DropboxとLINE WORKSをノーコード連携したらファイル管理の効率化が可能になります！

Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、LINE WORKSに通知する方法

はじめる前に

1.LINE WORKSのDeveloper Consoleでボットを作成し、ボットIDを取得してください。

2.LINE WORKSの通知先となる(ボット参加の)トークルームを作成してください。
　※Yoomの登録・連携後は、「ボットを含むトークルームを作成」アクションで作成することができます。

‍※アプリ連携が完了している場合、そのままステップ2へ進んでください。

ステップ1:DropboxとLINE WORKSをマイアプリ連携

1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、DropboxとLINE WORKSをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録については、こちらを参考にしてください。また、登録がうまくできない場合は確認事項をどうぞ。

‍ステップ2:請求書情報を登録するフォームを作成し、起動のトリガーとする

1.コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分を変更すれば、タイトルを任意のものに変えることが可能です。

2.フローボットから「フォームトリガー 請求書情報の登録フォーム」をクリックしてください。

3.フォームを作成します。
　請求書の内容の照合など、請求書管理に必要となる情報に合わせて、質問項目を修正してください。
　※デフォルトの項目は、取引先企業名、支払い金額、請求書ファイル、費用発生日、支払い期限の5つです。
　※下図は作成画面の一部です。

4.フォームの内容が整ったら、「次へ」をクリックします。

5.フォームの表示確認と詳細設定を行います。
　回答ページや完了ページの表示内容の確認、及び、アウトプット参照時における各項目のサンプル値の設定を行ったうえで、「保存する」をクリックしてください。
　※下図は入力例です。

ステップ3:Dropboxへ格納するファイルの内容を確認するアクションを設定

※アップロードするファイルに問題が無いか担当者が確認するための設定です。

1.フローボットから「承認を依頼する 請求内容の確認」をクリックしてください。

2.承認の詳細設定画面において、各項目を入力・選択してください。
　※下図は記入・選択例です。
　※「承認内容の詳細」欄の入力には、ステップ2で取得したアウトプット情報を活用してください。

3.「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:Dropboxに請求書ファイルをアップロードするアクションを設定

1.フローボットから「アプリと連携する Dropboxに請求書ファイルを格納」をクリックしてください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　各項目について、欄下部の注記を参考に入力・選択してください。
　※ファイル名やファイルの添付方法には、アウトプット情報を参照可能です。
　※下図は入力例です。

4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:LINE WORKSにファイルのアップロードを通知するアクションを設定

1.フローボットから「アプリと連携する LINE WORKSに通知する」をクリックしてください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　ボットID、トークルームID：注意事項や入力欄下部の注記を参考に、入力してください。
　メッセージ：これまで取得したアウトプット情報を用いて入力してください。

4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、LINE WORKSに通知するフローの完成です。

DropboxとLINE WORKSの連携フロー応用編

DropboxやLINE WORKSの連携で自動化できる他の業務フローについて、テンプレートを1点ご紹介します。

クラウドサインで締結した書類をDropboxに格納

クラウドサインとDropboxの連携によって、クラウドサインで締結が完了した書類をDropboxへ自動保存することができます。
クラウドサインでの締結状況の確認や、書類のダウンロード・アップロードの手作業が不要となり、業務の効率化が可能です。

先ほどのフローの作成手順をお伝えした例と同じく、締結完了や保存についての情報をLINE WORKSで通知することも可能ですので、関係者との情報共有にも役立ちます。

まとめ

DropboxとLINE WORKSの連携によって、ファイルやファイル情報の自動共有が可能になり、チームコミュニケーションや業務プロセスの効率化につながります。
営業やマーケティングなどからバックオフィスまで、ファイルやデータを扱うのであれば、どんな業務の担当者にも役立つため、この連携はおすすめです。
Yoomを利用すれば、プログラミング知識も不要の簡単な連携設定が可能です。テンプレートを活用しながら、色々な業務フローの自動化を試してみてください。

この機会にDropboxとLINE WORKSを連携させ、ファイル管理を中心とした業務の効率を向上させましょう！