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膨大なデータを効率よく管理する方法を探していませんか？
特に、紙媒体の情報をデジタル化し、整理・活用する作業は、多くの企業が抱える課題の一つだと考えます。
そこでおすすめしたいのが、DropboxとOCR（文字認識技術）を活用し、Microsoft Excelにデータを自動追加する方法です。この仕組みを導入することで、データ入力の手間を削減し、業務効率を上げながら正確性も向上できるでしょう。
本記事では、この連携がもたらすメリットや連携方法を詳しく解説します。
Dropbox・Microsoft Excel・OCRを組み合わせることで、ファイルのアップロードからMicrosoft Excelへのデータ入力までが自動化され、手作業の負担が軽減されるでしょう。例えば、請求書やアンケート結果をスキャンしてDropboxにアップロードするだけで、内容がすぐにOCRで読み取られ、Microsoft Excelのシートに自動的に反映されます。これにより、手入力に伴うミスや時間のロスを防ぎ、短時間でデータを整理できるでしょう。特に、大量のデータを取り扱う業務では、この効率化が期待できます。
Dropboxで収集したデータをMicrosoft Excelにまとめることで、データの一元管理が可能になります。
例えば、複数の支店から送られる日報や営業記録をDropboxにアップロードし、それをOCRで自動処理してMicrosoft Excelに集約するシステムを構築すれば、各拠点の最新情報をタイムリーに確認できます。
一元管理することでデータの散逸や重複を防ぎ、管理者が必要な情報を効率よく把握しやすくなります。
また、関連データをひとつのMicrosoft Excelファイルに統合することで、集計や分析作業も迅速化し、業務全体の透明性が向上するでしょう。
DropboxとOCRを活用すると、データがタイムリーに更新され、迅速にMicrosoft Excelに反映されるため、素早い意思決定が可能です。
例えば、イベントで収集された参加者リストをスキャンしてDropboxにアップロードすれば、現場ですぐにMicrosoft Excelにデータが追加されます。この仕組みによって、イベント運営者は最新の情報を把握しながら、変更や対応をスピーディーに行えます。また、物流業界では、出荷伝票をスキャンしてすぐにMicrosoft Excelに反映させることで、在庫状況や出荷データをスムーズに共有でき、業務のスピード向上が期待できます。
[Yoomとは]
Dropboxでファイルがアップされると、自動でOCR機能がファイルの内容を読み取りMicrosoft Excelに情報を反映します。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Dropboxをクリックします。
(3)Dropboxのログイン画面がでてくるので、GoogleもしくはAppleのIDでログインするか、メールアドレスを入力して「続行」をクリックし、ログインを行ってください。
(4)次はMicrosoft Excelをマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からMicrosoft Excelをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(5)サインイン画面が出てきます。アカウントを入力後、「次へ」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにDropboxとMicrosoft Excelが登録されます。
これで、マイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
アプリトリガーの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックします。
(2)Dropboxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Dropboxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下へ進み、赤線を確認の上、対象のフォルダのパス、ファイル名を入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(4)次にDropboxと連携してファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロード」をクリックします。
(5)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Dropboxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをダウンロード」のままで「次へ」をクリックします。
(6)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、フォルダのパス、ファイル名を入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次にYoomのOCR機能を使って画像やPDFの文字を読み取ります。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
(2)「アクションを選択」画面から、タイトルは「画像・PDFから文字を読み取る」のままでアクションは「任意のPDFや画像ファイルから文字情報を読み取る」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「詳細を設定」画面から、ファイルの添付方法をプルダウンから「取得した値を使用」と「ダウンロードしたファイル」を選択します。
赤線を確認の上、抽出したい項目は直接入力を行ってください。
詳しい設定方法は下記のヘルプページを参照ください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次にMicrosoft Excelと連携してレコードを追加します。
「レコードを追加する」をクリックします。
(2)「データベースの連携」画面から、Microsoft Excelと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。
下へ進み、ファイルの保存場所、ドライブID、ファイル名（任意）、アイテムID、シート名、テーブル範囲を入力します。ドライブID、アイテムID、シート名は下の画像のように候補から選択ができます。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、アウトプットから選択します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りMicrosoft Excelに追加する」フローボットの完成です。
Yoomでは他にもDropboxやOCR機能を使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。
1.Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
このフローはDropboxのファイルの内容を自動でGoogle スプレッドシートに追加したい方に最適です。手入力の手間を省くことで転記ミスを防ぐことが期待できます。また、自動化することで担当者の時間を節約できるでしょう。
2.Googleフォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする
DropboxとGoogleフォームを連携することで、手動でファイルを転送する手間を省くことができます。これにより担当者の負担を減らすことができるでしょう。また、ファイルは指定されたフォルダに保存されるため、必要な情報が探しやすくなります。
3.Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付する
DropboxとGmailを連携することで、Dropboxでファイルが作成もしくは更新されると、自動的にデータがGmailで送付されます。これにより、Dropboxの確認や担当者へのメール送付作業を減らすことができるでしょう。
さらに、Dropbox・Microsoft Excel・OCR機能を使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
Microsoft Excelを使用したフローボットテンプレート一覧
DropboxとOCRを活用しMicrosoft Excelにデータを自動追加する仕組みは、データ入力の効率化から情報の一元管理、タイムリーな更新まで、多くのメリットが得られそうですね！これにより、作業の正確性が向上し、業務全体をスムーズに進めることが期待できます。また、大量の情報を扱う業務に携わる方々にとっては、とても有用なソリューションとなるでしょう。このシステムを導入すれば、時間や労力を節約し、業務の質を高めることが期待できます。データ処理における新たな選択肢として、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
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