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「Dropboxに新しいファイルが追加されるたびに、そのファイル情報をMicrosoft Excelの管理表に手作業で転記している…」
「ファイル名や更新日時、共有リンクなどを一つひとつコピー＆ペーストするのは、単純作業でありながら時間もかかり、入力ミスも起こりがちだ…」
このように、DropboxとMicrosoft Excel間での手作業によるデータ連携に、非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Dropboxにファイルが追加されたら、その情報を自動でMicrosoft Excelに記録する仕組み</span>があれば、これらの定型業務から解放され、入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、より生産性の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、日々の業務を少しでも楽にしたいと考えている方は、ぜひこの記事を参考にして自動化の導入を進めてみましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DropboxとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
DropboxとMicrosoft ExcelのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのアプリケーション間でのデータ転記作業を完全になくし、業務プロセスを自動化できます。
これにより、作業時間を大幅に短縮できるだけでなく、手作業に起因するミスを減らし、業務の正確性を高めることが可能かもしれません…！
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Dropboxに新しいファイルがアップロードされるたびに、そのファイル名や共有リンク、更新日時といった情報を自動でMicrosoft Excelの指定した行に追記するため、<span class="mark-yellow">手作業でのファイル管理台帳への転記作業をなくし、更新漏れや入力ミスを防ぎます。</span>
この連携により、常に最新のファイル情報を正確に管理できるようになり、チーム内での情報共有もスムーズになります。
Dropboxにアップロードされた請求書や領収書などの画像ファイルから、OCR（光学的文字認識）機能が自動でテキスト情報を読み取り、取引先名や金額、日付といった必要なデータだけを抽出してMicrosoft Excelに転記可能です。
これにより、<span class="mark-yellow">手作業で行っていた面倒なデータ入力業務から解放され、月次処理などを効率化</span>できます。この連携はデータ抽出・加工処理を含むため、より高度な業務自動化を実現します。
それでは、実際にDropboxとMicrosoft Excelを連携したフローを作成する手順を解説します。今回は、様々なSaaSをノーコードで連携できるハイパーオートメーションツール「Yoom」を使用して連携フローを構築していきますので、専門知識は一切不要です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Dropboxにファイルがアップロードされたら、Microsoft Excelに追加する」フローを作成していきます。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Dropboxの連携
検索ボックスにDropboxと入力し、対象のアイコンをクリックします。
Dropboxのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携したいアカウントでログインしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Microsoft Excelの連携
先ほどと同様に、検索ボックスにMicrosoft Excelと入力し、対象のアイコンをクリックします。
連携したいアカウントを選択してください。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
連携アカウントとアクションの選択画面になるので、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更してOKです。
アクションは、テンプレート通りに「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
次にAPI接続設定を行います。下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
「トリガーの起動間隔」は、プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できます。特にこだわりがなければ、最短の起動間隔を選ぶのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「対象のフォルダパス」には、入力欄下の注釈を参考に、対象のDropboxフォルダを設定しましょう。ここで設定したフォルダ内のファイルが作成・更新されたら、フローボットが自動的に起動するようになります。
ちなみに今回は、テスト用に下記のようなフォルダをDropboxに用意しました。
「ファイル名」は、トリガーの起動対象となるキーワードを設定しましょう。
今回は下記のように「.pdf」と入力し、PDF形式のファイルが保存された場合に、フローボットが起動するように設定しました！
設定が完了したら、テスト操作の前にトリガー対象のファイルをDropboxにアップロードしてみましょう。
先ほど設定したDropboxのフォルダ内に、指定キーワードを含むファイル名の書類をアップロードしてください。（テストなので、架空の情報資料「テスト株式会社」などでOKです！）
今回は下記赤枠のようなPDFデータをアップロードしました。
Dropboxの準備が整ったら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほどアップロードした書類の情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
続いて、Dropboxでアップロードされたファイル情報を、Microsoft Excelにレコード追加する設定をしましょう。
赤枠の「レコードを追加する」をクリックしてください。
画面が遷移するので、操作するMicrosoft Excelについて設定しましょう!
まだ、対象のMicrosoft Excelを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなMicrosoft Excelファイルを作成したので、こちらにレコードを追加するように設定していきたいと思います。
Microsoft Excelの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
まずは、タイトルとアクションを前のステップと同じように任意で修正・確認してください。
画面を下に進み、データベースの連携欄を入力していきましょう。下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
※データベースを操作するオペレーションの設定に関して、詳しくはこちらをご覧ください。
各項目を入力したら、「次へ」を押して進みましょう。
こちらの画面では、先ほど設定したMicrosoft Excelに追加するレコードを設定していきます。
「追加するレコードの値」の、それぞれの項目欄をクリックすると下記のようなアウトプットが表示されます。お好みに合わせてそれぞれの項目を入力してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、Microsoft Excelにレコードが追加されているはずなので確認してください。下記のように指定したデータが反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回ご紹介した連携以外でも、DropboxやMicrosoft ExcelのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Dropboxを使えば、Salesforceからの取引先登録時に自動でフォルダを作成したり、Docusignで締結された書類を自動保存したりと、ファイル管理業務を効率化できます！
さらに、Gmailの添付ファイルアップロードや、音声ファイルの文字起こしとSlack通知、RPA連携による画像圧縮保存など、多様な自動化が可能です。
手動でのファイル保存が簡略化でき、保存忘れなども回避できるかもしれません！
Microsoft Excelは、Outlookからの受信メール情報追加、指定日時での予算通知、Notionのタスク同期、Microsoft SharePointに格納されたファイルの自動情報追加、HubSpotでのコンタクト作成時のデータ追加など、さまざまな業務データの集約・活用を自動化するのに役立ちます。
Microsoft Excelのようなデータベースツールは多くのSaaSと連携可能な上、連携することでデータ管理、収集、共有などがしやすくなる可能性があります！
この記事では、DropboxとMicrosoft Excelを連携し、日々の業務を自動化する方法についてご紹介しました。
この連携を実現することで、<span class="mark-yellow">これまでファイルが追加されるたびに手動で行っていたMicrosoft Excelへの転記作業が不要になり、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを根本からなくすことができます。</span>
これにより、担当者は単純作業から解放され、より付加価値の高い戦略的な業務にリソースを集中させることが可能になるかもしれません！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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