DropboxとChatworkを連携するメリット
DropboxとChatoworkを連携させると、ファイルの管理が楽になります。
他にも、コミュニケーション・タスク管理が円滑になり、業務効率アップにつながります！
・メリット1：ファイル管理のかかる手動業務がなくなる
DropboxとChatworkを連携させれば、ファイルの作成・更新の通知が即座にChatworkにされます。
顧客やクライアントから日々多くのファイルを受け取りやりとりをしている人にとっては、都度確認する手間が省けます。
仕事の工数が大幅に減るので、集中するべき仕事に専念できるので大助かりですね。
・メリット2：オンライン上での生産性UP
オンライン業務でも、DropboxとChatworkを連携させておけばミスコミュニケーションを防ぐことができます。
誰かの報告を待つことなく、ファイルの作成・更新で通知を受け取れるので好きな時に最新の情報にアクセスが可能です。
タスクに集中している時に「ファイル作成しました！」と報告を受けて自分の作業を中断することも無くなるので、生産性UPにつながります。
・メリット3：タスク管理が自動化される
チームリーダーなど、多くの人のタスクを管理している人にとって完了報告を受ける必要がなくなります。
Dropboxにタスク関連のファイルを作成しておけば、更新のたびにChatworkで通知を受け取れます。
タスク管理が自動になるので、チームリーダーは思いきりご自分の仕事に没頭してください！
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【基本編】DropboxとChatworkの連携で請求書管理
今回は「Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Chatworkに通知する」フローの設定について画像付きで解説します！
Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Chatworkに通知する
試してみる
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してChatworkに通知するフローです。
事前準備
まずはアプリ連携を行います。
Yoomにログインをしたら左側ツールバー「マイアプリ」から「新規接続」を選びDropbxとChatworkのアカウント連携を行います。
ログインIDやメールアドレスなど、必要な情報を入力し、接続できるとマイアプリ上にアイコンが表示されます。
(画像はDropboxが連携されています)
連携が終わったら、早速フローボットの設定にうつりましょう！
Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Chatworkに通知する
試してみる
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してChatworkに通知するフローです。
トリガー設定
まずはトリガー設定を行います。
フローの一番上の「フォームトリガー」を選択してください。
請求書のフォーム画面が出てきます。
ご自身の必要な情報にアレンジできるので、入力してきましょう！
- フォームのタイトル
- 各質問(入力入力事項)のタイトルと補足
- 入力スタイルの選択(上記画像参照)
文章の入力だけではなく、添付ファイルも選択できるので幅広い請求書に対応できます。
入力が必須かどうかも設定可能です。
請求書フォームを送信した後に表示される文章も設定可能です！
お礼の一言や、その後の手続きの流れなどを書いておくと便利ですね。
設定が終わったら「次へ」ボタンを押します。
フォームの表示確認画面が出てきますので、設定通りになっているかを確認してください。
なお、ここで「回答ページ」から試しに回答・送信してしまうとフローボットが起動してしまうので気をつけてください！
問題がなければ「保存する」ボタンを押して進みます。
請求書が送信された際の承認設定に移ります。
承認者はチームメンバー全員ではなく、メールアドレスで個人を指定することもできます。
承認条件も「誰かが」or「全員」の選択肢があります。
各項目設定が終わったら「保存をする」でトリガー設定は完了です！
Dropboxの設定
続いて請求書が送信され際に格納するファイルの設定に移ります。
「Dropboxに請求書ファイルを格納」を選択します。
アプリ連携が済んでいるので「アカウント情報」に正しくメールアドレスが表示されていることを確認して「次へ」進みます！
アクションは、そのまま「ファイルをアップロード」で進めます！
API接続設定画面で必要事項の入力をします。
ファイル名では、請求書ファイルの名前を拡張仕込みで入力してください。
フォルダのパスは、ある場合のみの入力で大丈夫です。
「テスト」ボタンを押すと「アウトプット」の部分に情報が反映されているので確認しましょう。
エラーが出なければ「保存する」ボタンを押して次へ進みます！
Chatworkの設定
最後にChatwokの設定です。
フロー4番目を選択します。
アカウント情報が反映されていることを確認して「次へ」！
ルームIDを入力してテスト用のメッセージ内容を入力してください。
※ChatworkのルームID確認方法はこちらから。
設定したルームにメッセージが送信されていたら「保存する」を押します。
最後にフォームトリガーボタンを「OFF」から「ON」に変更して設定完了！
これで請求書の情報がDropboxに格納されて、Chatworkに通知される自動フローが完成です。
Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Chatworkに通知する
試してみる
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してChatworkに通知するフローです。
DropboxとChatworkの連携フロー応用編
続いてはDropboxとChatwork連携の応用編です。
「フォームで応募があったら、回答内容をエクセルに追加し、Chatworkに通知およびお礼メールを送る」
フォームで応募があったら、回答内容をMicrosoft Excelに追加し、Chatworkに通知およびお礼メールを送る
試してみる
■概要
・Yoomのフォームに応募の回答が行われたら、Microsoft Excelに情報を蓄積し、チャットに通知およびメールを送付します。
・フォームの回答のみで、データの蓄積とチャットでの共有およびお礼メールが可能です。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・事前に応募情報を蓄積するMicrosoft Excelを用意します。
■実際に使用している蓄積用のMicrosoft Excel（閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。）
・https://yoominc-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/demo_yoominc_onmicrosoft_com/ERBQPwcV_YhHl9_frACMvK0BN0VJIp586iIXo0b7bDzxRg?e=bLrfjH
■作成方法
①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。
・各質問項目：応募のフォーム用に、名前や連絡先、住所や景品情報等を必要な質問項目に設定します。
・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。
※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
②トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからChatworkを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：メッセージを送る
・ルームID：欄をクリックし、表示された候補から送付したいルームを選択します。
・メッセージ内容：任意のメッセージを入力します。以下のように①で取得した値を埋め込むことも可能です。（アウトプットを埋め込む）
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
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応募がありました。
----------
・お名前：{{お名前}}
・景品：{{ほしい景品}}
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③＋マークを押し、メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：①でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。以下のように①で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。
※メールを送るオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5462307
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
{{お名前}} 様
景品のご応募ありがとうございます。
ご希望の景品：{{ほしい景品}}
こちら1週間以内に頂戴したご住所に発送させていただきます。
※万が一以下のご住所に誤りがございましたら、こちらのメールへご返信ください。
{{送付先のご住所}}
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
④＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからMicrosoft Excelを選択して以下設定し、テスト・保存します。
・実行アクション：レコードを追加する
・ファイルの保存場所：対象のExcelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：欄をクリックし、OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：欄をクリックし、候補から書類発行したいMicrosoft Excelを選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・シート名：欄をクリックし、候補から対象のシートを選択します。
・テーブル範囲：列名を含む対象の範囲を入力します。今回の例ではA1:Fと設定しています。
・追加したいレコードの値：表示された列名に対応する値を①で取得したアウトプットを使って埋め込みます。
また、メール送付済みフラグなどの列があれば、「送付済み」など決まったテキストを手入力することで毎回固定値で入力されます。
※Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
■注意事項
・Microsoftサービスとの連携はMicrosoft365のオンラインサービスに限定されており、かつMicrosoft社の指定プランで利用できます。
詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8064544
Yoomのフォーム機能とMicrosoft ExcelをChatworkと連携させます。
事前にフォームの内容を格納するシートをExcel上で準備しておけば、フォームの内容が自動でどんどん追加されていきます。
お礼のメールまで自動で送信されるのでたくさんの応募が想定される場合には事前に準備することで、見違えるほど業務効率が上がるでしょう！
「クラウドサインで締結した書類をDropboxに格納」
クラウドサインで締結した書類をDropboxに格納
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クラウドサインで締結が完了したら、書類をDropbox(ドロップボックス)に格納します。
クラウドサインとDropboxを連携させて書類管理を一元化できます。
取得する書類の種類・格納先のファイルは自由に設定可能です。
多くのクライアントを抱える事業主の方でもミスなく安全に書類管理ができますね！
まとめ
DropboxとChatworkの連携は、請求書管理に大いに役立ちます。
また、Microsoft Excelやクラウドサインとも連携することで情報の整理がしやすくなります。
オンライン上での情報のやりとりがスムーズになると、売上につながる他の業務に集中する時間が増えるでしょう。
Yoomなら、プログラミングの知識は不要です。
ノーコードですぐにアプリ連携ができるので、あなたも今日から業務効率化してみませんか？
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