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DropboxとMicrosoft Teamsを併用していると、「Dropboxにアップロードしたファイルを、いちいちMicrosoft Teamsの該当チャンネルに手動で共有するのが面倒…」
「どのファイルを共有したか分からなくなり、共有漏れや二重共有が発生してしまう…」といった課題に直面することはありませんか？
日々の業務で発生するこのような細かな手作業は、積み重なると大きな時間的ロスやミスの原因になりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">Dropboxに新しいファイルを追加するだけで、関連するMicrosoft Teamsチャンネルに自動で通知が飛ぶ仕組み</span>を構築できれば、こうしたファイル共有の手間や確認作業から解放されます。
さらに、より創造的で重要なコア業務に集中できる貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的なプログラミング知識を一切必要としないノーコードで簡単に設定できるので、これまで自動化に馴染みがなかった方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に、日々の定型業務を自動化し、よりスマートな働き方を実現しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DropboxとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
DropboxとMicrosoft TeamsのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化することが可能です。
例えば、Dropboxへのファイル追加をトリガーに、Microsoft Teamsの指定チャンネルへ自動で通知を送るといった連携が実現でき、これによりチーム内の情報伝達の速度と正確性が向上します。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Dropboxに新しいファイルが追加されるたびに、その情報を手動でコピーしてMicrosoft Teamsのチャンネルに投稿する作業は、手間がかかる上に共有漏れのリスクも伴います。
このテンプレートを利用すれば、Dropboxへのファイル追加を検知し、<span class="mark-yellow">ファイル名やリンクを含む通知を、指定したMicrosoft Teamsのチャンネルに自動で投稿</span>します。これにより、チームメンバーは素早く最新の情報を把握でき、迅速な情報共有が実現するはずです。
特定のファイルをバックアップとして別の場所に複製し、さらにその完了をチームに報告するという一連の作業は、非常に手間がかかります。
この自動化フローでは、Dropboxにファイルがアップロードされた際に、<span class="mark-yellow">自動でファイルを複製し、その処理の完了をMicrosoft Teamsに通知</span>可能です。バックアップ作業とチームへの情報共有を同時に、かつ正確に行うことができ、作業の効率化とミスの防止に繋がります。
それでは、さっそく実際にDropboxとMicrosoft Teamsを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでDropboxとMicrosoft Teamsの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Dropboxに新しいファイルが追加されたらMicrosoft Teamsに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるので Dropboxと検索し対象アプリをクリックしてください。
下記の画面が表示されたら、任意の方法でログインしましょう。
今回はメールアドレスでログインしています。
入力後、「続行」をクリックしましょう。
パスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。
下記の画面が表示されたら、内容を確認し「許可」をクリックします。
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでMicrosoft Teamsと検索し対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、Microsoftアカウントでログインしてください。
アカウントをお持ちでない場合は、画面の案内に沿って作成します。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Dropboxと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
指定した間隔でDropboxをチェックし、トリガーとなるアクションを検知すると、フローボットが自動で起動します。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Dropboxに追加された新しいファイルに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画面では項目名のみ表示されていますが、実際には各項目の横に取得された値が表示されます。
こちらの画像の取得した値（＝アウトプット）をもとに、Microsoft Teamsへ通知が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
送信するメッセージの内容を設定します。
入力欄をクリックすることで、前のステップでDropboxから取得したアウトプットを挿入でき、任意のテキストと組み合わせて自由にメッセージを作成できます。
その他の項目もお好みで設定可能です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した送信先にメッセージが正しく届くか確認しましょう。
テストが成功すると、送信されたメッセージの情報が表示されます。
実際にMicrosoft Teamsを開いて指定した内容でメッセージが届いているか確認してみましょう。
今回は下記の通り通知されていました！
以下の画面では一部項目が空欄になっていますが、実際の処理時には「パス」や「ファイルID」などに自動で具体的な値が入力されます。
Yoomの操作画面に戻り、取得した値を確認し「保存する」をクリックします。
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Dropboxに新しいファイルが追加されたタイミングで、指定したMicrosoft Teamsのチャンネルに通知が自動で投稿されるようになります。
実際にDropboxにファイルを追加し、Microsoft Teamsに通知が届くかを確認してみましょう。
今回はDropboxからMicrosoft Teamsへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft TeamsでのアクションをきっかけにDropboxへデータを連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft Teamsのチャンネルでプロジェクトに関する議論が行われた際、関連資料や議事録を整理するために手動でDropboxにフォルダを作成するのは手間がかかります。
このテンプレートは、Microsoft Teamsの特定の投稿内容からAIがプロジェクト名などを自動で抽出し、<span class="mark-yellow">Dropbox内に該当プロジェクト名のフォルダを自動で作成する</span>ため、情報の整理・集約が効率化され、ナレッジの蓄積がスムーズになります。
Microsoft Teamsの様々なチャンネルに投稿されるファイルの中から、議事録だけを探して特定のフォルダに手動で移動・保管する作業は、見落としのリスクがあり非効率です。
このフローを活用すれば、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsに投稿されたファイルが「議事録」という特定の条件に合致する場合のみ、自動でDropboxの指定フォルダに格納</span>されるため、重要な会議資料が散逸することなく一元管理でき、検索性も向上します。
DropboxやMicrosoft Teamsを使えば、さまざまなツールと連携して業務フローを効率化できます。
ファイル整理や通知の自動化により、業務の手間を大幅に削減できます。
気になる連携があれば、ぜひ導入を検討してみてください。
Dropboxは、各種ツールと連携してファイル保存やフォルダ生成を自動化可能です。
例えば、SalesforceやHubSpotに登録された取引先に応じて自動でフォルダを作成したり、DocuSignで締結された書類やZoom録画をDropboxに保存したりできます。
Microsoft Teamsでは、通知やタスクの自動化を通じて、チームの情報共有とスピーディーな反応を支援します。
Backlogやfreee会計、Trelloなどと連携し、案件や承認情報を共有することが可能です。
DropboxとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル共有や通知の作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクを減らせます。</span>
ファイルが追加されると素早く関係者に共有されるため、チーム内の情報伝達が迅速かつ正確になり、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
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