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Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付する方法
■概要
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルの作成・更新の通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルの作成・更新の通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
毎日大量のファイルを受け取って手動で管理している方、ストレス溜まっていませんか？
気がついたらファイルが更新されて情報が変わっている！なんてこともあるかもしれません。
DropboxとGmailを連携させれば、ファイルが作成・更新された時にすぐメールを受け取れます！
Yoomを活用すれば、様々なアプリと連携でき、さらに汎用性は広がります。
自分の仕事を楽にするため…Yoomを使ってアプリ連携してみませんか？
こんな方におすすめ
- DropboxとGmailを活用している方
- DropboxとGmailを連携して、業務効率化を考えている方
- DropboxとGmailを連携して、ファイル管理の状況周知をスピーディに行いたい方
- DropboxとGmailを連携して、チーム連携の強化を図りたい方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルの作成・更新の通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルの作成・更新の通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
[Yoomとは]
ステップ1.アプリ連携
まずはYoomとDropboxとGmailのそれぞれを連携させていきます。
(1)Yoomへログイン後、左側ツールバー「マイアプリ」をクリック
(2)左上「新規接続」からDropbox・Gmailをそれぞれ入力します。
(3)ログインのための必要な情報を入力
うまく連携ができていれば、下記画像のように連携済みアプリが表示されています。
(今回の画像はDropboxのみ表示されています。)
DropboxとGmailの連携でメールを自動送信する方法
では実際に、Yoomをつかってノーコードで「Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付する」ための設定についてお伝えしていきます。
下記バナーから「試してみる」ボタンを押せば簡単に始められます！
■概要
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルの作成・更新の通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルの作成・更新の通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ2：Dropboxでトリガー設定
アプリ連携が終わったら早速Dropboxの設定です。
フローボット「アプリトリガー」を選択してください。
アプリ連携が終わっていれば、アカウント情報が入力されています。
他の欄は、今回のフローボットでは触らないので「次へ」ボタンを押してください。
アプリトリガーの設定では、以下3点の入力をします。
・トリガーの起動感覚
・対象のフォルダパス
・ファイル名
パソコンでのフォルダパスの探し方はこちらを参照してください。
ファイル名は、トリガー対象になるキーワードを入力するようにしましょう。
指定したキーワードを含んだフォルダ名がDropboxに登録されたら、フローボットが起動するようになります。
トリガーの起動時間は5分・10分・15分・30分の間隔から選べます(プランによっては起動間隔の内容が変わります。)
入力が終わったら「テスト」を押してエラーが出なければトリガー設定は完了です！
Gmailの設定で使用する「アウトプット」が抽出されていることも確認しておきましょう。
ステップ3：Gmailの設定
つづいてGmailでメールを送る設定をします。
フロー2番目「メールを送る」を選択して下さい。
メールの送信画面のようなものが出てきました。
連携されているご自身のアカウントも反映されていることを確認しながら、送るメールの内容を設定します。
- To(宛先)
- 件名
- 本文
上記3点が必須事項なので埋めていきましょう。
必要ならCC、BCCの宛先も一緒に設定できます。
本文は「届いたファイルがどんな情報なのか」がわかるように設定しておくと後から確認する際に楽になります。
入力が完了したら「次へ」ボタンを押します。
送るメールの下書きのようなものが出てくるので「テスト」ボタンを押します。
宛先として設定したメールアドレス宛にメールが届いていることを確認して「保存する」ボタンを押します。
最後にトリガーを「ON」にして設定完了！
あっという間に3ステップで連携が終わりました。
これでDropboxにファイルが作成・更新された時に自動でGmailが送られてきます。
■概要
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルの作成・更新の通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルの作成・更新の通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
DropboxやGmailを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもDropboxやGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
DropboxとGmailのその他の自動化例
Dropboxでファイルが格納されたらGmailで送信したり、Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りメールを送信することもできます。
また、Gmailで受信したファイルをリネームして、DropBoxに格納することも可能です。
■概要
Dropboxに保存したファイルを、手動でGmailに添付して送信する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、ファイルの添付忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されるだけで、Gmailでのメール送信までを自動化できます。これにより、手作業によるファイル共有の手間を省き、業務の正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとGmailを使い、定型的なファイル共有を手作業で行っている方
- 取引先やチームへのファイル送付を自動化し、業務効率を改善したい方
- ファイルの送信漏れや誤送信といったヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル格納をきっかけにメール送信までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手動でのファイル添付や宛先入力が不要になることで、添付忘れや誤送信といったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダに新しいファイルが格納されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでDropboxのアクションを設定し、トリガーで検知したファイルの情報を後続の処理で利用できるよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを添付して送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ワークフローの起動対象としたいフォルダのパスやフォルダ名を設定してください。
- Dropboxのオペレーションでは、ダウンロード対象のファイルが格納されているフォルダのパスやファイル名を指定します。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスはもちろん、メールの件名や本文を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- DropboxとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、関係者にメールで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、確認漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をGmailで関係者に通知するため、一連の定型業務を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで受け取った書類の内容確認とメール連絡に手間を感じている方
- OCRを活用した書類のデータ化と情報共有の自動化を検討しているチームリーダーの方
- 手作業による書類内容の転記ミスや共有漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードからGmailでの通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による文字の転記ミスや、メールでの共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、読み取った文字情報を含めて指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で指定してください。
- AI機能による文字の読み取りでは、対象ファイルの指定方法や、抽出したい項目、読み取る言語などを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションで、通知先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- DropboxとGmailをそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でリネームしてDropboxに保存していませんか？こうした定型的な作業は、件数が増えるにつれて手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をトリガーに、ファイル名を自動で変更しDropboxへ格納する一連の処理が自動化され、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルのダウンロードやリネーム作業に時間を要している方
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、Dropboxへの格納漏れを防ぎたい方
- 日々のファイル管理業務を自動化し、より生産性の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでファイルを受信するだけでリネームからDropboxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイル名のルール統一や格納場所の固定化が実現し、手作業で発生しがちなヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のメールを受信したら」フローが起動するよう設定します。特定の差出人や件名などを条件に指定できます。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、メールの件名や本文からファイル名に利用する情報（例：取引先名、日付など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxのアクションを設定し、Gmailの添付ファイルを3で抽出した情報でリネームして、指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの条件として、差出人アドレスや件名に含まれるキーワードなどを任意で指定してください。
- AI機能のオペレーションでは、ファイル名に利用したい情報をメールのどの部分から抽出するか（件名、本文など）を任意でカスタムできます。
- Dropboxのオペレーションで、ファイルの保存先となるフォルダのパスや、AI機能で抽出した情報を用いたファイル名を任意で指定します。
■注意事項
- Gmail、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Dropboxに保存したファイルを、手動でGmailに添付して送信する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、ファイルの添付忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されるだけで、Gmailでのメール送信までを自動化できます。これにより、手作業によるファイル共有の手間を省き、業務の正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとGmailを使い、定型的なファイル共有を手作業で行っている方
- 取引先やチームへのファイル送付を自動化し、業務効率を改善したい方
- ファイルの送信漏れや誤送信といったヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル格納をきっかけにメール送信までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手動でのファイル添付や宛先入力が不要になることで、添付忘れや誤送信といったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダに新しいファイルが格納されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでDropboxのアクションを設定し、トリガーで検知したファイルの情報を後続の処理で利用できるよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを添付して送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ワークフローの起動対象としたいフォルダのパスやフォルダ名を設定してください。
- Dropboxのオペレーションでは、ダウンロード対象のファイルが格納されているフォルダのパスやファイル名を指定します。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスはもちろん、メールの件名や本文を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- DropboxとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、関係者にメールで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、確認漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、AI OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をGmailで関係者に通知するため、一連の定型業務を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで受け取った書類の内容確認とメール連絡に手間を感じている方
- OCRを活用した書類のデータ化と情報共有の自動化を検討しているチームリーダーの方
- 手作業による書類内容の転記ミスや共有漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードからGmailでの通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による文字の転記ミスや、メールでの共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、読み取った文字情報を含めて指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で指定してください。
- AI機能による文字の読み取りでは、対象ファイルの指定方法や、抽出したい項目、読み取る言語などを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションで、通知先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- DropboxとGmailをそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でリネームしてDropboxに保存していませんか？こうした定型的な作業は、件数が増えるにつれて手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をトリガーに、ファイル名を自動で変更しDropboxへ格納する一連の処理が自動化され、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルのダウンロードやリネーム作業に時間を要している方
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、Dropboxへの格納漏れを防ぎたい方
- 日々のファイル管理業務を自動化し、より生産性の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでファイルを受信するだけでリネームからDropboxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイル名のルール統一や格納場所の固定化が実現し、手作業で発生しがちなヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のメールを受信したら」フローが起動するよう設定します。特定の差出人や件名などを条件に指定できます。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、メールの件名や本文からファイル名に利用する情報（例：取引先名、日付など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxのアクションを設定し、Gmailの添付ファイルを3で抽出した情報でリネームして、指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの条件として、差出人アドレスや件名に含まれるキーワードなどを任意で指定してください。
- AI機能のオペレーションでは、ファイル名に利用したい情報をメールのどの部分から抽出するか（件名、本文など）を任意でカスタムできます。
- Dropboxのオペレーションで、ファイルの保存先となるフォルダのパスや、AI機能で抽出した情報を用いたファイル名を任意で指定します。
■注意事項
- Gmail、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
Dropboxを活用した自動化例
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取り追加する
OCRによる自動読み取りにより転記ミスや入力ミスを減らすことができ、手動作業の負担軽減にも役立ちます。
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をMicrosoft Excelで管理したい方
・Dropboxにアップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってMicrosoft Excelに追加することで業務効率化を図りたい方
2.DropboxとMicrosoft Excelを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールです。
しかし、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業で行うのは、手間がかかる上にヒューマンエラーのリスクがあります。
このフローを活用することで、手入力の作業がなくなることにより大幅な時間短縮につながります。
また、OCRによる自動読み取りにより転記ミスや入力ミスを減らすことができます。
■注意事項
・Dropbox、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をGoogle スプレッドシート上で管理したい方
・アップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってGoogle スプレッドシートのデータベースに追加することで業務効率化を図りたい方
2.DropboxとGoogle スプレッドシートを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールですが、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業でGoogle スプレッドシートのデータベース追加するのは、手間がかかる上にヒューマンエラー（追加漏れなど）のリスクがあります。
手作業での追加などを行う必要がなくなることにより転記ミスや入力ミスを減らすことができ業務の効率化を図ることが可能になる[Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加する]フローは最適です。
■注意事項
・Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書などの書類情報を、一つひとつ手作業でNotionに転記していませんか？
このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに追加されたファイルからOCR機能でデータを抽出し、Notionに情報を追加する流れを自動化できます。
データの転記作業の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとNotionを用いて、請求書や契約書などの書類を管理している方
- 書類からのデータ転記作業に、時間的な負担や手間を感じている業務担当者の方
- ファイル内の文字起こしからデータ入力までの一連の業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- DropboxとNotionをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、監視対象となるフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルのどの項目を読み取るかを設定できます。
- Notionのレコード追加では、レコードを追加するデータベースを指定してください。
追加するレコードの各項目にはファイルから抽出したデータを埋め込むことができます。
■注意事項
- Dropbox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をMicrosoft Excelで管理したい方
・Dropboxにアップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってMicrosoft Excelに追加することで業務効率化を図りたい方
2.DropboxとMicrosoft Excelを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールです。
しかし、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業で行うのは、手間がかかる上にヒューマンエラーのリスクがあります。
このフローを活用することで、手入力の作業がなくなることにより大幅な時間短縮につながります。
また、OCRによる自動読み取りにより転記ミスや入力ミスを減らすことができます。
■注意事項
・Dropbox、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をGoogle スプレッドシート上で管理したい方
・アップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってGoogle スプレッドシートのデータベースに追加することで業務効率化を図りたい方
2.DropboxとGoogle スプレッドシートを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールですが、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業でGoogle スプレッドシートのデータベース追加するのは、手間がかかる上にヒューマンエラー（追加漏れなど）のリスクがあります。
手作業での追加などを行う必要がなくなることにより転記ミスや入力ミスを減らすことができ業務の効率化を図ることが可能になる[Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加する]フローは最適です。
■注意事項
・Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や契約書などの書類情報を、一つひとつ手作業でNotionに転記していませんか？
このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに追加されたファイルからOCR機能でデータを抽出し、Notionに情報を追加する流れを自動化できます。
データの転記作業の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとNotionを用いて、請求書や契約書などの書類を管理している方
- 書類からのデータ転記作業に、時間的な負担や手間を感じている業務担当者の方
- ファイル内の文字起こしからデータ入力までの一連の業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- DropboxとNotionをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、監視対象となるフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルのどの項目を読み取るかを設定できます。
- Notionのレコード追加では、レコードを追加するデータベースを指定してください。
追加するレコードの各項目にはファイルから抽出したデータを埋め込むことができます。
■注意事項
- Dropbox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する
ファイルの圧縮をRPAで自動化することで、手動で行う手間を省き、作業時間の短縮に貢献します。
■概要
Gmailで受信した画像ファイルを、その都度手作業で圧縮してDropboxに保存していませんか？この定型業務は手間がかかるだけでなく、ファイルサイズを意識しないとストレージを圧迫する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、RPAが画像を自動で圧縮し、指定したDropboxフォルダへ保存までを完結させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで画像を受け取る業務が多く、手作業での管理に課題を感じている方
- Dropboxのストレージを有効活用するため、ファイルの圧縮を徹底したい方
- RPAを活用した業務自動化で、日々の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール確認からファイル圧縮、アップロードまでの一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイルの保存し忘れや圧縮漏れ、保存先フォルダの間違いといった手作業によるミスを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGmailから添付ファイルを取得し、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで画像圧縮サイトなどを操作します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮された画像をアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとしたいメールのラベルなどを任意で設定してください。
- RPA機能の設定では、利用する画像圧縮サイトのURLや、操作対象となるアップロードボタンなどを任意で設定してください。
- Dropboxのファイルアップロード設定では、保存先としたいフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- GmailとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
■概要
フォームで受け取った画像ファイルの管理、特に圧縮してから特定の場所に保存する作業に手間を感じていませんか。一つ一つ手作業で対応していると時間がかかるだけでなく、圧縮漏れや保存先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローは、フォームに投稿された画像をRPA機能が自動で圧縮し、Dropboxの指定フォルダに保存するため、こうした一連の作業を自動化し、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した画像の圧縮やファイル管理に手間を感じているご担当者の方
- RPAとDropboxを連携させ、手作業によるファイル保存業務を自動化したい方
- オンラインストレージの容量を節約するため、画像を圧縮して保存したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム投稿を起点に画像の圧縮から保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの圧縮漏れや、指定フォルダへの保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイルアップロード項目を設けます。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームから受け取った画像をオンライン圧縮サイトなどで圧縮する一連のブラウザ操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、RPAによって圧縮、保存されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するフォームは、画像ファイル以外にもテキスト入力欄など、業務に必要な項目を自由に追加・編集できます。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、利用したい画像圧縮サイトのURLや、操作対象のボタンなどを任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
■概要
Dropboxに保存した画像ファイル、一つ一つ手動で圧縮して整理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特にファイルサイズが大きいと、ストレージ容量を圧迫したり、共有に時間がかかったりするケースもあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダに画像が保存されるだけで、RPAが自動で画像を圧縮し、指定した別のフォルダに格納するため、手作業による画像管理の手間を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存した大量の画像を手作業で圧縮・整理している方
- 画像ファイルの管理を自動化し、ストレージ容量の最適化を図りたい方
- RPAを活用して、ファイル操作に関する定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへの画像保存をきっかけに圧縮と格納が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの圧縮忘れや、格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の品質を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した画像ファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンライン画像圧縮サイトなどでファイルを圧縮する一連の操作を設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を設定し、圧縮されたファイルを指定の別フォルダへ格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で指定してください。また、ファイルのアップロード先フォルダも自由に設定可能です。
- RPA機能では、利用したい画像圧縮サービスのURLや、圧縮率などの操作内容を、実際の業務に合わせてカスタムしてください。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
■概要
Gmailで受信した画像ファイルを、その都度手作業で圧縮してDropboxに保存していませんか？この定型業務は手間がかかるだけでなく、ファイルサイズを意識しないとストレージを圧迫する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、RPAが画像を自動で圧縮し、指定したDropboxフォルダへ保存までを完結させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで画像を受け取る業務が多く、手作業での管理に課題を感じている方
- Dropboxのストレージを有効活用するため、ファイルの圧縮を徹底したい方
- RPAを活用した業務自動化で、日々の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール確認からファイル圧縮、アップロードまでの一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイルの保存し忘れや圧縮漏れ、保存先フォルダの間違いといった手作業によるミスを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGmailから添付ファイルを取得し、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで画像圧縮サイトなどを操作します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮された画像をアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとしたいメールのラベルなどを任意で設定してください。
- RPA機能の設定では、利用する画像圧縮サイトのURLや、操作対象となるアップロードボタンなどを任意で設定してください。
- Dropboxのファイルアップロード設定では、保存先としたいフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- GmailとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
■概要
フォームで受け取った画像ファイルの管理、特に圧縮してから特定の場所に保存する作業に手間を感じていませんか。一つ一つ手作業で対応していると時間がかかるだけでなく、圧縮漏れや保存先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローは、フォームに投稿された画像をRPA機能が自動で圧縮し、Dropboxの指定フォルダに保存するため、こうした一連の作業を自動化し、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した画像の圧縮やファイル管理に手間を感じているご担当者の方
- RPAとDropboxを連携させ、手作業によるファイル保存業務を自動化したい方
- オンラインストレージの容量を節約するため、画像を圧縮して保存したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム投稿を起点に画像の圧縮から保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの圧縮漏れや、指定フォルダへの保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイルアップロード項目を設けます。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームから受け取った画像をオンライン圧縮サイトなどで圧縮する一連のブラウザ操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、RPAによって圧縮、保存されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するフォームは、画像ファイル以外にもテキスト入力欄など、業務に必要な項目を自由に追加・編集できます。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、利用したい画像圧縮サイトのURLや、操作対象のボタンなどを任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
■概要
Dropboxに保存した画像ファイル、一つ一つ手動で圧縮して整理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特にファイルサイズが大きいと、ストレージ容量を圧迫したり、共有に時間がかかったりするケースもあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダに画像が保存されるだけで、RPAが自動で画像を圧縮し、指定した別のフォルダに格納するため、手作業による画像管理の手間を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存した大量の画像を手作業で圧縮・整理している方
- 画像ファイルの管理を自動化し、ストレージ容量の最適化を図りたい方
- RPAを活用して、ファイル操作に関する定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへの画像保存をきっかけに圧縮と格納が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの圧縮忘れや、格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の品質を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した画像ファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンライン画像圧縮サイトなどでファイルを圧縮する一連の操作を設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を設定し、圧縮されたファイルを指定の別フォルダへ格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で指定してください。また、ファイルのアップロード先フォルダも自由に設定可能です。
- RPA機能では、利用したい画像圧縮サービスのURLや、圧縮率などの操作内容を、実際の業務に合わせてカスタムしてください。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Dropboxに格納されたファイルを同期する
複数のクラウドストレージに同時に保存することで、万が一のデータ損失に備えられる他、手動での移動やコピーの作業が不要になるかもしれません。
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、同じファイルをそれぞれの場所に保存する手間がかかりませんか。特にDropboxとGoogle Driveを併用している場合、手作業でのファイル移動は面倒であり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されるだけでGoogle Driveにも自動で格納されるため、二重の管理作業から解放され、より安全で効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとGoogle Driveを併用し、手作業でのファイル同期に時間を費やしている方
- ファイルのバックアップや部門間での共有を手作業で行い、非効率を感じている担当者の方
- 手動でのファイル管理による、保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルを追加するだけでGoogle Driveにも自動で格納されるため、これまでファイルのダウンロードやアップロードにかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業でのファイル転記が不要になることで、ファイルの保存漏れやバージョン間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理の信頼性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomのアカウントとDropbox、Google Driveを連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガーでは、どのフォルダに追加されたファイルを検知対象とするか、ファイルのパスを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先となるフォルダを任意のフォルダIDで指定してください。
■概要
DropboxとBoxの両方でファイルを管理する際、手作業での転送に手間を感じていませんか？特にチームでの共同作業ではファイルの置き忘れや転送ミスが業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されると、自動的にBoxへ転送する処理を実現し手作業によるファイルの移動やコピーの手間を省き、ファイル管理の効率化をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとBoxを併用し、ファイルの手動転送に課題を感じている方
- 複数ツール間でのファイル管理を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの転送漏れや、バージョンの不整合を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードをトリガーにBoxへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのファイル転送による、ファイルの移動漏れや誤ったファイルのアップロードといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするか、フォルダを任意で指定してください。
- Boxにファイルをアップロードする際、アップロード先のフォルダを任意で指定できます。
- また、Boxへアップロードするファイル名に、前段のトリガーで取得したファイル名や日付といった動的な情報を組み合わせて設定することも可能です。
■注意事項
- Dropbox、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
DropboxとOneDriveを併用していると、同じファイルを両方のストレージにアップロードする手間が発生しがちではないでしょうか。手作業でのファイル管理は時間がかかるだけでなく、アップロード漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、自動的にOneDriveにも同じファイルが格納されるため、ファイル管理の効率化と確実なバックアップを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとOneDriveを併用しており、ファイル転送を手作業で行っている方
- チームや部署間でファイルを共有するため、複数のストレージでデータを同期させたい方
- 手作業によるファイルのバックアップ漏れや格納ミスなどのリスクを軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル格納を起点に、OneDriveへのアップロードが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル転送が不要になることで、アップロード忘れや格納先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なデータ同期を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」では、自動化を起動する間隔や対象とするフォルダのパス、ファイル名を任意で設定してください。
- Dropboxのオペレーション「ファイルをダウンロード」では、ダウンロード対象のフォルダパスやファイル名を指定します。
- OneDriveのオペレーション「ファイルをアップロード」では、格納先のドライブIDやフォルダ、ファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- Dropbox、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、同じファイルをそれぞれの場所に保存する手間がかかりませんか。特にDropboxとGoogle Driveを併用している場合、手作業でのファイル移動は面倒であり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されるだけでGoogle Driveにも自動で格納されるため、二重の管理作業から解放され、より安全で効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとGoogle Driveを併用し、手作業でのファイル同期に時間を費やしている方
- ファイルのバックアップや部門間での共有を手作業で行い、非効率を感じている担当者の方
- 手動でのファイル管理による、保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルを追加するだけでGoogle Driveにも自動で格納されるため、これまでファイルのダウンロードやアップロードにかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業でのファイル転記が不要になることで、ファイルの保存漏れやバージョン間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理の信頼性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomのアカウントとDropbox、Google Driveを連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルをアップロードします。
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガーでは、どのフォルダに追加されたファイルを検知対象とするか、ファイルのパスを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先となるフォルダを任意のフォルダIDで指定してください。
■概要
DropboxとBoxの両方でファイルを管理する際、手作業での転送に手間を感じていませんか？特にチームでの共同作業ではファイルの置き忘れや転送ミスが業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されると、自動的にBoxへ転送する処理を実現し手作業によるファイルの移動やコピーの手間を省き、ファイル管理の効率化をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとBoxを併用し、ファイルの手動転送に課題を感じている方
- 複数ツール間でのファイル管理を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの転送漏れや、バージョンの不整合を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードをトリガーにBoxへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのファイル転送による、ファイルの移動漏れや誤ったファイルのアップロードといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするか、フォルダを任意で指定してください。
- Boxにファイルをアップロードする際、アップロード先のフォルダを任意で指定できます。
- また、Boxへアップロードするファイル名に、前段のトリガーで取得したファイル名や日付といった動的な情報を組み合わせて設定することも可能です。
■注意事項
- Dropbox、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
DropboxとOneDriveを併用していると、同じファイルを両方のストレージにアップロードする手間が発生しがちではないでしょうか。手作業でのファイル管理は時間がかかるだけでなく、アップロード漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、自動的にOneDriveにも同じファイルが格納されるため、ファイル管理の効率化と確実なバックアップを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとOneDriveを併用しており、ファイル転送を手作業で行っている方
- チームや部署間でファイルを共有するため、複数のストレージでデータを同期させたい方
- 手作業によるファイルのバックアップ漏れや格納ミスなどのリスクを軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル格納を起点に、OneDriveへのアップロードが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル転送が不要になることで、アップロード忘れや格納先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なデータ同期を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」では、自動化を起動する間隔や対象とするフォルダのパス、ファイル名を任意で設定してください。
- Dropboxのオペレーション「ファイルをダウンロード」では、ダウンロード対象のフォルダパスやファイル名を指定します。
- OneDriveのオペレーション「ファイルをアップロード」では、格納先のドライブIDやフォルダ、ファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- Dropbox、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailを活用した自動化例
指定日時に顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する
指定したスケジュールでGmailの定型文が自動的に送信されるので、手動での情報取得やメール作成・送信が不要になり、宛先誤りや送信忘れの防止に役立つはずです。
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客リストをもとに、定期的な案内メールを手作業で送信する業務は、手間がかかる上に宛先間違いなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから顧客情報を自動で取得し、Gmailで定型メールを送信する一連の業務を自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで顧客管理を行い、定期的にメールを送信している営業やマーケティング担当の方
- 手作業でのメール送信に時間がかかり、本来注力すべき業務に集中できていない方
- メール送信時の宛先や内容の入力ミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にメールが自動送信されるため、定期的な連絡業務にかかっていた時間を短縮し、より生産性の高い業務に集中できます。
- 手作業による顧客情報の転記ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「データベースを操作する」アクションで送信対象の顧客リストが記載されたシートの情報を取得します。
- 次に、繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」アクションで、取得した顧客リストの情報を一件ずつ処理するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで、取得した顧客情報をもとにメールを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローを起動させたい任意のスケジュール（毎日、毎週、特定の日時など）を設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、レコードを取得するために、対象のスプレッドシートID、シートのタブ名、テーブル範囲を正しく設定してください。
- 繰り返し処理機能では、前段のオペレーションで取得した一覧データを変数として用い、繰り返し処理の条件をカスタマイズすることが可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信するメールの件名や本文を自由にカスタマイズできます。スプレッドシートから取得した氏名などを本文に差し込むことも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Notionに蓄積した顧客リストへ、定期的にメールを送信する業務を手作業で行っていませんか。件数が増えるほど作業時間は増え、宛先や内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にNotionから顧客情報を自動で取得し、Gmailで定型文メールを送信する一連の流れを自動化できるため、こうした課題を解消し、確実な顧客コミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで顧客管理を行い、定期的なメール連絡を効率化したいと考えている方
- Gmailを使った手動での一斉送信に時間や手間を感じているマーケティング担当者の方
- 顧客へのフォローアップ漏れや送信ミスを防ぎ、コミュニケーションを確実に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時にNotionからの情報取得とGmailでのメール送信が自動で行われるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
- 人の手による作業を介さないことで、宛先の入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、コミュニケーションの品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動させたい日時や頻度を設定します。
- オペレーションでNotionの「データベースを操作する」アクションを設定し、送信対象となる顧客情報が格納されたデータベースを取得します。
- オペレーションで繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」アクションを設定し、取得した顧客情報を一件ずつ処理するようにします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、繰り返し処理の中で各顧客にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、このワークフローを起動したい日時や頻度（毎日、毎週など）を任意で設定してください。
- Notionから情報を取得するオペレーションでは、対象となるデータベースIDを正しく指定する必要があります。
- 繰り返し処理機能では、取得したデータの中から特定の条件に合う顧客だけに絞ってメールを送るなど、処理の対象をカスタマイズできます。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、件名や本文を自由に編集でき、Notionから取得した顧客名などの情報を差し込むことも可能です。
■注意事項
- Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
定期的な顧客への連絡で、kintoneから情報を確認してGmailでメールを作成・送信する作業は、手間がかかる定型業務ではないでしょうか。この手作業は、対応漏れや宛先間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、指定した日時にkintoneから顧客情報を自動で取得し、Gmailでの定型文送信までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとGmailを使い、顧客への定期連絡を手作業で行っている方
- 定型的なフォローアップメールの送信に時間がかかり、効率化したいと考えている方
- 手作業によるメールの送信漏れや誤送信などのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にkintoneからの情報取得とGmailでのメール送信が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、ワークフローを起動したい日時や頻度を設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「データベースを操作する」アクションを設定し、送信対象となる顧客情報を取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能の「処理の繰り返し」を設定し、取得した顧客リストの件数分、メール送信処理を繰り返すように設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、kintoneから取得した情報をもとに定型文のメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー設定では、ワークフローを起動させたい日時や繰り返し頻度を任意で設定してください。
- kintoneのオペレーション設定では、情報を取得したいアプリのIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、繰り返し対象を最大15件まで設定可能です。
- Gmailのオペレーションでは、送信するメールの件名や本文の内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客リストをもとに、定期的な案内メールを手作業で送信する業務は、手間がかかる上に宛先間違いなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから顧客情報を自動で取得し、Gmailで定型メールを送信する一連の業務を自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで顧客管理を行い、定期的にメールを送信している営業やマーケティング担当の方
- 手作業でのメール送信に時間がかかり、本来注力すべき業務に集中できていない方
- メール送信時の宛先や内容の入力ミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にメールが自動送信されるため、定期的な連絡業務にかかっていた時間を短縮し、より生産性の高い業務に集中できます。
- 手作業による顧客情報の転記ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「データベースを操作する」アクションで送信対象の顧客リストが記載されたシートの情報を取得します。
- 次に、繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」アクションで、取得した顧客リストの情報を一件ずつ処理するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで、取得した顧客情報をもとにメールを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローを起動させたい任意のスケジュール（毎日、毎週、特定の日時など）を設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、レコードを取得するために、対象のスプレッドシートID、シートのタブ名、テーブル範囲を正しく設定してください。
- 繰り返し処理機能では、前段のオペレーションで取得した一覧データを変数として用い、繰り返し処理の条件をカスタマイズすることが可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信するメールの件名や本文を自由にカスタマイズできます。スプレッドシートから取得した氏名などを本文に差し込むことも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Notionに蓄積した顧客リストへ、定期的にメールを送信する業務を手作業で行っていませんか。件数が増えるほど作業時間は増え、宛先や内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にNotionから顧客情報を自動で取得し、Gmailで定型文メールを送信する一連の流れを自動化できるため、こうした課題を解消し、確実な顧客コミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで顧客管理を行い、定期的なメール連絡を効率化したいと考えている方
- Gmailを使った手動での一斉送信に時間や手間を感じているマーケティング担当者の方
- 顧客へのフォローアップ漏れや送信ミスを防ぎ、コミュニケーションを確実に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時にNotionからの情報取得とGmailでのメール送信が自動で行われるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
- 人の手による作業を介さないことで、宛先の入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、コミュニケーションの品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動させたい日時や頻度を設定します。
- オペレーションでNotionの「データベースを操作する」アクションを設定し、送信対象となる顧客情報が格納されたデータベースを取得します。
- オペレーションで繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」アクションを設定し、取得した顧客情報を一件ずつ処理するようにします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、繰り返し処理の中で各顧客にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、このワークフローを起動したい日時や頻度（毎日、毎週など）を任意で設定してください。
- Notionから情報を取得するオペレーションでは、対象となるデータベースIDを正しく指定する必要があります。
- 繰り返し処理機能では、取得したデータの中から特定の条件に合う顧客だけに絞ってメールを送るなど、処理の対象をカスタマイズできます。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、件名や本文を自由に編集でき、Notionから取得した顧客名などの情報を差し込むことも可能です。
■注意事項
- Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
定期的な顧客への連絡で、kintoneから情報を確認してGmailでメールを作成・送信する作業は、手間がかかる定型業務ではないでしょうか。この手作業は、対応漏れや宛先間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、指定した日時にkintoneから顧客情報を自動で取得し、Gmailでの定型文送信までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとGmailを使い、顧客への定期連絡を手作業で行っている方
- 定型的なフォローアップメールの送信に時間がかかり、効率化したいと考えている方
- 手作業によるメールの送信漏れや誤送信などのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にkintoneからの情報取得とGmailでのメール送信が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、ワークフローを起動したい日時や頻度を設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「データベースを操作する」アクションを設定し、送信対象となる顧客情報を取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能の「処理の繰り返し」を設定し、取得した顧客リストの件数分、メール送信処理を繰り返すように設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、kintoneから取得した情報をもとに定型文のメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー設定では、ワークフローを起動させたい日時や繰り返し頻度を任意で設定してください。
- kintoneのオペレーション設定では、情報を取得したいアプリのIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、繰り返し対象を最大15件まで設定可能です。
- Gmailのオペレーションでは、送信するメールの件名や本文の内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailでメールを受信したら情報を更新する
メールの処理とデータ更新を一元化することで、作業時間の短縮が期待できます。
■概要
Gmailで受信した特定のメール情報を、都度Microsoft Excelに手作業で転記していませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、Microsoft Excelの指定したシートへ自動で情報を更新できるため、こうした課題を解消し、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した情報をMicrosoft Excelで管理しており、手入力に手間を感じている方
- メール経経由の問い合わせや注文データをExcelに転記し、ミスなく管理したい担当者の方
- 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信すると自動でMicrosoft Excelの情報が更新されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業による情報のコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「アプリトリガー」を設定して、自動化の起点となるメールの条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「データベースを操作する」アクションを設定し、トリガーで取得したメール情報を元にExcelのデータを更新するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを選択することが可能です。
- Microsoft Excelのアクション設定では、更新対象としたいファイルのドライブID、アイテムID、シート名、テーブル範囲を指定してください。
■注意事項
- GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせや申し込みなどの特定メールの内容を、一件ずつGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を抽出し、Google スプレッドシートへ自動で記録するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記・管理している方
- メールからのデータ入力作業で発生する、転記漏れや入力ミスを防ぎたいと考えている方
- 定型的なメール処理業務を自動化し、よりコアな業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailにメールが届くと自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- システムが自動で情報を転記するため、手作業によるコピー＆ペースト時の入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、特定のラベルが付いたメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- その後、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から会社名や名前、問い合わせ内容などを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」を設定し、AIが抽出したデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを選択できます。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、電話番号など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを追加したいスプレッドシートや、書き込み先のシート、テーブルの範囲を指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受け取った会議やアポイントの日程調整メールを、手作業でOutlookのカレンダーに転記していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すればGmailで特定のメールを受信するだけで、AIが自動で内容を読み取りOutlookのイベント情報を更新するため、手作業による予定の転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとOutlookを併用しており、手作業での予定登録に手間を感じている方
- メールからの予定転記ミスをなくし、スケジュール管理の精度を向上させたい方
- 日々の定型業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からOutlookの予定更新までが自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのコピー＆ペーストによる、日時や参加者の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、受信したメール本文から予定の情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「自分のカレンダーのイベントを更新する」アクションを設定し、抽出した情報をもとにイベント内容を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメール本文からどのような情報を抽出するかを任意で設定してください。例えば、件名、日時、場所、参加者などの項目を指定できます。
- Outlookの「自分のカレンダーのイベントを更新する」アクションでは、更新するイベントのタイトルや詳細などに、固定のテキストを設定したり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Gmail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信した特定のメール情報を、都度Microsoft Excelに手作業で転記していませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、Microsoft Excelの指定したシートへ自動で情報を更新できるため、こうした課題を解消し、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した情報をMicrosoft Excelで管理しており、手入力に手間を感じている方
- メール経経由の問い合わせや注文データをExcelに転記し、ミスなく管理したい担当者の方
- 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信すると自動でMicrosoft Excelの情報が更新されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業による情報のコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「アプリトリガー」を設定して、自動化の起点となるメールの条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「データベースを操作する」アクションを設定し、トリガーで取得したメール情報を元にExcelのデータを更新するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを選択することが可能です。
- Microsoft Excelのアクション設定では、更新対象としたいファイルのドライブID、アイテムID、シート名、テーブル範囲を指定してください。
■注意事項
- GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせや申し込みなどの特定メールの内容を、一件ずつGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を抽出し、Google スプレッドシートへ自動で記録するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記・管理している方
- メールからのデータ入力作業で発生する、転記漏れや入力ミスを防ぎたいと考えている方
- 定型的なメール処理業務を自動化し、よりコアな業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailにメールが届くと自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- システムが自動で情報を転記するため、手作業によるコピー＆ペースト時の入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、特定のラベルが付いたメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- その後、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から会社名や名前、問い合わせ内容などを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「データベースを操作する」を設定し、AIが抽出したデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを選択できます。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、電話番号など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを追加したいスプレッドシートや、書き込み先のシート、テーブルの範囲を指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受け取った会議やアポイントの日程調整メールを、手作業でOutlookのカレンダーに転記していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すればGmailで特定のメールを受信するだけで、AIが自動で内容を読み取りOutlookのイベント情報を更新するため、手作業による予定の転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとOutlookを併用しており、手作業での予定登録に手間を感じている方
- メールからの予定転記ミスをなくし、スケジュール管理の精度を向上させたい方
- 日々の定型業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からOutlookの予定更新までが自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのコピー＆ペーストによる、日時や参加者の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、受信したメール本文から予定の情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「自分のカレンダーのイベントを更新する」アクションを設定し、抽出した情報をもとにイベント内容を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメール本文からどのような情報を抽出するかを任意で設定してください。例えば、件名、日時、場所、参加者などの項目を指定できます。
- Outlookの「自分のカレンダーのイベントを更新する」アクションでは、更新するイベントのタイトルや詳細などに、固定のテキストを設定したり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Gmail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
DropboxとGmailを連携するメリット
・メリット1：タスクや情報を正確・迅速に共有できる
Dropboxにファイルが追加・更新された際にGmailに自動でメールを送信させることができます。
たくさんの相手からのファイルを扱っているチームリーダーや経営者の方は、すぐに最新状況を確認できるので効率よく業務を進められますね。
・メリット2：データセキュリティの強化
Gmailで届いた内容をDropboxに自動でファイルとして保存することで、情報が必要以上に公開される心配を減らせる可能性があります。
クライアントとのやりとりや、機密情報のやりとりなどが漏れることもなくなりそうです。
・メリット3：タスク管理の効率アップ
Gmailのメールを自動でDropboxに保存することで、チームメンバーそれぞれに指示しているタスクが分散せずひとめでわかるようになるでしょう。
あらかじめDropboxをフォルダー分けしておくと、さらに効率よくタスク管理を進められますね。
まとめ
DropboxとGmailを連携することによって、ファイルの管理状況をすぐに確認できるようになるはずです。
プロジェクトなどで毎日たくさんのファイルを受け取っている人にとっては、自動化によって、情報を確認するひと手間を省けるようになるかもしれません。
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