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Dropboxとfreee会計を日常的に利用している皆さん、ファイルの手動アップロードに時間を取られていませんか？
手動で管理していると、ファイルの格納場所を間違えてしまったり、人為的なミスが発生することがありますよね。
本記事では、Dropboxとfreee会計を連携し、Dropboxでファイルをアップロードすると、自動的にfreee会計のファイルボックスに登録する方法をご紹介します。
これにより、経理業務の効率化と自動化が進み、より重要な業務に集中できる環境が整います。ぜひご活用ください！
Dropboxにファイルをアップロードすると、自動的にfreee会計のファイルボックスにも登録されるため、手動でのファイルアップロード作業が不要になります。
これにより、経理担当者は経理担当者は単純作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境が整います。
例えば、取引先から頻繁に送られてくる請求書や領収書の処理において、この自動化は大きな時間節約となり、ヒューマンエラーの防止や作業の精度向上にもつながります。
Dropboxとfreee会計を連携することで、必要なファイルをDropboxから手動で探す手間が省けます。
これによって、ファイルの重複や紛失を防ぎ、作業ミスの軽減につながります。
さらに、クラウド上で一元管理されることで、必要なファイルに迅速にアクセスできるようになり、データ整理の手間も軽減されます。
決算時に必要な書類を探す際も、効率的に必要な情報を入手できます。
通常、経費精算プロセスでは領収書や請求書をシステムに手動入力する必要があり、時間と手間がかかります。
しかし、この自動化フローを導入することで、Dropboxにアップロードされた経費関連書類が自動的にfreee会計に登録され、経費精算プロセスを短縮できます。
これにより、経費処理のスピードが向上し、従業員への精算対応も迅速に行うことができます。
例えば出張先からスマホで領収書を撮影してDropboxにアップロードするだけで、経理部門が処理を開始できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Dropboxでファイルがアップロードされたら、freee会計のファイルボックスに登録する方法」をご説明します。
[Yoomとは]
DropboxにファイルがアップロードされたことをDropboxのAPIを利用して受け取り、freee会計の提供するAPIを用いてfreee会計のファイルボックスにも登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは、大きく以下のプロセスに分けられます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
まず、Dropboxとfreee会計を連携するために、マイアプリに登録しましょう。
Yoom管理画面の左側にある「マイアプリ」を選択した後、「＋新規接続」をクリックしてください。
表示される画面の検索窓で「Dropbox」と「freee会計」を検索し、クリックすると次の画面に遷移します。
画面右上に連携したいアカウントが表示されていることを確認してから、「許可」をクリックしてください。
アカウントを変更したい場合は、画面右上のアイコンから変更できます。
Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されれば連携完了です。
下記画面で、連携したいアカウントにログインしてください。
下記画面でアクセス権を確認したら、「許可する」をクリックしてください。
Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されれば連携完了です。
Yoomにログインした状態で、以下のテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。
ワークスペースには、自動的にテンプレートがコピーされます。
上記画面が表示されたら「OK」をクリックすると、フローボットの設定画面に移動します。
まず、フローの起点となるDropboxのトリガーを設定します。
「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックします。
遷移する「アプリトリガーのAPI接続設定」ページで、トリガーの起動間隔、対象のフォルダのパス、ファイル名を設定します。
設定を行ったら「テスト」をクリックし、完了したら「保存する」をクリックしてください。
これでDropboxのトリガー設定は完了です。
次に、Dropboxのファイルをダウンロードするアクションを設定します。
「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
上記画面で連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックします。
フォルダのパス、ファイル名を設定します。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「保存する」をクリックしてください。
これで、Dropboxのファイルをダウンロードするアクションは設定完了です。
次に、freee会計のファイルボックスに証憑ファイルをアップロードするアクションを設定します。
「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロード」をクリックしてください。
連携するアカウントを確認して「次へ」をクリックします。
「API接続設定」ページで、事業所IDなど各項目を設定します。
設定を行ったら「テスト」をクリックし、完了したら「保存する」をクリックしてください。
以上でfreee会計のアクション設定は完了です。
これでフローボット稼働の準備が整いました。
「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。お疲れ様でした！
これで、Dropboxでファイルがアップロードされたら、freee会計のファイルボックスに自動で登録されます。
他にもfreee会計を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. メールで受信した領収書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録する
この自動化フローを活用することで、メールで受信した領収書を手作業で処理する手間が省け、OCRを利用して正確かつ迅速にデータを読み取ることが可能になります。
また、freee会計のファイルボックスへ手動登録が不要になるため、経理業務にかかる時間と労力を削減でき、生産性の向上が見込まれます。
2. Slackで領収書ファイルが投稿されたら、OCRで読み取りfreee会計で経費申請を作成する
この自動化フローを導入すると、Slackに投稿された領収書ファイルをOCR技術が自動で読み取り、freee会計に経費申請を作成できます。
これにより、担当者は手動での入力が不要になり、時間と労力が節約可能です。
領収書を受け取るたびに手動で入力していて、時間と手間がかかっている経理担当の方に特にオススメです。
3. Gmailで受信した請求書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録する
日々の業務で受信する請求書が溜まり、処理に追われていませんか？こちらは、そんな方にオススメな自動化テンプレートです。
手動でのファイル投稿や転記作業から解放され、業務効率の向上が期待できます。
負担を軽減し、効率的に請求書を管理したい経理担当者にぴったりです。
本記事では、Dropboxのファイルをfreee会計のファイルボックスに自動登録する方法をご紹介しました。
Dropboxとfreee会計を連携することで、経理業務が効率化され、精度も向上することが期待できます。
チーム内のファイル管理にDropboxを活用している方や、freee会計のファイルボックスを利用していてfreee会計へのファイルアップロードを手間だと感じている方は、この自動化で業務効率化を実感できるはずです。
特に、多忙な月末決算時にもスムーズにファイル処理が可能となり、時間に余裕を生み出すことができます。
ぜひ、この機会にアプリ連携を活用して自動化を取り入れ、業務負担の軽減に役立ててください！
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