Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付する方法

[Yoomとは]

ステップ1.アプリ連携

まずはYoomとDropboxとGmailのそれぞれを連携させていきます。

(1)Yoomへログイン後、左側ツールバー「マイアプリ」をクリック
(2)左上「新規接続」からDropbox・Gmailをそれぞれ入力します。
(3)ログインのための必要な情報を入力

うまく連携ができていれば、下記画像のように連携済みアプリが表示されています。
(今回の画像はDropboxのみ表示されています。)

DropboxとGmailの連携でメールを自動送信する方法

では実際に、Yoomをつかってノーコードで「Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付する」ための設定についてお伝えしていきます。
下記バナーから「試してみる」ボタンを押せば簡単に始められます！

ステップ2：Dropboxでトリガー設定

アプリ連携が終わったら早速Dropboxの設定です。

フローボット「アプリトリガー」を選択してください。

アプリ連携が終わっていれば、アカウント情報が入力されています。
他の欄は、今回のフローボットでは触らないので「次へ」ボタンを押してください。

アプリトリガーの設定では、以下3点の入力をします。

・トリガーの起動感覚
・対象のフォルダパス
・ファイル名

パソコンでのフォルダパスの探し方はこちらを参照してください。
ファイル名は、トリガー対象になるキーワードを入力するようにしましょう。

指定したキーワードを含んだフォルダ名がDropboxに登録されたら、フローボットが起動するようになります。

トリガーの起動時間は5分・10分・15分・30分の間隔から選べます(プランによっては起動間隔の内容が変わります。)

入力が終わったら「テスト」を押してエラーが出なければトリガー設定は完了です！
Gmailの設定で使用する「アウトプット」が抽出されていることも確認しておきましょう。

ステップ3：Gmailの設定

つづいてGmailでメールを送る設定をします。

フロー2番目「メールを送る」を選択して下さい。

メールの送信画面のようなものが出てきました。
連携されているご自身のアカウントも反映されていることを確認しながら、送るメールの内容を設定します。

• To(宛先)
• 件名
• 本文

上記3点が必須事項なので埋めていきましょう。
必要ならCC、BCCの宛先も一緒に設定できます。

本文は「届いたファイルがどんな情報なのか」がわかるように設定しておくと後から確認する際に楽になります。
‍入力が完了したら「次へ」ボタンを押します。

送るメールの下書きのようなものが出てくるので「テスト」ボタンを押します。
宛先として設定したメールアドレス宛にメールが届いていることを確認して「保存する」ボタンを押します。

最後にトリガーを「ON」にして設定完了！

あっという間に3ステップで連携が終わりました。
これでDropboxにファイルが作成・更新された時に自動でGmailが送られてきます。

DropboxやGmailを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもDropboxやGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

DropboxとGmailのその他の自動化例

Dropboxでファイルが格納されたらGmailで送信したり、Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りメールを送信することもできます。
また、Gmailで受信したファイルをリネームして、DropBoxに格納することも可能です。

Dropboxを活用した自動化例

Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取り追加する

OCRによる自動読み取りにより転記ミスや入力ミスを減らすことができ、手動作業の負担軽減にも役立ちます。

画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する

ファイルの圧縮をRPAで自動化することで、手動で行う手間を省き、作業時間の短縮に貢献します。

Dropboxに格納されたファイルを同期する

複数のクラウドストレージに同時に保存することで、万が一のデータ損失に備えられる他、手動での移動やコピーの作業が不要になるかもしれません。

Gmailを活用した自動化例

指定日時に顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する

指定したスケジュールでGmailの定型文が自動的に送信されるので、手動での情報取得やメール作成・送信が不要になり、宛先誤りや送信忘れの防止に役立つはずです。

Gmailでメールを受信したら情報を更新する

メールの処理とデータ更新を一元化することで、作業時間の短縮が期待できます。

DropboxとGmailを連携するメリット

・メリット1：タスクや情報を正確・迅速に共有できる

Dropboxにファイルが追加・更新された際にGmailに自動でメールを送信させることができます。
たくさんの相手からのファイルを扱っているチームリーダーや経営者の方は、すぐに最新状況を確認できるので効率よく業務を進められますね。

・メリット2：データセキュリティの強化

Gmailで届いた内容をDropboxに自動でファイルとして保存することで、情報が必要以上に公開される心配を減らせる可能性があります。
クライアントとのやりとりや、機密情報のやりとりなどが漏れることもなくなりそうです。

・メリット3：タスク管理の効率アップ

Gmailのメールを自動でDropboxに保存することで、チームメンバーそれぞれに指示しているタスクが分散せずひとめでわかるようになるでしょう。
あらかじめDropboxをフォルダー分けしておくと、さらに効率よくタスク管理を進められますね。

まとめ

DropboxとGmailを連携することによって、ファイルの管理状況をすぐに確認できるようになるはずです。
プロジェクトなどで毎日たくさんのファイルを受け取っている人にとっては、自動化によって、情報を確認するひと手間を省けるようになるかもしれません。

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