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今回は、ファイル管理にオンラインストレージサービスDropboxを利用中、もしくは、利用予定の方に、クラウド型ビジネスチャットツールLINE WORKSと連携すれば業務を今より効率化できることをお伝えします。
DropboxとLINE WORKSの連携には、以下のようなメリットがあります。
1.保存されたファイルやファイル情報の共有を迅速に行える
連携により、Dropboxに保存されたファイルそのものや、ファイルに関する情報をLINE WORKSで速やかに共有することが可能です。
例えば、Dropboxに新しいファイルがアップロードされると、LINE WORKSのトークルームやユーザーに対して、そのファイル自体、もしくは、ファイルの保存場所やファイル名などの情報を自動送信することができます。連携により、Dropboxに保存されたファイルに関する情報をLINE WORKSで速やかに共有することが可能です。
ファイルやファイル情報の共有を受けたメンバーは、すぐに最新のファイルにアクセスして作業を開始することが可能です。
2.コミュニケーション向上や業務プロセスの自動化につながる
DropboxからとLINE WORKSへファイル情報が自動共有されることで、チームのコミュニケーションの活発化が期待できます。
例えば、プロジェクトチームが案件管理にDropboxを利用している場合、チームのLINE WORKSのトークルーム宛てにファイル更新の自動通知を設定しておくことが可能です。更新されたファイルに関する意見交換をトークルーム内でスムーズに行うことができます。
また、ファイル更新時の自動通知を業務指示や承認依頼の文面にしておくことで、LINE WORKS上でそれぞれのワークフローを自動的に進めることができます。
契約書や購買申請書に関するものなど、ファイルの作成や更新に伴う様々な業務プロセスの自動化が可能です。
承認の履歴や進捗状況をLINE WORKSでリアルタイムに確認できるため、管理業務を効率化することにもつながります。
ご紹介したメリットを読んで、DropboxとLINE WORKSの連携を試してみたくなった方に朗報です！
Yoomを利用すれば、プログラミングの技術や専門知識がなくても、ノーコードで連携と業務フローの自動化が可能となります。
まだYoomに登録していない方は、こちらからアカウント発行をどうぞ。
フリープランでの開始や有料プランのトライアルも可能ですので、導入を迷っている場合は操作感の確認をしてみてください。
登録が終われば、実際にYoomを使って連携と自動化フローの作成を行ってみましょう。
今回は、Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、LINE WORKSに通知する業務フローの作成手順を、便利なテンプレートを使って説明します。
自社作成の請求書や、取引先から届いた請求書、どちらの管理にも利用できる内容です。
まずは、以下のリンクの「試してみる」をクリックして、テンプレートのコピーをお願いします。
1.LINE WORKSのDeveloper Consoleでボットを作成し、ボットIDを取得してください。
2.LINE WORKSの通知先となる(ボット参加の)トークルームを作成してください。
※Yoomの登録・連携後は、「ボットを含むトークルームを作成」アクションで作成することができます。
※アプリ連携が完了している場合、そのままステップ2へ進んでください。
1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、DropboxとLINE WORKSをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録については、こちらを参考にしてください。また、登録がうまくできない場合は確認事項をどうぞ。
1.コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分を変更すれば、タイトルを任意のものに変えることが可能です。
2.フローボットから「フォームトリガー 請求書情報の登録フォーム」をクリックしてください。
3.フォームを作成します。
請求書の内容の照合など、請求書管理に必要となる情報に合わせて、質問項目を修正してください。
※デフォルトの項目は、取引先企業名、支払い金額、請求書ファイル、費用発生日、支払い期限の5つです。
※下図は作成画面の一部です。
4.フォームの内容が整ったら、「次へ」をクリックします。
5.フォームの表示確認と詳細設定を行います。
回答ページや完了ページの表示内容の確認、及び、アウトプット参照時における各項目のサンプル値の設定を行ったうえで、「保存する」をクリックしてください。
※下図は入力例です。
※アップロードするファイルに問題が無いか担当者が確認するための設定です。
1.フローボットから「承認を依頼する 請求内容の確認」をクリックしてください。
2.承認の詳細設定画面において、各項目を入力・選択してください。
※下図は記入・選択例です。
※「承認内容の詳細」欄の入力には、ステップ2で取得したアウトプット情報を活用してください。
3.「保存する」をクリックしてください。
1.フローボットから「アプリと連携する Dropboxに請求書ファイルを格納」をクリックしてください。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定をします。
各項目について、欄下部の注記を参考に入力・選択してください。
※ファイル名やファイルの添付方法には、アウトプット情報を参照可能です。
※下図は入力例です。
4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
1.フローボットから「アプリと連携する LINE WORKSに通知する」をクリックしてください。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定をします。
ボットID、トークルームID：注意事項や入力欄下部の注記を参考に、入力してください。
メッセージ：これまで取得したアウトプット情報を用いて入力してください。
4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、LINE WORKSに通知するフローの完成です。
DropboxやLINE WORKSの連携で自動化できる他の業務フローについて、テンプレートを1点ご紹介します。
クラウドサインとDropboxの連携によって、クラウドサインで締結が完了した書類をDropboxへ自動保存することができます。
クラウドサインでの締結状況の確認や、書類のダウンロード・アップロードの手作業が不要となり、業務の効率化が可能です。
先ほどのフローの作成手順をお伝えした例と同じく、締結完了や保存についての情報をLINE WORKSで通知することも可能ですので、関係者との情報共有にも役立ちます。
DropboxとLINE WORKSの連携によって、ファイルやファイル情報の自動共有が可能になり、チームコミュニケーションや業務プロセスの効率化につながります。
営業やマーケティングなどからバックオフィスまで、ファイルやデータを扱うのであれば、どんな業務の担当者にも役立つため、この連携はおすすめです。
Yoomを利用すれば、プログラミング知識も不要の簡単な連携設定が可能です。テンプレートを活用しながら、色々な業務フローの自動化を試してみてください。
この機会にDropboxとLINE WORKSを連携させ、ファイル管理を中心とした業務の効率を向上させましょう！
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