Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りMicrosoft Excelに追加する方法

ステップ1：DropboxとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Dropboxをクリックします。
(3)Dropboxのログイン画面がでてくるので、GoogleもしくはAppleのIDでログインするか、メールアドレスを入力して「続行」をクリックし、ログインを行ってください。

(4)次はMicrosoft Excelをマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からMicrosoft Excelをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(5)サインイン画面が出てきます。アカウントを入力後、「次へ」をクリックします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにDropboxとMicrosoft Excelが登録されます。

これで、マイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Dropboxにファイルが作成・更新された際の設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックします。

(2)Dropboxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Dropboxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

下へ進み、赤線を確認の上、対象のフォルダのパス、ファイル名を入力します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(4)次にDropboxと連携してファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロード」をクリックします。

(5)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Dropboxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをダウンロード」のままで「次へ」をクリックします。

(6)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、フォルダのパス、ファイル名を入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3：OCR機能を使って画像やPDFの文字を読み取る

(1)次にYoomのOCR機能を使って画像やPDFの文字を読み取ります。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

(2)「アクションを選択」画面から、タイトルは「画像・PDFから文字を読み取る」のままでアクションは「任意のPDFや画像ファイルから文字情報を読み取る」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「詳細を設定」画面から、ファイルの添付方法をプルダウンから「取得した値を使用」と「ダウンロードしたファイル」を選択します。
赤線を確認の上、抽出したい項目は直接入力を行ってください。
詳しい設定方法は下記のヘルプページを参照ください。

「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：Microsoft Excelと連携してレコードを追加する

(1)次にMicrosoft Excelと連携してレコードを追加します。
「レコードを追加する」をクリックします。

(2)「データベースの連携」画面から、Microsoft Excelと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。

下へ進み、ファイルの保存場所、ドライブID、ファイル名（任意）、アイテムID、シート名、テーブル範囲を入力します。ドライブID、アイテムID、シート名は下の画像のように候補から選択ができます。

• ファイルの保存場所：プルダウンから選択
• ドライブID：候補から選択
• ファイル名（任意）：直接入力
• アイテムID：候補から選択
• シート名：候補から選択
• テーブル範囲：直接入力

入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、アウトプットから選択します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りMicrosoft Excelに追加する」フローボットの完成です。

Dropbox・OCR機能を使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもDropboxやOCR機能を使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。

1.Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

このフローはDropboxのファイルの内容を自動でGoogle スプレッドシートに追加したい方に最適です。手入力の手間を省くことで転記ミスを防ぐことが期待できます。また、自動化することで担当者の時間を節約できるでしょう。

2.Googleフォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする

DropboxとGoogleフォームを連携することで、手動でファイルを転送する手間を省くことができます。これにより担当者の負担を減らすことができるでしょう。また、ファイルは指定されたフォルダに保存されるため、必要な情報が探しやすくなります。

3.Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付する

DropboxとGmailを連携することで、Dropboxでファイルが作成もしくは更新されると、自動的にデータがGmailで送付されます。これにより、Dropboxの確認や担当者へのメール送付作業を減らすことができるでしょう。

さらに、Dropbox・Microsoft Excel・OCR機能を使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Dropboxを使用したフローボットテンプレート一覧

Microsoft Excelを使用したフローボットテンプレート一覧

OCR機能を使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

DropboxとOCRを活用しMicrosoft Excelにデータを自動追加する仕組みは、データ入力の効率化から情報の一元管理、タイムリーな更新まで、多くのメリットが得られそうですね！これにより、作業の正確性が向上し、業務全体をスムーズに進めることが期待できます。また、大量の情報を扱う業務に携わる方々にとっては、とても有用なソリューションとなるでしょう。このシステムを導入すれば、時間や労力を節約し、業務の質を高めることが期待できます。データ処理における新たな選択肢として、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。