しました！」と報告を受けて自分の作業を中断することも無くなるので、生産性UPにつながります。
・メリット3：タスク管理が自動化される
チームリーダーなど、多くの人のタスクを管理している人にとって完了報告を受ける必要がなくなります。
Dropboxにタスク関連のファイルを作成しておけば、更新のたびにChatworkで通知を受け取れます。
タスク管理が自動になるので、チームリーダーは思いきりご自分の仕事に没頭してください！
Yoomとは？
Yoomは、プログラミング知識不要！ノーコードでアプリ連携が完了するプラットフォームです。
異なるアプリやサービス間の連携をすることで毎日の業務が自動になりあなた自身の仕事の効率を上げてくれます。
最新業務が多くて大変なんだよなぁ、なんとかならないかな…という方はYoomを2週間無料お試しをオススメします！
どんなアプリが連携できるのか気になる方は、テンプレート一覧を参考にしてください。
【基本編】DropboxとChatworkの連携で請求書管理
今回は「Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Chatworkに通知する」フローの設定について画像付きで解説します！
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
- オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者
- フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.Chatworkを利用している企業やチーム
- Chatworkを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
- オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者
- フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.Chatworkを利用している企業やチーム
- Chatworkを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
事前準備
まずはアプリ連携を行います。
Yoomにログインをしたら左側ツールバー「マイアプリ」から「新規接続」を選びDropbxとChatworkのアカウント連携を行います。
ログインIDやメールアドレスなど、必要な情報を入力し、接続できるとマイアプリ上にアイコンが表示されます。
(画像はDropboxが連携されています)
連携が終わったら、早速フローボットの設定にうつりましょう！
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
- オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者
- フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.Chatworkを利用している企業やチーム
- Chatworkを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
- オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者
- フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.Chatworkを利用している企業やチーム
- Chatworkを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
トリガー設定
まずはトリガー設定を行います。
フローの一番上の「フォームトリガー」を選択してください。
請求書のフォーム画面が出てきます。
ご自身の必要な情報にアレンジできるので、入力してきましょう！
- フォームのタイトル
- 各質問(入力入力事項)のタイトルと補足
- 入力スタイルの選択(上記画像参照)
文章の入力だけではなく、添付ファイルも選択できるので幅広い請求書に対応できます。
入力が必須かどうかも設定可能です。
請求書フォームを送信した後に表示される文章も設定可能です！
お礼の一言や、その後の手続きの流れなどを書いておくと便利ですね。
設定が終わったら「次へ」ボタンを押します。
フォームの表示確認画面が出てきますので、設定通りになっているかを確認してください。
なお、ここで「回答ページ」から試しに回答・送信してしまうとフローボットが起動してしまうので気をつけてください！
問題がなければ「保存する」ボタンを押して進みます。
請求書が送信された際の承認設定に移ります。
承認者はチームメンバー全員ではなく、メールアドレスで個人を指定することもできます。
承認条件も「誰かが」or「全員」の選択肢があります。
各項目設定が終わったら「保存をする」でトリガー設定は完了です！
Dropboxの設定
続いて請求書が送信され際に格納するファイルの設定に移ります。
「Dropboxに請求書ファイルを格納」を選択します。
アプリ連携が済んでいるので「アカウント情報」に正しくメールアドレスが表示されていることを確認して「次へ」進みます！
アクションは、そのまま「ファイルをアップロード」で進めます！
API接続設定画面で必要事項の入力をします。
ファイル名では、請求書ファイルの名前を拡張仕込みで入力してください。
フォルダのパスは、ある場合のみの入力で大丈夫です。
「テスト」ボタンを押すと「アウトプット」の部分に情報が反映されているので確認しましょう。
エラーが出なければ「保存する」ボタンを押して次へ進みます！
Chatworkの設定
最後にChatwokの設定です。
フロー4番目を選択します。
アカウント情報が反映されていることを確認して「次へ」！
ルームIDを入力してテスト用のメッセージ内容を入力してください。
※ChatworkのルームID確認方法はこちらから。
設定したルームにメッセージが送信されていたら「保存する」を押します。
最後にフォームトリガーボタンを「OFF」から「ON」に変更して設定完了！
これで請求書の情報がDropboxに格納されて、Chatworkに通知される自動フローが完成です。
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
- オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者
- フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.Chatworkを利用している企業やチーム
- Chatworkを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
- オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者
- フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.Chatworkを利用している企業やチーム
- Chatworkを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
DropboxとChatworkの連携フロー応用編
続いてはDropboxとChatwork連携の応用編です。
「フォームで応募があったら、回答内容をエクセルに追加し、Chatworkに通知およびお礼メールを送る」
■概要フォームからの応募や問い合わせがあった際、回答内容をMicrosoft Excelに転記し、関係者にChatworkで通知、応募者にはGmailでお礼メールを送るといった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、これらの連携作業をすべて自動で実行できます。手作業による対応の手間を省き、迅速かつ正確な応募者管理を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- フォームからの応募者対応で、Excelへの転記や通知作業に追われている担当者の方
- ChatworkやGmailを活用し、採用応募や問い合わせへの迅速な対応を目指すチームの方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、応募者管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームへの回答を起点に、Excelへの記録、通知、メール送信が自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft Excel、Chatwork、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションでフォームの回答内容を記録します。
- 続いて、オペレーションでChatworkを選択し、「メッセージを送る」アクションで関係者に通知を送ります。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで応募者にお礼メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Excelでは、回答内容を記録したいファイルやシートを任意で設定してください。
- Chatworkへの通知は、通知先のルームやメッセージ内容を任意で設定できます。フォームの回答内容をメッセージに含めることも可能です。
- 応募者への自動返信メールは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文に応募者の名前や回答内容を差し込むことも可能です。
■注意事項- Microsoft Excel、Chatwork、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- フォームからの応募者対応で、Excelへの転記や通知作業に追われている担当者の方
- ChatworkやGmailを活用し、採用応募や問い合わせへの迅速な対応を目指すチームの方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、応募者管理を効率化したいと考えている方
- フォームへの回答を起点に、Excelへの記録、通知、メール送信が自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
- はじめに、Microsoft Excel、Chatwork、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションでフォームの回答内容を記録します。
- 続いて、オペレーションでChatworkを選択し、「メッセージを送る」アクションで関係者に通知を送ります。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで応募者にお礼メールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelでは、回答内容を記録したいファイルやシートを任意で設定してください。
- Chatworkへの通知は、通知先のルームやメッセージ内容を任意で設定できます。フォームの回答内容をメッセージに含めることも可能です。
- 応募者への自動返信メールは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文に応募者の名前や回答内容を差し込むことも可能です。
- Microsoft Excel、Chatwork、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomのフォーム機能とMicrosoft ExcelをChatworkと連携させます。
事前にフォームの内容を格納するシートをExcel上で準備しておけば、フォームの内容が自動でどんどん追加されていきます。
お礼のメールまで自動で送信されるのでたくさんの応募が想定される場合には事前に準備することで、見違えるほど業務効率が上がるでしょう！
「クラウドサインで締結した書類をDropboxに格納」
■概要クラウドサインで締結した書類を、手動でダウンロードしてDropboxに格納していませんか？締結業務が増えるにつれて、こうした手作業は手間がかかるだけでなく、格納漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングで、自動的にDropboxの指定フォルダへ書類を格納できます。契約書管理における定型業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。■このテンプレートをおすすめする方- クラウドサインとDropboxを利用し、契約書管理を手作業で行っている方
- 契約書の格納漏れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎたい方
- 契約締結後のバックオフィス業務を自動化し、全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット- クラウドサインでの締結後、自動でDropboxに書類が格納されるため、これまで手作業での保存に費やしていた時間を短縮できます。
- 格納漏れやフォルダの指定間違いといった人為的ミスを防ぎ、契約書管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、クラウドサインとDropboxをYoomと連携します。
- トリガーで、クラウドサインの「クラウドサインで書類の締結が完了したら」を設定します。
- オペレーションで、クラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」を設定し、締結された書類の情報を取得します。
- 次に、繰り返し機能を用いて、取得したファイルごとに後続の処理を実行するよう設定します。
- 繰り返し処理の中で、クラウドサインの「書類の添付ファイルを取得」を設定します。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをDropboxに格納」を設定し、取得したファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Dropboxにファイルを格納する際に、格納先のフォルダや保存する際のファイル名を任意で設定することが可能です。
■注意事項- クラウドサイン、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- クラウドサインとDropboxを利用し、契約書管理を手作業で行っている方
- 契約書の格納漏れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎたい方
- 契約締結後のバックオフィス業務を自動化し、全体の生産性を向上させたい方
- クラウドサインでの締結後、自動でDropboxに書類が格納されるため、これまで手作業での保存に費やしていた時間を短縮できます。
- 格納漏れやフォルダの指定間違いといった人為的ミスを防ぎ、契約書管理の正確性を高めることに繋がります。
- はじめに、クラウドサインとDropboxをYoomと連携します。
- トリガーで、クラウドサインの「クラウドサインで書類の締結が完了したら」を設定します。
- オペレーションで、クラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」を設定し、締結された書類の情報を取得します。
- 次に、繰り返し機能を用いて、取得したファイルごとに後続の処理を実行するよう設定します。
- 繰り返し処理の中で、クラウドサインの「書類の添付ファイルを取得」を設定します。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをDropboxに格納」を設定し、取得したファイルをアップロードします。
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxにファイルを格納する際に、格納先のフォルダや保存する際のファイル名を任意で設定することが可能です。
- クラウドサイン、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
クラウドサインとDropboxを連携させて書類管理を一元化できます。
取得する書類の種類・格納先のファイルは自由に設定可能です。
多くのクライアントを抱える事業主の方でもミスなく安全に書類管理ができますね！
まとめ
DropboxとChatworkの連携は、請求書管理に大いに役立ちます。
また、Microsoft Excelやクラウドサインとも連携することで情報の整理がしやすくなります。
オンライン上での情報のやりとりがスムーズになると、売上につながる他の業務に集中する時間が増えるでしょう。
Yoomなら、プログラミングの知識は不要です。
ノーコードですぐにアプリ連携ができるので、あなたも今日から業務効率化してみませんか？
気になるアプリ連携はこちらからチェックしてみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
