DropboxとGmailを連携して、Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付する方法

ステップ1.アプリ連携

まずはYoomとDropboxとGmailのそれぞれを連携させていきます。

(1)Yoomへログイン後、左側ツールバー「マイアプリ」をクリック
(2)左上「新規接続」からDropbox・Gmailをそれぞれ入力します。
(3)ログインのための必要な情報を入力

うまく連携ができていれば、下記画像のように連携済みアプリが表示されています。
(今回の画像はDropboxのみ表示されています。)

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ステップ2：Dropboxでトリガー設定

アプリ連携が終わったら早速Dropboxの設定です。

フローボット「アプリトリガー」を選択してください。

アプリ連携が終わっていれば、アカウント情報が入力されています。
他の欄は、今回のフローボットでは触らないので「次へ」ボタンを押してください。

アプリトリガーの設定では、以下3点の入力をします。

・トリガーの起動感覚
・対象のフォルダパス
・ファイル名

パソコンでのフォルダパスの探し方はこちらを参照してください。
ファイル名は、トリガー対象になるキーワードを入力するようにしましょう。

指定したキーワードを含んだフォルダ名がDropboxに登録されたら、フローボットが起動するようになります。

トリガーの起動時間は5分・10分・15分・30分の間隔から選べます(プランによっては起動間隔の内容が変わります。)

入力が終わったら「テスト」を押してエラーが出なければトリガー設定は完了です！
Gmailの設定で使用する「アウトプット」が抽出されていることも確認しておきましょう。

ステップ3：Gmailの設定

つづいてGmailでメールを送る設定をします。

フロー2番目「メールを送る」を選択して下さい。

メールの送信画面のようなものが出てきました。
連携されているご自身のアカウントも反映されていることを確認しながら、送るメールの内容を設定します。

• To(宛先)
• 件名
• 本文

上記3点が必須事項なので埋めていきましょう。
必要ならCC、BCCの宛先も一緒に設定できます。

本文は「届いたファイルがどんな情報なのか」がわかるように設定しておくと後から確認する際に楽になります。
‍入力が完了したら「次へ」ボタンを押します。

送るメールの下書きのようなものが出てくるので「テスト」ボタンを押します。
宛先として設定したメールアドレス宛にメールが届いていることを確認して「保存する」ボタンを押します。

最後にトリガーを「ON」にして設定完了！

あっという間に3ステップで連携が終わりました。
これでDropboxにファイルが作成・更新された時に自動でGmailが送られてきます。

【応用編】DropboxとGmailの連携フロー

基本の使い方がわかったところで、最後に応用編をご紹介します。
GmailとDropboxの他にGoogleカレンダー・Googleスプレッドシート・クラウドサインとかけあわせた連携フローです。

「Gmailで面談予約が入ったらGoogleスプレットシートに情報追加してGoogleカレンダーに予定を入れる」

このフローでは、Gmailで面談予約がはいったらGoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーに自動で面談予約情報を反映させます。
スプレッドシートを使用することで「誰と面談が済んでいるか」「面談内容」なども同時に残しておくことができるので管理がしやすくなりますね。

「クラウドサインで締結した書類をDropboxに格納」

クラウドサインで締結した書類を取得、自動でDropboxに格納することができます。

格納先のファイルなどは指定ができるため、たとえばクライアント別にすることも可能です。
日々の業務でクラウドサインを利用している人にとっては情報がとても扱いやすくなるでしょう。

また、書類の管理がDropboxで一元化されるためセキュリティ面でも安心できますね。

まとめ

DropboxとGmailを連携することによって、ファイル管理がしやくすすぐに確認することができるようになります。
プロジェクトなどで毎日たくさんのファイルを受け取っている人にとっては、自動化によって情報を確認するひと手間を省くことができます。

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